Agenda a chofnodion drafft

Ymddiheurodd y Cynghorydd Ceris Jones am ei hanallu i fynychu'r cyfarfod.

Ni chafwyd dim datganiadau o fuddiant personol na buddiant sy’n rhagfarnu.

Llongyfarchodd y Cynghorydd Maldwyn Lewis, Cadeirydd y Cyngor, Olwen Davies ar dderbyn Gwobr Wilkinson am wasanaeth i Chwaraeon Motorsport.

Cyhoeddodd y Cynghorydd Maldwyn Lewis hefyd y bydd Lee Walters yn cynnal Seminar ym Mhrifysgol Aberystwyth ar 22 Chwefror 2024 i drafod y 'llwybr gwledig' – sut rydym yn cyflawni ein Strategaeth Drafnidiaeth Cymru ar gyfer cymunedau gwledig. Fodd bynnag, nododd y Cynghorydd Bryan Davies ei fod newydd dderbyn cadarnhad y byddai'r Seminar hon yn cael ei gohirio ac y byddai'r Aelodau'n cael gwybod am y dyddiad newydd.

Cyflwynodd y Cynghorydd Matthew Vaux, Aelod y Cabinet dros Bartneriaethau, Tai, Cyfreithiol a Llywodraethu a Diogelu’r Cyhoedd yr adroddiad i'r Cyngor gan nodi bod Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau lleol gynnal adolygiad o effeithiolrwydd eu fframwaith llywodraethu o leiaf bob blwyddyn, gan gynnwys eu systemau rheolaeth fewnol, y mae'n rhaid eu dogfennu mewn Datganiad Llywodraethu Blynyddol a'i gyhoeddi fel rhan o Ddatganiad Cyfrifon Blynyddol y Cyngor.

Yn dilyn pleidlais, PENDERFYNWYD yn unfrydol gymeradwyo Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2022-23.

Croesawodd Cadeirydd y Cyngor, y Cynghorydd Maldwyn Lewis, Jason Blewitt a Lucy Herman o Archwilio Cymru i'r cyfarfod.

Cyflwynodd Jason Blewitt yr Adroddiad mewn perthynas â Datganiad Cyfrifon y Cyngor ar gyfer 2022/23, gan nodi bod yr archwiliad bellach wedi'i gwblhau a'u bwriad yw cyhoeddi barn archwilio ddiamod ar gyfrif y flwyddyn ar ôl derbyn y llythyr cynrychiolaeth. Nododd nad oes unrhyw wallau heb eu cywiro wrth i'r rhain gael eu diwygio yn ystod yr adolygiad ac nad ydynt yn cael unrhyw effaith gyffredinol ar y datganiad terfynol. 

Nododd fod ailwerthusiad chwarterol o Eiddo, Peiriannau ac Offer bellach wedi'i gynnal, sy'n welliant sylweddol ar y blynyddoedd blaenorol, fodd bynnag, roedd y cyfrifiadau'n seiliedig ar gyfraddau chwarter 3 BCIS, lle'r oedd cyfraddau chwarter 4 ar gael adeg cynhyrchu'r cyfrifon; gosodwyd ffioedd proffesiynol ar 12% yn hytrach na 10%; a bod gwahaniaethau wedi'u nodi rhwng cyfrifiadau'r arwynebedd llawr o'i gymharu â'r wybodaeth a ddarparwyd yn flaenorol.

Diolchodd y Cadeirydd i Archwilio Cymru am eu hadroddiad anghymwys, a diolchodd i Jason Blewitt a'i dîm am eu cydweithrediad, eu cefnogaeth a'u hadborth cadarnhaol.

Nododd Alan Davies, Aelod Lleyg a Chadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, ei bod yn bleser derbyn adroddiad anghymwys a llongyfarchodd y Prif Swyddog Cyllid a llu o swyddogion eraill am eu gwaith. Nododd ei siom o dderbyn sylwadau negyddol ar Ystadau am yr ail flwyddyn yn olynol, gan ddweud nad mater ariannol yw hwn ond yn hytrach mater llywodraethu a rheoli prosesau; fodd bynnag, roedd wedi cael adborth cadarnhaol gan y Prif Swyddog Cyllid bod y mater hwn yn cael ei drin a bydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn gwahodd yr Aelod Cabinet perthnasol i roi'r wybodaeth ddiweddaraf ymhen 6 mis.

Nododd fod perthynas gadarnhaol iawn rhwng Swyddogion ac Archwilio Cymru, a chanmolodd bawb am eu gwaith rhagorol, yn enwedig y Swyddog S151 ar dderbyn adroddiad heb gymhwyso.

Nododd y Cynghorydd Gareth Davies, Aelod y Cabinet dros Gyllid a Chaffael taw cipolwg mewn amser yw’r Datganiad Cyfrifon, sy’n seiliedig ar 31 Mawrth 2023. Nododd nad oedd ganddo gof o dderbyn adroddiad nad oedd wedi ei gymhwyso, a bod hyn yn dystiolaeth o fantolen gryf sy'n caniatáu sefyllfa ariannol dda yng Ngheredigion. Canmolodd y tîm Cyllid am eu proffesiynoldeb a'u profiad, gan nodi y bu’n heriol i geisio edrych yn ôl dros y cyfnod hwn tra’n llunio'r gyllideb ar gyfer y flwyddyn nesaf a sefyllfa ariannol hynod heriol i’w hwynebu yn y dyfodol.

Nododd y Cynghorydd Gareth Davies nad oedd gorwariant o £6k yn peri pryder, roedd lefel y Gronfa Gyffredinol yn parhau i fod yn £6.7m, a chronfeydd wrth gefn wedi'u clustnodi yn £48.8m a fydd yn lleihau wrth i'r blynyddoedd fynd yn eu blaen. Nododd fod mater yn ymwneud ag ailwerthuso asedau wedi codi llynedd, a diolchodd i'r tîm am wneud gwaith ar y mater hwn mewn cyfnod byr iawn.  Nododd fod adolygiad Concrit Awyredig Awtoclafiedig Cyfnerth (CAAC) wedi'i gynnal, gan gadarnhau y gellir rhoi sicrwydd nad oes tystiolaeth o bryderon yn ymwneud a CAAC yn y sir.  Nododd hefyd fod y Fantolen Harbyrau hefyd wedi'i chynnwys yn yr adroddiad, sy'n dangos cost flynyddol o £58k i'r awdurdod, gan awgrymu efallai nad yw'r ffioedd wedi cynyddu'n ddigonol yn ystod y blynyddoedd blaenorol a bod hyn yn rhywbeth i'r Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu ei ystyried.

Diolchodd i Archwilio Cymru am eu gwaith a wnaed yn ystod amgylchiadau heriol a'i bod yn gadarnhaol mai bwriad yr Archwilydd Cyffredinol yw cyhoeddi adroddiad archwilio anghymwys ar y Cyfrifon. 

Nododd Duncan Hall, y Swyddog Arweiniol Corfforaethol Cyllid a Chaffael a Swyddog Adran 151 ei fod wedi rhoi trosolwg manwl yn ystod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn gynharach heddiw.  Nododd ei fod yn fodlon o ran mesuriadau allweddol fod y Fantolen Gyffredinol wedi aros yn ddigyfnewid, a bod cyflawni archwiliad anghymwys flwyddyn ar ôl blwyddyn yn reswm i’w ddathlu. 

Nododd y bu i’r Cyngor wynebu her sylweddol o ran nifer yr eitemau ystadau a oedd angen eu prisio, a bod ambell broblem wedi bod o ran hanfodion prosesu'r rhain.  Mae'r adroddiadau hyn yn ymwneud â chyfnod sydd dros 12 mis yn ôl, ac ers hynny mae penodiad newydd wedi'i wneud i'r tîm i gynorthwyo o ran capasiti. Byddai rheolaethau hefyd yn cael eu cryfhau, er mwyn sicrhau ffurfioldeb a chofrestru ac mae cynlluniau i adolygu sefyllfa o ran arwynebedd y llawr yn ystod yr adolygiad pum mlynedd.

Nododd y Cynghorydd Gareth Lloyd fod gwerth mynychu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio cyn mynychu'r Cyngor gan fod hyn yn rhoi'r manylion i'r Aelodau cyn ystyried yn y Cyngor.  Nododd ei fod yn falch o dderbyn sicrwydd y bore yma y byddai systemau'n cael eu rhoi ar waith i adolygu'r sefyllfa drwy ail-werthuso ystadau, a'i fod yn edrych ymlaen at dderbyn diweddariadau ar y mater hwn.

Gofynnodd y Cynghorydd Keith Henson i Swyddog S151 egluro'r gwahaniaethau rhwng y cronfeydd wrth gefn y gellir eu defnyddio a'r  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5c