Agenda a chofnodion drafft

Ymddiheurodd y Cynghorwyr Elaine Evans a Ceris Jones am eu hanallu i fynychu'r cyfarfod.

Nododd y Cynghorwyr Rhodri Evans a Wyn Evans ddiddordeb personol mewn perthynas ag eitem 6.

PENDERFYNWYD  cadarnhau cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 29 Mehefin 2023 yn rhai cywir.

Materion yn codi

Nid oedd unrhyw faterion yn codi.

Cyflwynodd Louise Harries yr adroddiad i'r Pwyllgor gan nodi ei bod yn ddyletswydd gyfreithiol o dan adran 162 o Ddeddf Elusennau 2011, i baratoi adroddiad blynyddol lle mae'r incwm yn fwy na £25,000.  Er nad oedd yr un o incwm y pum elusen yn uwch na'r swm hwn, penderfynodd y Pwyllgor y llynedd gynhyrchu adroddiadau yn flynyddol.  Cafodd adroddiadau drafft eu hystyried ar gyfer yr elusennau cofrestredig canlynol:

·       Neuadd y Gofeb Rhyfel, Cei Newydd

·       Llyfrgell ac Ystafell Ddarllen Cei Newydd

·       Sefydliad Addysg Goffa COE

·       Cronfa Addysg Ganolradd a Thechnegol Sir Aberteifi, ac

·       Elusen Richard James Thomas

Mae canllawiau'r Comisiwn yn nodi y dylid gwneud datganiad byr sy'n datgelu os nad yw ymddiriedolwyr wedi darllen canllawiau'r Comisiwn Elusennau ar fudd cyhoeddus wrth arfer unrhyw bwerau neu ddyletswyddau y byddai'r canllawiau'n berthnasol iddynt.  Mae yna rai sydd heb eu cwblhau, felly argymhellwyd bod holl Aelodau'r Pwyllgor yn darllen ac yn cadarnhau eu bod wedi darllen y canllawiau cyn cyflwyno'r adroddiadau y flwyddyn nesaf.

Gofynnodd yr Aelodau bod prawf yswiriant yn cael ei ddarparu gan bob tenant yn flynyddol.  Gofynnwyd hefyd i'r cyfeiriad  at Ysgol Dyffryn Teifi  yng Nghronfa Addysg Ganolradd a Thechnegol Sir Aberteifi gael ei ddiwygio i gyfeirio at Ysgol Bro Teifi.

Yn dilyn trafodaeth, PENDERFYNWYD ar y canlynol:

1. cymeradwyo'r 5 adroddiad ymddiriedolwyr blynyddol drafft a nodir yn Atodiadau 1-5 o'r adroddiad hwn ac y bydd Cadeirydd y Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusen yn llofnodi a dyddio copïau glân o'r rhain ar ran ymddiriedolwr yr elusen:

2. y bydd holl Aelodau'r Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusen yn darllen dwy ddogfen ganllawiau'r Comisiwn Elusennau (PB2 a PB3) a nodir yn Atodiad 6 yr adroddiad hwn ac yn cadarnhau yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor eu bod wedi darllen y canllawiau.

Cyflwynodd Louise Harries yr adroddiad i'r Pwyllgor gan nodi bod datganiad i'r wasg wedi'i gyhoeddi ar 10 Gorffennaf 2023, a bod swyddogion hefyd wedi cysylltu'n uniongyrchol ag amrywiol sefydliadau a restrir yn yr adroddiad yn gofyn a fyddai gan unrhyw grŵp neu sefydliad ddiddordeb mewn ymgymryd â safle Llyfrgell ac Ystafell Ddarllen Cei Newydd at ddibenion addysgol.

Nodwyd fod pum mynegiant o ddiddordeb wedi dod i law, un ohonynt wedi cael ei dynnu'n ôl ers hynny, ac un a oedd yn ymwneud â busnes masnachol.  Derbyniwyd datganiad pellach o ddiddordeb y tu hwnt i'r dyddiad cau a osodwyd, a oedd hefyd yn ymwneud â busnes masnachol.

Cadarnhaodd Louise Harries fod Swyddogion wrthi'n trafod y ceisiadau ar hyn o bryd gyda'r 3 datganiad o ddiddordeb sy'n weddill, o ran uno syniadau, ac y bydd adroddiad pellach yn cael ei gyflwyno, yn gynnar y flwyddyn nesaf unwaith y bydd y cynigion yn glir ar gyfer penderfynu a yw'r Pwyllgor yn dymuno bwrw ymlaen.

NODODD Aelodau'r Pwyllgor yr adroddiad.

Rhoddodd Louise Harries ddiweddariad llafar i'r Pwyllgor ar gyfarfodydd Is-Grŵp Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau Tregaron.  Nododd fod yr is-grŵp wedi cyfarfod ym mis Medi i drafod cynigion ynghylch sut y dylid gwario'r arian.  Mynychodd Rhydian Harries o Borth Cymorth Cynnar y  cyfarfodydd i ddarparu gwybodaeth am y gwahanol fathau o gaeau astroturf ac agweddau cadarnhaol a negyddol yr arwynebau amrywiol hyn yn ogystal â chyllid a chostau grant posibl, ac i geisio dyheadau'r grŵp o ran lleoliad.

Darparwyd dogfen un dudalen i'r aelodau yn amlinellu'r uchod a phrisiau posibl.  Y cam nesaf fydd trefnu cyfarfod pellach o'r is-grŵp er mwyn gallu cyflwyno argymhelliad yn ôl i'r pwyllgor hwn.

Cyflwynodd Louise Harries yr adroddiad i'r Pwyllgor gan nodi bod y newidiadau arfaethedig yn cael eu hargymell i adlewyrchu ffaith bod Is-gadeiryddion y Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau i bob pwrpas yn gwneud mwy nag arsylwi ar y cyfarfodydd.  Byddai'r gwelliannau yn caniatáu i holl Aelodau'r Pwyllgor gymryd rhan mewn cyfarfodydd fel Aelodau llawn.

Yn dilyn trafodaeth, PENDERFYNWYD:

Bod Aelodau'r Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau:

1. yn cytuno mewn egwyddor bod Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusen yn cael eu diwygio er mwyn:

a) galluogi Is-gadeiryddion i bleidleisio; a

b) er mwyn:

• dileu'r cyfeiriad at Is-gadeiryddion fel "arsylwyr";

• dileu'r cyfeiriad at is-gadeiryddion gyda’r hawl i gyflwyno sylwadau;

• dileu'r cyfeiriad at Is-gadeiryddion yn cael pleidlais yn absenoldeb y Cadeiryddion; a

c) cadarnhau bod cworwm Pwyllgor Ymddiriedolwyr yr Elusen yn 3 (o'r holl aelodau sy'n pleidleisio).

2. argymell bod y Cyngor yn cymeradwyo'r diwygiadau uchod i'r Cylch Gorchwyl yn y Cyfansoddiad sy'n ymwneud â statws Is-gadeiryddion.