Eitem Agenda

Cyflwynodd Arweinydd y Cyngor, y Cynghorydd Bryan Davies yr adroddiad ynghylch y Strategaeth Ddrafft ar gyfer Gweithio Hybrid a’r Polisi Dros Dro ar gyfer Gweithio Hybrid. Dywedwyd bod pandemig Covid-19 wedi gorfodi cyfyngiadau cenedlaethol ar symud a bod hynny wedi digwydd yn sydyn ac wedi arwain at y gofyniad i aros gartref a gweithio gartref lle bynnag y bo modd. Roedd y mesurau hyn yn ei gwneud yn ofynnol i’r rhan fwyaf o staff swyddfa’r Cyngor weithio mewn ffordd wahanol iawn. Ymatebodd y staff yn gyflym ac yn gadarnhaol i’r newid hwn. Ar y cyfan, roedd yr ymateb cadarnhaol hwn yn bosibl o ganlyniad i’r camau a gymerwyd eisoes tuag at ffordd fwy hyblyg a doethach o weithio, gan gynnwys buddsoddi mewn offer a meddalwedd digidol, a gwella’r trefniadau gweithio hyblyg presennol a oedd eisoes ar waith.

 

Ar ôl ymateb yn dda i heriau cychwynnol y pandemig, dywedwyd bod y ffocws wedi symud i sut y gallai’r Cyngor ddysgu ac adeiladu o’r profiad. Sefydlwyd y prosiect y ‘Ffordd Rydym yn Gweithio’ i adolygu’r arferion gweithio o bell a fabwysiadwyd yn ystod y pandemig. Nod y prosiect oedd archwilio’r awydd am newid hirdymor o fewn y gweithlu gan sicrhau mai darparu gwasanaethau oedd y prif ffocws o hyd. Roedd y prosiect yn gyfle i archwilio i ba raddau yr oedd yna newid yn y weledigaeth strategol ehangach o ran ble, pryd a sut y byddai’r sefydliad yn mynd ati i weithio.

 

Yn rhan o’r prosiect, cynhaliwyd ymarfer ymgysylltu sylweddol â staff i gasglu adborth, profiadau, syniadau a gofynion o ran y gweithle yn y dyfodol er mwyn cefnogi penderfyniadau strategol. Amcangyfrifir bod 74% o’r gweithlu a oedd yn gweithio gartref wedi cymryd rhan mewn o leiaf un o’r gweithgareddau ymgysylltu hyn. Roedd y themâu a deilliai o’r ymarfer ymgysylltu â staff yn ogystal â’r ymchwil, y tueddiadau a’r uchafbwyntiau cenedlaethol wedi bod yn sail i ddatblygiad y strategaeth gweithio hybrid.  

 

Dangosodd yr ymarfer ymgysylltu â staff fod llawer o fanteision i weithio gartref, ond roedd hefyd yn cydnabod bod heriau i rai aelodau o staff. Roedd y manteision a nodwyd yn cynnwys cyfarfodydd rhithiol, gwell cynhyrchiant, gwell cydweithio, llai o bethau i darfu ar eu gwaith a llai o bethau i dynnu eu sylw oddi ar eu gwaith. Roedd yr heriau a nodwyd yn cynnwys cysylltedd band eang gwael, diffyg gwahanu rhwng y gwaith a’r cartref – “byw yn y swyddfa”, teimlo’n unig oherwydd llai o gyfleoedd i gymdeithasu, a dim man gweithio digonol yn eu cartref.

 

Gan ddefnyddio canfyddiadau ymchwil a thystiolaeth o’r ymarferion ymgysylltu â staff, datblygwyd y Strategaeth Gweithio Hybrid, a oedd yn nodi’r egwyddorion a’r broses weithredu ar gyfer model gweithio hybrid a fyddai’n cynnal y lefel uchel ofynnol o ran y gwasanaethau a ddarperir gan hefyd roi mwy o hyblygrwydd i weithwyr o ran cydbwyso eu gwaith a’u bywydau cartref. Anghenion y gwasanaeth fyddai’r brif flaenoriaeth bob amser wrth ystyried unrhyw bosibiliadau gweithio hybrid. Cydnabuwyd na fyddai’r lefel hon o hyblygrwydd yn bosibl i bob aelod o staff, oherwydd natur rhai rolau neu gyfyngiadau eraill, ond byddai ymrwymiad o hyd i archwilio sut y gellir cynnwys lefel o hyblygrwydd mewn rolau ar draws y sefydliad. Yn ystod camau cychwynnol y broses weithredu, byddai gwasanaethau Cyswllt Cwsmeriaid yn aros ar-lein a thros y ffôn. Byddai desgiau’r dderbynfa yng Nghanolfan Rheidol a Phenmorfa hefyd ar gau i ddechrau tra byddai’r gwasanaethau wyneb yn wyneb eraill yn cael eu cyflwyno’n raddol yn rhan o’r broses weithredu.

 

Dywedwyd bod y strategaeth yn cyflwyno cyfres o flaenoriaethau gan gynnwys a) ffyrdd hyblyg a symudol o weithio; b) cynaliadwyedd amgylcheddol ac ariannol; ac c) rhoi gwell profiad i gwsmeriaid.  Yn ogystal, nodwyd cyfres o baramedrau er mwyn llunio’r model gweithio hybrid, megis, lle gall ein staff weithio mor effeithlon o bell neu yn y swyddfa gallant ddewis lle maent yn gweithio ar unrhyw ddiwrnod penodol’; ‘ni fydd gan ein staff gweithio hybrid ddim lle personol parhaol yn y swyddfa, ac eithrio mewn amgylchiadau eithriadol’ a ‘bydd ein cyfarfodydd gyda chydweithwyr a phartneriaid allanol yn rhithwir lle bynnag y bo modd’.

 

Er mwyn nodi gwahanol fathau o rolau ar draws y gweithlu corfforaethol, cyflwynwyd pedair ffordd o weithio: Sefydlog - Rôl sy’n gofyn i ddeiliad y swydd fynd i’r gweithle drwy gydol y dydd oherwydd natur a gofynion y rôl, ac felly nad yw’n addas ar gyfer gweithio hybrid. Roedd y tair ffordd arall a oedd yn weddill i gyd yn fathau o weithio hybrid – Hybrid Hyblyg, Hybrid Cyfyngedig, a Chrwydrol. Roedd categoreiddio rolau yn y ffordd hon yn helpu i bennu gofynion o ran offer TGCh, dulliau hyfforddi a datblygu, a gofynion swyddfa. Byddai rheolwyr corfforaethol ym mhob gwasanaeth yn rhoi pob rôl o fewn eu timau yn un o’r categorïau hyn. Byddai’r categoreiddio’n dibynnu ar y rôl a natur eu gwaith. 

 

Dywedodd y Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Economi ac Adfywio fod tair ffrwd waith wedi’u creu i gefnogi’r broses o roi’r model gweithio hybrid ar waith, a bod pob un ohonynt yn cael eu cadeirio gan Swyddog Arweiniol Corfforaethol ac yn adrodd i Fwrdd Prosiect Ffyrdd o Weithio. Roedd y ffrydiau gwaith fel a ganlyn:

 

Cynllunio’r Gweithle – yn gyfrifol am ailgynllunio mannau gwaith i gynyddu

cynwysoldeb, hyblygrwydd ac i gefnogi ffyrdd newydd o weithio ar gyfer y gweithlu a chwsmeriaid.

 

Atebion Digidol – yn gyfrifol am adolygu a gwella atebion digidol i gefnogi cydweithio, gweithio hybrid, a gwell gwasanaeth i gwsmeriaid.

 

Polisïau, Gweithdrefnau a Datblygiad – yn gyfrifol am adolygu polisïau a

gweithdrefnau presennol yn ogystal â datblygu rhai newydd i gefnogi ffyrdd newydd o weithio.

 

Datblygwyd y Polisi Gweithio Hybrid Dros Dro i ddarparu gwybodaeth fanwl am yr hyn yr oedd gweithio hybrid yn ei olygu i’r Cyngor. Byddai’n cefnogi gweithwyr a’u rheolwyr i roi gweithio hybrid ar waith drwy ddarparu cyngor a gwybodaeth ymarferol, gan alluogi gweithwyr i weithio o’r swyddfa neu gartref yn effeithiol, yn gynhyrchiol ac yn ddiogel.

 

Y cynnig oedd y byddai’r polisi ar waith am gyfnod o 18 mis i ganiatáu i weithio hybrid gael ei dreialu wrth i’r rheolwyr a’n gweithlu nodi ffordd newydd effeithiol o weithio ar ôl y pandemig. Ar ddiwedd y cyfnod hwn, byddai’r Polisi Gwaith Hybrid yn disodli’r polisi dros dro a byddai polisïau eraill yn cael eu hadolygu i sicrhau eu bod yn addas i’r diben mewn tirlun newydd.  

 

Bu’r polisi yn destun ymgynghoriad gyda’r Undebau Llafur cydnabyddedig a’r rhai a fu’n rhan o’r gwaith o ddatblygu’r ddogfen o’r camau cynnar. Cafodd eu hadborth a’r diwygiadau a awgrymwyd ganddynt eu cynnwys lle bo hynny’n briodol.

 

Amlinellwyd y prif benawdau polisi fel a ganlyn:

• Roedd statws hybrid yn fudd y gallai gweithwyr wneud cais amdano os oedd eu rolau wedi’u dynodi’n rai sy’n addas ar gyfer gweithio hybrid (Hybrid Hyblyg, Hybrid Cyfyngedig a Chrwydrol)
• Gallai gweithwyr sy’n gweithio’n hybrid ddewis mynd i’r gweithle (neu ganolfan) bob dydd, ond dim ond mynediad at ddesg boeth fyddai ganddynt, a hynny drwy system archebu desg.
• Er mwyn cael statws hybrid, rhaid i weithwyr ddangos neu gytuno i’r canlynol:

- Cyflymder band eang digonol

- Darparu’r offer angenrheidiol ar gyfer gweithio cynhyrchiol

- Sicrhau y parheir i gadw gwybodaeth yn ddiogel

- Amgylchedd gweithio diogel

- Dychwelyd i’r gweithle os amherir ar y cysylltiad

- Dim ond gweithio o leoliadau gweithio o bell sydd wedi’u cofnodi

- Mynd i’r lleoliad gwaith os oes angen

• Dim newidiadau cytundebol yn ystod cyfnod y Polisi dros dro. Bydd y lleoliad gwaith a nodir yn y contract yn aros yr un fath ac ni fydd unrhyw gostau teithio ar gyfer mynd i leoliad gwaith neu ganolfan ddesg boeth.
• Dim lwfans gweithio o gartref yn daladwy gan mai trefniant gwirfoddol fydd hwn.
• Gellir tynnu statws hybrid yn ôl o dan amgylchiadau penodol.
• Bydd recriwtio/cyfweliadau yn rhithiol yn ddiofyn oni bai bod cyfiawnhad cryf dros gyfweliadau wyneb yn wyneb.

 

Pwrpas yr holl bolisïau a gweithdrefnau staff oedd nodi’r ymddygiad, y prosesau a’r gweithdrefnau yr oedd yn ofynnol i’r staff eu dilyn, sut y gallent gael cyngor neu gymorth a, lle bo’n berthnasol, canlyniadau peidio â chadw at y polisi a/neu’r weithdrefn. 

 

Yn dilyn cwestiynau a sylwadau o’r llawr, CYTUNWYD i argymell bod y Cabinet yn cymeradwyo’r Strategaeth Gweithio Hybrid  a’r Polisi Gweithio Hybrid yn amodol ar y newidiadau canlynol:

 

• Polisi Recriwtio a Dethol - Paragraff 3.1.1 – dylai rheolwyr llinell anelu at gynnal cyfweliadau yn rhithwir;
• Polisi Recriwtio a Dethol - Paragraff 3.1.2 – caniateir i’r rheolwyr llinell gynnal cyfweliadau wyneb yn wyneb os credant fod cyfiawnhad dros wneud hynny;
• Polisi Cydbwysedd Rhwng Bywyd a Gwaith - Paragraff 3.2.2 – dylai rheolwyr fonitro’r defnydd y maent yn ei wneud o e-byst a’r defnydd y mae eu timau yn ei wneud o e-byst rhwng 9pm a 6am er mwyn sicrhau nad oes pwysau ar staff i weithio y tu hwnt i’r oriau hyn.
• Argymhelliad bod adolygiad y gweithiwr yn cael ei gynnal ar ôl 6 mis.