Eitem Agenda

Adolygwyd Polisi, Strategaeth a Fframwaith Rheoli Risgiau’r Cyngor bob tair blynedd i sicrhau eu bod yn parhau i fod yn gyfredol ac yn cyflawni eu dibenion. Cynhaliwyd yr adolygiad diweddaraf rhwng Rhagfyr 2022 a Ionawr 2023.

Roedd canfyddiadau'r adolygiad eisoes wedi'u hystyried gan y Grŵp Arweiniol ac wedi arwain at nifer o ddiweddariadau i'r Polisi, Strategaeth a Fframwaith Drafft o ran Rheoli Risgiau. 

Ar hyn o bryd, roedd y Polisi, y Strategaeth a'r Fframwaith Rheoli Risgiau wedi'u diweddaru i adlewyrchu canfyddiadau'r adolygiad a thueddiadau cyfredol mewn arferion gorau. Rhestrwyd y prif ddiweddariadau yn yr adroddiad fel a ganlyn:-

•                Cryfhau monitro risgiau gwasanaethau – bydd risgiau gwasanaethau sy'n sgorio 15 neu’n uwch yn cael eu hasesu'n chwarterol gan y Grŵp Arweiniol er mwyn uwchgyfeirio i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol ac i'r gwrthwyneb.

•                Bydd risgiau gwasanaethau yn cael eu hychwanegu i System Rheoli Perfformiad Teifi er mwyn iddynt gael eu diweddaru a’u rheoli drwy’r system.

•                Eglurwyd mai’r trothwy ar gyfer uwchgyfeirio / is-gyfeirio risgiau i’w hystyried gan y Grŵp Arweiniol yw 15.

•                Eglurwyd mai'r Grŵp Arweiniol oedd yn gyfrifol am benderfynu a ddylai risgiau gael eu huwchgyfeirio neu eu his-gyfeirio

•                Egluro rôl Archwilio Mewnol yn y Polisi a'r Fframwaith, sef asesu a gwerthuso effeithiolrwydd y camau gweithredu sydd ar waith i liniaru risgiau a rhoi sicrwydd gwrthrychol bod risgiau'n cael eu rheoli'n briodol. Yn ogystal, byddai Archwilio Mewnol hefyd yn rhoi sicrwydd gwrthrychol i'r Grŵp Arweiniol, y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a'r Cyngor ynghylch cadernid ac effeithiolrwydd y gweithdrefnau rheoli risgiau trwy gynnwys adolygiadau cyfnodol o'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol, Cofrestr Risgiau Gwasanaethau a gweithdrefnau Rheoli Risgiau Corfforaethol.

•                Egluro y dylid rhoi sgorau “risg targed” i gyd-fynd â’r camau lliniaru ar gyfer risg, h.y. i ba sgôr y dylid lleihau’r risg drwy gyflawni’r camau lliniaru a nodwyd.

Ar ôl cymeradwyo'r ddogfen ddrafft o ran Rheoli Risgiau, penderfynodd y Grŵp Arweiniol y byddai ymarfer ymgynghori wedi'i gyfyngu i randdeiliaid allweddol yn cael ei gynnal i gynnwys aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a Zurich Insurance. Yn dilyn yr ymgynghoriad, byddai'r dogfennau terfynol yn cael eu cymryd drwy'r broses ddemocrataidd i'w cymeradwyo'n derfynol.

Anfonwyd llythyr ymgynghori at holl aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar Fehefin y 30ain, yn gwahodd sylwadau ysgrifenedig erbyn 25ain Awst.  Cafwyd ateb manwl a defnyddiol gan Ddirprwy Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ac mae'n cael ei ystyried ar hyn o bryd. Cafwyd ateb Zurich hefyd ac nid ydynt yn cynnig dim newidiadau i'r drafft.

Ar ôl ystyried yr ymateb/ion, byddai'r dogfennau rheoli risgiau yn cael eu diwygio i gynnwys unrhyw newidiadau gofynnol. Byddai'r dogfennau rheoli risgiau wedi'u diweddaru yn cael eu rhannu â'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ei gyfarfod nesaf ac yna'n cael eu cymryd drwy'r broses Ddemocrataidd i'w cymeradwyo. Byddai unrhyw adborth pellach gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ynghylch y Polisi, y Strategaeth a’r Fframwaith Rheoli risgiau bryd hynny yn cael ei gynnwys mewn adroddiadau dilynol

Yn dilyn trafodaeth, nid yw’r Grŵp Arweiniol yn ystyried bod angen gweithdy ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar y pwnc hwn, gan fod holl aelodau’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi cael cyfle i ymgysylltu â’r ymgynghoriad dros yr haf.

CYTUNWYD:-

(i) i nodi'r Polisi, y Strategaeth a’r Fframwaith drafft o ran Rheoli Risgiau;

(ii) i nodi'r cynnydd presennol a'r camau nesaf; a

(iii) hysbysu’r Grŵp Arweiniol os oedd Aelodau o’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi gofyn am weithdy i gael ei drefnu ar gyfer mater penodol neu os oeddent yn dymuno mynychu gweithdy cyllideb er enghraifft, yna dylid caniatáu hyn