Agenda a Chofnodion

Ymddiheurodd y Cynghorwyr Chris James a Caryl Roberts am na fedrent ddod i’r cyfarfod.

Datgelodd y Cynghorydd Rhodri Evans fuddiant personol yng nghyswllt Hen Ysgol Tregaron, rhag ofn y byddai’r hen ysgol yn cael ei thrafod wrth gadarnhau cofnodion y cyfarfod blaenorol. 

PENDERFYNWYD cadarnhau yn unfrydol fod Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 26 Medi 2022 yn gywir.

Materion sy'n Codi

Eitem 5:  Dywedodd Louise Harries nad oedd y Crynodeb Blynyddol a oedd yn amlinellu’r defnydd a wneid o Neuadd Goffa Ceinewydd yn 2022/23 wedi dod i law hyd yma. Ychwanegodd y byddai’r swyddogion yn mynd ar drywydd hyn ac mai’r bwriad oedd cyflwyno’r adroddiad yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau.  

Eitem 6:  Dywedodd Louise Harries fod yr ymgynghoriad ynghylch Llyfrgell ac Ystafell Ddarllen Ceinewydd wedi dechrau ac y byddai’n dod i ben ar 7 Mai 2023. Byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau i amlinellu canlyniadau’r ymgynghoriad.

Eitem 7:  Dywedodd Louise Harries fod yr ymgynghoriad ynghylch yr elw o werthu’r Hen Ysgol yn Nhregaron wedi dechrau ac y byddai’n dod i ben ar 10 Mai 2023. Byddai cyfarfod o’r is-grŵp yn cael ei gynnal 2-3 wythnos ar ôl i’r ymgynghoriad gau a byddai adroddiad yn amlinellu canlyniadau’r ymgynghoriad ac argymhelliad yr is-grŵp yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau cyn gynted ag y bo modd. 

Eitem 8: Dywedodd Louise Harries y byddai Adroddiadau Blynyddol yr Ymddiriedolwyr ar gyfer 2022-2023 yn cael eu cyflwyno yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau.

Cyflwynodd Louise Harries y newidiadau arfaethedig i Gylch Gorchwyl y Pwyllgor gan nodi bod y cynnig i gynnwys cymal am ddirprwyo pwerau yn deillio o’r wybodaeth yn eitem 6 o’r agenda, a oedd wedi arwain at drafodaeth ynghylch trefniadau llywodraethu mewn amgylchiadau brys.

Ystyriodd yr Aelodau Gylch Gorchwyl diwygiedig y Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau gan nodi’r cynnig y dylai pŵer gael ei ddirprwyo i Gadeirydd y Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau, neu i’r Is-gadeirydd yn absenoldeb y Cadeirydd, i benderfynu ynghylch unrhyw faterion a fyddai angen eu hawdurdodi o fewn terfyn amser o 10 diwrnod gwaith. Byddai hyn yn amodol ar y canlynol: Y Cadeirydd neu’r Is-gadeirydd yn absenoldeb y Cadeirydd yn unig fydd yn arfer y pŵer perthnasol ac ni ellir gwario ar ran yr elusen oni bai ei fod yn ymwneud â gwaith brys ar ased ymddiriedolaeth gan gynnwys gwneud yr ased yn ddiogel neu osgoi niwed i’r cyhoedd neu dir cyfagos ond heb fod yn gyfyngedig i hynny. Roedd y cynnig hefyd yn amlinellu’r weithdrefn ynghylch adrodd penderfyniadau yn ôl i’r Pwyllgor.

Hefyd, gwnaeth yr Aelodau ystyried cynnig i gynnwys manylion y rheoliadau ynghylch datgelu buddiannau yng nghylch gorchwyl y Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau, fel y’i nodwyd ar gyfer Pwyllgorau’r Cyngor.

Cynigiodd y Cadeirydd y dylai pob Aelod gael ei hysbysu o’r cychwyn cyntaf am unrhyw amgylchiadau lle bo angen i’r Cadeirydd wneud penderfyniad ar frys. 

Hefyd, gofynnodd yr Aelodau a fyddai cyfarfod yn cael ei gynnal ar ôl hynny i ystyried unrhyw benderfyniadau a wnaed gan y Cadeirydd. Nodwyd bod yn rhaid cyhoeddi agendâu’r Pwyllgorau o leiaf 3 diwrnod gwaith clir cyn y cyfarfod ac y byddai penderfyniad y Cadeirydd yn cael ei adrodd yn ôl yng nghyfarfod arferol nesaf y Pwyllgor, neu gallai’r Cadeirydd benderfynu ddwyn y cyfarfod nesaf ymlaen er mwyn adrodd ynghylch unrhyw benderfyniadau yr oedd wedi’u gwneud.  

Yn dilyn trafodaeth, PENDERFYNWYD:

1.    Bod Aelodau’r Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau yn nodi’r Cylch Gorchwyl yn Atodiad 1;

2.    Bod Aelodau’r Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau yn argymell bod y Cyngor yn ystyried y newidiadau a wnaed i’r Cylch Gorchwyl yn Atodiad 1 sy’n ymwneud â:

a) Dirprwyo cyfrifoldebau’r ymddiriedolwyr;

b) Datgan buddiannau.

Cyflwynodd Chris Macey yr adroddiad i’r Pwyllgor, gan nodi mai dyma oedd y tro cyntaf i adroddiad fel hwn gael ei gyflwyno ac y byddai gwybodaeth ychwanegol yn cael ei darparu yn y dyfodol. Dywedodd fod gofyniad statudol ar y Cyngor fel Ymddiriedolwr i adrodd i’r Comisiwn Elusennau bob blwyddyn a nododd fod y wybodaeth wedi’i darparu a’i bod yn gyfredol.

Gofynnodd yr Aelodau a oedd llog wedi’i dalu ar y cyfrifon a chadarnhawyd bod y Cyngor yn talu llog a oedd 1% yn llai na chyfradd sylfaenol gyfredol Banc Lloegr. Dywedodd yr Aelodau eu bod am gael mwy o eglurder ynghylch hyn am fod dyletswydd ar yr Ymddiriedolwyr i sicrhau bod yr arian yn cael ei fuddsoddi’n well. Gofynnodd y Cadeirydd i’r Gwasanaethau Cyfreithiol i ymgynghori â’r Gwasanaethau Cyllid gan gadarnhau hawliau’r Ymddiriedolwyr o ran y buddsoddiadau a chyflwyno unrhyw argymhellion ynghylch yr opsiynau a oedd ar gael.

Hefyd, gofynnodd yr Aelodau sut oedd y cronfeydd yn cael eu defnyddio ac a oedd modd i’r ysgolion ddefnyddio’r arian yng Nghronfa Addysg Ganolradd a Thechnegol Sir Aberteifi. Dywedodd y swyddogion fod rhan fwyaf yr arian a oedd yn cael ei gadw yn y cyfrif yn ymwneud â’r arian a gafwyd o werthu’r hen ysgol yn Nhregaron ac o werthu Ysgol Ardwyn. Ychwanegwyd bod y modd y byddai’r arian a gafwyd o werthu Ysgol Tregaron yn cael ei ddefnyddio yn destun ymgynghoriad ar hyn o bryd a bod yr arian a gafwyd o werthu Ysgol Ardwyn wedi’i fuddsoddi mewn Menter Cyllid Preifat (PFI) ar gyfer Ysgol Penweddig. Roedd nifer o’r ymddiriedolaethau yn cael eu dal fel cronfeydd gwaddol ac roedd hyn yn golygu i bob pwrpas mai dim ond yr incwm a fyddai’n dod o’r llog yr oedd modd ei wario. Dywedwyd hefyd fod yr arian a oedd yn cael ei gadw yng Nghronfa Goffa Coe yn ymwneud â’r brydles ar Fferm Blaendyffryn. 

Nododd yr Aelodau y byddent yn dymuno gweld gwybodaeth fanwl am bob un o’r elusennau a oedd yn cael eu dal mewn ymddiriedolaeth gan gynnwys gwerth yr ased gan nad oedd yn bosibl gwneud penderfyniadau heb gael y manylion llawn. Dywedwyd y byddai’r wybodaeth yn cael ei darparu yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau.

Yn dilyn trafodaeth, NODODD Aelodau’r Pwyllgor gynnwys y cyfrifon.

Ystyriodd Aelodau’r Pwyllgor adroddiad a oedd yn ymwneud â chais gan Gyngor Tref Ceinewydd am ganiatâd i roi Coeden Nadolig ar dir Llyfrgell Ceinewydd. Roedd y cais ynghyd ag asesiad risg wedi’i gyflwyno i Gyngor Sir Ceredigion.

Gan fod y Pwyllgor Ymddiriedolwyr Elusennau yn dal y tir hwn mewn ymddiriedolaeth, roedd angen sêl bendith y Pwyllgor ar y Cyngor fel y byddai modd i’r drwydded gael ei rhoi. Oherwydd bod y cais wedi’i gyflwyno’n fyr-rybudd, ni fu’n bosibl trefnu cyfarfod o’r Ymddiriedolwyr, felly gofynnwyd i bob Aelod ar e-bost hysbysu Clerc y Pwyllgor o unrhyw wrthwynebiad a allai fod ganddynt mewn perthynas â’r cais hwn. Ni chafwyd yr un gwrthwynebiad ac felly caniatawyd y cais. Byddai’r newid yn y Cylch Gorchwyl a oedd yn dirprwyo awdurdod i’r Cadeirydd neu’r Is-gadeirydd yn absenoldeb y Cadeirydd yn mynd i’r afael â sefyllfaoedd fel hyn yn y dyfodol.

Bu i’r Aelodau argymell y dylai’r Swyddogion roi gwybod i Gyngor Tref Ceinewydd am y broses er mwyn sicrhau bod ceisiadau yn y dyfodol yn dod i law mewn da bryd.

NODODD yr Aelodau’r adroddiad.