Eitem Agenda

Adroddodd Mr Russell Hughes-Pickering, Swyddog Arweiniol Corfforaethol - Economi ac Adfywio bod Archwilio Cymru, yn 2021, wedi cwblhau arolwg o’r Gwasanaeth Cynllunio yng Ngheredigion. Cafodd y ddogfen adolygu derfynol ei chyhoeddi ym mis Tachwedd 2021.

Roedd yr adroddiad yn nodi 10 argymhelliad yn ymwneud â threfniadau llywodraethu a gwella capasiti’r gwasanaeth.

Roedd Atodiad 1 yn cyflwyno ymateb y Cyngor a’r cynnydd a wnaed yn erbyn pob un o’r argymhellion hyn.

Adroddwyd bod y gwaith wedi’i symud yn ei flaen drwy Grŵp Gorchwyl a Gorffen a sefydlwyd yn gynharach yn 2021 i roi Cynllun Gweithredu ar waith ar gyfer gwella materion llywodraethu a pherfformiad. Roedd y ffocws hyd at fis Mawrth 2022 yn bennaf ar fynd i’r afael â materion llywodraethu a dynodi adnodd ychwanegol i ddelio ag ôl-groniadau mewn ceisiadau cynllunio a gorfodi.

Arweiniodd y gwaith ar faterion llywodraethu at newidiadau i’r Cyfansoddiad y cytunwyd arnynt ym mis Mawrth 2022 gan gynnwys:

• Cylch Gorchwyl Newydd
• Gweithdrefnau Gweithredol Newydd
• Cod Ymarfer Newydd
• Pwerau Dirprwyedig Newydd

Adroddwyd bod hyfforddiant wedi’i ddarparu i bob Aelod ar ôl yr etholiadau ym mis Mai; roedd y newidiadau hyn wedi’u sefydlu yn awr ac roedd y gweithdrefnau a’r arferion wedi’u mabwysiadu’n dda.

Er mwyn rhoi sylw i faterion perfformiad, roedd rhaid ystyried mynd i’r afael â materion ym mhedwar prif faes y broses rheoli datblygu - dilysu, oedi o ran ymgyngoreion, ffosffad a chapasiti staff i ddelio ag achosion.

Roedd dilysu yn rhedeg 8 wythnos yn hwyr ac felly roedd achosion yn aml yn cyrraedd swyddogion ar adeg pan ddylai penderfyniad gael ei wneud fel rheol. Er mwyn mynd i’r afael â hyn, darparwyd adnoddau a hyfforddiant yn gorfforaethol. Roedd y sefyllfa bresennol yn un lle yr oedd y rhan fwyaf o geisiadau’n cael eu prosesu o fewn diwrnod neu ddau o gael eu cyflwyno, sef lle yr hoffai’r gwasanaeth fod. Roedd materion eraill yn parhau gan fod nifer sylweddol o geisiadau o ansawdd gwael a olygai y byddai angen mwy o wybodaeth neu newidiadau ar nifer er mwyn iddynt gael eu dilysu.

Roedd oedi o ran ymgyngoreion yn aml yn adlewyrchu problemau capasiti yn rhywle arall, er enghraifft yn yr adran Briffyrdd neu Ecoleg. Lle’r oedd gan y Cyngor reolaeth, darparwyd adnoddau ychwanegol er mwyn helpu i ddelio â materion. Ceisiwyd cael mwy o adnoddau i gynorthwyo â mewnbwn ecolegol, yn enwedig er mwyn helpu i glirio achosion lle’r oedd ffosffad wedi bod yn broblem.

Arweiniodd mater ffosffad at nifer o achosion yn cael eu rhoi i’r naill ochr gan greu ôl-groniad o achosion. Byddai canllawiau newydd a proforma yn helpu i symud rhai ceisiadau yn eu blaen ond byddai’n rhoi pwysau dros y 3-4 mis nesaf o ran clirio achosion.

At ei gilydd, roedd 511 cais cynllunio yn awr (lle’n ddelfrydol byddai’r gwasanaeth yn dymuno cael tua 200) a 550 o achosion gorfodi (ni ddylai fod yn fwy na 200 o achosion yn ddelfrydol).

Gan fod recriwtio staff wedi bod yn anodd, cynhaliwyd ymarfer tendro i ymgysylltu ymgynghorwyr yn gynharach yn y flwyddyn ac, ar ôl gwerthuso’r tendrau, penodwyd Capita i gefnogi’r gwasanaeth i ymdrin â cheisiadau cynllunio ac achosion gorfodi. Mae Capita wedi gweithio’n ddiwyd ar achosion ers dechrau Medi 2022 ac yn dechrau cyflwyno argymhellion fel y gall yr Awdurdod wneud penderfyniadau. Yr un oedd y broses ar gyfer ystyried ceisiadau neu faterion gorfodi a gwneud penderfyniadau dim ots a oedd y staff yn rhai mewnol neu wedi’u contractio.

Disgwylid i’r trefniadau uchod wneud gwahaniaeth amlwg yn lefel yr ôl-groniad a’r amser y byddai’n ei gymryd i gyflenwi penderfyniadau dros y 3-4 mis nesaf, ond roedd yn debygol o gymryd hyd at 12 mis i gyrraedd y lefel orau.

Yn dilyn cwestiynau o’r llawr, CYTUNWYD y byddai adroddiad diweddaru ar y gwasanaeth cynllunio yn cael ei roi yng nghyfarfod Ebrill.