Eitem Agenda

Adroddiad Blynyddol Canmoliaeth, Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth (2023-2024)

Cofnodion:

Cyflwynodd y Cynghorydd Bryan Davies, Arweinydd y Cyngor yr adroddiad a oedd yn darparu gwybodaeth yn ymwneud â gweithgarwch Canmoliaeth, Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth y Cyngor rhwng 1 Ebrill 2023 a 31 Mawrth 2024. Mae'r adroddiad wedi'i rannu i’r adrannau canlynol:

 

 

1.Cyflwyniad – amlinelliad o waith y Tîm Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth a

rhwymedigaethau'r Cyngor o dan bob un o'r polisïau a gwmpesir gan yr adroddiad hwn.

2.Canmoliaeth – manylion yr holl ganmoliaeth a basiwyd i'r Tîm Cwynion a Rhyddid

Gwybodaeth yn ystod y cyfnod adrodd hwn.

3.Cwynion – data ynghylch nifer a math y cwynion a dderbyniwyd, canlyniadau'r ymchwiliadau a gynhaliwyd, perfformiad y Cyngor wrth ystyried amserlenni rhagnodedig a gwybodaeth yn ymwneud â'r gwersi a nodwyd. Mae enghreifftiau o rai o'r gwersi a nodwyd wedi'u cynnwys ar ddiwedd yr adroddiad.

4.Gweithgarwch yr Ombwdsmon – manylion o holl atgyfeiriadau'r Ombwdsmon, eu canlyniadau a'u gwybodaeth ynghylch y datrysiadau Penderfyniad Cynnar a/neu Setliad Gwirfoddol y cytunwyd arnynt gan y Cyngor yn ystod 2023-2024.

5. Rhyddid Gwybodaeth (DRhG) a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol (RhGA) – nifer y ceisiadau am wybodaeth a dderbyniwyd gan y Cyngor yn ystod y cyfnod adrodd, manylion perfformiad y Cyngor gyda'r amserlenni statudol a'r data cymharol o adroddiadau blaenorol.

 

Mae'r Llythyr Blynyddol gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ("yr Ombwdsmon"), wedi’i ddyddio 9 Medi 2024, yn cyd-fynd â'r adroddiad hwn. Mae llythyr yr Ombwdsmon yn rhoi manylion penodol am yr holl weithgarwch sy'n ymwneud â Cheredigion, yn ogystal â pherfformiad awdurdodau lleol eraill ledled Cymru

 

Er mai hon yw'r ail flwyddyn yn olynol lle mae nifer atgyfeiriadau'r Ombwdsmon wedi gostwng o'i gymharu â'r cyfnod adrodd blaenorol; cydnabyddir bod gan y Cyngor cyfradd gymharol uchel o gytundebau Datrysiad Cynnar/Setliad Gwirfoddol. Mae hyn wedi gostwng yn sylweddol ers y llynedd.

 

Mae heriau'n parhau o ran rheoli cymhlethdod rhai cwynion ac mae cynnydd amlwg mewn cwynion a gweithgarwch Rhyddid Gwybodaeth/ Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol (EIR) o'i gymharu â'r hyn a dderbyniwyd yn ystod 2022-2023.

 

O ganlyniad i'r anawsterau a nodwyd mewn adroddiadau cynt am ymdrin â chwynion a rheoli ceisiadau am wybodaeth o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a RhGA, cytunodd y Grŵp Arweinyddiaeth ar nifer o gamau corfforaethol sy'n canolbwyntio ar wella gallu'r Cyngor i ymdrin yn effeithiol â'r materion hyn mewn ffordd gadarn a hyblyg. Roedd gwaith yn mynd rhagddo i gwblhau'r camau hyn ac roedd yn cael ei fonitro a'i adolygu bob chwarter.

 

 

Ymholiadau (wedi’u prosesu gan y Tîm Cwynion a Rhyddid

Gwybodaeth)

 

 

 

  

 

 

 

Crynodeb

 

• Cofnodwyd llai o ganmoliaeth yn ystod 2023-2024 ac er bod cryn dipyn o waith wedi'i wneud i wella'r ffordd y caiff y gweithgarwch hwn ei reoli, mae'r Tîm Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth wrthi'n codi ymwybyddiaeth staff ar draws y Cyngor ar hyn o bryd, er mwyn sicrhau bod pob neges o werthfawrogiad yn cael ei chofnodi. Roedd rhan o'r gwaith hwn yn cynnwys cyflwyno Ffurflen Ganmoliaeth ar-lein ar wefan y Cyngor, templed misol i’w ddychwelyd i’w rannu rhwng gwasanaethau (nid yw’n weithredol eto) ac mae disgwyl i ymgyrch gyfathrebu fewnol gael ei chynnal yn ystod yr wythnosau nesaf i godi ymwybyddiaeth o bwysigrwydd cofnodi canmoliaeth.

 

• Gwnaeth y Tîm Cwynion a'r Rhyddid Gwybodaeth reoli llai o ymholiadau yn ystod y cyfnod adrodd hwn, yn bennaf trwy eu cyfeirio at y gwasanaethau perthnasol i'w datrys yn gynnar cyn cychwyn y gweithdrefnau cwynion. Fodd bynnag, mae nifer sylweddol o ymholiadau yn parhau i gael eu prosesu a'u rheoli gan y Tîm Cwynion a'r Rhyddid Gwybodaeth, er mai dyma fel arfer pan fydd unigolyn yn ceisio gwneud cwyn, ond efallai na fydd y gweithdrefnau cwynion yn berthnasol, am ba bynnag reswm.

 

• Cydnabyddir bod angen gwaith gan reolwyr i atal cwynion rhag gwaethygu'n ddiangen i Gam 2, dim ond oherwydd nad oedd yn bosibl ymateb o fewn yr amserlen a ragnodwyd o ddeg diwrnod gwaith. Mae canllawiau, cyngor a hyfforddiant ar gael i bob swyddog mewn perthynas â rheoli cwynion yn effeithiol.

 

• Mae'r Tîm Cwynion a'r Rhyddid Gwybodaeth yn parhau i wynebu heriau wrth fodloni gofynion cynnydd yn nifer y cwynion a gweithgarwch Rhyddid Gwybodaeth / RhGA. Mae'n galonogol bod llawer llai o ymyriadau'r Ombwdsmon yn ystod 2023-2024, er y cydnabyddir y gellir gwneud rhagor o waith i leihau hyn yn y flwyddyn sydd i ddod.

 

• Roedd cwynion am y Gwasanaeth Casglu Sbwriel a materion Cynllunio yn parhau i fod yn feysydd gwasanaeth sy'n derbyn y nifer uchaf o gwynion. Dylid nodi bod y gwasanaethau hyn yn tueddu i ddenu cwynion, yn ôl eu natur, A dylid ystyried nifer y cwynion a dderbyniwyd yng nghyd-destun lefel y gweithgarwch y mae'r ddau faes gwasanaeth hyn yn eu rheoli.

 

• Gwnaed gwelliannau sylweddol i amserlenni'r Cyngor o ran cydymffurfio â therfynau amser y Rheoliadau Rhyddid Gwybodaeth (DRhG) a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol (RhGA). Er bod lle i wella o hyd, ymatebodd y Cyngor i 80% o'r holl geisiadau o fewn amserlenni rhagnodedig yn ystod 2023-2024.

 

Yn dilyn cwestiynau o'r llawr, CYTUNWYD i nodi cynnwys yr adroddiad hwn cyn ei gyflwyno yng nghyfarfod y Cabinet ar 5 Tachwedd 2024.

 

Dogfennau ategol: