Eitem Agenda

Mae'r adroddiad hwn yn darparu gwybodaeth yn ymwneud â gweithgarwch Canmoliaeth, Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth y Cyngor rhwng 1 Ebrill 2022 a 31 Mawrth 2023.  Roedd yr adroddiad ei hun yn cynnwys gwybodaeth benodol am nifer a math y ganmoliaeth a dderbyniwyd, y gwahanol gamau cwynion, perfformiad a chanlyniadau sy'n ymwneud â'r rhain a gwybodaeth am gydymffurfio â deddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol. 

 

Cyflwynwyd hefyd adroddiad yn manylu ar ganmoliaeth a chwynion mewn perthynas â'r Gwasanaethau Cymdeithasol, a darparwyd gwybodaeth am y gwersi a ddysgwyd o ganlyniad i gwynion (corfforaethol) hefyd.  Mae'r prif adroddiad yn cynnwys adran am y cyswllt a dderbyniwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ("yr Ombwdsmon") yn ystod y cyfnod adrodd.  Cyflwynwyd Llythyr Blynyddol yr Ombwdsmon i’r Cyngor hefyd a rhoddodd fanylion pellach am holl weithgarwch yr Ombwdsmon ar gyfer Ceredigion, yn ogystal ag ar gyfer Cynghorau eraill ledled Cymru.

 

Dyma'r pedwerydd adroddiad yn olynol lle na ddechreuwyd ymchwiliadau Ombwdsmon nac adroddiadau ffurfiol mewn perthynas â chwynion a wnaed yn erbyn y Cyngor.  Er bod llai o atgyfeiriadau gan yr Ombwdsmon yn ystod y flwyddyn adrodd hon, mae gan y Cyngor gyfradd gyson uchel o Setliadau Datrysiad Cynnar/Gwirfoddol. 

Cydnabuwyd felly bod heriau'n parhau mewn perthynas â chymhlethdod y cwynion a dderbyniwyd, cynnydd cyffredinol mewn gweithgarwch sy'n ymwneud â chwynion, ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth, atgyfeiriadau Ombwdsmon ac atgyfeiriadau at Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, yn ogystal â'r heriau sy'n gysylltiedig â darpariaeth y Tîm Cwynion a'r Rhyddid Gwybodaeth ei hun.  Roedd yn anochel bod yr heriau hyn wedi cael effaith ar allu'r Cyngor i gyflawni ei amcanion perfformiad mewn perthynas ag amserlenni rhagnodedig.

 

Yn gryno, dywedwyd bod:

•         465 o sylwadau o ganmoliaeth wedi dod i law

•         403 o ymholiadau wedi’u prosesu gan y Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth

•         144 o gwynion wedi dod i law: Cyfnod 1 = 96 Cyfnod 2 = 48

•         35 o ‘Gsylltiadau' wedi’u cael gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru

•         882 o Geisiadau Rhyddid Gwybodaeth a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol wedi'u prosesu gan y Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth

 

I grynhoi, dywedwyd:-

•Cafwyd llawer mwy o Ganmoliaeth yn ystod y cyfnod adrodd hwn.  Mae gwella'r ffordd y caiff canmoliaeth eu cyflwyno yn parhau i fod yn waith y mae angen i'r Tîm Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth ei wneud, ond roedd hyn yn cael ei ohirio oherwydd cyfyngiadau capasiti. 

 

•Derbyniodd y gwasanaeth llawer mwy o ymholiadau –llawer ohonynt nail ai wedi’u dyrannu i’r meysydd gwasanaeth i’w datrys yn rhagweithiol, neu roedd angen ymatebion ffurfiol er mwyn egluro pam na ellid ymdrin â materion o’r fath o dan y gweithdrefnau cwynion.  

 

•Roedd yn werth nodi mai nifer y cwynion a dderbyniwyd gan y Cyngor oedd y trydydd isaf yng Nghymru.

 

•Roedd angen llawer iawn o waith i atal cwynion Cyfnod 1 rhag cynyddu i Gyfnod 2 yn ddiangen oherwydd na fu'n bosibl ymateb o fewn yr amser penodedig o ddeg diwrnod gwaith. 

•Mae cydymffurfio a’r amser sydd wedi ei nodi yng Nghyfnod 2 hefyd angen sylw, ynghyd a’r diffygion wrth ymdrin a chwynion a gafodd eu cyfeirio at yr Ombwdsmon.  Mae’r Tim Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth yn parhau i wynebu’r heriau o gyrraedd y galw cynyddol yn y nifer o ganmoliaeth, cwynion a cheisiadau rhyddid gwybodaeth.  

 

•roedd llai eu cyfeirio wrth yr Ombwdsmon na'r llynedd, ond noder mai nifer y Setliadau Datrysiad Cynnar / Gwirfoddol yw'r uchaf yng Nghymru.

 

•Cwynion dros faterion Casglu Gwastraff a materion Cynllunio yw’r rhesymau pennaf dros gwynion o hyd; fodd bynnag, mae’r gwasanaethau hyn yn fwy tebygol o dderbyn cwynion ac felly rhaid ystyried y cyd-destun a lefel y gweithgarwch a wneir gan y ddau faes yma. 

 

•Roedd cydymffurfiaeth ag amserlenni Rhyddid Gwybodaeth a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol ar ei lefel isaf o ran y rheiny a adroddwyd, sef 54% a 44%.  Roedd llawer o waith yn cael ei wneud i wella hyn.

 

Y meysydd i ganolbwyntio arnynt oedd:-

•Gwella ymlyniad gyda’r amser a benodwyd ar gyfer cwynion a pholisïau/deddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol

•Cryfhau gwydnwch o fewn y Tîm Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth

•Atgyfnerthu'r egwyddor bod cwynion yn gyfrifoldeb ar hyd y Cyngor

•Darparu rhaglen hyfforddi gynhwysfawr ar ymdrin â chwynion

•Gwella system ar gyfer derbyn canmoliaeth a data ynghylch gwersi a ddysgwyd

•Parhau gydag ymagwedd agored, dryloyw ac sy'n rhoi’r cyhoedd yn ganolbwynt wrth ddatrys pryderon

 

CYTUNWYD:

·       i nodi cynnwys Adroddiad Blynyddol Canmoliaeth, Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth 2022-2023, yr atodiadau ategol, ac

·        i nodi cynnwys Llythyr Blynyddol yr Ombwdsmon ar gyfer 2022-2023.