Cofnodion:
Cyflwynodd y Cynghorydd Bryan Davies,
Arweinydd y Cyngor yr adroddiad a oedd yn darparu gwybodaeth yn ymwneud â
gweithgarwch Canmoliaeth, Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth y Cyngor rhwng 1 Ebrill
2023 a 31 Mawrth 2024. Mae'r adroddiad wedi'i rannu i’r adrannau canlynol:
1.Cyflwyniad –
amlinelliad o waith y Tîm Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth a
rhwymedigaethau'r
Cyngor o dan bob un o'r polisïau a gwmpesir gan yr adroddiad hwn.
2.Canmoliaeth –
manylion yr holl ganmoliaeth a basiwyd i'r Tîm Cwynion a Rhyddid
Gwybodaeth yn
ystod y cyfnod adrodd hwn.
3.Cwynion – data
ynghylch nifer a math y cwynion a dderbyniwyd, canlyniadau'r ymchwiliadau a
gynhaliwyd, perfformiad y Cyngor wrth ystyried amserlenni rhagnodedig a
gwybodaeth yn ymwneud â'r gwersi a nodwyd. Mae enghreifftiau o rai o'r gwersi a
nodwyd wedi'u cynnwys ar ddiwedd yr adroddiad.
4.Gweithgarwch yr
Ombwdsmon – manylion o holl atgyfeiriadau'r Ombwdsmon, eu canlyniadau a'u
gwybodaeth ynghylch y datrysiadau Penderfyniad Cynnar a/neu Setliad Gwirfoddol
y cytunwyd arnynt gan y Cyngor yn ystod 2023-2024.
5. Rhyddid
Gwybodaeth (DRhG) a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol (RhGA) – nifer y
ceisiadau am wybodaeth a dderbyniwyd gan y Cyngor yn ystod y cyfnod adrodd,
manylion perfformiad y Cyngor gyda'r amserlenni statudol a'r data cymharol o
adroddiadau blaenorol.
Mae'r Llythyr
Blynyddol gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ("yr
Ombwdsmon"), wedi’i ddyddio 9 Medi 2024, yn cyd-fynd â'r adroddiad hwn.
Mae llythyr yr Ombwdsmon yn rhoi manylion penodol am yr holl weithgarwch sy'n
ymwneud â Cheredigion, yn ogystal â pherfformiad awdurdodau lleol eraill ledled
Cymru
Er mai hon yw'r
ail flwyddyn yn olynol lle mae nifer atgyfeiriadau'r Ombwdsmon wedi gostwng o'i
gymharu â'r cyfnod adrodd blaenorol; cydnabyddir bod gan y Cyngor cyfradd
gymharol uchel o gytundebau Datrysiad Cynnar/Setliad Gwirfoddol. Mae hyn wedi
gostwng yn sylweddol ers y llynedd.
Mae heriau'n
parhau o ran rheoli cymhlethdod rhai cwynion ac mae cynnydd amlwg mewn cwynion
a gweithgarwch Rhyddid Gwybodaeth/ Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol (EIR) o'i
gymharu â'r hyn a dderbyniwyd yn ystod 2022-2023.
O ganlyniad i'r
anawsterau a nodwyd mewn adroddiadau cynt am ymdrin â chwynion a rheoli
ceisiadau am wybodaeth o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a RhGA, cytunodd y
Grŵp Arweinyddiaeth ar nifer o gamau corfforaethol sy'n canolbwyntio ar
wella gallu'r Cyngor i ymdrin yn effeithiol â'r materion hyn mewn ffordd gadarn
a hyblyg. Roedd gwaith yn mynd rhagddo i gwblhau'r camau hyn ac roedd yn cael
ei fonitro a'i adolygu bob chwarter.
Ymholiadau
(wedi’u prosesu gan y Tîm Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth)
Crynodeb
• Cofnodwyd llai o ganmoliaeth yn ystod
2023-2024 ac er bod cryn dipyn o waith wedi'i wneud i wella'r ffordd y caiff y
gweithgarwch hwn ei reoli, mae'r Tîm Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth wrthi'n codi
ymwybyddiaeth staff ar draws y Cyngor ar hyn o bryd, er mwyn sicrhau bod pob
neges o werthfawrogiad yn cael ei chofnodi. Roedd rhan o'r gwaith hwn yn
cynnwys cyflwyno Ffurflen Ganmoliaeth ar-lein ar wefan y Cyngor, templed misol
i’w ddychwelyd i’w rannu rhwng gwasanaethau (nid yw’n weithredol eto) ac mae
disgwyl i ymgyrch gyfathrebu fewnol gael ei chynnal yn ystod yr wythnosau nesaf
i godi ymwybyddiaeth o bwysigrwydd cofnodi canmoliaeth.
• Gwnaeth y Tîm Cwynion a'r Rhyddid
Gwybodaeth reoli llai o ymholiadau yn ystod y cyfnod adrodd hwn, yn bennaf trwy
eu cyfeirio at y gwasanaethau perthnasol i'w datrys yn gynnar cyn cychwyn y
gweithdrefnau cwynion. Fodd bynnag, mae nifer sylweddol o ymholiadau yn parhau
i gael eu prosesu a'u rheoli gan y Tîm Cwynion a'r Rhyddid Gwybodaeth, er mai
dyma fel arfer pan fydd unigolyn yn ceisio gwneud cwyn, ond efallai na fydd y
gweithdrefnau cwynion yn berthnasol, am ba bynnag reswm.
• Cydnabyddir bod angen gwaith gan reolwyr i
atal cwynion rhag gwaethygu'n ddiangen i Gam 2, dim ond oherwydd nad oedd yn
bosibl ymateb o fewn yr amserlen a ragnodwyd o ddeg diwrnod gwaith. Mae
canllawiau, cyngor a hyfforddiant ar gael i bob swyddog mewn perthynas â rheoli
cwynion yn effeithiol.
• Mae'r Tîm Cwynion a'r Rhyddid Gwybodaeth
yn parhau i wynebu heriau wrth fodloni gofynion cynnydd yn nifer y cwynion a
gweithgarwch Rhyddid Gwybodaeth / RhGA. Mae'n galonogol bod llawer llai o
ymyriadau'r Ombwdsmon yn ystod 2023-2024, er y cydnabyddir y gellir gwneud
rhagor o waith i leihau hyn yn y flwyddyn sydd i ddod.
• Roedd cwynion am y Gwasanaeth Casglu
Sbwriel a materion Cynllunio yn parhau i fod yn feysydd gwasanaeth sy'n derbyn
y nifer uchaf o gwynion. Dylid nodi bod y gwasanaethau hyn yn tueddu i ddenu
cwynion, yn ôl eu natur, A dylid ystyried nifer y cwynion a dderbyniwyd yng
nghyd-destun lefel y gweithgarwch y mae'r ddau faes gwasanaeth hyn yn eu
rheoli.
• Gwnaed gwelliannau sylweddol i
amserlenni'r Cyngor o ran cydymffurfio â therfynau amser y Rheoliadau Rhyddid
Gwybodaeth (DRhG) a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol (RhGA). Er bod lle i
wella o hyd, ymatebodd y Cyngor i 80% o'r holl geisiadau o fewn amserlenni
rhagnodedig yn ystod 2023-2024.
Yn dilyn cwestiynau o'r llawr, CYTUNWYD i
nodi cynnwys yr adroddiad hwn cyn ei gyflwyno yng nghyfarfod y Cabinet ar 5
Tachwedd 2024.
Dogfennau ategol: