Eitem Agenda

Rhoddodd Russell Hughes-Pickering ddiweddariad i’r Aelodau am y llwyth achosion ym maes cynllunio a gorfodi. Ym mis Rhagfyr 2022, cyflwynwyd adroddiad i’r Pwyllgor ynghylch y Gwasanaeth Rheoli Datblygu. Roedd yr adroddiad yn canolbwyntio ar adolygiad Archwilio Cymru o’r Gwasanaeth Cynllunio yng Ngheredigion yn 2021 ac yn nodi 10 argymhelliad yn ymwneud â’r trefniadau llywodraethu a gwella capasiti’r gwasanaeth. Mewn ymateb i’r argymhellion hynny ynghylch y trefniadau llywodraethu, adroddwyd bod newidiadau sylweddol i’r Cyfansoddiad wedi’u cytuno gan gynnwys Cylch Gorchwyl, Gweithdrefnau Gweithredol, Codau Ymarfer a Phwerau Dirprwyedig newydd. Mewn ymateb i faterion ynghylch perfformiad, roedd yn rhaid edrych ar fynd i’r afael â materion ym mhedwar o brif feysydd y broses rheoli datblygu – dilysu, oedi o ran ymgyngoreion, ffosffadau a chapasiti staff i ddelio ag achosion. Rhoddwyd diweddariad am y sefyllfa bresennol o ran y pedwar prif faes.

Rhoddwyd cyflwyniad i'r Pwyllgor yn amlinellu'r canlynol:

·       Cyflwyniad

·       Ceisiadau cynllunio

-       Llwyth achosion – y 24 mis diwethaf

-       Nifer yr achosion a benderfynwyd yn eu cylch

-       Y cyflymder y gwneir penderfyniadau

-       Llwyth achosion – ceisiadau cynllunio presennol

-       Targedau ar gyfer y dyfodol

·       Gorfodi cynllunio

-       Achosion gorfodi - newydd – fesul blwyddyn 

-       Dadansoddiad o’r llwyth achosion

-       Achosion gorfodi sydd heb eu datrys

-       Targedau ar gyfer y dyfodol

·       Y diweddaraf am staff

Cafodd yr aelodau gyfle i ofyn cwestiynau a gafodd eu hateb gan Russell Hughes-Pickering . Dyma'r prif bwyntiau a godwyd:

·       Byddai’r drefn o ddefnyddio Capita, cwmni a oedd yn cynnwys nifer o ganghennau, yn dod i ben yn fuan unwaith y byddai sylw wedi’i roi i’r              ôl-groniad o achosion ac unwaith y byddai gan yr adran yr adnoddau i ddelio â’r achosion. Er bod defnyddio Capita ychydig yn rhatach, roedd manteision o gyflogi staff mewnol gan y byddent yn gyfarwydd â’r ardal a’r polisïau.

·       Roedd y staff mewnol a Capita yn defnyddio’r un broses o wneud penderfyniadau.

·       Awgrymwyd y dylid hyrwyddo llwyddiant y tîm gorfodi gan dynnu sylw at y ffaith bod camau gorfodi yn cael eu cymryd pan fo angen. Roedd materion gorfodi a’r ymateb iddynt yn amrywio o un achos i’r llall ac roedd y broses yn un faith.

·       Roedd cyfle i ystyried y ffyrdd yr oedd y gweithwyr yn dymuno gweithio e.e. oriau hyblyg. Gan fod targed o 8 wythnos i brosesu achosion ym maes rheoli datblygu, gallai fod yn heriol cyrraedd y targed hwn pe byddai staff yn gweithio’n rhan amser. 

·       Awgrymwyd y gallai’r cyfathrebu rhwng y swyddogion a’r asiantaethau fod yn well. O ystyried llwyth gwaith y swyddogion, roedd cyfyngiadau yn bodoli o ran amser ond roedd hefyd ddyhead i wella’r cyfathrebu ac ansawdd y ceisiadau.

·       Nid oedd problemau yn bodoli o ran y berthynas rhwng yr awdurdod lleol a CADW. Serch hynny, gallai’r penderfyniadau gymryd amser. Roedd hyn yn rhannol am nad oedd gan yr awdurdod lleol bellach swyddog treftadaeth arbenigol ond ar ôl penodi Swyddog Rheoli Datblygu Arbenigol, y gobaith oedd y byddai hyn yn gwella ac y byddai pwerau dirprwyedig  yn cael eu rhoi.

·       Pan fyddai Cyfansoddiad y Cyngor yn newid, cytunwyd y byddai’r  Aelodau yn cael gwybod ar e-bost pan fyddai ceisiadau yn eu wardiau yn dod i law. Byddai hyn yn caniatáu iddynt fod yn rhan o’r broses o’r dechrau’n deg. Cyfrifoldeb yr Aelodau oedd sicrhau bod ganddynt y wybodaeth ddiweddaraf am bob cais. Anogwyd yr Aelodau a’r swyddogion i drafod yr achosion gyda’i gilydd, yn enwedig os byddai’r cais yn un dadleuol i sicrhau bod pawb yn ymwybodol o’r sefyllfa.

Yn dilyn cwestiynau gan Aelodau’r Pwyllgor, cytunwyd i nodi’r adroddiad.