Agenda a Chofnodion

Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol - Dydd Mawrth, 12fed Mawrth, 2024 2.00 pm

Lleoliad: Hybrid - Neuadd Cyngor Ceredigion, Penmorfa, Aberaeron /o bell trwy fideo-gynadledda

Cyswllt: Dwynwen Jones 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Ymddiheuriadau

Cofnodion:

Gwnaeth y Cynghorydd Ceris Jones ymddiheuro am ei hanallu i fynychu’r cyfarfod. Gwnaeth Mrs Diana Davies hefyd ofyn i gofnodi ymddiheuriadau dros Alun Williams, Swyddog Arweiniol Corfforaethol dros Polisi, Perfformiad a Diogelu’r Cyhoedd.

 

Ymddiheurodd y Cynghorydd Ann Bowen y byddai’n gadael y cyfarfod yn gynnar.

 

2.

Datgelu buddiant personol (gan gynnwys datganiadau chwipio) Atgoffir aelodau am eu cyfrifoldeb personol yn datgan unrhyw fudd personol a budd sydd yn rhagfarnu yn gysylltiedig â materion a gynhwysir yn yr agenda hwn yn unol â darpariaethau Deddf Llywodraeth Leol 2000, Cyfansoddiad y Cyngor a Chod Ymddygiad Aelodau. Yn ogystal, mae’n rhaid i Aelodau ddatgan unrhyw chwip plaid gwaharddedig a roddwyd ar Aelod yng nghyswllt y cyfarfod yn ôl Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011.

Cofnodion:

Gwnaeth y Cynghorydd Euros Davies, Endaf Edwards, Elaine Evans, Rhodri Evans a Paul Hinge ddatgan buddiant personol yn eitem 3 a nodir isod.

 

 

3.

Polisi Cymorth i Deuluoedd ac Absenoldeb am Resymau Teuluol, Polisi Gwyliau ac Absenoldebau, Polisi Gweithio Hyblyg, Polisi Atal a Rheoli Straen a Polisi Gyrru yn y Gwaith, Fflyd y Cyngor (Diwigiwyd) pdf eicon PDF 138 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Ystyriwyd y polisïau a gyflwynwyd gan y Cynghorydd Bryan Davies. Adroddwyd bod y Gwasanaeth Pobl a Threfniadaeth wedi bod yn parhau i adolygu, datblygu a diweddaru’r polisïau allweddol. Yn dilyn ymgynghoriad, cafodd y polisïau canlynol eu trafod, eu diwygio a’u cadarnhau gan yr undebau llafur corfforaethol cydnabyddedig:

• Polisi Absenoldeb a Chymorth Teuluol

• Polisi Gwyliau ac Absenoldeb

• Polisi Gweithio’n Hyblyg

• Polisi Atal a Rheoli Straen

• Polisi Gyrru yn y Gwaith – Fflyd y Cyngor (diwygiedig)

 

Pwrpas holl bolisïau a gweithdrefnau cyflogai oedd nodi'n glir yr ymddygiadau, y prosesau a'r gweithdrefnau gofynnol, sut y gallent gael cyngor a chefnogaeth a, lle bo'n berthnasol, canlyniadau peidio â chadw at y polisi a/neu'r weithdrefn. Cafodd cyflwyno'r polisïau hyn effaith ariannol ddibwys ac roedd yn disgwyl y byddai'n arbed costau yn gyffredinol drwy leihau absenoldeb salwch a'r gost gysylltiedig o ddarparu yswiriant ar gyfer yr absenoldeb hwnnw.

 

Polisi Absenoldeb a Chymorth Teuluol

Mae'r polisi hwn yn disodli elfennau o'r Polisi Balans Gweithio/Bywyd Personol cyfredol ac yn canolbwyntio ar y trefniadau gadael, tâl a chymorth ar draws nifer o feysydd sy'n gysylltiedig â'r teulu gan gynnwys mamolaeth, mabwysiadu, mabwysiadu trwy wyryfdod, cymorth mamolaeth/mabwysiadu (tadolaeth gynt), absenoldeb rhiant a rennir, ac absenoldeb profedigaeth rhieni. Mae adolygu trefniadau polisi blaenorol yn sicrhau bod y Cyngor yn cydymffurfio â'r ddeddfwriaeth bresennol.

Mae'r newidiadau arfaethedig o fewn y polisi yn cynnwys:

• Amlinelliad o’r gofynion ar gyfer Rheoliadau Amser Gwaith a hawl i wyliau blynyddol tra ar absenoldeb mamolaeth neu fabwysiadu.

• Amser i ffwrdd â thâl i bartneriaid fynychu dau apwyntiad cynenedigol

• Darparu mwy o eglurdeb ar weithdrefnau, tâl a chymorth sydd ar gael ar draws cyfres o drefniadau absenoldeb teulu

• Pythefnos o dâl cyflog llawn am absenoldeb mamolaeth/mabwysiadu

• Yn cyflwyno absenoldeb profedigaeth statudol rhieni yn dilyn marwolaeth plentyn o dan 18 oed neu farw-enedigaeth o 24ain wythnos o feichiogrwydd, gan gynnwys pythefnos o gyflog llawn

• Darparu hyd at ddau ddiwrnod o absenoldeb â thâl i weithwyr sy'n cael triniaeth IVF yn ogystal ag amser i ffwrdd i fynychu apwyntiad ysbyty

• Cyfeirio at Bolisi Gofalwyr y Cyngor sy'n amlinellu'r gefnogaeth i'r cyflogai hynny sydd â chyfrifoldebau gofal

 

Polisi Gwyliau ac Absenoldeb

Mae'r polisi hwn yn disodli elfennau o'r Polisi Balans Gweithio/Bywyd Personol cyfredol a'r Polisi Tâl Gwyliau ac Absenoldeb Blynyddol. Mae'r polisi yn canolbwyntio ar yr absenoldeb blynyddol, amser i ffwrdd ar gyfer dyletswyddau cyhoeddus, gwyliau arbennig ac absenoldebau. Mae adolygu trefniadau polisi blaenorol yn sicrhau bod y Cyngor yn parhau i gydymffurfio â diwygiadau cytundebol i gyflogai o dan delerau ac amodau'r Cydgyngor Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Llywodraeth Leol (NJC).

 

Mae'r newidiadau arfaethedig o fewn y polisi yn cynnwys:

• Ymgorffori'r newidiadau a wnaed i hawl gwyliau blynyddol i weithwyr NJC yn dilyn trafodaethau cyflog cenedlaethol 2022/23

• Yn adlewyrchu'r newidiadau i wyliau blynyddol penodol rhwng y Nadolig a'r Flwyddyn Newydd sy'n sicrhau parhad y gwasanaeth a ddarperir i'r cyhoedd

• Yn lleihau'r cyfnod y gellir cymryd amser i ffwrdd (TOIL) o  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3.

4.

Adroddiad ar Gofnod Ystadegol ac Adroddiad y Prif Grwner yr Uwch Grwner Ceredigion 2022 pdf eicon PDF 427 KB

Cofnodion:

Ystyriwyd Adroddiad ar Gofnod Ystadegol ac Adroddiad y Prif Grwner yr Uwch Grwner Ceredigion 2022. Mae Uwch Grwner Ceredigion yn paratoi adroddiad blynyddol (‘Cofnod Ystadegol’) ar farwolaethau â adroddwyd i’r Crwner, a ddanfonwyd at y Weinyddiaeth Gyfiawnder i’w cyhoeddi fel rhan o Gofnod Ystadegol Crwneriaid ar wefan Llywodraeth y DU.

 

Dylai’r Uwch Grwner hefyd ddarparu adroddiad i’r Cyngor a ddylai gael ei gyhoeddi ar wefan y Cyngor, gynnwys ystadegau perthnasol ar achosion presennol/gorffenedig (gyda ffigyrau sy’n cymharu i flynyddoedd cynt), diweddariad ar waith y Crwner a materion perthnasol, crynodeb o dîm y Crwner a threfniadau staffio, ac unrhyw cynlluniau i’r dyfodol. Hyd yn hyn, nid yw’r adroddiad hwn wedi’i gyflwyno i’r Cyngor gan yr Uwch Grwner.

 

Darparwyd diweddariad ar y sefyllfa bresennol ar y canlynol:-

·       Cofnod Ystadegol Ceredigion ar gyfer 2022

·       Adroddiad y Prif Grwner

·       Meddalwedd ac Offer TG

·       Cwestau 2023

 

Yn dilyn cwestiynau o'r llawr, CYTUNWYD

(i) nodi'r adroddiad er gwybodaeth; a

(ii) y byddai’r Pwyllgor yn ysgrifennu at yr Uwch Grwner â chais am adroddiad o fewn 3 mis i’r Cyngor a ddylai gael ei gyhoeddi ar wefan y Cyngor, a chynnwys ystadegau perthnasol ar achosion presennol/gorffenedig (gyda ffigyrau sy’n cymharu â blynyddoedd cynt), diweddariad ar waith y Crwner a materion perthnasol, crynodeb o dîm y Crwner a threfniadau staffio, ac unrhyw gynlluniau i’r dyfodol, gan ei bod yn bwysig i dderbyn adroddiad Awdurdod Lleol, i gefnogi’r Cyngor gyda’i drefniadau o fod yn dryloyw ac yn atebol i’r corff cyhoeddus, o ystyried y ffaith mai’r Cyngor sy’n rhoi darparu cyllid a gwasanaethau maes coronaidd Ceredigion.

 

5.

Adroddiad hanner blwyddyn Cwynion, Canmoliaeth a Cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth pdf eicon PDF 298 KB

Cofnodion:

Rhoddwyd ystyriaeth i'r adroddiad Cwynion a Chanmoliaeth hanner blwyddyn. Adroddwyd bod yr adroddiad yn darparu gwybodaeth yn ymwneud â gweithgaredd Canmoliaeth a Chwynion y Cyngor rhwng 1 Ebrill 2023 a 30 Medi 2023. Darparwyd yr adroddiad manwl fel atodiad 1 ac mae'n cynnwys gwybodaeth benodol am nifer a math y ganmoliaeth a dderbyniwyd, y gwahanol gamau cwynion a gwybodaeth ynghylch perfformiad a chanlyniadau.

 

Cydnabuwyd bod heriau'n parhau mewn perthynas â chymhlethdod y cwynion a dderbyniwyd ac mae cynnydd cyson yn yr holl weithgarwch a reolir gan Dîm Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth y Cyngor.

 

Trosolwg Bras:

171 o ganmoliaeth wedi’u derbyn

180 Proseswyd ymholiadau gan y Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth

116 o gwynion wedi’u derbyn: Cam 1 = 68 Cam 2 = 48

19 o ‘gysylltiadau’ wedi’u derbyn trwy Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru

523 Ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol wedi'u prosesu gan y Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth

 

Ar hyn o bryd, roedd yn amlwg bod mwy o gwynion wedi dod i law yn ystod y cyfnod adrodd hwn nag yn y blynyddoedd cynharach. Roedd ymdrechion yn parhau i ymgysylltu'n gadarnhaol â'r holl feysydd gwasanaeth i ddatrys cwynion yn effeithlon ac yn effeithiol.

 

• Mae'r gwasanaeth yn parhau i ddelio gyda nifer sylweddol o 'ymholiadau' – er y byddai'r rhain fel arfer yn cael eu cyfeirio at wasanaethau ar gyfer datrysiad uniongyrchol. Er mwyn egluro, 'ymholiad' oedd y term a neilltuwyd i bryderon sydd naill ai'n gynamserol ac nad ydynt eto'n cyrraedd trothwy 'cwyn', neu roeddent yn bryderon a dderbyniwyd lle nad yw'r polisïau cwynion yn berthnasol (h.y. 'penderfyniadau a wneir yn briodol', cwynion sydd allan o amser, neu faterion y dylid mynd i'r afael â hwy drwy ddulliau eraill ac ati). Felly, mae angen ymateb cynhwysfawr ac ystyrlon o hyd.

 

Mae llawer iawn o waith yn parhau i gael ei wneud gan y Tîm Cwynion a'r Rhyddid Gwybodaeth i atal cwynion Cam 1 rhag cynyddu i Gam 2 yn ddiangen, oherwydd nad oedd yn bosibl ymateb o fewn yr amser a ragnodwyd o ddeg diwrnod gwaith.

 

• Ystyriwyd hefyd bod cydymffurfio â therfynau amser o dan Gam 2 yn faes yr oedd angen sylw arno, er bod hyn yn cael ei briodoli'n bennaf i'r heriau a wynebir gan y Tîm Cwynion a'r Rhyddid Gwybodaeth yng ngoleuni'r cynnydd mewn llwythi gwaith.

 

Meysydd i ffocysu arnynt

 • Gwella perfformiad mewn perthynas â chwrdd â therfynau amser rhagnodedig a nodir mewn polisïau cwynion a deddfwriaeth

• Atgyfnerthu'r egwyddor y dylai cwynion fod yn eiddo i'r holl staff a gwasanaethau ledled y Cyngor

• Parhau gydag ymagwedd agored, tryloyw ac sy'n canolbwyntio ar y dinesydd tuag at ddatrys pryderon Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol

 

Yn dilyn cwestiynau o'r llawr, CYTUNWYD nodi cynnwys yr adroddiad hwn cyn ei gyflwyniad yng nghyfarfod y Cabinet ar 14 Mai 2024.

 

6.

Strategaeth Digidol pdf eicon PDF 758 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Cynghorydd Catrin M S Davies y Strategaeth Ddigidol 2024-2030.

Adroddwyd bod y gwasanaeth Cyswllt Cwsmeriaid, TGCh a Digidol wedi datblygu strategaeth ddigidol newydd ar ôl i Strategaeth TGCh a Digidol 2018 ddod i ben. Fel rhan o'r broses o baratoi'r drafodaeth strategaeth hon a gynhaliwyd ar draws yr awdurdod, cynhaliwyd gweithdy aeddfedrwydd digidol a gefnogwyd gan CLlLC a sefydliad Data Driven a gynhaliwyd gan ymgynghoriaeth ac roedd Archwilio Cymru wedi cynnal archwiliad i'n meddylfryd Strategaeth Ddigidol a oedd wedi helpu i lunio gofynion. Cafodd strategaethau craidd ar draws Cymru eu hystyried hefyd.

 

Roedd y strategaeth un tymor hir a'r nod yw cyflawni tri chynllun digidol bob dwy flynedd a allai gyflawni'r canlyniadau strategol a amlinellir gyda'r strategaeth. Mae'r strategaeth yn ceisio darparu "Ceredigion sy'n Hyderus yn Ddigidol, sir a oedd yn hyderus i ddatblygu, arloesi a darparu gwasanaethau digidol mewn partneriaeth â'n cymunedau. Cymunedau sy'n gysylltiedig, yn ymgysylltu ac yn barod i elwa ohonyn nhw".

Nod y strategaeth yw cyflawni'r canlyniadau hyn o dan dair maen strategol:

 

1. Sefydliad Digidol

2. Trigolion Digidol

3. Cymunedau Digidol

 

Dyluniwyd y strategaeth i gefnogi'r cenadaethau digidol cenedlaethol ac i gefnogi Ceredigion i gyflawni eu 4 amcan corfforaethol.

• Hybu'r economi, cefnogi busnesau, a galluogi cyflogaeth

• Creu cymunedau gofalgar ac iach

• Darparu'r dechrau gorau mewn bywyd a galluogi addysg i bob oed

• Creu cymunedau cynaliadwy, gwyrdd a chysylltiedig

 

Byddai'r strategaeth yn rhagweld dulliau digidol yn cael ei ymgorffori ar draws yr holl wasanaethau a strategaethau i sicrhau bod gwasanaethau arloesol ac effeithlon yn cael eu darparu i bawb. Byddai'r amcanion canlynol yn cael eu cyflawni:-

 

• Datblygu gweithlu medrus, hyderus sydd â'r gallu a'r sgiliau i addasu ac arloesi.

• Cefnogi'r gymuned i fod yn hyderus yn ddigidol, yn gallu cael mynediad ac elwa o wasanaethau digidol.

• Cefnogi darparu gwelliannau cysylltedd digidol ar gyfer y sir i gyd.

• Darparu gwasanaethau TGCh cynaliadwy, gwydn a diogel i'r cyngor a'i bartneriaid.

• Cefnogi datblygiad a chyflwyniad model a ragnodir yn gymdeithasol sy'n creu cymunedau gofalgar ac arloesol.

• Cefnogi'r gwaith o ddarparu datrysiadau Technoleg Galluogi Gofal sy'n galluogi

annibyniaeth.

• Datblygu sgiliau arwain digidol ar draws y gweithlu.

• Darparu'r offer a'r systemau i'n staff allu weithio'n effeithlon ac yn effeithiol.

• Darparu gwasanaethau digidol aeddfed sy'n lleihau biwrocratiaeth, gan wella effeithlonrwydd i ddarparu buddion ariannol go iawn.

• Darparu datrysiadau digidol sy'n cefnogi cyflwyno Sero Net.

• Mae gweithio i sicrhau diogelwch a gwytnwch yn sail i bopeth a wnawn.

• Gwneud gwell defnydd o ddata i gefnogi penderfyniadau a dod yn sefydliad sy’n cael ei redeg gan ddata.

• Rhoi mynediad 24/7 i ddinasyddion i wasanaethau trwy Fy Nghyfrif a gwasanaethau ar-lein.

 

Yn dilyn cwestiynau o'r llawr, CYTUNWYD i:-

(i) argymell cymeradwyo Strategaeth Ddigidol 2024-2030 gan y

Cabinet;

(ii) argymell y strategaeth ar gyfer ymgynghoriad cyhoeddus; a

(iii)argymell cyflwyno'r strategaeth yn dilyn ymgynghoriad cyhoeddus i'r Pwyllgor i'w hystyried, cyn cymeradwyaeth y Cabinet.

 

 

7.

Blaenraglen Waith pdf eicon PDF 149 KB

Cofnodion:

PENDERFYNWYD cadarnhau fel cofnod cywir gofnodion cyfarfod y cyfarfod blaenorol.

 

 

8.

Cadarnhau cofnodion y cyfarfod blaenorol ac ystyried unrhyw faterion sy'n codi o'r Cofnodion. pdf eicon PDF 143 KB

Cofnodion:

PENDERFYNWYD cadarnhau fel cofnod cywir gofnodion cyfarfod y cyfarfod blaenorol.