Agenda a Chofnodion

Ymddiheurodd y Cynghorydd Endaf Edwards am na fedrai fod yn bresennol yn y cyfarfod.

Estynnodd y Cadeirydd groeso i aelod annibynnol/lleyg newydd sef Mr Andrew Blackmore a oedd yn ei gyfarfod cyntaf.

Dim.

CYTUNWYD i gadarnhau bod Cofnodion Cyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 27 Medi 2022 yn gywir ar yr amod y newidir y canlynol:

(i) Cofnod 16, Cofrestr Risgiau Corfforaethol. Dylai (iii) ddarllen “y dylai’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Cymunedau Iachach roi ystyriaeth bellach i lwyth gwaith y tîm Diogelwch Bwyd oherwydd nifer yr arolygiadau sydd heb eu gwneud”; a

(ii) dylai’r rhifolyn Rhufeinig fod yn 16 (iv) ac nid 16 (vi).

Rhoddwyd ystyriaeth i’r Trefniadau ar gyfer Aelod Lleyg ac Is-gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

            CYTUNWYD i :-

(i) nodi bod y Cyngor, ar 15/12/22, wedi penodi Mr Andrew Blackmore yn aelod annibynnol/aelod lleyg newydd o’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio; a

(ii) penodi Mr Andrew Blackmore yn Is-gadeirydd yn  syth o 17 Ionawr 2023 ymlaen am weddill y cyfnod o ddwy flynedd sy’n rhedeg o fis Mai 2022 (tan fis Mai 2024).

Cyflwynodd Mr Andrew Blackmore ei hun i’r Pwyllgor.

Ystyriwyd y Cofnod o Gamau Gweithredu Cyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

CYTUNWYD i:

(i) nodi’r cynnwys a’r diweddariad fel y’u cyflwynwyd;

(ii) y byddai’r Cofnod o Gamau Gweithredu yn cael ei ddiwygio i gynnwys colofn ychwanegol “ar waith” i roi rhagor o wybodaeth am hynt y camau sydd heb eu cyflawni;

(iii) mewn ymateb i Eitem 2: Cofrestr Risgiau Corfforaethol (VI), bydd yr adroddiad ar Glefyd Coed Ynn a gyflwynwyd i’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Cymunedau Ffyniannus ar 19/10/2022 yn cael ei ddosbarthu i’r aelodau.

Ystyriwyd yr eitem Adroddiadau a Diweddariadau'r Rheoleiddwyr a'r Arolygiaeth. Roedd yr Adroddiad yn nodi Adroddiadau a Diweddariadau’r Rheoleiddwyr a’r Arolygiaeth ac roedd iddo dair rhan:

a) Diweddariad chwarterol Archwilio Cymru i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio - heb ei ddiweddaru ers Medi 2022;

b) Unrhyw waith lleol ar risgiau a gyflwynwyd/a gyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio;

c) Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru.

Nododd Elin Prysor y canlynol:

(i) Bod Adroddiad Arolygu Arolygiaeth Gofal Cymru ar Ofal wedi’i Dargedu a Galluogi yn foddhaol – nid oedd yna ddiffyg cydymffurfiaeth.

(ii) Bod adroddiad arolygu’r IPCO wedi dod i law ac ymatebwyd iddo – dim angen camau pellach.

(iii) Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru.

 Amser am newid – Tlodi yng Nghymru: Ffurflen Ymateb i ddilyn.

 - Darlun o Reoli Perygl Llifogydd: wedi’i gyflwyno i’r Grŵp Arweiniol a bydd yn cael ei rannu â’r Pwyllgor Craffu.

iii) Dylanwad Cydraddoldeb. Cyfle wedi’i golli. Cyflwyno mentrau cymdeithasol a thwyll ariannol cenedlaethol i’r Grŵp Arweiniol os na wnaed hynny eisoes.

(iv) Bod y broses o ymdrin ag adroddiadau Archwilio Cymru a darparu ymatebion yn cael ei diweddaru.

Roedd swyddogion Archwilio Cymru, Non Jenkins a Jeff Brown yn bresennol hefyd a rhoesant grynodeb o adroddiadau Archwilio Cymru:

Diweddariad Chwarter 3 i ddilyn

CYTUNWYD i

(i) nodi’r sefyllfa bresennol; a

(ii) nodi y byddai'r Grŵp Arweiniol yn ystyried pob adroddiad cenedlaethol yn y dyfodol er mwyn penderfynu (a chofnodi) a oes angen camau pellach ac ystyried y camau priodol.

Nodwyd hefyd ei bod yn bwysig gwahodd pob Aelod Lleyg i’r holl weithdai ar y gyllideb yn y dyfodol er mwyn cael mwy o wybodaeth am y broses o baratoi Cyllideb y Cyngor.

Ystyriwyd Adroddiad Cynnydd y Rheolwr Corfforaethol – Archwilio Mewnol ar Archwilio Mewnol yn Chwarter 2. Cyflwynwyd yr Adroddiad er mwyn sicrhau bod y Pwyllgor yn fodlon fod yr Adain Archwilio Mewnol yn ymgymryd â gwaith priodol a digonol i ddarparu sicrwydd realistig ar ddiwedd y flwyddyn gan ychwanegu gwerth a chynorthwyo’r Cyngor wrth gyflawni ei amcanion.

CYTUNWYD i ystyried y gwaith a wnaed a’r sefyllfa bresennol o ran yr Adain Archwilio Mewnol.

Ystyriwyd Siarter Archwilio Mewnol 2023/24. Adroddwyd bod safon priodoledd 1000 - un o Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) - yn ei gwneud yn ofynnol i bob gweithgaredd archwilio mewnol gadw ‘siarter archwilio mewnol’. Dogfen ffurfiol yw’r siarter sy’n diffinio diben y gweithgaredd archwilio mewnol, ei awdurdod a’i gyfrifoldeb ynghyd â sefydlu rôl archwilio mewnol o fewn y sefydliad.

Cafodd Siarter Archwilio Mewnol Cyngor Sir Ceredigion ei chymeradwyo’n ffurfiol ym mis Medi 2013 ar yr un pryd ag y cyflwynwyd Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Mae’r Rheolwr Corfforaethol Archwilio Mewnol wedi adolygu’r siarter yn rheolaidd gan ei diweddaru yn ôl yr angen. Mae pob fersiwn a ddiweddarwyd wedi’u cymeradwyo gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Mae Siarter Archwilio Mewnol 2023/24 wedi'i hadolygu a'i diweddaru gan y Rheolwr Corfforaethol Archwilio Mewnol. Mae'r Siarter wedi'i hail-strwythuro a'i diweddaru yn unol ag argymhellion Asesiad Ansawdd Allanol o’r gwasanaeth Archwilio Mewnol:

•       Mae'r Siarter bellach yn cynnwys cyflwyniad i esbonio pwrpas Siarter Archwilio;

•       Prif amcanion Archwilio Mewnol a sut maen nhw'n cael eu cyflawni;

•       Cyfrifoldebau’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i Archwilio Mewnol;

•       Cyfrifoldebau'r Prif Swyddog Cyllid i Archwilio Mewnol; a

•       Strwythur adnoddau a staffio cyfredol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

CYTUNWYD i gymeradwyo’r adroddiad fel y’i cyflwynwyd.

               Adroddwyd bod gweithdy wedi ei gynnal ar 28 Tachwedd 2022 ar gyfer Swyddogion perthnasol ac Aelodau'r Pwyllgor i ystyried y cynnydd a wnaed ar y camau a nodwyd yn Natganiad Llywodraethu Blynyddol 2021-2022. Yn ystod y gweithdy hwn cafodd y ddogfen Fframwaith Llywodraethu ei hadolygu i ystyried unrhyw dystiolaeth ddiweddar y gellid ei chynnwys yn y ddogfen ac i gnoi cil dros y camau gweithredu a nodwyd yn flaenorol.

Lluniwyd Dogfen Fframwaith Llywodraethu 2022-23 yn sgil y gweithdy hwn a chyfraniadau gan amrywiol Swyddogion cyfrifol a nodir yn y ddogfen.

Dogfen Fframwaith Llywodraethu 2022-23 fydd y sail ar gyfer Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2022-23 a fydd yn cael ei gyflwyno i’r pwyllgor hwn ar ffurf ddrafft yn ei gyfarfod ar 9 Mawrth 2023.

Roedd gwaith sgorio'r adolygiad terfynol - a wnaed yn ystod y gweithdy - wedi'i gynnwys yn yr adroddiad i’r Aelodau. I grynhoi, cafodd cyfanswm o 94 o ymddygiadau eu hadolygu. O ganlyniad i drafodaethau yn dilyn y gweithdy, cynigiwyd bod un sgôr yn cael ei gwella o 5/6 i 7/8 (B3.1) o achos bod cam gweithredu a nodwyd wedi cael ei roi ar waith. Cyflawnwyd y cam hwn drwy weithredu'r Polisi Ymgysylltu a Chyfranogi. Felly, roedd cyfanswm o 90 o ymddygiadau bellach yn cael sgôr o 9/10 ac roedd pedwar yn cael sgôr o 7/8.

Cafodd Côd Llywodraethu Corfforaethol Lleol 2022-23 ei adolygu a’i newid i greu Côd Llywodraethu Corfforaethol Lleol drafft 2022-23. Roedd y Côd wedi cael ei ddiweddaru i egluro’n fwy sut mae’r saith egwyddor ar gyfer llywodraethu da, a nodir gan CIPFA/SOLACE yn ‘Delivering Good Governance in Local Government’ (argraffiad 2016), yn cael eu cynnwys gan y Cyngor yn ei Gôd Llywodraethu Corfforaethol Lleol ei hun. Roedd y tabl a oedd yn nodi'r Côd a'r camau a gymerwyd i gwrdd â'r gofynion wedi'i ddiwygio hefyd i'w gwneud hi'n haws i'w ddarllen.

Yn y blynyddoedd blaenorol roedd y Côd wedi cael ei gyflwyno fel copi o'r Ddogfen Fframwaith Llywodraethu, ond mae Côd 2023-24 yn cymryd agwedd fwy ‘blaengar’ at y Fframwaith Llywodraethu drwy roi mwy o bwyslais ar y gwaith presennol yn hytrach na chamau a weithredwyd yn flaenorol.

Yn dilyn cwestiynau o’r llawr CYTUNWYD i

i) Nodi’r Ddogfen Fframwaith Llywodraethu;

(ii) Cymeradwyo’r cynnydd yn y sgôr o 5/6 i 7/8 ar gyfer ymddygiad B3.1 yn Nogfen y Fframwaith Llywodraethu o achos bod y Polisi Ymgysylltu a Chyfranogi wedi cael ei roi ar waith;

(iii) Argymell bod y Cyngor yn cymeradwyo Côd Llywodraethu Corfforaethol Lleol 2023-24;

(iv) y byddai dogfennau’r Fframwaith a’r Côd yn cael eu hadolygu yn rheolaidd wrth fynd ymlaen a’u cyflwyno i’r Pwyllgor.

Adroddwyd bod yr adroddiad hwn yn rhoi gwybodaeth ynghylch nifer y sylwadau o ganmoliaeth a chwynion a dderbyniwyd gan y Cyngor yn ystod y cyfnod rhwng 1 Ebrill 2022 a 30 Medi 2022.  Roedd yr adroddiad ei hun yn cynnwys gwybodaeth benodol am nifer y cwynion a dderbyniwyd, gwahanol gamau’r cwynion, perfformiad a chanlyniadau sy’n gysylltiedig â’r rhain.  Ceir adran hefyd ar y cyswllt a dderbyniwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (“yr Ombwdsmon”) yn ystod y cyfnod adrodd. 

Crynodeb o’r gweithgarwch ar gyfer hanner cyntaf 22/23

•       Derbyniwyd 95 sylw o ganmoliaeth

•       Derbyniwyd 66 cwyn Cam 1 = 40 Cam 2 = 26

•       Derbyniwyd 16 ‘cyswllt’ drwy Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru

•       Cafodd 206 o ymholiadau eu prosesu gan y Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth

•       Mae nifer y cwynion a dderbyniwyd yn ystod y cyfnod adrodd hwn (66) yn debyg i’r nifer a dderbyniwyd yn rhan gyntaf ac ail hanner 2021/22 (62 a 71 yn eu trefn). 

•       Bu ychydig o gynnydd yn nifer yr ymholiadau a reolid gan y Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth yn hanner cyntaf 2022/23 o gymharu â hanner cyntaf ac ail hanner 2021/22, gyda chynnydd o 6% o gymharu â hanner cyntaf 2021/22 a chynnydd o 18% o gymharu ag ail hanner 2021/22.

•       Cafwyd cynnydd o 8 (sef cynnydd o 25%) yn nifer y cwynion Cam 1 o gymharu â hanner cyntaf 2021/22.  Er hynny, roedd gostyngiad yn nifer y cwynion yr ymchwiliwyd iddynt ar Gam 2 (gostyngiad o 4, neu 13%). 

•       Mae nifer y cwynion a gyfeirir i’r Ombwdsmon wedi gostwng o gymharu â’r nifer a gyfeiriwyd yn hanner cyntaf ac ail hanner 2021/22. Caewyd 9 cwyn ar ôl yr ystyriaeth gychwynnol (56%) ac ystyriwyd bod 1 achos yn un ‘Cyn Pryd’ (6%).  Cafodd y 6 achos a oedd yn weddill eu datrys drwy ‘Ddatrysiad Buan’ (38%).

•       Cafodd canran llai o gwynion eu cyfiawnhau yn ystod hanner cyntaf 2022/23, 41% o gymharu â 49% o’r holl gwynion a dderbyniwyd yn 2021/22. Ni chafodd 33% o’r cwynion a dderbyniwyd yn ystod y cyfnod adrodd hwn eu cyfiawnhau, sy’n gyfradd debyg o gymharu â 2021/22 lle na chafodd 31% o gwynion eu cyfiawnhau.  Fodd bynnag, bu cynnydd yn nifer y cwynion a gafodd naill ai eu dirwyn i ben neu eu tynnu’n ôl, gydag 20% yn cael eu dirwyn i ben/tynnu’n ôl yn ystod hanner cyntaf 2022/23 o gymharu ag 8% o bob achos yn 2021/22. 

CYTUNWYD i gymeradwyo cynnwys yr Adroddiad Hanner Blwyddyn ynghylch Canmoliaeth a Chwynion (2022/2023). Hefyd gofynnodd y Pwyllgor am fanylion pellach am y cwynion a gafwyd a’r effaith ar drigolion. Mewn ymateb, dywedodd y Swyddog Arweiniol Corfforaethol - Polisi a Pherfformiad, y gellid casglu'r wybodaeth yma ond roedd yn poeni nad oedd digon o adnoddau yn y gwasanaeth ar hyn o bryd i wneud hynny.

Cytunwyd hefyd y byddai polisïau a gweithdrefnau cwynion y Gwasanaethau Corfforaethol a Chymdeithasol yn cael eu dosbarthu i aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Cyflwynodd Rhan 6 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 drefn berfformio newydd yn seiliedig ar Hunanasesu ar gyfer Prif Gynghorau.

Bwriad y drefn berfformio newydd oedd adeiladu a chefnogi diwylliant lle mae cynghorau yn ceisio gwneud yn well yn barhaus ym mhopeth a wnânt, beth bynnag yw eu perfformiad yn barod. Roedd y Ddeddf yn disgwyl y bydd cynghorau bob amser yn ymdrechu i gyflawni mwy ac yn ceisio sicrhau’r canlyniadau gorau i bobl leol a chymunedau.

Roedd y Ddeddf yn cyflwyno 5 dyletswydd benodol i Gynghorau:

•       Dyletswydd i adolygu perfformiad yn barhaus

•       Dyletswydd i ymgynghori ar berfformiad

•       Dyletswydd i adrodd ar berfformiad

•       Dyletswydd i drefnu Panel Asesu Perfformiad

•       Dyletswydd i ymateb i Asesiad y Panel Perfformiad

O dan ei ddyletswydd i adrodd ar berfformiad, roedd yn rhaid i'r Cyngor gyhoeddi Adroddiad Hunanasesu ar gyfer pob blwyddyn ariannol. Roedd y rhain yn nodi'r casgliadau ynghylch a oedd y Cyngor wedi bodloni'r gofynion perfformiad yn ystod y flwyddyn ariannol honno, ac unrhyw gamau y bydd yn eu cymryd neu y mae eisoes wedi eu cymryd i wella’i gynnydd wrth fodloni'r gofynion perfformiad. Roedd pwyslais yr Adroddiad ar ddeall sut yr oedd y Cyngor yn gweithredu yn awr, y galwadau y bydd yn debygol o wynebu yn y dyfodol, a sut y gall feithrin cynaliadwyedd.

Bu’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ystyried yr Adroddiad Hunanasesu Drafft yn ei gyfarfod ar 27 Medi 2022. Ni wnaed dim argymhellion ffurfiol i newid y casgliadau na'r camau y mae'r Cyngor yn bwriadu eu cymryd, fodd bynnag, gofynnwyd am fân newidiadau i'r fformat a chodwyd nifer o bwyntiau ar sut i wella'r cylch nesaf o adrodd. Diweddarwyd yr Adroddiad Hunanasesu gyda’r diwygiadau hyn. Cymeradwywyd yr Adroddiad gan y Cabinet ar 6 Rhagfyr 2022 a chan y Cyngor ar 15 Rhagfyr 2022.

Roedd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn un o bedwar derbynnydd statudol yr Adroddiad Hunanasesu Terfynol. Bydd yr Adroddiad hefyd yn cael ei gyflwyno i’r Gweinidogion, Estyn ac Archwilydd Cyffredinol Cymru, yn ogystal â’i gyhoeddi ar wefan y Cyngor. 

CYTUNWYD i

(i) dderbyn Adroddiad Hunanasesu 2021/22 gan gynnwys yr Adolygiad Blynyddol o Amcanion Perfformiad a Llesiant;

(ii) parhau i graffu ar yr adroddiad er mwyn gwella perfformiad yn y dyfodol.

            Diben y Strategaeth Gorfforaethol yw dangos sut fydd y Cyngor yn ceisio gwella llesiant cymdeithasol, economaidd, amgylcheddol a diwylliannol trigolion a chymunedau Ceredigion a hefyd cyfrannu i’r eithaf i’r saith Amcan Llesiant Cenedlaethol, yn unol â Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015.

Yr Amcanion Llesiant Corfforaethol yw:

•       Hybu’r economi, cefnogi busnesau a galluogi cyflogaeth

•       Creu cymunedau gofalgar ac iach

•       Darparu'r dechrau gorau mewn bywyd a galluogi pobl o bob oed i ddysgu

•       Creu cymunedau cynaliadwy a gwyrdd sydd wedi’u cysylltu’n dda â’i gilydd

Maen nhw wedi cael eu nodi drwy ddadansoddi tystiolaeth yn helaeth ac ymgysylltu â'r trigolion, gan gynnwys dyheadau'r weinyddiaeth wleidyddol newydd, Asesiad o Lesiant Lleol Ceredigion a'r ymgynghoriad cyhoeddus a fu ar y strategaeth ddrafft yn ystod Medi/Hydref 2022.

Hefyd mae’r amcanion wedi’u nodi drwy weledigaeth Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015. Roedd hyn yn cynnwys nodi sut y gallem wneud y cyfraniad mwyaf i'r amcanion llesiant cenedlaethol a hefyd sicrhau ein bod yn defnyddio’r egwyddor o ddatblygu cynaliadwy i ddiwallu anghenion y presennol heb amharu ar allu cenedlaethau’r dyfodol i ddiwallu eu hanghenion eu hunain.

Bydd y Strategaeth Gorfforaethol yn cael ei rhoi ar waith dros y pum mlynedd nesaf a bydd y cynnydd yn cael ei adolygu’n flynyddol yn Adroddiad Hunanasesu’r Cyngor a gyhoeddir ym mis Tachwedd bob blwyddyn.

CYTUNWYD i dderbyn y Strategaeth Gorfforaethol newydd ar gyfer 2022-2027 gan gynnwys yr Amcanion Llesiant Corfforaethol newydd.

Rhoddir sylw i’r Strategaeth Gorfforaethol ar holl gyfryngau a gwefan y Cyngor yn dilyn y cyfarfod.

CYTUNWYD i nodi cynnwys y Flaenraglen Waith fel y’i cyflwynwyd ar yr amod y nodir bod yr eitem ar Archwilio Mewnol yn Hunanarfarnu’r Fenter Twyll Genedlaethol wedi cael ei thynnu oddi ar yr agenda wreiddiol ar gyfer 17 Ionawr 2023.

Dim.