Agenda a chofnodion drafft

Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio - Dydd Mercher, 24ain Ionawr, 2024 9.30 am

Lleoliad: remotely - VC

Cyswllt: Dana Jones 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Ymddiheuriadau

Cofnodion:

Dim.

2.

Materion Personol

Cofnodion:

Dim.

3.

Datgelu buddiannau personol / buddiannau sy’n rhagfarnu

Cofnodion:

Datgelodd Caroline Whitby fuddiant personol yng nghyswllt eitem 14, ac yn benodol risg 19 ar y rhestr risgiau.

 

4.

Cadarnhau Cofnodion Cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio>a gynhaliwyd ar 27 Medi 2023 ac ystyried unrhyw faterion sy'n codi o'r Cofnodion hynny pdf eicon PDF 140 KB

Cofnodion:

CYTUNWYD i gadarnhau Cofnodion Cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 27 Medi 2023 yn amodol ar gywiro un o’r rhifau yn eitem 10, o (vi) i (iv).

 

Materion yn codi

Wrth gyfeirio at eitem 10, dywedodd y Cadeirydd ei fod ef a’r Is-gadeirydd wedi cwrdd â’r Prif Weithredwr a’u bod wedi derbyn cadarnhad na fyddai’r cais am adroddiad i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cael ei gymeradwyo. Cadarnhawyd mai’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu perthnasol ddylai fod yn ystyried materion o’r fath fel y gallai’r Aelodau hynny ystyried pa gamau y dylid eu cymryd. Dywedodd y Cadeirydd y byddai wedi bod yn hapus i dderbyn y cyngor hwn pe byddai wedi cael ei roi i’r Pwyllgor ar yr adeg honno. 

Cadarnhaodd Elin Prysor fod yr eitem hon wedi’i chyfeirio at Gadeirydd y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Cymunedau sy’n Dysgu fel y gallai’r Pwyllgor ei ystyried yn y cyfarfod a oedd i’w gynnal ar 9 Mai 2024. Roedd yr eitem wedi’i chynnwys yn y cofnod o gamau gweithredu.

Byddai’r Aelod Cabinet perthnasol yn cael gwybod am hyn.

 

Cyfeiriodd y Cadeirydd at ail dudalen y cofnodion lle’r oedd sôn y byddai’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn rhan o Weithdai’r Gyllideb. Fodd bynnag, nid oedd hyn wedi digwydd. Dywedodd y Cadeirydd y byddai’n mynd ati i sicrhau bod hyn yn digwydd yn y dyfodol.

 

5.

Cofnod o Gamau Gweithredu pdf eicon PDF 93 KB

Cofnodion:

Ystyriwyd y Cofnod o Gamau Gweithredu’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a oedd yn rhoi manylion am y cynnydd a wnaed o ran pob cam gweithredu. Nodwyd bod 9 o’r camau gweithredu wedi’u cwblhau, bod rhif 4 wedi’i gynnwys ar yr agenda a bod yr eitem ynglŷn â’r Amgueddfa yn mynd rhagddi ar hyn o bryd.

Sylwodd Mr Alan Davies ar gamgymeriad yn nheitl y ddogfen a dywedodd y dylai’r teitl gyfeirio at 2023-2024 yn hytrach na 2022-23.

CYTUNWYD i nodi’r cynnwys fel y’i cyflwynwyd ac i newid teitl y ddogfen.

 

6.

Adroddiadau’r Rheoleiddwyr ac Arolygiaeth ac Ymatebion y Cyngor pdf eicon PDF 5 MB

Cofnodion:

Ystyriwyd Adroddiadau’r Rheoleiddwyr a’r Arolygiaeth ac ymatebion y Cyngor. 

 

Dywedodd Jason Blewitt o Archwilio Cymru fod Datganiad Cyfrifon y Cyngor ar gyfer 2022-23 bellach wedi’i gwblhau a bod disgwyl y byddai’n cael ei adrodd gerbron y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a’r Cyngor llawn ar 6 Chwefror 2024 cyn y byddai’n cael ei gymeradwyo gan yr Archwilydd Cyffredinol ar 7 Chwefror 2024. Roedd Datganiadau Blynyddol Harbyrau Ceredigion, Tyfu Canolbarth Cymru a’r Cyd-bwyllgor Corfforedig bellach hefyd wedi’u cwblhau, a byddent yn cael eu hadrodd gerbron yr amrywiol bwyllgorau cyn iddynt gael eu cymeradwyo gan yr Archwilydd Cyffredinol ar 7 Chwefror 2024.  Roedd y gwaith o archwilio Grantiau a Ffurflenni 2022-23 yn mynd rhagddo ac roedd y Cyngor yn gobeithio cwblhau’r gwaith hwn erbyn diwedd Chwefror 2024.

 

Gofynnodd y Cadeirydd a oedd y problemau o ran adnoddau yn rhengoedd Archwilio Cymru bellach wedi’u datrys, a chadarnhaodd Mr Jason Blewitt eu bod bellach wedi llwyddo i ddal i fyny â’r gwaith a’u bod yn mewn sefyllfa i ddilyn y cynllun 3 blynedd hyd at 2024-25. Bwriad Archwilio Cymru oedd cymeradwyo’r Datganiad Cyfrifon nesaf erbyn 30 Tachwedd 2024 a’r un ar ôl hynny erbyn 30 Medi 2025, yn ddibynnol ar amserlen y Cyngor.

 

Dywedodd Non Jenkins o Archwilio Cymru y byddent yn darparu diweddariad ynghylch y gwaith Archwilio Perfformiad yn fuan a chadarnhaodd eu bod wedi cwblhau’r gwaith Sicrwydd ac Asesu Risgiau ar gyfer 2022-23 a’u bod bellach yn gwneud gwaith 2023-24. Byddai’r adroddiad terfynol yn cael ei gyflwyno yn y cyfarfod nesaf. O ran yr adolygiad thematig ynghylch Gofal Heb ei Drefnu, nododd fod hwn yn ddarn mawr o waith a oedd bellach bron â chael ei gwblhau ac ymddiheurodd am yr oedi wrth gyflawni’r gwaith hwn. Dywedodd fod yr adroddiadau ynglŷn â’r adolygiad thematig Digidol a’r gwaith dilynol o ran yr adolygiad cynllunio wedi’u cynnwys ar agenda’r cyfarfod heddiw, a bod y gwaith o ran Sicrwydd ac Asesu Risg, Cynaliadwyedd Ariannol a Chomisiynu a Rheoli Contractau yn mynd rhagddo.

 

Gofynnodd y Cadeirydd a fyddai’r argymhelliad yn sgil yr adolygiad ynghylch sicrwydd digidol yn berthnasol i bob Cyngor. Cadarnhawyd bod yr archwiliad yn cael ei gymedroli ar draws pob un o’r 22 awdurdod. Fodd bynnag, byddai’r canfyddiadau allweddol yn cael eu cyhoeddi ar ffurf crynodeb a fyddai’n cynnwys y canfyddiadau allweddol, yr argymhellion a’r arferion gorau. Hefyd, dywedodd Non Jenkins fod Archwilio Cymru yn falch bod ymatebion y Cyngor i’w sylwadau yn cael eu cyhoeddi ochr yn ochr â’r argymhellion.

 

Rhoddodd Elin Prysor ddiweddariad am y gwaith a oedd wedi’i gyhoeddi ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ynglŷn â risgiau lleol a nododd y canlynol:

·       Ar y cyfan, nid oedd yr adroddiad ynghylchCraciau yn y Sylfeiniyn berthnasol i Geredigion;

·       Mawrth 2024 oedd y dyddiad cwblhau ar gyfer yr Asesiad Effaith Cydraddoldeb;

·       6 Rhagfyr 2023 oedd y dyddiad cau o ran ‘Llamu Ymlaen’ felly byddai’r adroddiad yn cael ei  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6.

7.

Fframwaith Llywodraethu - diweddariad ar lafar

Cofnodion:

Rhoddwyd diweddariad ar lafar ynglŷn â’r Fframwaith Llywodraethu gan nodi y byddai Fframwaith Llywodraethu newydd yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor   ym mis Mawrth eleni er mwyn i’r Aelodau ei gymeradwyo. Diben yr adolygiad o drefniadau llywodraethu’r Cyngor yw sicrhau bod canlyniadau yn cael eu cyflawni yn unol ag argymhellion CIPFA. Nodwyd hefyd y byddai’r fframwaith llywodraethu yn gweithredu fel dogfen gyffredinol ac y byddai’n disodli’r Cod Llywodraethu Lleol presennol. Roedd y fersiynau drafft wedi’u rhannu â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ac roedd eu mewnbwn wedi’i werthfawrogi. 

 

8.

Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2022-23 pdf eicon PDF 933 KB

Cofnodion:

Ystyriwyd y diweddariadau i Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 2022-23 a oedd yn cynnwys gwneud newidiadau i’r dyddiadau ac ychwanegu’r testun canlynol i dudalennau 22, 28 a 29:

 

‘‘Mae’r Adroddiad Blynyddol ar ddiwedd y flwyddyn yn cynnwys canlyniadau hunanasesiad blynyddol y gwasanaeth archwilio mewnol, sy’n seiliedig ar dempled Nodyn Cymhwyso CIPFA i Lywodraeth Leol. Roedd y templed yn destun adolygiad allanol gan gymheiriaid ym mis Mai 2022, a’r bwriad yw ailadrodd asesiad allanol bob pum mlynedd fel sy’n ofynnol gan Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS).”

 

Dywedodd y Cynghorydd Bryan Davies y byddai Datganiad Llywodraethu Blynyddol diwygiedig 2022-23 yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a’r Cyngor yn y cyfarfodydd a oedd i’w cynnal ar 6 Chwefror 2024.

Byddai testun ychwanegol yn cael ei gynnwys (ar dudalen 22) ynghylch yr asesiad allanol.

CYTUNWYD i wneud y canlynol:

i)               Nodi ac ystyried y cynnwys, ac

ii)              Argymell bod y Cyngor yn cymeradwyo Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2022-23

 

9.

Adroddiad ar ddiweddaru cynnydd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2023-24 ac Adolygiad Fframwaith Llywodraethu 2023-24 pdf eicon PDF 761 KB

Cofnodion:

Ystyriwyd yr adroddiad am y cynnydd a wnaed o ran Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2023-24 a’r Adolygiad o Fframwaith Llywodraethu 2023-24.

 

Nodwyd bod gweithdy wedi’i gynnal ar 6 Rhagfyr 2023 i ystyried y cynnydd a wnaed o ran y camau gweithredu a amlinellir yn yr Adolygiad o’r Fframwaith Llywodraethu a dywedwyd mai’r Adolygiad o’r Fframwaith Llywodraethu fyddai’r sail ar gyfer Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2023-24 a fyddai’n cael ei gyflwyno gerbron y Pwyllgor ar ffurf drafft ar 14 Mawrth 2024.

 

Dywedodd Elin Prysor y byddai’r ddogfen yn adlewyrchu’r diweddariadau a welwyd yn nogfen 2022-23 ac y byddai’n sicrhau bod y cyfeiriadau at bolisïau a strategaethau yn cael eu diweddaru, er eu bod y tu allan i’r cyfnod adrodd, oherwydd y gwaith dilynol a’r gwaith a oedd yn parhau. Ni fyddai cyfeiriadau at gamau gweithredu hanesyddol ond yn cael eu cynnwys ar y ddogfen os byddai angen eu defnyddio i esbonio’r hyn a oedd wedi digwydd ar ôl hynny.

CYTUNWYD i wneud y canlynol:

i)               Nodi Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2023-24

ii)              Nodi’r Adolygiad o’r Fframwaith Llywodraethu

 

10.

Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol 1/7/23 a 30/9/23 pdf eicon PDF 645 KB

Cofnodion:

Ystyriwyd Adroddiad Cynnydd yr Adain Archwilio Mewnol Chwarter 2. Nodwyd bod asesiad risg wedi’i gynnal yn 2023/24 a bod y wybodaeth a oedd i’w gweld yng Nghofrestr Risgiau’r Cyngor hefyd wedi’i defnyddio. Roedd yr Adain Archwilio Mewnol yn asesu ei waith yn rheolaidd gan ystyried anghenion a blaenoriaethau’r Cyngor a oedd yn newid o hyd.

 

Nodwyd bod 95 o eitemau ar y cynllun. Roedd 82 o’r rhain wedi’u cynllunio’n wreiddiol ac roedd 13 o eitemau adweithiol neu newydd wedi’u hychwanegu am fod materion newydd wedi dod i’r amlwg neu am fod angen uwchgyfeirio materion. Roedd 9 o’r archwiliadau wedi’u cwblhau ac roedd 1 yn dal i fod ar ffurf drafft. Ar ddiwedd y chwarter hwn, byddai’r Adain Archwilio Mewnol wedi  cyflawni 48.9% o’r cynllun ac roedd ar y trywydd iawn i ddarparu barn am bob eitem cyn diwedd y flwyddyn.

 

Nodwyd bod sicrwydd sylweddol wedi’i roi yng nghyswllt 4 archwiliad. Roedd 5 o gamau gweithredu sylweddol wedi’u nodi yn yr adroddiadau Archwilio Mewnol yn ystod y chwarter, gan gynnwys ym maes Adnoddau Dynol. Roedd un o’r camau gweithredu hyn yn ymwneud â chywirdeb y wybodaeth a oedd yn cael ei darparu gan y meysydd gwasanaeth eraill.  Aethpwyd i’r afael â’r mater hwn drwy gyflwyno’r feddalwedd ‘Dodl’ ar gyfer cyflwyno gwybodaeth yn electronig a gwnaeth hyn leihau’r camgymeriadau a oedd yn gysylltiedig â mewnbynnu gwybodaeth â llaw.  Nodwyd hefyd fod un Honorariwm wedi mynd y tu hwnt i’r cyfnod uchaf o 12 mis am fod Covid wedi arwain at oedi yn y broses ailstrwythuro. Dangosodd yr adolygiad o'r Harbyrau fod trwydded angori wedi’i rhoi i rywun nad oedd wedi talu am drwydded y flwyddyn flaenorol. Roedd prosesau wedi’u rhoi ar waith i atal hyn rhag digwydd eto.

 

Roedd yr Adain hefyd wedi ymateb i geisiadau gan y gwasanaethau am gyngor a chymorth. Roedd hyn wedi cynnwys darn o waith yr oedd y Swyddog Monitro wedi gofyn amdano o ran Datgelu Buddiannau gan Aelodau a chyngor ynghylch Grantiau Tai, trefniadau llywodraethu a rheolaeth fewnol. 

 

Cadarnhaodd Alex Jenkins fod staff yr Adain Archwilio Mewnol yn mynd i weminarau yn rheolaidd a’i bod hi wedi cwblhau ei chymhwyster Archwilydd Mewnol Ardystedig. Ychwanegodd fod dau aelod arall o’r tîm ar fin gwneud eu harholiadau terfynol.

 

CYTUNWYD i nodi’r gwaith a oedd wedi’i wneud a sefyllfa bresennol yr Adain Archwilio Mewnol.

 

11.

Adroddiad Camau Rheoli Archwilio Mewnol 1/4/23 – 30/9/23 pdf eicon PDF 578 KB

Cofnodion:

Ystyriwyd Adroddiad yr Adain Archwilio Mewnol ynghylch Camau Gweithredu gan Reolwyr a oedd yn cynnwys manylion y perfformiad presennol. Dywedwyd bod yr adroddiad hwn newydd ei roi ar waith yn dilyn yr Asesiad Ansawdd Allanol a’r hunanasesiad a wnaed gan y Rheolwr Corfforaethol dros Archwilio Mewnol yn ystod ei blwyddyn gyntaf yn y swydd. Nodwyd y byddai llai o graffiau a siartiau yn cael eu dangos wrth i’r camau gweithredu gael eu cwblhau ac y bernir bod y materion hyn wedi cael sylw digonol neu fod y risgiau wedi’u derbyn. Dywedwyd bod 18 o eitemau ar hyn o bryd a oedd dal angen eu dilysu. Roedd yr adroddiad hwn yn cael ei rannu â’r Uwch Reolwyr  am nad oedd gan yr Adain Archwilio Mewnol feddalwedd addas ar hyn o bryd ac felly nid oedd yr Uwch Reolwyr yn medru tracio eu camau gweithredu mewn perthynas ag Archwilio Mewnol. Y gobaith oedd y byddai modd rheoli hyn drwy ddefnyddio system Teifi neu system debyg. Byddai hyn yn golygu bod y Swyddogion Arweiniol Corfforaethol a’r Rheolwyr Corfforaethol yn medru gweld y cynnydd a wneir yn gliriach. Hefyd, nodwyd bod un cam gweithredu o 2020-21 yn dal i fynd rhagddo. Roedd y cam gweithredu hwn yn ymwneud â theithio ac nid oedd yn cynnwys gwybodaeth am y sawl y dyrannwyd y gwaith iddo. Byddai angen ymchwilio ymhellach i hyn.

CYTUNWYD i nodi’r gwaith a oedd wedi’i wneud a sefyllfa bresennol yr Adain Archwilio Mewnol.

 

12.

Siarter Archwilio Mewnol 2024/2025 pdf eicon PDF 581 KB

Cofnodion:

Ystyriwyd yr adolygiad o’r Siarter Archwilio Mewnol a oedd yn cynnwys y diweddariadau canlynol ar gyfer 2024-25:

·       Llinellau adrodd gweinyddol y Swyddog Llywodraethu i'r Rheolwr Corfforaethol – Archwilio Mewnol er mwyn sicrhau annibyniaeth Archwilio Mewnol;

·       Adnoddau Archwilio Mewnol gan gynnwys cymwysterau proffesiynol;

·       Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang Newydd; a’r

·       Asesiad Risg Gwrth-dwyll a'r Gofrestr Risg Twyll.

Nodwyd bod llawer yn llai o ddiweddariadau o gymharu â’r llynedd.

 

Dywedodd Mr Andrew Blackmore ei fod yn fodlon â’r strwythur a chynnwys yr adroddiad a gofynnodd a oedd unrhyw beth y gallai’r Pwyllgor ei wneud yn well o ran eu cyfrifoldebau i’r Rheolwr CorfforaetholArchwilio Mewnol. Cadarnhaodd Alex Jenkins fod cwestiynau’r Pwyllgor yn adeiladol ac yn  flaengar a bod gwelliannau wedi’u gwneud i’r trefniadau. Yn sgil yr ymatebion hyn, roedd cynnydd amlwg wedi’i wneud o ran effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd. Diolchodd i’r Pwyllgor am ei adborth.

 

CYTUNWYD i gymeradwyo’r adroddiad.

 

 

13.

Hunanwerthusiad y Fenter Twyll Genedlaethol (diweddariad ar lafar)

Cofnodion:

Rhoddwyd diweddariad ar lafar ynglŷn â Hunanwerthusiad Archwilio Mewnol ynghylch y Fenter Twyll Genedlaethol gan nodi bod yna oedi eleni o ran yr ymarfer ynghylch y Fenter Twyll Genedlaethol oherwydd newidiadau yn y gofynion ar gyfer staff a oedd yn paru data o ran gwiriadau y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS).  Roedd hyn am fod y Fenter Twyll Genedlaethol yn defnyddio data’r Adran Gwaith a Phensiynau. Dywedwyd nad oedd angen gwiriadau DBS ar nifer o’r swyddogion a oedd yn gwneud y gwaith hwn i Gyngor Sir Ceredigion am nad oedd yn berthnasol i’w rolau. Gwnaed penderfyniad erbyn hyn i gynnwys y gwiriad hwn. Fodd bynnag, oherwydd oedi o ran derbyn ymateb oddi wrth y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, roedd oedi pellach o ran cwblhau’r ymarfer hwn ac felly nid oedd yn debygol y byddai’r ymarfer wedi’i gwblhau erbyn y cyfarfod ar 14 Mawrth.

 

Cadarnhaodd Mr Alan Davies ei fod yn fodlon i’r wybodaeth hon gael ei chyflwyno i’r cyfarfod ym mis Mehefin 2024.

 

14.

Cofrestr Risgiau Corfforaethol pdf eicon PDF 3 MB

Cofnodion:

Ystyriwyd y Gofrestr Risgiau Corfforaethol gan dynnu sylw at y ffaith bod risg ychwanegol wedi’i nodi yn Chwarter 2 a oedd yn ymwneud â Diwedd Oes Meddalwedd System WCCIS.  Cadarnhaodd y Cynghorydd Bryan Davies fod cynnydd da wedi’i wneud o ran rheoliadau a seibr-ddiogelwch a bod aelod newydd o staff bellach wedi’i benodi a oedd wedi gwneud cynnydd da o ran hyn.

 

Hefyd, cynhaliodd y Grŵp Arweiniol adolygiad o statws diweddaraf y risgiau yn ei gyfarfod ar 13 Rhagfyr 2023. Nodwyd bod y risg uchod wedi’i huwchgyfeirio o fod yn risg i’r gwasanaeth i fod yn risg gorfforaethol a’i bod felly wedi’i chynnwys ar y Gofrestr Risgiau Corfforaethol. Ychwanegwyd nad oedd yr un risg wedi’i hisgyfeirio o fod yn risg gorfforaethol i fod yn risg i’r gwasanaeth. Fodd bynnag, roedd sgoriau’r risgiau canlynol wedi’u newid:

 

·       Cynllun Ariannol y Tymor Canolig, cynyddu’r sgôr o 20 i 25;

·       Rheoli gwybodaeth, gostwng y sgôr i 16;

·       Ffosffadau, gostwng y sgôr i 16.

Gofynnodd y Cynghorydd Elizabeth Evans a oedd yna unrhyw broblemau capasiti o ran Rheoli Gwybodaeth. Dywedodd Alun Williams fod gan ‘rheoli gwybodaeth’ sgôr uchel ar y gofrestr risgiau pan oedd y pwnc hwn a seibrddiogelwch wedi’u nodi’n un risg. Fodd bynnag, roedd y pynciau hyn bellach wedi’u rhannu gan fod wastad pryder y gallai un elfen gynyddu’r sgôr gyffredinol.  Symud yr elfen ‘seibrddiogelwch’ oedd rhan o’r rheswm paham fod y sgôr hon wedi disgyn a thrwy wneud hyn, gellir canolbwyntio mwy ar y risg seibrddiogelwch.

Dywedodd y Cynghorydd Maldwyn Lewis fod y gostyngiad yn y cyllid allanol o ran y Strategaeth Ariannol Tymor Canolig o bryder mawr i’r Aelodau.  Bu i Mr Alan Davies ailadrodd ei siomedigaeth nad oedd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi bod yn rhan o’r broses o bennu’r gyllideb. Serch hynny, roedd ef a'r Is-gadeirydd wedi cwrdd â’r Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Cyllid a Chaffael wythnos yn ôl. Nododd y Cadeirydd fod angen ystyried y goblygiadau hyn yn ddwys a bod angen i’r Pwyllgor hwn fod yn rhan o’r sgyrsiau hyn gan ystyried y rôl y gall ei chwarae.

 

CYTUNWYD i nodi’r Gofrestr Risgiau Corfforaethol a oedd wedi’i diweddaru.

 

15.

Polisi, Strategaeth a Fframwaith Rheoli Risg Corfforaethol Drafft pdf eicon PDF 2 MB

Cofnodion:

Ystyriwyd Polisi Rheoli Risgiau’r Cyngor a oedd yn cael ei ddiweddaru bob 3 blynedd. Nodwyd bod y Grŵp Arweiniol wedi ystyried y dogfennau a oedd wedi’u diweddaru a bod hyn wedi arwain at ragor o ddiweddariadau.  Hefyd, ymgynghorwyd ag amrywiol randdeiliaid gan gynnwys aelodau o’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a Zurich Insurance. Roedd y prif ddiweddariadau yn cynnwys:

 

·       Cryfhau’r gwaith o fonitro’r risgiau i’r gwasanaethau - byddai risgiau i’r gwasanaethau a oedd yn sgorio 15 neu uwch yn cael eu hasesu'n chwarterol gan y Grŵp Arweiniol fel y gellid eu huwchgyfeirio i'r Gofrestr Risg Corfforaethol ac i'r gwrthwyneb.

·       Byddai’r risgiau i’r gwasanaethau yn cael eu hychwanegu at System Rheoli Perfformiad Teifi fel y gellir eu diweddaru a'u rheoli drwy'r system.

·       Egluro mai’r trothwy ar gyfer uwchgyfeirio / is-gyfeirio risgiau i'w hystyried gan y Grŵp Arweiniol yw 15.

·       Egluro mai'r Grŵp Arweiniol oedd yn gyfrifol am benderfynu a ddylai risgiau gael eu huwchgyfeirio neu eu his-gyfeirio.

·       Egluro rôl Archwilio Mewnol yn y Polisi a'r Fframwaith, sef asesu a gwerthuso effeithiolrwydd y camau sydd ar waith i liniaru risgiau a rhoi sicrwydd gwrthrychol bod risgiau'n cael eu rheoli'n briodol. Yn ogystal, byddai Archwilio Mewnol hefyd yn rhoi sicrwydd gwrthrychol i'r Grŵp Arweiniol, y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a'r Cyngor ar gadernid ac effeithiolrwydd y gweithdrefnau rheoli risg trwy gynnwys adolygiadau cyfnodol o'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol, Cofrestr Risgiau’r Gwasanaethau a’r gweithdrefnau ar gyfer Rheoli Risgiau Corfforaethol.

·       Egluro y dylid darparu sgorau “risg targed” i gyd-fynd â’r camau lliniaru ar gyfer risg, h.y. i ba sgôr y dylid lleihau’r risg drwy gyflawni’r camau lliniaru a nodwyd.

 

Byddai’r dogfennau yn awr yn mynd drwy’r broses ddemocrataidd er mwyn penderfynu yn eu cylch a byddai hyn yn cynnwys adborth pellach gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

 

Bu i Alun Williams ddiolch i Mr Andrew Blackmore am ei ymatebion a oedd yn heriol ac yn werthfawr gan nodi hefyd fod darparwr yswiriant y Cyngor, Zurich wedi bod yn rhan o’r broses. Nododd mai’r argymhelliad oedd nodi’r adroddiad a’i fod wedi gofyn am newid hyn i ‘cymeradwyo’. Dywedodd y byddai’n ymchwilio i’r mater hwn.

 

CYTUNWYD i wneud y canlynol:

i)               Cymeradwyo fersiwn ddrafft y Polisi, y Strategaeth a’r Fframwaith Rheoli Risgiau

ii)              Nodi’r cynnydd a wnaed hyd yma a'r camau nesaf

 

16.

Canllawiau statudol ac anstatudol ar ddemocratiaeth o fewn prif gynghorau pdf eicon PDF 198 KB

Cofnodion:

Ystyriwyd y canllawiau statudol ac anstatudol ar ddemocratiaeth o fewn prif gynghorau ac yn benodol yr hyn a oedd yn berthnasol i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio sef Adrannau 14.0 i 14.33.

 

Dywedodd Elin Prysor fod y ddogfen hon wedi’i darparu er gwybodaeth ac er mwyn ystyried sut yr oedd y Pwyllgor yn gwneud ei waith ac ychwanegodd fod y darn hwn yn rhan o’r elfen statudol yr oedd yn rhaid i Awdurdodau Lleol roi sylw iddo. Os na fyddai’r Cyngor yn derbyn y canllawiau, roedd yn rhaid iddo roi rhesymau paham nad ydyw am eu derbyn. Roedd y darn hwn yn rhoi sylw i’r trosolwg, y cefndir, yr aelodaeth, y cyfarfodydd, y trafodion a’r swyddogaethau ynghyd ag adolygu materion ariannol yr awdurdod, rheoli risgiau a rheolaeth fewnol. Nododd fod y cylch gorchwyl wedi’i gynnwys yng Nghyfansoddiad y Cyngor, a bod hynny’n adlewyrchu’r hyn a oedd wedi’i gynnwys yn y ddogfen hon. 

 

Nododd Elin Prysor fod y Cadeirydd a'r Is-gadeirydd wedi rhoi adborth am y darn hwn a bod ymateb yn cael ei baratoi ar hyn o bryd a fyddai’n cael ei rannu â nifer o Brif Swyddogion. Nid oedd y canllawiau yn darparu diffiniad penodol o ran geiriau, a byddai angen i bob awdurdod dehongli’r canllawiau i’r gorau o’u gallu.

 

Dywedodd Mr Alan Davies fod y ddogfen hon wedi codi nifer o gwestiynau ac y byddai angen i’r Pwyllgor ddiffinio yn union beth yw ei hystyr. Nododd fod y trydydd pwynt bwled yn cyfeirio at ‘adolygu a chraffu ar faterion ariannol yr awdurdod’, a bod angen cael eglurder ynghylch yr hyn yr oedd Llywodraeth Cymru yn ei olygu a sut oedd hyn yn cyd-fynd â’r hyn oedd eisoes yn digwydd yn y Pwyllgorau Craffu. Ychwanegodd, os mai hyn oedd y Llywodraeth yn ei ddisgwyl oddi wrthym, fod gennym ddyletswydd i ddeall ystyr hyn yn ymarferol a deall sut y gallwn ni weithredu hyn. Ar hyn o bryd, roedd yna flychau mawr ac nid oeddem ar yr un donfedd.

 

Gofynnodd y Cynghorydd Wyn Evans lle’r oedd y Pwyllgor hwn yn sefyll o ran y broses ddemocrataidd. Dywedodd fod y prosesau democrataidd yn craffu ar y setliad ariannol a gofynnodd beth oedd rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Nododd Mr Alan Davies mai’r prosesau democrataidd ddylai fod yn gwneud y gwaith craffu, ond bod y ddogfen hon yn awgrymu mai’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ddylai fod yn gwneud hyn. Hefyd, bu iddo ailadrodd ei siom fod y dogfennau ariannol diweddaraf ar gael yn gyhoeddus cyn i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio eu gweld.

 

Dywedodd y Cynghorydd Elizabeth Evans mai rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd cael sicrwydd bod y prosesau craffu ar waith, ac nad rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd craffu ar y sawl oedd yn craffu, ond yn hytrach sicrhau bod y cymorth priodol ar waith i wneud hynny.  Nododd Mr Alan Davies ei fod yn cytuno â hyn ond bod angen i’r Pwyllgor ddiffinio hyn a sicrhau bod yna baramedrau clir yn bodoli. Ychwanegodd y Cynghorydd  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 16.

17.

Adroddiad Hunanasesu Terfynol Cyngor Sir Ceredigion 2022/23 pdf eicon PDF 8 MB

Cofnodion:

Ystyriwyd Rhan 6 o’r Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 a oedd yn ymwneud â chyflwyno trefn hunanasesu newydd ar gyfer Prif Gynghorau. Dywedodd Alun Williams fod yr adroddiad wedi’i gyflwyno gerbron y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, a’i fod wedi bod drwy’r broses ddemocrataidd, a’i gwblhau yn unol â’r dyletswyddau a gyfeiriwyd atynt yn y papur. Roedd wedi’i rannu â Gweinidogion Llywodraeth Cymru, Estyn, Arolygiaeth Gofal Cymru ac Archwilydd Cyffredinol Cymru ac roedd wedi’i gyhoeddi ar wefan y Cyngor. Hefyd, nododd mai Ceredigion fyddai un o’r awdurdodau cyntaf i gynnal Asesiad o Berfformiad gan Banel, a oedd yn rhaid ei gynnal unwaith yn ystod cyfnod pob gweinyddiaeth.

 

Gofynnodd Mr Alan Davies beth oedd y gost o gynnal Asesiad o Berfformiad gan Banel. Cadarnhaodd Alun Williams y byddai’n costio tua £24,000. Serch hynny, roedd hwn yn ofyniad cyfreithiol a’r gobaith oedd y byddai’n talu ar ei ganfed. Nododd y Cynghorydd Bryan Davies y byddai hwn yn arf rhagorol a fyddai’n cael ei ddefnyddio i wella ein gwasanaethau.

 

CYTUNWYD i nodi Adroddiad Hunanasesu 2022-23 gan gynnwys yr Adolygiad Blynyddol o Berfformiad a'r Amcanion Llesiant.

 

18.

Blaenraglen Waith pdf eicon PDF 52 KB

Cofnodion:

CYTUNWYD i nodi cynnwys y Flaenraglen Waith.

 

Ers cyhoeddi’r agenda, roedd dwy eitem wedi’u hychwanegu:

-       Penodi Cadeirydd ac Is-gadeirydd newydd i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Mawrth 2024

-       Y Datganiad Cyfrifon Blynyddol ym mis Tachwedd 2024

 

19.

Unrhyw fater arall y penderfyna’r Cadeirydd fod arno angen sylw brys gan y Pwyllgor

Cofnodion:

Cadarnhaodd Elin Prysor y byddai cyfarfod ychwanegol o’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cael ei gynnal am 10:00am ar 11 Mehefin 2024 ac y byddai’r holl gyfarfodydd yn dechrau am 10.00am o ddechrau blwyddyn fwrdeistrefol 2024-25 ymlaen.