Eitem Agenda

Rhoddwyd ystyriaeth i’r Adroddiad a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Aelodau ynglŷn â’r Gwasanaeth Clic.  Cyflwynwyd yr adroddiad gan yr Aelod Cabinet, y Cynghorydd Dafydd Edwards, ynghyd â Rheolwr Corfforaethol – Clic a’r Rheolwr Gwasanaethau Cwsmeriaid.  Adroddwyd bod y gwasanaeth CLIC yn cynnwys y Ganolfan Gyswllt Gorfforaethol, Ystafell y Post Corfforaethol, Cyswllt Uniongyrchol (Wyneb yn Wyneb), Tîm y Bathodyn Glas a’r Llyfrgelloedd.

 

Dywedwyd wrth yr Aelodau i’r Ganolfan Gyswllt (CLIC) ddechrau cymryd galwadau ym mis Medi 2017 ac erbyn hyn roedd yn darparu’r gwasanaeth cyswllt cychwynnol i bron bob un o’r meysydd gwasanaeth.

Yn ystod y misoedd nesaf, byddai’r maes gwasanaeth olaf, Gofal Cymdeithasol, yn cael ei drosglwyddo i CLIC drwy’r Rhaglen Gydol Oes a Llesiant, gan sicrhau mai CLIC fyddai’r pwynt cyswllt cyntaf i’r holl wasanaethau.  Roedd dwy garfan o staff y Gwasanaethau Cwsmeriaid wedi dilyn hyfforddiant i baratoi ar gyfer cyflwyno galwadau Gofal Cymdeithasol yn unol â’r Rhaglen Gydol Oes a Llesiant.  Roedd Cyswllt Cwsmeriaid hefyd wedi ymwneud â datblygu’r ffurflenni cyswllt cychwynnol a fyddai, maes o law, yn cael eu defnyddio gan staff i ymdrin ag ymholiadau Gofal Cymdeithasol.

 

Adroddwyd bod tîm y Ganolfan Gyswllt wedi bod yn gweithio’n gyfan gwbl o gartref, ers dechrau’r pandemig a’r cyfnod clo cyntaf, 23 Mawrth 2020,

gan weithredu gwasanaeth llawn gydag ychydig iawn o newid i oriau neu ddyletswyddau. Roedd y Tîm hefyd wedi darparu oriau ychwanegol o

wasanaeth, yn ystod penwythnos y Pasg yn 2020 ac wedi cefnogi’r gwasanaethau etholiadol yn ystod etholiadau Llywodraeth Cymru ac etholiadau Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu ym mis Mai 2021, gan gynnig gwasanaeth dros y ffôn rhwng 7am a 10pm ar ddiwrnod yr etholiadau.

 

Yn ogystal â darparu cymorth dros y ffôn, mae’r tîm hefyd yn derbyn taliadau, yn rheoli blychau post corfforaethol ac yn darparu gwasanaeth ychwanegol sy’n cynnig gwybodaeth am COVID-19. Mae’r gwasanaeth wedi profi llawer o gyfnodau heriol oherwydd prinder staff a rhai problemau technegol ond mae bob amser yn ymdrechu i ddarparu

gwasanaeth o safon uchel i’r cwsmeriaid.   

 

Cyflwynwyd yr wybodaeth ganlynol a oedd yn seiliedig ar ymholiadau a dderbyniwyd rhwng 01/09/2020 a 31/08/2021.

 

 

Cyfanswm y galwadau a dderbyniwyd = 113,203

            Saesneg        Cymraeg        Cyfanswm

Medi-20          8820   1549   10369

Hydref-20      8667   1527   10194

Tachwedd-20            7478   1277   8755

Rhagfyr-20    5530   887     6417

Ionawr-21      8106   1405   9511

Chwefror-21  7483   1335   8818

Mawrth-21     9509   1755   11264

Ebrill-21         8236   1513   9749

Mai-21            7517   1379   8896

Mehefin-21   8419   1399   9818

Gorffennaf-21           8389   1453   9842

Awst-21          8191   1379   9570

Cyfanswm     96,345            16,858           

Cyfanswm y ddwy iaith       113,203         

 

 

Galwadau y rhoddwyd y gorau iddynt = Saesneg 4% / Cymraeg 1%

 

•           Cyfanswm yr e-byst a dderbyniwyd = 17,980

•           Cyfanswm yr ymholiadau a gofnodwyd = 68,698

 

 

 

O ran Ymholiadau CLIC (Rheoli Cofnodion Cwsmeriaid) nodwyd bod gan y system 79 categori gwahanol (fe’u diffinnir yn feysydd gwasanaeth) a 407 isgategori.  Roedd galwadau/ymholiadau yn cael eu cofnodi ar y system Rheoli Cofnodion Cwsmeriaid (CRM) er mwyn sicrhau bod cofnod o unrhyw gyswllt â chwsmeriaid. Roedd pob ymholiad yn cael rhif cyfeirnod. 

 

Cyflwynwyd dadansoddiad o’r ymholiadau a gofnodwyd ar y system Rheoli Cofnodion Cwsmeriaid, gyda’r 15 categori uchaf fel a ganlyn:-

 

Categori         Cyfanswm a gofnodwyd

Rheoli Gwastraff      11,357

Gofal Plant                10,956

COVID-19                  6,686

Priffyrdd                     4,954

Ymholiad Cyffredinol           3,792

Bathodyn Glas                      2,879

Y Gofrestr Dai/Digartrefedd           2,856

Treth y Cyngor                     2,819

Etholiadau                2,347

Taliadau                    2,054

Cynllunio                   1,724

Gwasanaethau Cymdeithasol       1,166

Rheoli’r Amgylchedd           1,025

Gorfodi Parcio a Pharcio Sifil        978

Apwyntiadau Cartrefi Preswyl         835

Cyfanswm                 56,428

Ymholiadau Eraill    12,270

Cyfanswm yr ymholiadau a gofnodwyd yn ystod y cyfnod hwn          68,698

Nodiadau Refeniw a Budd-daliadau a gofnodwyd ar system Comino yn ystod y cyfnod hwn:-

 

Budd-dal Tai             3,023

Treth y Cyngor                     14,900

Ardrethi Annomestig           1,396

Cyfanswm                 19,319

 

Dadansoddiad fesul pob maes gwasanaeth:-

 

Gwasanaeth                         Cyfanswm

Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol           18,547

Ysgolion a Diwylliant                       11,733

Cyswllt Cwsmeriaid             10,151

Cyllid a Chaffael                  9,411

Porth Gofal -Ymyrraeth wedi’i Thargedu 5,949

Economi ac Adfywio                        4,736

Polisi, Perfformiad a Diogelu’r Cyhoedd 4,191

Gwasanaethau Democrataidd                   2,506

Porth Cymorth Cynnar                    1,485

Pobl a Threfniadaeth                      192

Gwasanaethau Cyfreithiol a Llywodraethu         158

Porth Cynnal                        64

 

Ymholiadau gan Gynghorwyr

Yn ystod y cyfnod rhwng 01.09.20 a 31.08.21, 2,034 cofnodwyd 696 ymholiad yn y Gymraeg ac 1338 ymholiad yn Saesneg gan Gynghorwyr Sir.  Mae hyn yn cyfateb i 3% o’r holl ymholiadau.

 

Cymraeg        696

Saesneg        1,338

Cyfanswm yr ymholiadau a gofnodwyd gan Gynghorwyr         2,034

Canran yr holl ymholiadau a gofnodwyd             3%

 

Ystafell y Post oedd wedi newid fwyaf yn ystod y cyfnod hwn, gyda phost pob un o’r swyddfeydd eraill yn cael ei ailgyfeirio bellach i Ganolfan Rheidol. Mae tîm ystafell y post yn cael ei gynorthwyo gan y tîm cyswllt uniongyrchol i gyflawni dyletswyddau dyddiol.  Roedd tîm Ystafell y Post wedi bod yn gyfrwng dosbarthu 38,000 o lythyron brechu i drigolion Ceredigion; 1,040 pecyn Te Prynhawn i Ofalwyr; Pecynnau Llesiant i Ofalwyr; wedi cynorthwyo gyda 70 pecyn o adnoddau addysgol i ddisgyblion a oedd yn cael eu haddysgu gartref; wedi cynorthwyo i bostio’r holl ddogfennau a oedd yn ymwneud â’r gwasanaeth Taliadau Uniongyrchol a drosglwyddwyd yn ddiweddar, gan barhau i sicrhau busnes fel arfer.

 

Bob dydd, roedd y post yn cael ei agor, yn cael ei ddosbarthu i wasanaethau ac yn cael ei sganio i dimau generig ar gyfer ei brosesu. Roedd pob taflen amser, hawliadau teithio, anfonebau yn cael eu sganio’n uniongyrchol i’r adran daliadau a’r gyflogres; roedd gohebiaeth refeniw a budd-daliadau yn cael ei sganio a’i mynegeio; roedd ceisiadau am fathodyn glas, asesiadau ariannol yn cael eu hanfon ymlaen at y timau ynghyd ag unrhyw

ohebiaeth a dderbyniwyd ar gyfer Cwynion, Gofal Cymdeithasol, Gwasanaethau Cyfreithiol, Swyddogion Arweiniol Corfforaethol a’r Prif Weithredwr. Roedd yr holl ddogfennau gwreiddiol a dderbyniwyd yn cael eu cofnodi ac yn cael eu dychwelyd at y cwsmeriaid o fewn dau

ddiwrnod gwaith.

 

Roedd ystafell y post yn parhau i argraffu unrhyw sieciau/hysbysiadau BACS ar ran yr Awdurdod ac yn postio unrhyw eitemau papur yr oedd angen eu hanfon yn ddiogel. Erbyn hyn roedd ystafell y post hefyd yn ymdrin ag argraffu a phacio unrhyw bost a fyddai’n cael ei anfon allan, a hynny ar ran  pob adran. Roedd staff ystafell y post hefyd yn ymdrin ag arian a dderbyniwyd drwy’r post neu a bostiwyd drwy’r blwch llythyron y tu allan i Ganolfan Rheidol. Roedd sieciau ac arian a dderbyniwyd yn cael eu cofnodi ac yn cael eu prosesu y diwrnod yr oeddent yn cael eu derbyn, gan anfon derbynebau drwy’r post os gofynnwyd amdanynt neu roeddent yn cael eu sganio i adrannau. Roedd y blychau post ym Mhenmorfa, Neuadd y Sir, Swyddfa Aberteifi a Swyddfa Llanbedr Pont Steffan yn cael eu gwacáu a’r cynnwys yn cael ei brosesu’n rheolaidd.

 

Yn ystod pandemig y COVID-19, y rhai yr amharwyd fwyaf ar eu gwaith oedd y tîm Cyswllt Uniongyrchol, gan fod y swyddfeydd ar gau er 20 Mawrth 2020. Roedd yr aelodau hyn o staff bellach yn cynorthwyo tîm ystafell y post a thîm y Bathodyn Glas, tra bo dau aelod o’r tîm wedi eu hadleoli i’r tîm Olrhain Cyswllt. Roedd hyn wedi rhoi’r cyfle iddynt ddysgu sgiliau newydd ac ennill profiad pellach. Oddi ar fis Mehefin 2021, bu staff Cyswllt

Uniongyrchol hefyd yn cynorthwyo gyda’r broses o ailagor Llyfrgelloedd.

 

Roedd tîm y Bathodyn Glas wedi parhau i weithredu drwy gydol y pandemig, gyda staff yn gweithio gartref drwy gydol yr amser. Rhwng 01.09.20020 a 31.08.2021 cyflwynwyd cyfanswm o 1,713 Bathodyn Glas.

 

Mae’r gwasanaeth yn perfformio’n dda iawn, ac ar gyfartaledd yn ymdrin ag oddeutu 9, 400 o alwadau, 1,500 o e-byst ac yn cofnodi 5,600 o ymholiadau gan gwsmeriaid bob mis.

 

Mynegodd sawl aelod eu pryderon nad oeddent yn cael gwybod gan y gwasanaeth perthnasol a oedd camau wedi eu cymryd i ymateb i ddarn o waith a oedd wedi ei gofnodi ganddyn nhw.  Mewn ymateb, adroddodd yr Aelod Cabinet fod pob gwasanaeth yn mynd i’r afael â’r mater hwn. 

 

Yn dilyn cwestiynau o’r llawr, CYTUNWYD i nodi’r sefyllfa fel y mae ar hyn o bryd a diolch i holl swyddogion y gwasanaeth am eu gwaith.