Eitem Agenda

Cyflwynodd y Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Polisi a Pherfformiad y wybodaeth ynglŷn â gwaith y Cyngor o ran Sylwadau o Ganmoliaeth, Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth rhwng 1 Ebrill 2022 a 31 Mawrth 2023.  Roedd yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth benodol ar y nifer a’r mathau o sylwadau o ganmoliaeth a chwynion a dderbyniwyd, gwahanol gamau’r weithdrefn gwynion, perfformiad a chanlyniadau yn ymwneud â’r rhain, a gwybodaeth am gydymffurfio â deddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol. 

 

Hefyd, cyflwynwyd adroddiad am y sylwadau o ganmoliaeth a chwynion mewn perthynas â'r Gwasanaethau Cymdeithasol a darparwyd gwybodaeth am y gwersi a ddysgwyd o ganlyniad i’r cwynion (corfforaethol). Roedd y prif adroddiad yn cynnwys adran am y cysylltiadau a gafwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (“yr Ombwdsmon”) yn ystod y cyfnod adrodd. Yn ogystal, cyflwynwyd Llythyr Blynyddol yr Ombwdsmon at y Cyngor ac roedd hwn yn rhoi rhagor o fanylion am holl weithgarwch yr Ombwdsmon ar gyfer Ceredigion a chynghorau eraill ledled Cymru.

 

Dyma'r pedwerydd adroddiad yn olynol lle na chafodd unrhyw ymchwiliadau eu cychwyn nac unrhyw adroddiadau ffurfiol eu cyhoeddi gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru mewn perthynas â chwynion a wnaed yn erbyn y Cyngor. Er bod llai o atgyfeiriadau gan yr Ombwdsmon yn ystod y flwyddyn adrodd hon, roedd gan y Cyngor gyfradd gyson uchel o Setliadau Datrysiad Cynnar/Gwirfoddol.

  

Cydnabuwyd felly fod heriau'n parhau mewn perthynas â chymhlethdod y cwynion a dderbyniwyd, y cynnydd cyffredinol mewn gweithgarwch sy'n ymwneud â chwynion, Rhyddid Gwybodaeth, atgyfeiriadau gan yr Ombwdsmon ac atgyfeiriadau at Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, yn ogystal â'r heriau sy’n gysylltiedig â darparu’r Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth ei hun. Yn anochel, roedd yr heriau hyn wedi cael effaith ar allu'r Cyngor i gyflawni ei amcanion perfformiad yn unol â’r amserlenni penodedig.

 

Yn gryno:

 roedd 465 o sylwadau o ganmoliaeth wedi dod i law

 roedd 403 o ymholiadau wedi’u prosesu gan y Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth

 roedd 144 o gwynion wedi dod i law: Cam 1 = 96   Cam 2 = 48

 cafwyd 35 o ‘Gysylltiadau’ gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru

 roedd 882 o geisiadau Rhyddid Gwybodaeth a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol wedi’u prosesu gan y Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth

 

Wrth grynhoi, soniwyd am y canlynol:-

•Cafwyd llawer mwy o sylwadau o ganmoliaeth yn ystod y cyfnod adrodd hwn. Roedd gwella'r ffordd yr oedd sylwadau o ganmoliaeth yn cael eu cyflwyno yn parhau i fod yn waith yr oedd angen i'r Tîm Cwynion a'r Rhyddid Gwybodaeth ei wneud, ond roedd oedi o ran y gwaith hwn oherwydd cyfyngiadau o ran capasiti.

 

•Derbyniodd y gwasanaeth llawer mwy o ymholiadau – roedd llawer ohonynt naill ai wedi’u dyrannu i'r meysydd gwasanaeth priodol i’w datrys yn rhagweithiol, neu roedd angen ymatebion ffurfiol er mwyn egluro pam na ellid ymdrin â materion o'r fath o dan y gweithdrefnau cwynion.  

 

•Roedd yn werth nodi mai nifer y cwynion a dderbyniwyd gan y Cyngor oedd y trydydd isaf yng Nghymru.

 

•Roedd angen gwneud llawer iawn o waith i atal cwynion Cam 1 rhag symud i Gam 2 yn ddiangen oherwydd nad oedd modd ymateb o fewn yr amserlen benodedig o ddeg diwrnod gwaith. 

 

•Hefyd, roedd angen rhoi sylw i’r trefniadau o ran cydymffurfio ag amserlenni Cam 2, yn ogystal â'r diffygion wrth ymdrin â chwynion a oedd wedi’u cyfeirio at yr Ombwdsmon. Roedd y Tîm Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth yn parhau i wynebu heriau wrth geisio bodloni’r gofynion cynyddol o ran nifer y sylwadau o ganmoliaeth, cwynion a cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth. 

 

•Roedd llai o atgyfeiriadau gan yr Ombwdsmon na’r llynedd, ond nodwyd mai nifer y Setliadau Datrysiad Cynnar / Gwirfoddol oedd yr uchaf yng Nghymru.

 

• Materion yn ymwneud â Chasglu Sbwriel a Chynllunio yw'r prif resymau o hyd dros gwynion. Fodd bynnag, roedd y gwasanaethau hyn yn fwy tebygol o  ddenu cwynion ac felly rhaid ystyried y cyd-destun a lefel y gweithgarwch a wneir gan y ddau faes gwasanaeth dan sylw. 

 

• Roedd cydymffurfiaeth â’r amserlenni Rhyddid Gwybodaeth a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol ar y lefel isaf a gofnodwyd, sef 54% a 44%. Roedd llawer o waith yn cael ei wneud i wella hyn.

 

Ymhlith y meysydd yr oedd angen canolbwyntio arnynt oedd y canlynol:-

•Gwella cydymffurfiaeth â’r amserlenni a bennwyd yn y polisïau/deddfwriaeth sy’n ymwneud â chwynion a Rhyddid Gwybodaeth/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol.

•Cryfhau cydnerthedd o fewn y Tîm Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth

• Atgyfnerthu'r egwyddor bod cwynion yn gyfrifoldeb i’r Cyngor cyfan

• Darparu rhaglen hyfforddi gynhwysfawr ar ymdrin â chwynion

• Gwella’r system ar gyfer casglu sylwadau o ganmoliaeth a data am y gwersi a ddysgwyd.

• Parhau â dull agored, tryloyw sy’n canolbwyntio ar y dinesydd wrth ddatrys pryderon.

 

CYTUNWYD i nodi cynnwys yr adroddiad hwn cyn y byddai’n cael ei gyflwyno yng nghyfarfod y Cabinet ar 7 Tachwedd 2023.