Agenda a Chofnodion

Ymddiheurodd y Cynghorydd Wyn Evans a Mr Duncan Hall, Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Cyllid a Chaffael, am na fedrent ddod i’r cyfarfod.

Nododd y Cadeirydd mai dyma fyddai cyfarfod olaf Mr Harry Dimmack a dymunodd yn dda iddo yn ei swydd newydd.

Dim.

CYTUNWYD i gadarnhau bod cofnodion cyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 09 Mawrth 2023 yn gywir.

Materion yn Codi

Cofnod 6.v) – Nododd y Swyddog Llywodraethu y byddai’n cadarnhau’r wybodaeth hon ar ôl y cyfarfod.

Ystyriwyd Cofnod o Gamau Gweithredu Cyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

CYTUNWYD i nodi’r cynnwys a’r diweddariad fel y’u cyflwynwyd.

Roedd y Pwyllgor eisiau bod yn rhan o’r broses ar gyfer y Fframwaith Rheoli Risg. 

Ystyriwyd Adroddiadau a Diweddariadau’r Rheoleiddiwr a’r Arolygiaeth a oedd yn cynnwys 3 rhan:

a) Diweddariad chwarterol Archwilio Cymru i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

b) Unrhyw waith lleol ar risgiau a gyflwynwyd / a gyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

c) Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru

Y Sefyllfa Bresennol

a) Diweddariad chwarterol Archwilio Cymru i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

b) Unrhyw waith lleol ar risgiau a gyflwynwyd / a gyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

•         Archwilio Cymru – Llythyr i Gyrff Llywodraeth Leol

•         Archwilio Cymru – Cynllun Archwilio Manwl 2023 - Cyngor Sir Ceredigion

•         Archwilio Cymru – Ardystio Grantiau a Ffurflenni 2021-22 – Cyngor Sir Ceredigion

•         Archwilio Cymru – Briff Prosiect – Defnyddio Gwybodaeth am Berfformiad – Safbwynt Defnyddwyr Gwasanaethau a Deilliannau – Cyngor Ceredigion

•         Archwilio Cymru – Cynllun Blynyddol 2023-24

•         Arolygiaeth Gofal Cymru – Arolygiad Gwerthuso Perfformiad Cyngor Sir Ceredigion

•         Arolygiaeth Gofal Cymru – Cynllun Gweithredu Drafft

c) Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru

•         Archwilio Cymru – Ein rhaglen waith ar gyfer 2023-26

Yn dilyn cyflwyniad gan Archwilio Cymru a chwestiynau o’r llawr, CYTUNWYD:-

(i) i nodi’r adroddiadau er gwybodaeth;

(ii) bod angen sicrwydd bod y Cyngor yn ymgeisio am yr holl grantiau posib.

Roedd yr adroddiad yn nodi ymatebion y Cyngor i Adroddiadau’r Rheoleiddiwr a’r Arolygiaeth a’r cynnydd a wnaed o ran y cynigion a’r argymhellion.

Roedd dwy ran i’r adroddiad hwn:

a) Arolwg tracio’r Cyngor o gynigion y Rheoleiddiwr / Arolygiaeth ar gyfer gwella a’r argymhellion; a

b) Materion eraill sy’n ymwneud â’r Cyngor.

Y Sefyllfa Bresennol

a) Arolwg tracio’r Cyngor o gynigion y Rheoleiddiwr / Arolygiaeth ar gyfer gwella a’r argymhellion

o Diweddariad am Ffurflenni Ymateb Rheolwyr y Cyngor 2022-23:

•         Archwilio Cymru – Amser am Newid – Tlodi yng Nghymru

•         Archwilio Cymru – Cyfle wedi’i golli – Mentrau Cymdeithasol

•         Archwilio Cymru – Llamu Ymlaen – Adolygiad Rheoli’r Gweithlu’n Strategol

•         Archwilio Cymru – Llamu Ymlaen – Adolygiad Rheoli Asedau’n Strategol

(b) Materion eraill sy’n ymwneud â’r Cyngor

•         Archwilio Cymru – Llythyr Ymholiadau Archwilio 2023 Cyngor Sir Ceredigion

Yn dilyn cwestiynau o’r llawr, CYTUNWYD i nodi’r adroddiadau er gwybodaeth ac y dylai enwau’r swyddogion sy’n gyfrifol am unrhyw adroddiadau gael eu cynnwys yn y dogfennau

Mae Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 yn ei gwneud yn ofynnol i ddarparwyr gwasanaethau cofrestredig gyflwyno datganiad blynyddol i Weinidogion Cymru ar ddiwedd pob blwyddyn ariannol. Rhaid i’r datganiad blynyddol gynnwys y wybodaeth a nodwyd yn Adran 10 o Ddeddf 2016.

Rhaid i’r datganiad blynyddol hefyd gynnwys y wybodaeth a nodwyd yn Rheoliadau Gwasanaethau Rheoleiddiedig (Datganiadau Blynyddol) (Cymru) 2017 (“y Rheoliadau”), fel y’u diwygiwyd gan Reoliadau Gwasanaethau Rheoleiddiedig (Datganiadau Blynyddol a Chofrestru) (Cymru) (Diwygio) 2019.

Roedd Deddf 2016 yn ei gwneud yn ofynnol i Weinidogion Cymru gyhoeddi pob datganiad blynyddol a gyflwynwyd. Byddai hyn drwy wefan Arolygiaeth Gofal Cymru ar y cyd â phob adroddiad arolygu ar gyfer y gwasanaethau a reoleiddir. Roedd y Rheoliadau hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i’r datganiad blynyddol fod ar ffurf datganiad ar-lein a rhaid ei gyflwyno i Weinidogion Cymru o fewn 56 diwrnod i ddiwedd y flwyddyn ariannol y mae’n ymwneud â hi, sef 26 Mai 2023. O dan Adran 48 o Ddeddf 2016, roedd yn drosedd i ddarparwr gwasanaeth fethu â chyflwyno datganiad blynyddol o fewn y terfynau amser a bennwyd gan y Rheoliadau. Pe bai darparwr gwasanaeth yn methu â chyflwyno datganiad blynyddol o fewn y terfynau amser gofynnol, gallai fod yn destun hysbysiad cosb neu gamau gorfodi eraill fel y bo’n briodol gan Arolygiaeth Gofal Cymru.

O dan Adroddiad 52 o Ddeddf 2016, gallai Gweinidogion Cymru roi hysbysiad cosb pe baent yn fodlon bod y darparwyr gwasanaeth wedi cyflawni trosedd ragnodedig. Roedd hyn yn cynnwys methiant i gyflwyno datganiad blynyddol. Nododd Rheoliadau Gwasanaethau Rheoleiddiedig (Hysbysiadau Cosb) (Cymru) 2019 fod y gosb i’w thalu yn swm sy’n cyfateb i lefel 4 ar y raddfa safonol (sef £2,500).

Y Datganiad Blynyddol

Dyma’r gwasanaethau a oedd wedi’u cynnwys yn y Datganiad Blynyddol:

•         Cartref Gofal Preswyl Bryntirion, Tregaron

•         Cartref Gofal Preswyl Tregerddan, Bow Street

•         Cartref Gofal Preswyl Min y Môr, Aberaeron

•         Cartref Gofal Preswyl Hafan Deg, Llanbedr Pont Steffan

•         Cartref Gofal Preswyl Yr Hafod, Aberteifi

•         Gwasanaeth Gofal wedi’i Dargedu a Galluogi

Y cyfnod amser ar gyfer y data a’r wybodaeth a gyflwynwyd yn y datganiad blynyddol oedd rhwng 1 Ebrill 2022 a 31 Mawrth 2023. Fel darparwr gwasanaeth, roedd ganddynt hyd at ganol nos ar 26 Mai i gyflwyno’r datganiad blynyddol.

Llwyddwyd i gyflwyno’r datganiad blynyddol i Arolygiaeth Gofal Cymru ar 26 Mai 2023. Fel rhan o’r broses, roedd yn rhaid i Unigolyn Cyfrifol y sefydliad sicrhau’r canlynol:

•bod y rhan o’r datganiad blynyddol a oedd yn ymwneud â’r gwasanaeth y’i dynodwyd ar ei gyfer wedi’i chwblhau’n llawn; a

•darparu datganiad, a oedd yn cadarnhau fod y wybodaeth a ddarparwyd yn y datganiad blynyddol yn gywir.

Gan fod yr adroddiad yn un mor gynhwysfawr a’r ffont yn fach ar gyfer y wybodaeth y gofynnodd Arolygiaeth Gofal Cymru amdani (gan fod yr adroddiad wedi’i gyflwyno ar-lein), CYTUNWYD y byddai tri neu bedwar o’r materion allweddol yn yr adroddiad yn cael eu hadrodd flwyddyn nesaf. CYTUNWYD i nodi’r adroddiad er gwybodaeth. 

Mae Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 yn ei gwneud yn ofynnol i ddarparwyr gwasanaethau cofrestredig gyflwyno datganiad blynyddol i Weinidogion Cymru ar ddiwedd pob blwyddyn ariannol. Rhaid i’r datganiad blynyddol gynnwys y wybodaeth a nodwyd yn Adran 10 o Ddeddf 2016.

Rhaid i’r datganiad blynyddol hefyd gynnwys y wybodaeth a nodwyd yn Rheoliadau Gwasanaethau Rheoleiddiedig (Datganiadau Blynyddol) (Cymru) 2017 (“y Rheoliadau”), fel y’u diwygiwyd gan Reoliadau Gwasanaethau Rheoleiddiedig (Datganiadau Blynyddol a Chofrestru) (Cymru) (Diwygio) 2019.

Roedd Deddf 2016 yn ei gwneud yn ofynnol i Weinidogion Cymru gyhoeddi pob datganiad blynyddol a gyflwynwyd. Byddai hyn drwy wefan Arolygiaeth Gofal Cymru ar y cyd â phob adroddiad arolygu ar gyfer y gwasanaethau a reoleiddir. Roedd y Rheoliadau hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i’r datganiad blynyddol fod ar ffurf datganiad ar-lein a rhaid ei gyflwyno i Weinidogion Cymru o fewn 56 diwrnod i ddiwedd y flwyddyn ariannol y mae’n ymwneud â hi, sef 26 Mai 2023. O dan Adran 48 o Ddeddf 2016, roedd yn drosedd i ddarparwr gwasanaeth fethu â chyflwyno datganiad blynyddol o fewn y terfynau amser a bennwyd gan y Rheoliadau. Pe bai darparwr gwasanaeth yn methu â chyflwyno datganiad blynyddol o fewn y terfynau amser gofynnol, gallai fod yn destun hysbysiad cosb neu gamau gorfodi eraill fel y bo’n briodol gan Arolygiaeth Gofal Cymru.

O dan Adroddiad 52 o Ddeddf 2016, gallai Gweinidogion Cymru roi hysbysiad cosb pe baent yn fodlon bod y darparwyr gwasanaeth wedi cyflawni trosedd ragnodedig. Roedd hyn yn cynnwys methiant i gyflwyno datganiad blynyddol. Nododd Rheoliadau Gwasanaethau Rheoleiddiedig (Hysbysiadau Cosb) (Cymru) 2019 fod y gosb i’w thalu yn swm sy’n cyfateb i lefel 4 ar y raddfa safonol (sef £2,500).

Y Datganiad Blynyddol

Dyma’r gwasanaethau a oedd wedi’u cynnwys yn y Datganiad Blynyddol:

•         Cartref Gofal Preswyl Bryntirion, Tregaron

•         Cartref Gofal Preswyl Tregerddan, Bow Street

•         Cartref Gofal Preswyl Min y Môr, Aberaeron

•         Cartref Gofal Preswyl Hafan Deg, Llanbedr Pont Steffan

•         Cartref Gofal Preswyl Yr Hafod, Aberteifi

•         Gwasanaeth Gofal wedi’i Dargedu a Galluogi

Y cyfnod amser ar gyfer y data a’r wybodaeth a gyflwynwyd yn y datganiad blynyddol oedd rhwng 1 Ebrill 2022 a 31 Mawrth 2023. Fel darparwr gwasanaeth, roedd ganddynt hyd at ganol nos ar 26 Mai i gyflwyno’r datganiad blynyddol.

Llwyddwyd i gyflwyno’r datganiad blynyddol i Arolygiaeth Gofal Cymru ar 26 Mai 2023. Fel rhan o’r broses, roedd yn rhaid i Unigolyn Cyfrifol y sefydliad sicrhau’r canlynol:

•bod y rhan o’r datganiad blynyddol a oedd yn ymwneud â’r gwasanaeth y’i dynodwyd ar ei gyfer wedi’i chwblhau’n llawn; a

•darparu datganiad, a oedd yn cadarnhau fod y wybodaeth a ddarparwyd yn y datganiad blynyddol yn gywir.

Gan fod yr adroddiad yn un mor gynhwysfawr a’r ffont yn fach ar gyfer y wybodaeth y gofynnodd Arolygiaeth Gofal Cymru amdani (gan fod yr adroddiad wedi’i gyflwyno ar-lein), CYTUNWYD y byddai tri neu bedwar o’r materion allweddol yn yr adroddiad yn cael eu hadrodd flwyddyn nesaf. CYTUNWYD i nodi’r adroddiad er gwybodaeth. 

Ystyriwyd adroddiad y Rheolwr Corfforaethol – Archwilio Mewnol ynghylch Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol ar gyfer Chwarter 4. Cyflwynwyd yr adroddiad er mwyn sicrhau bod y Pwyllgor yn fodlon bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ymgymryd â gwaith priodol a digonol i ddarparu sicrwydd realistig ar ddiwedd y flwyddyn gan ychwanegu gwerth a chynorthwyo’r Cyngor wrth gyflawni ei amcanion.

CYTUNWYD i nodi’r gwaith a wnaed a’r sefyllfa bresennol o ran y Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

Fel y nodwyd yn Fframwaith Arferion Proffesiynol Rhyngwladol Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol, roedd Safon Perfformiad 2500 yn nodi bod yn rhaid i Archwilio Mewnol sefydlu proses i fonitro a mynd ar drywydd camau rheoli. Y Rheolwr Corfforaethol – Archwilio Mewnol oedd yn gyfrifol am fonitro’r cynnydd a wnaed yn erbyn y camau gweithredu hyn ac adrodd i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Roedd yr adroddiad hwn yn rhoi diweddariad i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o’r cynnydd a wnaed gan y rheolwyr i fynd ar drywydd y camau rheoli a gyhoeddwyd yng nghynlluniau gweithredu’r adroddiadau Archwilio Mewnol.

CYTUNWYD ar y canlynol:

(i) nodi’r gwaith presennol;

(ii) dylid ystyried coladu’r holl gamau yr oedd angen eu cymryd a hynny yn ôl gwasanaeth, er mwyn eu monitro; a

iii) dylai’r Grŵp Arweiniol dderbyn yr adroddiadau.

Ystyriodd y Pwyllgor Gynllun Archwilio Mewnol Blynyddol 2022/23 yn y cyfarfod ym mis Mawrth 2022. Roedd y Cynllun yn darparu amlinelliad o’r gwaith yr oedd yn rhaid i’r Adain Archwilio Mewnol ei gyflawni yn ystod y flwyddyn er mwyn ffurfio barn ynghylch sicrwydd.

Roedd y farn hon yn ffurfio rhan o fframwaith sicrwydd y Cyngor. Roedd Archwilio Mewnol hefyd yn darparu cyngor annibynnol i wasanaethau er mwyn helpu rheolwyr i wella’u mesurau rheoli mewnol, eu dull o reoli risg, a’u trefniadau llywodraethu. Roedd yr Adroddiad Blynyddol yn darparu crynodeb o’r gweithgarwch archwilio mewnol yn ystod y flwyddyn hyd at 31 Mawrth 2023, ac roedd yn ymgorffori barn yr adain archwilio. Roedd hefyd yn cofnodi’r sefyllfa bresennol o ran adnoddau, a chynlluniau’r adain ar gyfer sicrhau ansawdd, gwelliant a chynnydd.

CYTUNWYD I GYMERADWYO'R adroddiad ac i gynnwys data ar hyfforddiant y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn y flwyddyn flaenorol mewn adroddiadau yn y dyfodol.

Roedd Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol yn darparu crynodeb o’r gweithgarwch archwilio mewnol yn ystod y flwyddyn hyd at 31 Mawrth, ac roedd yn ymgorffori barn yr adain archwilio.

Yn y gorffennol, roedd yr Adroddiad Blynyddol yn cynnwys rhan ar dwyll, gan roi braslun o’r gwaith roedd y gwasanaeth wedi’i wneud yn y maes hwn. Erbyn hyn roedd adroddiad ar wahân ar gyfer Atal Twyll a oedd yn cefnogi Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol ar ddiwedd y flwyddyn.

CYTUNWYD I GYMERADWYO'R adroddiad ac i gyflwyno papur i'r Grŵp Arweiniol i ystyried Asesiad Risg ar Dwyll Ariannol, gan fod iddo werth sylweddol; a gallai fod yn hanfodol ar gyfer rhoi rhagor o sicrwydd Gwrth-dwyll.

Rhoddwyd adroddiadau rheolaidd i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ynghylch Cofrestr Risgiau Corfforaethol y Cyngor i roi gwybodaeth a sicrwydd parhaus bod y risgiau a nodwyd gan uwch reolwyr yn cael eu rheoli’n briodol. Roedd hyn yn atgyfnerthu rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o ran rhoi sicrwydd annibynnol i’r Cyngor bod y Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn cael ei rheoli’n briodol.

Cynhaliwyd adolygiad o statws diweddaraf y risgiau yng nghyfarfod y Grŵp Arweiniol ar 24.5.23 lle trafodwyd a chytunwyd ar risgiau y gellid eu huwchgyfeirio / isgyfeirio.

Isgyfeiriwyd y canlynol o risg gorfforaethol i risg ar gyfer y gwasanaeth:

R004: Parhad Busnes – roedd sgôr y risg wedi gostwng i 12 gan fod prosesau a strwythurau yn eu lle a bu’r rhain yn ddibynadwy yn ystod digwyddiadau sylweddol. Roedd cynlluniau wrth gefn a threfniadau busnes yn eu lle a oedd yn rhoi sicrwydd nad oedd angen i’r risg fod ar y Gofrestr Risgiau Corfforaethol.

R015: Cefnogi Busnesau Bwyd Lleol, Cynnal Diogelwch – roedd sgôr y risg wedi gostwng i 9 wrth i adnoddau diogelu’r cyhoedd gael eu dargyfeirio i glirio’r ôl-groniad a bu’r camau lliniaru’n llwyddiannus.

R018: Covid-19 – roedd sgôr y risg wedi gostwng i 9 gan fod Covid-19 wedi’i isgyfeirio ar lefel genedlaethol.

Uwchgyfeiriwyd y canlynol o risg ar gyfer y gwasanaeth i risg gorfforaethol:

Dim.

Roedd sgôr y risg ar gyfer R009: Rheoli Gwybodaeth a Chydnerthedd Seiberddiogelwch wedi cynyddu i 20. Roedd mesurau lliniaru blaenorol yn annigonol i atal risgiau rhag cynyddu. Felly rhoddwyd mesurau lliniaru newydd ar waith er mwyn lleihau’r risg, sef: 

1. Datblygu adolygiad rheolaidd ac Adroddiad Blynyddol yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth

2. Ailstrwythuro i ffocysu adnoddau ac arbenigedd yn well

3. Mudo data a chynnwys i leoliadau mwy addas

4. Gweithredu amgryptiad segur

Ychwanegwyd cam lliniaru newydd i R017: Diogelu – gweithredu’r strwythur Llesiant Gydol Oes diwygiedig i wella’r gweithgarwch o ran Sicrhau Ansawdd a Diogelu Strategol a Lles Meddyliol a Chamddefnyddio Sylweddau ym Mhorth Cynnal.

Adolygwyd yr holl risgiau eraill ac roeddent yn cynnwys statws RAG diwygiedig ar gyfer y camau lliniaru ac roedd y sylwadau wedi’u diweddaru.

Yn dilyn cwestiynau o’r llawr, CYTUNWYD ar y canlynol:

(i) nodi’r gofrestr a oedd wedi’i diweddaru;

(ii) dylai colofn gael ei hychwanegu at bob risg i nodi’r dyddiad y cafodd y risg ei hystyried gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu priodol; er mwyn i’r Pwyllgor gael sicrwydd bod y gofrestr wedi cael ei hystyried drwy’r broses ddemocrataidd;

(iii) bod hi’n bwysig i Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fynd i’r cyfarfodydd Rheoli Perfformiad a gynhaliwyd bob chwarter er mwyn bod yn ymwybodol o risgiau’r gwasanaethau;

(iv) yn dilyn y cyfarfod, dylai’r Swyddog Arweiniol Corfforaethol perthnasol ymateb i’r ymholiadau gan Mrs Caroline Whitby ynghylch Risg 8 a 9; a 

v) dylai’r Cadeirydd gysylltu â Chadeiryddion y Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu.

Cytunwyd i nodi’r Flaenraglen Waith fel y’i cyflwynwyd yn amodol ar nodi y byddai Mrs Hannah Rees yn dychwelyd i gyflwyno’r adroddiadau yn lle Mr Harry Dimmack.

Diolchodd y Cynghorydd Elizabeth Evans i’r Rheolwr Corfforaethol: Gwasanaethau Democrataidd am ei gwaith i ddatrys problemau gyda’r system hybrid gan na fu unrhyw broblemau ar-lein, fodd bynnag, dywedodd y Cynghorydd Gareth Lloyd fod problemau wedi codi gyda’r system yn y Siambr sawl gwaith yn ystod y cyfarfod.