Eitem Agenda

Bu i’r Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Cyswllt Cwsmeriaid gyflwyno adroddiad i’r pwyllgor er mwyn disgrifio’r offer TGCh arfaethedig a fydd yn cael ei ddarparu i’r Aelodau.  Nodwyd, yn sgil pandemig COVID-19, fod newid mawr wedi bod tuag at ffordd fwy digidol o weithio'n gorfforaethol, mewn ysgolion ac yn y Cyngor. Mae hyn yn barhad o’r duedd a gychwynnodd flynyddoedd yn ôl i weithio mewn ffordd ddigidol yn hytrach nag â phapur. Mae offer hybrid wrthi’n cael ei osod yn Siambr y Cyngor a bydd hyn yn hwyluso dull hyblyg, gan leihau amser teithio a chostau Cynghorwyr a Staff. Ond bydd angen gliniadur ar yr Aelodau i gael mynediad i'r dull hybrid am nad oes modd ei ddefnyddio gydag Android neu Apple. 

Cynigiwyd bod yr Aelodau yn cael cynnig yr un ddarpariaeth â staff y cyngor, sef gliniadur Windows, a dwy sgrin 24”.  Gosodir cyfrif Office 365 gan ddarparu Word, Excel a mynediad i e-byst. Hefyd bydd Aelodau’n gallu gosod Office 365 ar hyd at 5 dyfais arall, i’w ddefnyddio o’u dyfeisiau symudol personol.  Bydd angen i’r Aelodau lofnodi cytundeb defnydd er mwyn gwneud defnydd personol o’r offer, o fewn rheswm.  Nodwyd bod y cynnig hwn yn cydymffurfio â'r gofynion o ran diogelwch, gan sicrhau gwell cydnerthedd seiber a bod pob Aelod yn cydymffurfio â GDPR.

Darperir cyfleusterau argraffu ym Mhenmorfa a Chanolfan Rheidol, yn sgil y gost o ddarparu a rhedeg peiriannau argraffu personol. Bydd modd i Aelodau anfon dogfennau i’r ystafell bost i’w hargraffu a’u postio.  Rhoddir hyfforddiant priodol ar y dyfeisiau a ddarperir a bydd cymorth gan y ddesg gwasanaeth TGCh. 

Nododd yr Aelodau fod i-pads yn ddefnyddiol wrth weithio yn y gymuned, i ddangos dogfennau i drigolion na fyddai fel arall yn gallu mynd ar y we. Hefyd, i fynychu cyfarfodydd o wahanol leoliadau y tu hwnt i’r cartref.  Gofynnodd yr Aelodau hefyd a oedd y Cyngor yn cynnig platfform diogel o ran i-pads i Swyddogion, nad yw wedi'i gynnig i'r Aelodau.  Nododd y Swyddogion fod dulliau amgen yn cael eu hystyried a bod eu seiberddiogelwch yn cael ei brofi, ond roedd angen sicrhau hefyd fod Aelodau'n gallu cael mynediad i'r system hybrid.

Nododd yr Aelodau fod lawrlwytho ac argraffu papurau'r Cyngor yn gallu bod yn ddefnyddiol, yn enwedig wrth gadeirio cyfarfod. Cadarnhaodd y swyddogion y byddai dwy sgrin fawr yn cael eu darparu i hwyluso’r gwaith o ddarllen dogfennau ar y naill sgrin a dilyn y cyfarfod ar y llall.  Hefyd nododd yr Aelodau nad yw’n ymarferol teithio er mwyn argraffu.  Atgoffodd y Swyddogion yr Aelodau o ymrwymiad y Cyngor - flynyddoedd lawer yn ôl - i leihau papur, gan nodi y gwaredwyd yn llwyr â pheiriannau argraffu personol y Swyddogion.

Gofynnodd yr Aelodau a ellir defnyddio cyfrifiaduron llechen eraill e.e. Microsoft Tablet.  Cadarnhawyd bod llechenni arbenigol yn gallu bod yn gostus iawn ac y byddai angen i Aelodau ddod o hyd i gyllid i dalu’r gost ychwanegol.  Nododd yr Aelodau fod y papur wedi'i ysgrifennu o safbwynt swyddogion ac nad oedd yn cydnabod anghenion y Cynghorwyr, sy'n gofyn am fwy o hyblygrwydd.  Dywedwyd wrth yr Aelodau hefyd mai eu penderfyniad nhw yn y pen draw yw a ddylid derbyn cyngor y Swyddog ynghylch seiberddiogelwch.

Ar ôl trafod, PENDERFYNWYD:

(i)             bod yr Aelodau, ar ôl yr etholiad, yn cael yr un offer a ddarparwyd i’r Aelodau presennol ym mis Ionawr pan ddatgomisiynwyd yr i-pads;

(ii)            cyfeirio’r mater i’r Cyngor ei drafod yn ystod y weinyddiaeth nesaf.