Agenda a Chofnodion

Fe wnaeth y cynghorwyr Marc Davies, Endaf Edwards a Ceris Jones ymddiheuro am eu hanallu i fynychu'r cyfarfod.

Datganodd y Cynghorydd Rhodri Evans fuddiant personol mewn perthynas ag eitem 7 isod.

PENDERFYNWYD cadarnhau bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd 16^Fed Rhagfyr 2021 yn gywir. 

Nid oedd dim materion yn codi.

Ystyriodd yr aelodau delerau ac amodau'r Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau, gan nodi bod y gwelliannau a argymhellir hefyd wedi cael eu hystyried gan Weithgor y Cyfansoddiad.

PENDERFYNWYD yn unfrydol:

a)    i nodi Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau fel y nodir yn Atodiad 1;

b)    bod Aelodau'r Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau yn argymell bod y Cyngor yn ystyried y gwelliannau canlynol i'r Cylch Gorchwyl fel yr ystyrid gan Weithgor y Cyfansoddiad ar 12 Medi 2022:

i.               i ddisodli'r frawddeg gyntaf sy'n darllen "Gweithredu fel ymddiriedolwr ar gyfer yr holl asedion eiddo ym meddiant y Cyngor drwy ymddiriedolaeth elusennol" gyda'r canlynol: "Gweithredu fel ymddiriedolwr mewn perthynas â’r holl asedau eiddo a ddelir gan y Cyngor ar ymddiriedolaethau elusennol"

ii.              i gynnwys y canlynol o fewn y Cyfansoddiad ar ôl y llinell '10 aelod: 5 pleidleisio a 5 heb bleidleisio: "Cadeiryddion y Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu sydd a’r hawl i bleidleisio ond yn absenoldeb Cadeirydd gall Is-gadeirydd yr un Pwyllgor Trosolwg a Chraffu gael yr hawl i bleidleisio"

Cyflwynodd Louise Harries, Cyfreithiwr Gwasanaethau Cyfreithiol yr adroddiad i'r Pwyllgor gan nodi ei bod hi’n ofynnol i’r y Sefydliad Elusennol Corfforedig sy'n prydlesu'r adeilad, o dan gymal 26.6 o'r brydles i ddarparu crynodeb blynyddol i'r ymddiriedolwr sy'n nodi'r defnydd y gwnaethpwyd i’r adeilad yn ystod y 12 mis blaenorol.  Nodwyd bod yr adroddiad diweddaraf hwn yn ymgorffori'r defnydd yn ystod y 2 flynedd ddiwethaf.

Nododd aelodau'r Pwyllgor eu bod yn fodlon bod defnydd o'r adeilad yn cyflawni'r gofynion gan longyfarch y gwirfoddolwyr sy'n gweithio'n lleol er budd y trigolion lleol.

Nododd y Cynghorydd Matthew Vaux fod y gwirfoddolwyr wedi bod yn eithriadol o brysur yn peintio'r adeilad ac yn gwneud gwaith yn sgil arian grant i wella'r adeilad a diolchodd iddynt am eu gwaith.

PENDERFYNWYD yn unfrydol  nodi'r diweddariad oddi wrth y tenant ar gyfer y cyfnod 10 Chwefror 2020 - 9 Chwefror 2022.

Cyflwynodd Louise Harries, Cyfreithiwr Gwasanaethau Cyfreithiol, yr adroddiad i'r Pwyllgor a darparodd y cefndir hanesyddol i statws yr ymddiriedolaeth, ac i werthu rhan o'r tir yn 1959.  Nododd fod gwasanaethau Llyfrgell wedi cael eu rhedeg o'r safle tan fis Tachwedd 2021 pan symudodd y gwasanaethau hyn i Neuadd Goffa Cei Newydd a bod yr eiddo hwn a gedwir mewn ymddiriedolaeth wedi bod yn wag o'r dyddiad hwnnw. Nodwyd bod Cyngor Tref Cei Newydd yn cyfrannu tuag at gostau trydan y Llyfrgell o'i lleoliad newydd a bod Cyngor Sir Ceredigion yn darparu gwasanaethau rhyngrwyd, offer TG a phob llyfr.

Nid oes cyfraddau treth yn daladwy oherwydd gwerth ardrethol isel yr eiddo. Mae trydan yn cael ei bilio ar hyn o bryd yn cael ei dalu gan y Cyngor yn gorfforaethol fel rhan o'i gyfrif grŵp fodd bynnag yn dilyn ymweliad gan y Gwasanaethau Cynnal a Chadw mae'n bosibl y bydd y trydan yn cael ei ddatgysylltu i arbed costau, a chostau yn cael eu hadennill o gyfrif yr ymddiriedolaeth gan taw’r ymddiriedolaeth sy’n gyfrifol amdano ac nad yw’n gyfrifoldeb corfforaethol.  Mae'r eiddo mewn cyflwr cymharol dda yn allanol fodd bynnag mae crac mawr sy'n rhedeg hyd y llawr a allai fod yn hollbwysig os yw'n effeithio ar sylfeini'r adeilad.  Nid oes cyfleusterau i'r anabl, toiledau na dŵr yn yr adeilad, ac mae Llyfrgell Gymunedol Cei Newydd sy'n cael ei rhedeg gan wirfoddolwyr wedi cadarnhau nad oes ganddynt gynlluniau i symud yn ôl i safle'r Ymddiriedolaeth.

Cynigiodd y Cynghorydd Caryl Roberts i'r cyfnod ymgynghori gael ei ymestyn y tu hwnt i 6 wythnos, a nododd y Cynghorydd Matthew Vaux y byddai'n beth da derbyn sylwadau pobl y dref.  Holodd yr aelodau a fyddai elw o unrhyw werthiant yn aros yng Nghei Newydd, a fyddai modd ystyried prydlesu'r adeilad a beth fyddai'n digwydd i unrhyw daliadau a dderbynnir mewn rhent.  Nodwyd y byddai angen i'r ymgynghoriad ddigwydd cyn ystyried yr opsiynau hyn, fodd bynnag efallai y bydd modd ystyried gwneud cais i'r Comisiwn Elusennau i nodi telerau o'r fath ar werthu adeilad fel oedd wedi digwydd yn dilyn gwerthu'r Ysgol yn Nhregaron, a nodwyd hefyd y byddai unrhyw arian a dderbyniwyd mewn rhent yn mynd tuag at amcanion yr ymddiriedolaeth.

Yn dilyn trafodaeth, PENDERFYNODD y Pwyllgor:

1.    bod achlysur cy-pres wedi codi dan s.62(1)(e)(i) o Ddeddf Elusennau 2011;

2.    cynnig, yn amodol ar ymgynghoriad, mai diben newydd yr ymddiriedolaeth i'w gynnig i'r Comisiwn Elusennau yw datblygu addysg trigolion Cei Newydd';

3.    i gadarnhau bod Swyddogion, ar ran yr ymddiriedolaeth, yn cynnal ymgynghoriad a fydd yn hirach na 6 wythnos.  Bydd canlyniadau'r ymgynghoriadau yn cael eu dwyn yn ôl i'w hystyried gan y Pwyllgor unwaith y bydd wedi'i gwblhau.

Cyflwynodd Louise Harries, Cyfreithiwr Gwasanaethau Cyfreithiol adroddiad i'r Pwyllgor oedd yn rhoi cefndir i werthu'r eiddo a gedwir mewn ymddiriedaeth, a'r sefyllfa ariannol bresennol yn dilyn y gwerthiant a'r costau cysylltiedig.  Nodwyd bod apêl wedi ei gyflwyno i Asiantaeth y Swyddfa Brisio ym mis Ionawr 2020 yn gofyn i'r sgôr gael ei leihau i sero gan fod yr adeilad wedi bod yn wag ac yna'n cael ei feddiannu gan yr elusen yn unig, ac nid gan y Cyngor fel Awdurdod Addysg Lleol. Gallai canlyniad yr apêl hon effeithio ar gyfanswm y swm a gedwir mewn ymddiriedaeth.

Yn y cyfamser, nodwyd y bydd angen i'r Ymddiriedolwr sefydlu is-grŵp i ystyried sut y gellid defnyddio'r arian a ddelir gan yr ymddiriedolwr tuag at amcanion yr elusen.  Byddai unrhyw argymhellion gan yr is-grŵp wedyn yn cael eu dwyn gerbron y Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau i'w hystyried a'u penderfynu.  Argymhellwyd hefyd bod y Pwyllgor yn ystyried cynnal ymgynghoriad ar-lein i gael barn gan y cyhoedd.

Yn dilyn trafodaeth, PENDERFYNWYD:

1.    penodi'r Cynghorwyr Rhodri Evans, Gwyn Wigley Evans a Wyn Evans sy’n Aelodau o'r Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau i'r is-grŵp oherwydd lleoliad eu Wardiau, ac i wahodd y Cynghorydd Endaf Edwards fel Cadeirydd y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Cymunedau Dysgu;

2.    i wahodd Pennaeth Ysgol Henry Richard, cynrychiolydd o Gylch Meithrin Tregaron, Y Cynghorydd Ifan Davies (Aelod Lleol), Cadeirydd Cyngor Tref Tregaron, Swyddog o’r Gwasanaethau Cyfreithiol a Swyddog o'r AALl i ymuno â'r is-grwpiau;

3.    I Swyddogion, ar ran yr Ymddiriedolwr, gynnal ymgynghoriad cyhoeddus ar-lein fel y cyfeirir ato ym mharagraff 3.5 o'r adroddiad.

Cyflwynodd Louise Harries, Cyfreithiwr Gwasanaethau Cyfreithiol yr adroddiad gan nodi ei bod yn ofynnol yn unol â adran 162 o Ddeddf Elusennau 2011 i ymddiriedolwyr elusennau sydd wedi'u cofrestru gyda'r Comisiwn Elusennau baratoi adroddiad blynyddol mewn perthynas â'u helusen ym mhob blwyddyn ariannol.

Lle mae incwm yr elusen yn llai na £500,000 gellir llunio adroddiad syml a fo ond rhaid ei gyflwyno i'r Comisiwn os yw'r incwm yn fwy na £25,000 y flwyddyn.  Mae Gwasanaethau Cyfreithiol yn argymell, er nad oes yr un o'r 5 elusen gofrestredig y mae'r Cyngor yn unig yn ymddiriedolwr ar eu cyfer yn ennill incwm sydd yn uwch na'r swm hwn, bydd adroddiadau'n cael eu paratoi'n flynyddol er mwyn cydymffurfio â'r ddeddfwriaeth pe bai'r Comisiwn yn gofyn am gopi.

Nodwyd hefyd bod yr adroddiad yn gofyn i holl aelodau'r Pwyllgor gadarnhau eu bod wedi darllen dogfennau Canllawiau’r Comisiwn Elusennau PB2 a PB3 ac y bydd yr adroddiadau blynyddol yn cadarnhau'r datganiad hyn mewn blynyddoedd i ddod.

Nododd aelodau y bydd angen diwygio'r teitl ar gyfer y Swyddog Cyllid a enwir i Swyddog Arweiniol Corfforaethol i adlewyrchu dyrchafiad swydd i’r person hwn.

Yn dilyn trafodaeth, PENDERFYNODD yr Aelodau:

1.    i gymeradwyo fod Swyddogion, ar ran yr ymddiriedolwr, o hyn ymlaen yn llunio adroddiadau blynyddol drafft i'r Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau i'w hystyried a'u cymeradwyo mewn perthynas ag unrhyw elusennau cofrestredig y mae'r Cyngor yn unig ymddiriedolwr ohonynt;

2.    i gymeradwyo'r 5 adroddiad blynyddol drafft yr ymddiriedolwyr a nodir yn Atodiadau 1-5 o’r adroddiad hwn, ac y bydd Cadeirydd y Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau yn llofnodi a dyddio copïau glân ohonynt ar ran ymddiriedolwr yr elusen;

3.    y bydd holl Aelodau'r Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau yn darllen dwy ddogfen gyfarwyddyd y Comisiwn Elusennau (PB2 a PB3) a nodir yn Atodiad 6 o’r adroddiad hwn a chadarnhau yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor eu bod wedi darllen y canllawiau

Ni chodwyd unrhyw faterion eraill. Diolchodd y Cadeirydd i'r Aelodau a'r Swyddogion am y cyfraniadau i'r cyfarfod.