Eitem Agenda

Ystyriwyd y canllawiau statudol ac anstatudol ar ddemocratiaeth o fewn prif gynghorau ac yn benodol yr hyn a oedd yn berthnasol i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio sef Adrannau 14.0 i 14.33.

Dywedodd Elin Prysor fod y ddogfen hon wedi’i darparu er gwybodaeth ac er mwyn ystyried sut yr oedd y Pwyllgor yn gwneud ei waith ac ychwanegodd fod y darn hwn yn rhan o’r elfen statudol yr oedd yn rhaid i Awdurdodau Lleol roi sylw iddo. Os na fyddai’r Cyngor yn derbyn y canllawiau, roedd yn rhaid iddo roi rhesymau paham nad ydyw am eu derbyn. Roedd y darn hwn yn rhoi sylw i’r trosolwg, y cefndir, yr aelodaeth, y cyfarfodydd, y trafodion a’r swyddogaethau ynghyd ag adolygu materion ariannol yr awdurdod, rheoli risgiau a rheolaeth fewnol. Nododd fod y cylch gorchwyl wedi’i gynnwys yng Nghyfansoddiad y Cyngor, a bod hynny’n adlewyrchu’r hyn a oedd wedi’i gynnwys yn y ddogfen hon. 

Nododd Elin Prysor fod y Cadeirydd a'r Is-gadeirydd wedi rhoi adborth am y darn hwn a bod ymateb yn cael ei baratoi ar hyn o bryd a fyddai’n cael ei rannu â nifer o Brif Swyddogion. Nid oedd y canllawiau yn darparu diffiniad penodol o ran geiriau, a byddai angen i bob awdurdod dehongli’r canllawiau i’r gorau o’u gallu.

Dywedodd Mr Alan Davies fod y ddogfen hon wedi codi nifer o gwestiynau ac y byddai angen i’r Pwyllgor ddiffinio yn union beth yw ei hystyr. Nododd fod y trydydd pwynt bwled yn cyfeirio at ‘adolygu a chraffu ar faterion ariannol yr awdurdod’, a bod angen cael eglurder ynghylch yr hyn yr oedd Llywodraeth Cymru yn ei olygu a sut oedd hyn yn cyd-fynd â’r hyn oedd eisoes yn digwydd yn y Pwyllgorau Craffu. Ychwanegodd, os mai hyn oedd y Llywodraeth yn ei ddisgwyl oddi wrthym, fod gennym ddyletswydd i ddeall ystyr hyn yn ymarferol a deall sut y gallwn ni weithredu hyn. Ar hyn o bryd, roedd yna flychau mawr ac nid oeddem ar yr un donfedd.

Gofynnodd y Cynghorydd Wyn Evans lle’r oedd y Pwyllgor hwn yn sefyll o ran y broses ddemocrataidd. Dywedodd fod y prosesau democrataidd yn craffu ar y setliad ariannol a gofynnodd beth oedd rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Nododd Mr Alan Davies mai’r prosesau democrataidd ddylai fod yn gwneud y gwaith craffu, ond bod y ddogfen hon yn awgrymu mai’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ddylai fod yn gwneud hyn. Hefyd, bu iddo ailadrodd ei siom fod y dogfennau ariannol diweddaraf ar gael yn gyhoeddus cyn i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio eu gweld.

Dywedodd y Cynghorydd Elizabeth Evans mai rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd cael sicrwydd bod y prosesau craffu ar waith, ac nad rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd craffu ar y sawl oedd yn craffu, ond yn hytrach sicrhau bod y cymorth priodol ar waith i wneud hynny.  Nododd Mr Alan Davies ei fod yn cytuno â hyn ond bod angen i’r Pwyllgor ddiffinio hyn a sicrhau bod yna baramedrau clir yn bodoli. Ychwanegodd y Cynghorydd Elizabeth Evans y byddai gan Lowri Edwards wybodaeth wrth law ynglŷn â’r modd y dylem fynd i’r afael â’r ddogfen hon.

Gofynnodd Mr Alan Davies i’r Aelodau adolygu’r ddogfen ac anfon eu sylwadau at Elin Prysor o fewn 14 diwrnod fel y gallwn ni ystyried y camau nesaf. Cadarnhaodd Elin Prysor y byddai’n syniad rhagorol cynnwys yr holl Aelodau yn yr adolygiad, ac y byddai’r ddogfen yn mynd gerbron y Grŵp Arweiniol fel y gallai’r grŵp hwnnw ei ystyried. Nododd mai’r Cyngor llawn oedd yn gwneud penderfyniadau ynghylch materion ariannol ond bod gan wahanol Bwyllgorau rolau gwahanol, a bod angen eglurder ynghylch y paramedrau a’r ffiniau yng nghyswllt eu swyddogaethau. Bu i Elin Prysor argymell cynnal gweithdy mewnol fel y gellid ystyried y mater mewn fforwm preifat. Byddai’r adroddiad wedyn yn dod yn ôl gerbron y Pwyllgor unwaith y byddai eglurder ynghylch y mater hwn.

Tynnodd Duncan Hall sylw at yr hyn oedd wedi’i gynnwys ym mharagraff  14.20:

‘Dylai rôl y pwyllgor llywodraethu ac archwilio ymwneud yn fwy â cheisio sicrwydd bod systemau rheoli cyllideb (fel rheolaeth fewnol) y cyngor yn gweithio, yn hytrach na chraffu ar wariant. Gall hyn fod yn ffin dderbyniol rhwng rôl y pwyllgor llywodraethu ac archwilio a rôl pwyllgor trosolwg a chraffu.’

CYTUNWYD i nodi cynnwys yr adroddiad a rhannau perthnasol y Canllawiau.