Eitem Agenda

Croesawodd y Cadeirydd Ms Marie-Neige Hadfield, Rheolwr Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth i’r cyfarfod i gyflwyno adroddiad am y Polisi a’r Gweithdrefnau diwygiedig ar gyfer Pryderon a Chwynion. Cyflwynwyd yr adroddiad i’r pwyllgor er mwyn sicrhau bod gan y Cyngor Bolisi Pryderon a Chwynion (corfforaethol) cadarn a chyfoes sy’n cydymffurfio â’r gofynion a amlinellir gan yr Awdurdod Safonau Cwynion.

Dywedodd y Rheolwr Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth fod y Polisi a’r Gweithdrefnau Pryderon a Chwynion wedi’u hadolygu a’u diweddaru am y ddau reswm canlynol:-

(i) er mwyn ymgorffori’r newidiadau sefydliadol a gweithredol helaeth sydd wedi digwydd ers yr adolygiad polisi diwethaf yn 2015, gan gynnwys canoli’r Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth; ac

(ii) er mwyn sicrhau bod trefniadau’r Cyngor ar gyfer rheoli pryderon a chwynion corfforaethol yn cydymffurfio â’r gofynion a bennir gan yr Awdurdod Safonau Cwynion (CSA), a gyflwynwyd o dan Ddeddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019.

Yn unol â’r Polisi Pryderon a Chwynion Enghreifftiol a gyhoeddwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (PSOW), roedd y ddogfen Bolisi yn rhoi gwybodaeth i achwynwyr ynghylch sut y bydd y Cyngor yn trin eu pryder/cwyn. Mae hyn yn cynnwys canllawiau ar amserlenni’r polisi sydd â dau gam iddo, sut y gall aelodau’r cyhoedd wneud cwyn os ydynt yn anfodlon â’r gwasanaethau a ddarperir gan y Cyngor (neu nas darperir ganddo) a sut y gallant atgyfeirio eu cwyn i’w hystyried yn allanol ac yn annibynnol gan yr Ombwdsmon neu Gomisiynydd y Gymraeg.

Dywedwyd bod y ddogfen Gweithdrefnau Pryderon a Chwynion yn ddogfen fewnol a’i bod yn rhoi arweiniad i staff ar y trefniadau gweithredol y mae’n rhaid eu dilyn ar ôl derbyn pryder neu gŵyn, ac yn ystod yr ymchwiliad. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth am uwchgyfeirio cwyn o Gam 1 (datrys anffurfiol) i Gam 2 (ymchwiliad ffurfiol) a rôl Gwasanaethau unigol a’r Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth wrth ddatrys a dysgu o gwynion. 

Ar y cyfan, roedd y trefniadau a amlinellwyd yn y dogfennau Polisi a Gweithdrefnau yn adlewyrchu arferion gwaith cyfredol, yn enwedig ers ffurfio’r Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth canolog ddiwedd 2016. Fodd bynnag, oherwydd newidiadau diweddar i ddeddfwriaeth, roedd y dogfennau hyn hefyd yn cydymffurfio â rhwymedigaethau statudol y Cyngor i sicrhau mecanwaith llywodraethu effeithiol i oruchwylio pob gweithgaredd cwyno yn y Cyngor – fel y nodir isod:

                  i.        Adroddiadau ddwywaith y flwyddyn i Bwyllgor y Cabinet o Aelodau Etholedig (gan gynnwys Adroddiad Blynyddol y Cyngor); yn unol â Deddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019.

                ii.        Rhoi gwybodaeth i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu o leiaf ddwywaith y flwyddyn am berfformiad cwynion y Cyngor a’i allu i ddelio’n effeithiol â chwynion; yn unol â Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.

Er bod y Polisi a’r Gweithdrefnau Pryderon a Chwynion sy’n cael eu hadolygu ar hyn o bryd yn ymwneud â gwasanaethau corfforaethol y Cyngor yn unig (h.y. Gwasanaeth Cynllunio, Priffyrdd a Gwasanaeth Amgylcheddol, Gwasanaethau Cyllid ac ati), mae polisïau ar wahân ar gyfer delio â chwynion am y Gwasanaethau Cymdeithasol.

Yn dilyn cwestiynau o’r llawr a thrafodaeth am rôl y gwasanaeth Clic o ran cwynion, CYTUNWYD i wneud y canlynol:-

(ii) llongyfarch y gwasanaeth ar adroddiad rhagorol;

(ii) nodi bod mecanwaith priodol yn cael ei ddatblygu i gofnodi canmoliaeth o fewn y gwasanaethau;

(iii) nodi’r angen i atgoffa pob Swyddog i gadw at y Siarter Cwsmeriaid o ran cydnabod gohebiaeth gan fod yr Aelodau wedi derbyn nifer o gwynion nad oedd hyn yn digwydd;           

(vi) argymell bod y Polisi Pryderon a Chwynion drafft a'r gweithdrefnau cysylltiedig yn cael eu cyflwyno i gyfarfod y Cyngor ar 23 Medi 2021 er mwyn eu cymeradwyo.