Eitem Agenda

Cyflwynodd Arwyn Morris, Swyddog Arweiniol Corfforaethol ar gyfer Cyswllt Cwsmeriaid adroddiad i'r Pwyllgor yn amlinellu'r ddarpariaeth bresennol o offer a meddalwedd sy'n cynnwys gliniadur a 2 sgrin sy'n galluogi Cynghorwyr i weld y cyfarfod o bell, y camera a phapurau ar yr un pryd, tra gellir defnyddio meddalwedd Office 365 at hyd at 5 darn gwahanol o offer gan gynnwys ffonau, iPads a dyfeisiau eraill.

Nododd fod yr Aelodau wedi gofyn am adroddiad mewn perthynas â phrynu iPads fel offer ychwanegol, a  phwysleisiodd y byddai angen patsio’r rhain i rwydwaith y Cyngor, gyda phob Aelod yn gyfrifol am ddiweddaru patsiau sy'n diogelu data'r Cyngor a data personol y Cynghorwyr gan nad oes modd gwthio diweddariadau o bell drwodd yn awtomatig gan staff TGCh.

Cost prynu gliniaduron ar hyn o bryd yw £680.  Mae iPad Generation 9 yn costio £350, tra bod y iPad Generation 10 diweddaraf wedi costio rhwng £350 a £400.  Gan ychwanegu treth ar werth, byddai cyfanswm y gost yn agos at £500.  Ar hyn o bryd rhestrir y iPad Generation 10 ar wefan Apple am £499.  Mae offer TGCh yn cael ei brynu drwy fframwaith prynu, sydd yn wahanol i flynyddoedd blaenorol, yn cyfyngu ar werthu ymlaen gan yr awdurdod.

Cyn cychwyn y tymor bwrdeisdrefol 5 mlynedd, neilltuir cyllideb i dalu am y gost o brynu offer i Aelodau.  Does dim darpariaeth ychwanegol, ac eithrio costau cynnal a chadw.

Gofynnodd aelodau am gymorth i drosglwyddo gwybodaeth bersonol eu bod wedi storio ar yr iPads a dderbyniwyd yn ystod y tymor bwrdeisdrefol blaenorol a chawsant gyngor bod hon yn broses gymharol syml, fodd bynnag, mae croeso iddynt gysylltu â TGCh os oes angen cyngor arnynt, fodd bynnag ni fyddai staff TGCh yn gallu gwneud hyn ar gyfer Aelodau, gan ei fod yn cynnwys gwybodaeth bersonol.

Gofynnodd yr aelodau a oedd arolwg wedi'i gynnal i ofyn am eu barn.  Cadarnhawyd bod Cadeirydd blaenorol y Pwyllgor wedi cynnal ei arolwg ei hun ac wedi rhoi adborth yn y cyfarfod canlynol.

Nododd yr aelodau fod gliniaduron a 2 sgrin yn wych ar gyfer gwaith o ddydd i ddydd a mynychu cyfarfodydd o'u cartrefi;  fodd bynnag, oherwydd natur eu gwaith, byddai angen iddynt hefyd gael mynediad o leoliadau eraill pan nad ydynt yn y swyddfa neu gartref, neu tra yn eu cymunedau pan fyddant yn dymuno rhannu rhywbeth ag eraill, neu ymweld â choed, tyllau yn y ffordd ac erydu arfordirol, gan nodi bod presenoldeb mewn cyfarfodydd yn ffurfio llai na 50% o'u hamser. Os oes gan adeiladau eraill Wi-Fi, mae popeth yn iawn, ond nid yw hyn bob amser yn bodoli. 

Nododd yr aelodau fod angen trafodaeth ynghylch anghenion Cynghorwyr gan ofyn a oedd y rheolau prynu wedi newid.  Nodwyd hefyd eu bod yn cael eu hannog i beidio â mynychu'r swyddfeydd, sy'n ei gwneud yn anodd iddynt ddefnyddio'r argraffwyr, gan nodi y gallai fod yn well gan rai Aelodau gael argraffwyr cartref unigol gan ofyn a fyddai modd sicrhau bod offer ychwanegol ar gael heb unrhyw gost i Gynghorwyr neu drethdalwyr.

Nododd yr aelodau na all rhai ohonyn nhw gael 4G ar eu ffonau, gan ofyn a fyddai modd darparu hynny, gan fod cynghorau eraill yn rhoi dewis i'w haelodau gan gynnwys 4G.  Nododd eraill fod yr ateb yn iawn i Swyddogion, ond derbyniodd aelodau gliniadur a sgrin 2 pan nad oedd llawer yn gwybod sut i’w troi ymlaen felly bod yn rhaid i'r datrysiad a ddarperir fod yn briodol i Aelodau.

Roedd Aelodau eraill o'r farn bod argraffwyr cartref yn gam enfawr yn ôl o ran cost a'r amgylchedd, a bod systemau Apple yn aml yn anghydnaws â systemau Swyddfa Android, gan atgoffa'r Aelodau bod trwyddedau Office 365 yn eu galluogi i rannu'r drwydded ar draws hyd at 5 darn arall o offer.

Nododd y Cadeirydd bod modd cymryd cyfarfodydd drwy'r ffôn fodd bynnag nad yw'n ddelfrydol ac ei bod yn ymddangos mai consensws cyffredinol yw y byddai'n dda cael dewis.  Cytunodd yr aelodau, gan nodi nad oedden nhw'n gofyn am bopeth, fodd bynnag bydden nhw'n ei werthfawrogi pe bai opsiwn i newid y pecyn.

Atgoffodd Arwyn Morris Aelodau bod y penderfyniad i symud i Modern.gov o ganlyniad i symud o oes papur at ddatrysiad digidol sy'n berthnasol ar draws y sir gyfan.  Mae rhai Aelodau sydd wedi dychwelyd wedi cadw eu hen argraffwyr, ond bydd yn rhaid iddyn nhw brynu inc a phapur eu hunain os ydynt yn dewis i barhau i'w defnyddio.  Nododd hefyd ei bryder o ran mynychu cyfarfod trwy sgrin gymharol fach 7", tra'n cael mynediad at ddogfen yn ddigidol ar yr un pryd.  Atgoffodd yr Aelodau hefyd fod angen iddynt sicrhau cyfrinachedd a diogelwch papurau cyfrinachol os ydynt yn mynychu cyfarfodydd o bell o leoliadau eraill.  Fe'u hatgoffwyd hefyd y gallant ddefnyddio eu 4G personol fel hotspot ar gyfer cael mynediad at eu gliniaduron, ac os oes angen cyngor ar Aelodau, y dylent gysylltu â'r ddesg gymorth TGCh.

Nododd yr aelodau na allant argraffu dogfennau yn uniongyrchol o Modern.gov ac fe'u hatgoffwyd bod Modern.gov yn ateb digidol diogel, gyda'r  nod o wella diogelwch a hefyd yn  cyfrannu at leihau ôl troed carbon y Cyngor a thirlenwi o ddogfennau sydd wedi’u printio.  Fodd bynnag, gellir argraffu dogfennau cyhoeddus o wefan y Cyngor.

Gofynnodd yr aelodau am iddynt gael eu hymgynghori ynghylch eu gofynion TGCh, a chytunwyd y byddai'r Cadeirydd a'r Is-gadeirydd yn cyfarfod â swyddogion o'r Gwasanaethau Democrataidd i drafod cynnwys holiadur.

PENDERFYNWYD cyhoeddi arolwg o'r holl Gynghorwyr ynglŷn â'u gofynion TGCh.