Agenda a Chofnodion

Ymddiheurodd y Cynghorydd Clive Davies am nad oedd modd iddo fod yn bresennol yn y cyfarfod.

Dim.

PENDERFYNWYD nodi bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 15 Hydref 2021 yn gywir.

Materion yn codi

Eitem 9 – Gofynnodd yr Aelodau a fydd rhagor o gyfarfodydd gyda’r Prif Weithredwr cyn y cyfnod cyn-etholiad. Nodwyd bod Llywodraeth Cymru wedi cyhoeddi ei Strategaeth Bontio ar 4 Mawrth 2022 a fyddai'n golygu fod yr ymateb i COVID-19 yng Nghymru yn mynd o bandemig i endemig.  Cytunwyd felly nad oedd angen cyfarfod ym mis Mawrth, oni bai fod y Prif Weithredwr yn teimlo bod angen cyfarfod cyn y cyfnod cyn-etholiad.

Eitem 13 – Gofynnodd yr Aelodau a oes diweddariad ynghylch y Panel ar Gydnabyddiaeth Ariannol. Nodwyd bod Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol wedi cyhoeddi ei adroddiad terfynol yr wythnos diwethaf a bod hynny’n rhy hwyr i gyflwyno adroddiad i'r Pwyllgor hwn; serch hynny, cadarnhawyd nad oes dim newidiadau o ran y gydnabyddiaeth ariannol arfaethedig, fel y disgrifir yn adroddiad drafft y Panel. Nodwyd y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Cyngor yn gynnar yn ystod y weinyddiaeth nesaf.

Eitem 14 – Gofynnodd yr Aelodau am y broses o gyflwyno ‘CLIC fersiwn 2’, gan nodi nad ydynt wastad yn derbyn cadarnhad fod cam gweithredu wedi ei gyflawni ac y dylid rhoi blaenoriaeth i ymatebion i Gynghorwyr.  Cadarnhaodd swyddogion ein bod yn y broses o drosglwyddo i CLIC2, a bydd hyn yn rhoi mynediad i’r Aelodau at wybodaeth a diweddariadau drwy ‘Fy Nghyfrif/ My Account’.  Mae'r system wrthi’n cael ei phrofi ar hyn o bryd a disgwylir iddi fod yn fyw o fis nesaf ymlaen.

Bu i’r Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Cyswllt Cwsmeriaid gyflwyno adroddiad i’r pwyllgor er mwyn disgrifio’r offer TGCh arfaethedig a fydd yn cael ei ddarparu i’r Aelodau.  Nodwyd, yn sgil pandemig COVID-19, fod newid mawr wedi bod tuag at ffordd fwy digidol o weithio'n gorfforaethol, mewn ysgolion ac yn y Cyngor. Mae hyn yn barhad o’r duedd a gychwynnodd flynyddoedd yn ôl i weithio mewn ffordd ddigidol yn hytrach nag â phapur. Mae offer hybrid wrthi’n cael ei osod yn Siambr y Cyngor a bydd hyn yn hwyluso dull hyblyg, gan leihau amser teithio a chostau Cynghorwyr a Staff. Ond bydd angen gliniadur ar yr Aelodau i gael mynediad i'r dull hybrid am nad oes modd ei ddefnyddio gydag Android neu Apple. 

Cynigiwyd bod yr Aelodau yn cael cynnig yr un ddarpariaeth â staff y cyngor, sef gliniadur Windows, a dwy sgrin 24”.  Gosodir cyfrif Office 365 gan ddarparu Word, Excel a mynediad i e-byst. Hefyd bydd Aelodau’n gallu gosod Office 365 ar hyd at 5 dyfais arall, i’w ddefnyddio o’u dyfeisiau symudol personol.  Bydd angen i’r Aelodau lofnodi cytundeb defnydd er mwyn gwneud defnydd personol o’r offer, o fewn rheswm.  Nodwyd bod y cynnig hwn yn cydymffurfio â'r gofynion o ran diogelwch, gan sicrhau gwell cydnerthedd seiber a bod pob Aelod yn cydymffurfio â GDPR.

Darperir cyfleusterau argraffu ym Mhenmorfa a Chanolfan Rheidol, yn sgil y gost o ddarparu a rhedeg peiriannau argraffu personol. Bydd modd i Aelodau anfon dogfennau i’r ystafell bost i’w hargraffu a’u postio.  Rhoddir hyfforddiant priodol ar y dyfeisiau a ddarperir a bydd cymorth gan y ddesg gwasanaeth TGCh. 

Nododd yr Aelodau fod i-pads yn ddefnyddiol wrth weithio yn y gymuned, i ddangos dogfennau i drigolion na fyddai fel arall yn gallu mynd ar y we. Hefyd, i fynychu cyfarfodydd o wahanol leoliadau y tu hwnt i’r cartref.  Gofynnodd yr Aelodau hefyd a oedd y Cyngor yn cynnig platfform diogel o ran i-pads i Swyddogion, nad yw wedi'i gynnig i'r Aelodau.  Nododd y Swyddogion fod dulliau amgen yn cael eu hystyried a bod eu seiberddiogelwch yn cael ei brofi, ond roedd angen sicrhau hefyd fod Aelodau'n gallu cael mynediad i'r system hybrid.

Nododd yr Aelodau fod lawrlwytho ac argraffu papurau'r Cyngor yn gallu bod yn ddefnyddiol, yn enwedig wrth gadeirio cyfarfod. Cadarnhaodd y swyddogion y byddai dwy sgrin fawr yn cael eu darparu i hwyluso’r gwaith o ddarllen dogfennau ar y naill sgrin a dilyn y cyfarfod ar y llall.  Hefyd nododd yr Aelodau nad yw’n ymarferol teithio er mwyn argraffu.  Atgoffodd y Swyddogion yr Aelodau o ymrwymiad y Cyngor - flynyddoedd lawer yn ôl - i leihau papur, gan nodi y gwaredwyd yn llwyr â pheiriannau argraffu personol y Swyddogion.

Gofynnodd yr Aelodau a ellir defnyddio cyfrifiaduron llechen eraill e.e. Microsoft Tablet.  Cadarnhawyd bod llechenni arbenigol yn gallu bod yn gostus iawn ac y byddai angen i Aelodau ddod o hyd i gyllid i dalu’r gost ychwanegol.  Nododd yr Aelodau fod y papur wedi'i ysgrifennu o safbwynt swyddogion ac nad oedd yn cydnabod anghenion y Cynghorwyr,  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwynodd y Rheolwr Corfforaethol ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i’r Pwyllgor i roi gwybod am yr elfennau o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 sydd fwyaf perthnasol i’r Pwyllgor. Nodwyd bod protocolau amrywiol wedi'u drafftio gan gynnwys Cynllun Cyfranogiad y Cyhoedd, Cynllun Deisebau a phrotocol darlledu cyfarfodydd yn electronig. Ond rydym yn dal i aros i Lywodraeth Cymru gyhoeddi'r canllawiau statudol ac anstatudol. Rhagwelir y bydd yr ymgynghoriad ar y canllawiau drafft yn cael ei gynnal yn ystod y cyfnod cyn-etholiad, ac yn cael ei weithredu erbyn mis Medi 2022.

Yn dilyn trafodaeth, PENDERFYNWYD nodi'r diweddariad i'r adroddiad ynghylch yr elfennau o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) sy'n berthnasol i'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

Cyflwynodd y Rheolwr Corfforaethol ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i’r Pwyllgor i roi trosolwg o’r modd y cynhelir cyfarfodydd hybrid.

Gofynnodd yr Aelodau a ddylai pob Cynghorydd fynychu cyfarfodydd y Cyngor yn bersonol. Dywedwyd wrthynt mai diben y ddeddfwriaeth yw gwneud pethau’n hygyrch i’r Aelodau, gan gynnwys rhai nad ydynt yn gallu bod yn bresennol yn bersonol am wahanol resymau.  Gofynnodd yr Aelodau hefyd a fyddai terfyn ar nifer y bobl a fyddai'n gallu bod yn bresennol yn bersonol a dywedwyd wrth yr Aelodau y byddai hyn yn dibynnu ar y ddeddfwriaeth ar y pryd.

Ar ôl trafod, PENDERFYNWYD nodi’r weledigaeth ar gyfer cynnal cyfarfodydd hybrid o fis Mai 2022 ymlaen.

Cyflwynodd y Rheolwr Corfforaethol ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i’r Pwyllgor  gan nodi y disgwylir rhagor o ganllawiau oddi wrth Weinidog Cymru. Bydd y rhain yn rhan o’r pecyn o ganllawiau statudol ac anstatudol sydd wrthi’n cael eu datblygu gan Lywodraeth Cymru i egluro’r gofynion ynghylch sefydlu a hyfforddi Cynghorwyr. Dywedwyd wrth yr Aelodau fod yr amserlen hyfforddiant a gyflwynwyd i'r Pwyllgor ym mis Hydref 2021 wedi newid i adlewyrchu'r newidiadau a ragwelir yn sgil Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru), a’r anghenion hyfforddiant a nodwyd gan Aelodau mewn cyfarfodydd diweddar. Fe’u hatgoffwyd fod hyfforddiant yn orfodol cyn eistedd ar bwyllgorau megis Rheoli Datblygu a Thrwyddedu.  Cynghorwyd Arweinwyr Grŵp i atgoffa’u Haelodau o bwysigrwydd mynychu'r sesiynau hyfforddiant.

Gofynnodd yr Aelodau a ddylid edrych eto ar amserau cyfarfodydd a hyfforddiant. Fe'u hatgoffwyd o'r arolwg rheolaidd a gynhelir, a fydd yn cael ei ddosbarthu ymhlith yr Aelodau yn gynnar yn ystod y weinyddiaeth nesaf.

Ar ôl trafod, PENDERFYNWYD nodi’r Adroddiad.

Cyflwynodd y Swyddog Craffu adroddiad i’r Pwyllgor gan nodi bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd wedi cytuno ym mis Ionawr 2020 i gynnal yr arolwg yn flynyddol a lleihau nifer y cwestiynau gyda'r nod o gynyddu cyfranogiad. Fodd bynnag, roedd nifer yr ymatebion wedi mynd lawr i 15 o gymharu â 25 yn y flwyddyn flaenorol.

PENDERFYNWYD nodi’r Adroddiad.