Agenda a chofnodion drafft

Dim.

Dim.

PENDERFYNWYD cadarnhau cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20 Medi 2023 fel rhai cywir.

Materion sy’n codi

Nid oedd unrhyw faterion yn codi.

Cyflwynodd Swyddog Arweiniol Corfforaethol y Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad i’r Pwyllgor, gan nodi bod Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, yn ei gwneud hi’n ofynnol i awdurdodau lleol ffrydio cyfarfodydd y Cyngor yn fyw. Ar hyn o bryd, roedd Ceredigion yn gwneud mwy na’r gofyniad hwn am ei fod yn ffrydio holl gyfarfodydd y Cyngor a’r Cabinet yn fyw ar Facebook. Serch hynny, yn ystod cyfarfod o Bwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd ar 20 Medi 2023, gofynnodd Aelodau’r Pwyllgor a fyddai modd ystyried ffrydio rhagor o bwyllgorau yn fyw a chyflwyno papur i drafod hyn yn un o gyfarfodydd y dyfodol. Roedd y papur trafod yn argymell ehangu’r gwe-ddarlledu i gynnwys cyfarfodydd y Pwyllgor Rheoli Datblygu o fis Mai 2024 ymlaen.

Dywedodd y Swyddog Arweiniol Corfforaethol y byddai’r cyfarfodydd a oedd yn cael eu ffrydio’n fyw ar Facebook, a oedd ar hyn o bryd yn cael eu cefnogi gan y Tîm TGCh, yn symud i gael eu ffrydio’n fyw ar wefan Modern.gov.  Ar yr adeg honno, byddai cefnogaeth yr Adain TGCh yn dod i ben a byddai Swyddogion y Gwasanaethau Democrataidd yn gyfrifol am reoli’r ffrydio byw, yn ogystal â gweithredu’r system hybrid a chymryd y cofnodion. Roedd profion wedi’u cynnal, ac yn amodol ar ambell fân newid, bwriad y Gwasanaethau Democrataidd oedd dechrau ffrydio’n fyw ar Modern.gov ym mis Mai eleni. Er gwaethaf y pwysau a’r gofynion ychwanegol ar Swyddogion y Gwasanaethau Democrataidd, cynigiwyd bod y ddarpariaeth hon yn cael ei hymestyn i gynnwys y Pwyllgor Rheoli Datblygu ar yr adeg honno, am fod nifer o’r Aelodau wedi nodi y byddent yn dymuno gweld y pwyllgor hwn yn cael ei ffrydio’n fyw, ac am fod gan y cyhoedd ddiddordeb yn y pwyllgor.

Dywedodd y Swyddog Monitro ei bod hi neu swyddog a oedd yn dirprwyo ar ei rhan yn mynd i bob un o gyfarfodydd y Cyngor, y Cabinet a’r Pwyllgor Rheoli Datblygu ac ychwanegodd fod Archwilio Cymru wedi argymell y dylai cyfarfodydd y Pwyllgor Rheoli Datblygu gael eu ffrydio’n fyw er nad oedd hyn yn ofyniad statudol. Nododd y byddai’r capasiti o fewn y Gwasanaethau Cyfreithiol yn ystyriaeth fawr pe byddai hyn yn cael ei ymestyn i gynnwys unrhyw gyfarfodydd ychwanegol.

Gofynnodd y Cynghorydd Gareth Lloyd a fyddai modd ystyried ymestyn y ddarpariaeth i gynnwys holl bwyllgorau'r Cyngor fel cofnod ar gyfer y dyfodol ac fel modd o sicrhau tryloywder y prosesau democrataidd, ac a oedd unrhyw fodd o ymestyn y capasiti i gefnogi'r gofynion ychwanegol.

Cadarnhaodd Lowri Edwards na fyddai'n bosibl cynyddu'r capasiti yn y dyfodol agos, o gofio’r heriau ariannol presennol a’r ffaith bod y cyllidebau yn crebachu.

Nododd y Cynghorydd Caryl Roberts ei bod yn cytuno â'r cynnig mewn egwyddor. Fodd bynnag, ailadroddodd bryderon y Swyddogion ynghylch y pwysau ychwanegol, gan nodi bod risg y gallai camgymeriadau ddigwydd os na fyddai digon o gapasiti ar gael i gefnogi'r gofynion ychwanegol. 

Gofynnodd y Cynghorydd Gareth Lloyd am adolygu’r mater hwn yn y dyfodol fel y gellid ystyried ymestyn y ddarpariaeth i gynnwys pob Pwyllgor  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwynodd Rheolwr Corfforaethol y Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad i’r Pwyllgor gan ddweud bod Canllawiau Statudol ac Anstatudol Llywodraeth Cymru ar gyfer Prif Gynghorau yng Nghymru yn nodi efallai y byddai Cynghorau’n dymuno cynhyrchu canllawiau a chymorth gyda’r nod o sicrhau bod penderfyniadau a wneir mewn wardiau yn cael eu cydlynu ac yn ategu’r gwaith o wella canlyniadau i bobl leol.

Dywedodd y Swyddog Monitro fod Cyfansoddiad y Cyngor yn nodi’r canlynol:

Bydd y rhai a fydd yn siarad yn cael 5 munud i siarad.

Mae hyn yn cynnwys:

Ymgeisydd / Asiant

Gwrthwynebydd

Cynrychiolwyr Cyngor Tref a Chymuned

Aelod ward lleol

Nid oedd y darn hwn yn egluro a fyddai modd i Aelodau mewn wardiau aml-aelod siarad am 5 munud yr un ond roedd y Swyddog Monitro o’r farn y dylai’r 5 munud gael ei rhannu rhwng yr Aelodau, er mwyn sicrhau cysondeb â phawb arall a oedd yn cael caniatâd i siarad, yn hytrach na’u bod yn cael siarad am ddwywaith yr amser a roddwyd i bartïon eraill.

Dywedodd y Cynghorydd Gareth Lloyd ei fod yn gallu gweld dwy ochr y ddadl, a gofynnodd a oedd unrhyw ganllawiau ar gael pe byddai un o'r Aelodau mewn Ward Aml-Aelod yn datgelu buddiant, neu'n gofyn i'r Pwyllgor ystyried adroddiad ac nad oedd modd dod i gytundeb â'r Aelod arall yn y Ward Aml-Aelod am y materion hyn.

Nododd y Swyddog Monitro y byddai disgwyl i'r Aelodau gytuno ar bob un o'r materion a nodir uchod ymlaen llaw a dod i gytundeb.

Dywedodd y Cynghorydd Gwyn James na fyddai dwy funud a hanner yr un yn ddigon pe byddai gan y ddau Aelod ddwy farn wahanol.

Argymhellwyd bod Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd yn cyfeirio'r mater at Is-grŵp y Pwyllgor Rheoli Datblygu – ymateb i Archwilio Cymru, fel y gallai’r Aelodau yn y fan honno ei ystyried yn fanwl, cyn mynd ati i’w drafod yn y gweithdai misol a oedd yn agored i bob Aelod. Ar ôl hynny, byddai'r mater yn cael ei gyfeirio at Weithgor y Cyfansoddiad.

Yn dilyn trafodaeth, PENDERFYNWYD:

a)             cymeradwyo'r Protocol Drafft ar gyfer Cynghorwyr sy'n Cynrychioli Wardiau Aml-Aelod i’w ddosbarthu i’r holl gynghorwyr

b)             argymell bod Aelodau'r Is-Grŵp, Archwilio Cymru, Pwyllgor Rheoli Datblygu yn ystyried geiriad y Pwyllgor Rheoli Datblygu – Gweithdrefnau Gweithredol, Rhan 4 Dogfen I, i’w ddilyn gan drafodaeth yn y gweithdai misol a Grŵp Gweithredol y Cyfansoddiad

Cyflwynodd Rheolwr Corfforaethol y Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad i’r Pwyllgor, gan nodi bod Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, yn argymell y dylai Cynghorau ystyried darparu Canllawiau Statudol ar Gymorth a Gwasanaethau Ymchwil i Gynghorwyr fel rhan o’u hystyriaethau ynghylch yr hyn sy’n cael ei ystyried yn adnoddau digonol i’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd gyflawni ei swyddogaethau. 

Nodwyd bod adroddiad wedi’i gyflwyno gerbron cyfarfod Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd ar 20 Medi 2023, a oedd yn amlinellu lefel sylfaenol y cymorth a oedd ar gael eisoes i‘r aelodau. Yn ystod y cyfarfod, penderfynodd yr Aelodau i ofyn i’r Swyddogion gynnal arolwg o blith y Cynghorwyr mewn perthynas â'r cymorth sylfaenol a oedd ar gael i’r Aelodau ar hyn o bryd ac unrhyw gymorth ychwanegol a fyddai ei angen.

Cyflwynwyd canfyddiadau’r arolwg i Bwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd. Roedd y canfyddiadau hyn yn cynnwys cais am gwrs Iaith Arwyddion; mwy o hyfforddiant ynglŷn â sut mae ymchwilio i wybodaeth a oedd eisoes ar gael; sesiynau briffio ar fodiwlau e-ddysgu; hyrwyddo digwyddiadau cymunedol; gwybodaeth am asiantaethau sy’n darparu gwasanaethau i’r Cyngor; data am wasanaethau a ddarperir gan ddarparwyr yn y sector cyhoeddus e.e. Iechyd, yr Heddlu, Gwasanaeth Tân ac Achub a Gwasanaeth Ambiwlans Cymru; adroddiadau am unrhyw beth newydd sy’n dod i’r amlwg ar wefannau’r Swyddfa Ystadegau Gwladol am wardiau ar lefel meicro a lefel y ward; a data am faterion megis llif traffig drwy wardiau gan gynnwys problemau parcio ac atebion posibl. Nodwyd bod mecanwaith eisoes ar waith ar gyfer gofyn am wybodaeth o'r fath drwy'r prosesau Trosolwg a Chraffu.

Hefyd, dywedodd y Cynghorydd Elizabeth Evans fod modd gofyn am wybodaeth drwy’r Pwyllgor Data.

Yn dilyn trafodaeth, PENDERFYNWYD nodi’r adroddiad.

Cyflwynodd Rheolwr Corfforaethol y Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad i'r pwyllgor gan nodi bod yr adroddiad yn amlinellu'r rhaglen hyfforddi eang a gyflwynwyd i'r Aelodau. 

Gofynnodd y Cynghorydd Elizabeth Evans am eglurhad ynghylch y gorgyffwrdd posibl rhwng rhai o'r digwyddiadau hyfforddi unigol a'r modiwlau e-ddysgu, megis y cwrs Diogelu a'r cwrs Cyfryngau Cymdeithasol.

Nodwyd bod y rhan fwyaf o'r modiwlau e-ddysgu yn gyrsiau cenedlaethol, a bod y cwrs Cyfryngau Cymdeithasol a ddarperir ar ffurf sesiwn hyfforddi yn canolbwyntio ar anghenion lleol, materion ymarferol a’r cymorth a oedd ar gael i'r Aelodau. Yn y cyfnod cyn etholiadau 2027, byddai'n ofynnol i Bwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd adolygu'r rhaglen hyfforddi, nodi blaenoriaethau ac ystyried y posibilrwydd o gynnal modiwlau e-ddysgu yn lle rhai o’r digwyddiadau hyfforddi, ynghyd â’r gofyniad posibl i'r holl Aelodau gwblhau'r modiwlau e-ddysgu a oedd yn rhai gwirfoddol ar hyn o bryd.

Nodwyd hefyd y byddai digwyddiad hyfforddi arall am Ddiogelu Data yn cael ei gynnal yn fuan ar gyfer yr Aelodau nad oedd wedi medru bod yn bresennol yn y sesiynau blaenorol.

Yn dilyn trafodaeth, PENDERFYNWYD nodi’r adroddiad.

Cyflwynodd Rheolwr Corfforaethol y Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad i’r Pwyllgor gan ddweud bod Canllawiau Statudol ac Anstatudol Llywodraeth Cymru ar gyfer Prif Gynghorau yng Nghymru yn nodi y dylai Cynghorau fanteisio ar bob cyfle i gefnogi llesiant a diogelwch personol cynghorwyr a’u teuluoedd. Roedd y canllawiau'n darparu gwybodaeth am yr hyfforddiant a'r cymorth a oedd ar gael i'r Aelodau ar hyn o bryd, ynghyd ag asesiadau risg ar gyfer Cynnal Cymhorthfa Ddiogel a Diogelwch yr Aelodau o gwmpas y ward ac yn y cartref.

Pwysleisiodd Swyddog Arweiniol Corfforaethol y Gwasanaethau Democrataidd bwysigrwydd y ddogfen, gan atgoffa'r Aelodau y dylent roi gwybod iddi am unrhyw bryderon, ac os ystyrir bod angen, dylent ffonio'r Heddlu.

Hefyd, bu i’r Cynghorydd Elizabeth Evans argymell y dylai’r Aelodau daro golwg ar wefan Suzy Lamplugh drwy ddilyn y ddolen a oedd wedi’i chynnwys yn yr adroddiad, gan fod y wefan yn darparu gwybodaeth hynod ddefnyddiol.

Yn dilyn trafodaeth PENDERFYNWYD cymeradwyo’r canllawiau drafft a’r Rhestrau Gwirio Diogelwch Personol i’w dosbarthu i’r holl Gynghorwyr.

Cyflwynodd Swyddog Arweiniol Corfforaethol y Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad i'r Pwyllgor, gan nodi bod y canllawiau drafft wedi'u paratoi mewn ymateb i gais gan un o Gadeiryddion y Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu am ganllaw hawdd ac ymarferol y gallai’r Cadeiryddion ei ddilyn wrth ymateb i ddigwyddiadau annisgwyl, neu faterion a allai godi yn ystod cyfarfod. Nododd fod y canllawiau'n cynnwys esboniad o'r derminoleg, gwybodaeth gyfrinachol ac eithriedig, canllaw chwe cham, cworwm, atal cyfarfod dros dro neu ohirio cyfarfod, enghreifftiau a materion ymarferol megis caniatáu digon o amser i atal y darlledu.

Yn Dilyn trafodaeth PENDERFYNWYD cymeradwyo’r canllawiau drafft i’w dosbarthu i holl Gadeiryddion ac Is-gadeiryddion Pwyllgor y Cyngor.

a)             Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd;

b)             Canllawiau ar Gynrychiolaeth ar Gyrff Allanol;

c)             Pwerau Argyfwng.

Gofynnodd y Cynghorydd Elizabeth Evans a fyddai modd darllen unrhyw ymatebion i Hysbysiadau o Gynnig yng nghyfarfod nesaf y Cyngor. Cadarnhawyd mai dyma oedd yr arfer presennol, ond dywedwyd, mewn achos yn ddiweddar, iddi gymryd 9 mis cyn i’r ymateb ddod i law.