Eitem Agenda

Ystyriwyd yr Adroddiad Blynyddol am Ganmoliaeth, Cwynion a cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth – 2020/2021. Roedd yr adroddiad hwn yn darparu gwybodaeth ynghylch gwaith Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth y Cyngor rhwng 1 Ebrill 2020 a 31 Mawrth 2021. Rhoddwyd manylion penodol am y nifer a’r math o gwynion a dderbyniwyd, camau gwahanol y weithdrefn gwynion, perfformiad a chanlyniadau yn ymwneud â’r rhain, a gwybodaeth am gydymffurfio â deddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol. Roedd adran hefyd ar y cysylltiadau a dderbynnir gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn ystod y cyfnod adrodd. Mae Llythyr Blynyddol yr Ombwdsmon at y Cyngor yn darparu manylion pellach ar waith yr Ombwdsmon ar gyfer Ceredigion, yn ogystal ag ar gyfer Cynghorau eraill ar draws Cymru.

Dyma’r ail adroddiad olynol lle na chafodd unrhyw ymchwiliadau eu cychwyn nac unrhyw adroddiadau ffurfiol eu cyhoeddi gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru mewn perthynas â chwynion a wnaed yn erbyn y Cyngor.

Er bod gwelliannau wedi cael eu gwneud o’i gymharu â’r blynyddoedd blaenorol, mae’r adroddiad hwn hefyd yn tynnu sylw at yr heriau a wynebir gan y Cyngor oherwydd y pandemig a swyddogion yn gorfod addasu i ffyrdd newydd o weithio. Yn ogystal, yn ystod y cyfnod o dan sylw yn yr adroddiad hwn, roedd pwysau sylweddol ar y Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth a gafodd effaith anochel ar ein gallu i weithredu yn unol â’r amserlenni a bennwyd a’r amserlenni statudol.

Mae’r sefyllfa bresennol fel a ganlyn:

Trosolwg byr o’r ffigurau ar gyfer 2020 – 2021:

• 814 o sylwadau o ganmoliaeth wedi eu derbyn

·         435 o ymholiadau wedi eu prosesu gan y Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth

·         103 o gwynion wedi eu derbyn (61 yng Ngham 1 a 42 yng Ngham 2)

·         32 o ‘gysylltiadau’ gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru

·         756 o geisiadau Rhyddid Gwybodaeth a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol

·         4 Adolygiad Mewnol o dan ddeddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol

Darparwyd pigion y flwyddyn:-

• Fel y nodwyd uchod, dyma’r ail gyfnod adrodd olynol mewn dros ddegawd lle na chafwyd unrhyw ymchwiliadau neu adroddiadau eu cyhoeddi gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.
• Derbyniodd y Cyngor bron dwbl nifer y sylwadau o ganmoliaeth gan ddefnyddwyr gwasanaeth o’i gymharu â 2019 – 2020. Derbyniwyd y mwyafrif o’r rhain trwy Borth Ceredigion. Fodd bynnag, credir bod y nifer o sylwadau o ganmoliaeth yn debygol o fod yn llawer uwch ac felly mae angen gwneud mwy o waith i sicrhau bod y rhain yn cael eu trosglwyddo i’r Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth i’w cofnodi.
• Derbyniodd y Cyngor llawer llai o geisiadau Rhyddid Gwybodaeth/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol yn ystod y cyfnod adrodd hwn a llai o geisiadau am Adolygiad Mewnol o’i gymharu â’r flwyddyn ddiwethaf. Fel arfer bydd ceisiadau ar gyfer Adolygiad Mewnol yn cael eu cyflwyno dim ond pan fydd y Cyngor yn gwrthod darparu gwybodaeth (gan ddilyn yr eithriadau neu’r esemptiadau priodol). Felly mae hyn yn ategu ymrwymiad y Cyngor i fod yn agored a thryloyw yn unol â deddfwriaeth.
• Fodd bynnag, nodir bod perfformiad y Cyngor o ran amser ymateb i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth yn arbennig wedi gostwng yn sylweddol yn ystod 2020-2021. Gall hyn gael ei briodoli i sawl ffactor gan gynnwys diffyg capasiti ar ran gwasanaethau i allu blaenoriaethu Rhyddid Gwybodaeth yn wyneb yr holl dasgau newydd eraill sy’n codi; methu â chael copïau caled o ddogfennau oherwydd bod staff yn gweithio o gartref; ddiffyg capasiti o fewn y Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth (sy’n ymgymryd â’r rhan fwyaf o’r gwaith gweinyddol sy’n gysylltiedig â cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth; h.y. cofnodi, cydnabod a dosbarthu ceisiadau newydd a chyhoeddi’r holl ymatebion a dilyn unrhyw eithriadau/esemptiadau a neu olygiadau fel y bo angen).

Y meysydd i’w canolbwyntio arnynt oedd y canlynol:-

·         Gwella cydymffurfiaeth â’r amserlenni a bennwyd mewn polisïau cwynion a Rhyddid Gwybodaeth/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol

·         Gwella’r system ar gyfer casglu sylwadau o ganmoliaeth a data ar y gwersi a ddysgwyd

·         Parhau â dull agored, tryloyw sy’n canolbwyntio ar y dinesydd ar gyfer datrys pryderon

Yn dilyn cwestiynau o’r llawr, CYTUNWYD

(i) nodi cynnwys yr adroddiad cyn ei gyflwyno gerbron cyfarfod o’r Cyngor ar 9 Rhagfyr 2021; a

(ii) Llongyfarch y Rheolwr Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth a’i thîm ar adroddiad gwych.