Agenda a Chofnodion

Ymddiheurodd y Cynghorwyr Marc Davies, Amanda Edwards, Elaine Evans a Caryl Roberts am eu hanallu i fynychu’r cyfarfod.

Dim.

PENDERFYNWYD cadarnhau cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 6 Tachwedd 2023 yn rhai cywir, yn amodol ar gywiro sillafiad enw’r Cynghorydd Chris James.

Materion yn codi

Nid oedd unrhyw faterion yn codi.

Cyflwynodd Louise Harries yr adroddiad i’r Pwyllgor gan nodi mai hwn oedd cyfarfod cyntaf y pwyllgor yn ystod blwyddyn bresennol y Cyngor. Dywedodd fod Cylch Gorchwyl y pwyllgor hwn wedi’i ddiweddaru nifer o weithiau ers ei sefydlu yn 2014.

Yn dilyn trafodaeth, PENDERFYNWYD nodi Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau.

Cyflwynodd Louise Harries yr adroddiad i’r Pwyllgor gan nodi bod rhwymedigaeth gyfreithiol, o dan adran 162 o Ddeddf Elusennau 2011, i baratoi adroddiad blynyddol os byddai’r incwm yn fwy na £25,000. Er nad oedd incwm yr un o’r pum elusen yn fwy na’r swm hwn, roedd y Pwyllgor wedi penderfynu llynedd i baratoi adroddiadau bob blwyddyn.  Ystyriwyd adroddiadau drafft yr elusennau cofrestredig canlynol:

• Neuadd Goffa, Cei Newydd;
• Llyfrgell ac Ystafell Ddarllen Cei Newydd;
• Sefydliad Addysgol Coffa COE;
• Cronfa Addysg Ganolradd a Thechnegol Sir Aberteifi; ac
• Elusen Richard James Thomas.

Yn dilyn trafodaeth, PENDERFYNWYD cymeradwyo’r 5 adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr drafft a nodir yn Atodiadau 1-5 yr adroddiad hwn ac y bydd Cadeirydd y Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau yn llofnodi a dyddio copïau glân o'r un fath ar ran ymddiriedolwr yr elusen.

Cyflwynodd Chris Macey yr adroddiad i’r Pwyllgor gan nodi fod yn rhaid i ymddiriedolwyr elusennau, yn unol ag Adran 132 ac Adran 133 o Ddeddf Elusennau 2011, baratoi ar gyfer pob blwyddyn ariannol o’r elusen naill ai datganiad cyfrifon neu, os dewisant wneud hynny yn achos elusennau incwm is, gyfrif derbyniadau a thaliadau ynghyd â datganiadau o asedau a dyledion.

Dywedodd fod modd ystyried Cyfrifon y blynyddoedd ariannol a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2023 a 31 Mawrth 2024 ar gyfer yr elusennau canlynol, a hynny am fod y Gwasanaeth Cyllid a Chaffael wedi cwblhau Cyfrifon 2023-24 yn gynnar:

• Neuadd Goffa, Cei Newydd;
• Llyfrgell ac Ystafell Ddarllen Cei Newydd;
• Sefydliad Addysgol Coffa COE;
• Cronfa Addysg Ganolradd a Thechnegol Sir Aberteifi; ac
• Elusen Richard James Thomas.

Gofynnodd yr Aelodau am sicrwydd ynghylch y llog ar gyfrifon yr ymddiriedolwyr, a chadarnhawyd bod llog wedi’i dalu. Roedd hyn yn esbonio’r cynnydd mewn incwm a gafwyd yn 2023-24 o gymharu â 2022-23.

Yn dilyn trafodaeth, PENDERFYNWYD nodi cynnwys y cyfrifon.

Cyflwynodd Louise Harries yr adroddiad i’r Pwyllgor. Yn ogystal â chynnal llawer o ddigwyddiadau, roedd nifer o brosiectau buddsoddi a gwella wedi’u rhoi ar waith gan gynnwys system sain newydd, uwchraddio goleuadau gan gynnwys golau argyfwng y tu allan, gosod drysau gwydr dwbl, balwstrad gwydr yn lle’r balconi yn y blaen, paneli solar a byrddau a chadeiriau newydd. Cafwyd diffibriliwr oddi wrth ‘Calon Hearts Screening and Defibrillators Cymru’ a oedd wedi’i osod y tu allan i’r Neuadd. Hefyd, nodwyd y byddai Swyddog Datblygu llawn amser yn cael ei ariannu gan Gronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol ar gontract tair blynedd. Byddai deiliad y swydd yn trefnu ac yn goruchwylio gweithgareddau ac yn sicrhau hygyrchedd.

Bu i’r Aelodau longyfarch gwirfoddolwyr y Pwyllgor am eu gwaith caled a’u hymrwymiad wrth gefnogi grwpiau a digwyddiadau cymunedol.

Yn dilyn trafodaeth, PENDERFYNWYD nodi’r diweddariad gan y tenant ar gyfer y cyfnod 10 Chwefror 2023 – 9 Chwefror 2024

Cyflwynodd Louise Harries yr adroddiad i’r Pwyllgor gan nodi, yn unol â chymal 23 y brydles i’r elusen gofrestredig ‘Neuadd Goffa Ceinewydd’, ni allai’r tenant gyflawni rhai addasiadau neu ychwanegiadau penodol i’r eiddo heb ganiatâd y landlord. Ar 21 Mai 2024, cafodd y Swyddogion gais oddi wrth y tenant yn gofyn am ganiatâd i ymgeisio am arian Loteri fel y gellid gosod drysau awtomatig i’r anabl ar y llawr gwaelod ac ailddatblygu’r toiledau y tu allan er mwyn creu ystafell aml-bwrpas.

Bu i’r Cynghorydd Rhodri Evans argymell bod Aelodau’r Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau yn datgan buddiant pe byddai’r grŵp yn gwneud cais am arian grant oddi wrth Gyngor Sir Ceredigion. Hefyd, gofynnodd yr Aelodau a fyddai modd i’r Cyngor sicrhau bod costau am bethau megis trwyddedau yn medru cael eu cadw mor isel ag y bo modd, gan y byddai’r gwaith y byddai’r tenant yn ei wneud yn y pen draw yn arwain at welliannau i eiddo yr oedd Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau Cyngor Sir Ceredigion yn berchen arno. Dywedodd y Swyddogion mai’r Cabinet oedd yn cymeradwyo’r ffioedd ac nad oedd dim pwerau wedi’u dirprwyo i’r Swyddogion i newid y rhain. Ychwanegwyd y dylai’r costau hyn, fodd bynnag, gael eu cynnwys yn y ceisiadau am arian grant.

Yn dilyn trafodaeth PENDERFYNWYD:

1. CYMERADWYO mewn egwyddor gais y tenant am ganiatâd ar gyfer y gwaith y cyfeirir ato yn yr adroddiad sydd ynghlwm, yn amodol ar:

a)    Fod y swyddogion, ar ran yr ymddiriedolaeth, yn cytuno gyda’r tenant ar fanylion a hyd a lled y gwaith ar ôl i’r tenant gyflwyno rhagor o wybodaeth;

b)    bod y tenant a'r ymddiriedolwr yn gweithredu ac yn cwblhau Trwydded ar gyfer Addasiadau mewn perthynas â'r gwaith;

c)    bod y tenant yn ysgwyddo costau a threuliau rhesymol yr ymddiriedolwr (gan gynnwys costau cyfreithiol neu gostau proffesiynol eraill) mewn perthynas â chais y tenant am ganiatâd yn unol â chymal 12.1(e) o'r Brydles â’r tenant.

2. AWDURDODI’R Gwasanaeth Ystadau a’r Gwasanaeth Cyfreithiol i ymgymryd â'r holl ffurfioldebau angenrheidiol i weithredu a chwblhau Trwyddedau ar gyfer Addasiadau mewn perthynas â'r gwaith y cyfeirir ato yn yr adroddiad cysylltiedig, os cydymffurfir â'r materion y cyfeirir atynt ym mhwynt 1 uchod.

Cyflwynodd Louise Harries yr adroddiad i’r Pwyllgor gan nodi penderfyniadau blaenorol y Pwyllgor ynglŷn ag ymgynghori ynghylch y defnydd y gellid ei wneud o Lyfrgell ac Ystafell Ddarllen Ceinewydd yn y dyfodol. Dywedodd fod 3 datganiad o ddiddordeb wedi dod i law oddi wrth unigolion/grwpiau, a bod y Gwasanaethau Cyfreithiol wedi cwrdd â’r unigolion dan sylw i weld a fyddai’r partïon hyn yn dymuno cydweithio. Penderfynodd un o’r unigolion a oedd am ddefnyddio’r safle ar gyfer dosbarthiadau addysgol y byddai Neuadd Goffa Ceinewydd yn well lleoliad ar gyfer y prosiect hwnnw. Roedd y ddau barti arall yn dymuno gweld y safle yn cael ei ddefnyddio fel gerddi / rhandiroedd cymunedol a fyddai’n gysylltiedig â’r ysgol a phenderfynodd y rhain y byddent yn cydweithio â’i gilydd ac y byddent yn mynd ati i gyflwyno dogfen fer fel y gallai’r Pwyllgor ystyried eu cynnig.

Dywedodd Louise Harries y byddai gofyn i’r Ymddiriedolwr, cyn ymrwymo i brydles ar dir elusennol, yn unol â Rhan 7 o Ddeddf Elusennau 2011, ofyn i syrfëwr cymwysedig baratoi adroddiad ysgrifenedig ar y brydles arfaethedig  ac y byddai angen i’r Ymddiriedolwr benderfynu a ydyw’n fodlon bod y telerau a gynigir i waredu’r eiddo y rhai gorau y gall yr elusen yn rhesymol eu cael, yn seiliedig ar gynnwys adroddiad y syrfëwr.  Rhaid i’r ymddiriedolwr hefyd gyflwyno hysbysiad cyhoeddus ynghylch y brydles arfaethedig, gan wahodd sylwadau ac ystyried unrhyw sylwadau a ddaw i law ynghylch y bwriad i waredu.

Nododd yr Aelodau nad oedd Cynghorau Cymuned yn gymwys i wneud cais am arian o gronfa grantiau cymunedol Cyngor Sir Ceredigion, a gwnaethant ofyn a fyddai modd i’r grŵp gael statws Sefydliad Corfforedig Elusennol er mwyn bodloni’r gofynion cymhwystra. Dywedodd y Swyddog y gallent sefydlu Sefydliad Corfforedig Elusennol ar y cyd, a fyddai’n cynnwys cynrychiolydd o’r Cyngor Cymuned fel aelod o’r grŵp. Nodwyd y byddai’r Swyddogion yn trafod yr opsiynau hyn â’r cynrychiolwyr.

Yn dilyn trafodaeth, PENDERFYNWYD:

CYMERADWYO bod y swyddogion, ar ran yr ymddiriedolaeth, yn:

1. bwrw ymlaen i drafod yn fanylach gyda Chyngor Tref Ceinewydd gynnig y Cyngor Tref am ardd gymunedol ar safle’r ymddiriedolaeth;
2. os gellir cytuno ar benawdau telerau’r brydles mewn egwyddor, bod y penawdau telerau arfaethedig ac adroddiad syrfëwr cymwys ar y brydles arfaethedig yn dod gerbron y Pwyllgor i'w hystyried yn y cyfarfod nesaf sydd ar gael.

Dywedodd Louise Harries mai prin oedd y cyllid a oedd yn weddill yng nghronfa elusen Richard James Thomas ac nad oedd yr elusen bellach mewn sefyllfa i dalu costau megis yswiriant a thrydan. Argymhellwyd y dylai’r ymddiriedolwr ddechrau adolygiad o’r ymddiriedolaeth a chynnal arolwg o gyflwr yr adeilad. Nodwyd bod Swyddogion Amgueddfa Ceredigion yn ystyried opsiynau o ran cyflwyno cais am arian grant o Raglen Gwelliannau Cyfalaf Llywodraeth Cymru ar gyfer Rheoli Casgliadau (2024-25), a oedd yn darparu grantiau rhwng £20k a £100k i wella cyflwr adeiladau a chasgliadau. Ychwanegwyd bod y grant hwn yn un llawn nad oedd angen dod o hyd i arian cyfatebol ar ei gyfer.

Dywedodd yr Aelodau na fyddai hyn yn datrys y problemau o ran diffyg cyllid a’r costau rhedeg at y dyfodol. Hefyd, nodwyd y gallai’r grant gynnwys telerau ac amodau a fyddai’n atal unrhyw fwriad i waredu’r ased neu ei addasu at ddibenion gwahanol, ac argymhellwyd y dylid mynd ar drywydd y ddau lwybr hyn ochr yn ochr.