Eitem Agenda

Cyflwynodd y Cynghorydd Catrin M S Davies yr adroddiad a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am Clic. Amlinellwyd y wybodaeth ganlynol yn yr adroddiad:-

•         Gwasanaethau i gwsmeriaid

•         Datblygiadau TGCh

•         Buddion corfforaetholi a’r Strategaeth

•         Ystadegau am y System Clic

Dywedodd rhan fwyaf yr Aelodau fod y system Clic yn gweithio’n dda ond y byddai’r system yn gweithio’n well pe byddai pob gwasanaeth yn ymateb i ymholiadau’n brydlon. Dywedodd y Cynghorydd Carl Worrall nad oedd y system wedi gweithio iddo ef am iddi gymryd misoedd i ddatrys nifer o faterion yn ei Ward. Dywedodd y Cynghorydd Caryl Roberts fod y Swyddogion Arweiniol Corfforaethol naill ai’n Steve Jobs neu’n Rodney Trotter wrth ddefnyddio’r system; ac nad oedd yn dderbyniol bod angen anfon neges atgoffa atynt os na fyddai materion / ymholiadau wedi’u datrys o fewn pythefnos, gan y dylai’r materion hyn fod yn derbyn sylw yn gynt. Ychwanegodd nad oedd ganddi unrhyw gwynion am weithwyr rheng flaen  Clic a’i bod yn croesawu’r system Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM).

Hefyd, cododd y Cynghorydd Roberts bryder fod y Prif Weithredwr wedi dweud wrth yr holl Aelodau yn y cyfarfod cyntaf ar ôl yr etholiad y dylai Aelodau gysylltu gyda’r Swyddogion Arweiniol Corfforaethol neu ef ei hun yn unig. Dywedodd y Cynghorydd Roberts iddi gasglu gwybodaeth gan Aelodau o Awdurdodau Lleol eraill am y mater hwn ac iddi ganfod bod hawl ganddynt gysylltu â swyddogion ar bob lefel yn uniongyrchol. Nododd y dylai pob Aelod a Swyddog fod yn cydweithio er lles eu cymunedau ac fel Tîm Ceredigion. Dywedodd y Swyddog Arweiniol Corfforaethol - Clic, TGCh a Gwasanaethau Cwsmeriaid fod y sylw am Rodney Trotter yn annheg am fod y swyddogion yn gweithio’n galed yn y cefndir i ddelio â’r ôl-groniad o ymholiadau.

Wrth ymateb, dywedodd y Prif Weithredwr ei fod yn siomedig iawn â sylwadau’r Cynghorwyr ynghylch y mater hwn a’u hagwedd amhroffesiynol tuag at Swyddogion Arweiniol Corfforaethol mewn fforwm cyhoeddus a nododd ei fod yn disgwyl ymddiheuriad cyn diwedd y cyfarfod. Ychwanegodd y dylai pob Aelod a Swyddog fod yn gwrtais wrth ei gilydd ac y gallai pob Aelod gysylltu â’r Swyddog Arweiniol Corfforaethol yn uniongyrchol fel y gallen nhw wedyn gysylltu â swyddogion yn eu gwasanaethau pe na fyddai ymateb wedi dod i law mewn da bryd. Cytunwyd ar y broses hon yn dilyn y weinyddiaeth flaenorol pan fu Aelodau yn siarad yn ddilornus â gweithwyr iau, rhywbeth a oedd yn hollol annerbyniol. Roedd y system Clic wedi’i chreu er mwyn sicrhau bod yr holl ymholiadau/materion yn cael eu cofnodi ac fel y gellid rhoi sylw priodol iddynt. Os byddai’r Aelodau yn anfodlon â’r oedi cyn i rywun ddelio â mater penodol, dylent gysylltu ag un o’r Swyddogion Arweiniol Corfforaethol fel y gallai’r uwch swyddogion fynd ar drywydd unrhyw bryderon ar eu rhan. Dywedodd y Prif Weithredwr fod yr egwyddor yn un syml a’r hyn oedd angen ei wneud oedd cofnodi cais am wasanaeth ar Clic a phe byddai oedi afresymol o ran gwireddu’r cais hwnnw, gallai’r Aelodau gysylltu â Swyddog Arweiniol Corfforaethol, un o’r Cyfarwyddwyr Corfforaethol neu’r Prif Weithredwr. Pe byddai’r Aelodau angen gwybodaeth am fater penodol ac nad cais am wasanaeth oedd dan sylw, dylent anfon neges e-bost at uwch swyddogion a swyddogion canolig fel y gallent gael cyngor. Hefyd, dywedodd y Prif Weithredwr fod toriadau dros y blynyddoedd wedi golygu bod gan y Cyngor erbyn hyn 750 yn llai o staff i ddarparu mwy na 120 o wasanaethau, felly roedd hyn yn cael effaith ar y capasiti i ddelio â phob ymholiad ar unwaith. Serch hynny, pwysleisiodd y Prif Weithredwr fod ei ddrws ef a phob uwch swyddog arall wastad ar agor i’r Aelodau a nododd mai dyna fu’r neges erioed.

Dywedodd yr Arweinydd ei fod yn croesawu’r sylwadau am yr angen i wella’r system Clic. Fodd bynnag, nid oedd y sylw am Rodney Trotter yn dderbyniol. Dywedodd y Cynghorydd Caryl Roberts fod ei sylw wedi’i gymryd allan o’i   gyd-destun ond ei bod, serch hynny, yn glynu wrth ei datganiad ynglŷn â medru cysylltu â’r holl swyddogion yn uniongyrchol fel yr oedd Cynghorwyr gweinyddiaethau’r gorffennol wedi medru gwneud.

CYTUNWYD  -

(i) y dylid nodi’r adroddiad er gwybodaeth; ac

(ii) y dylai’r Aelodau dderbyn hyfforddiant ynghylch ‘Fy Nghyfrif’ a sut mae gosod pin ar fap i ddangos union leoliad y mater dan sylw. Byddai’r hyfforddiant yn cael ei drefnu maes o law.