Agenda a Chofnodion

Ymddiheurodd y Cynghorwyr Endaf Edwards, Maldwyn Lewis a Mark Strong ynghyd â Mr Liam Hull a Mrs Alex Jenkins, Rheolwr Corfforaethol - Archwilio Mewnol am na fedrent fod yn bresennol yn y cyfarfod.

Dim.

Llongyfarchwyd Hannah Rees ar enedigaeth ei hail fab; roedd y ddau yn gwneud yn dda.

CYTUNWYD cadarnhau fel cofnod cywir Gofnodion y Cyfarfod o’r Pwyllgor a gynhaliwyd 06 Mehefin 2022.

Ystyriwyd Cofnod Gweithredu Cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

CYTUNWYD nodi’r cynnwys fel y’i cyflwynwyd.

CYTUNWYD y byddai eitemau 8 a 9 yn cael eu hystyried cyn eitemau 7 ac 8 ar yr agenda gan nad oedd y swyddog cyflwyno yn bresennol.

Ystyriwyd yr eitem ynghylch Adroddiadau a Diweddariadau’r Rheoleiddiwr a’r Arolygiaeth. Mae’r adroddiad yn nodi Adroddiadau a Diweddariadau’r Rheoleiddiwr a’r Arolygiaeth ac mae iddo dair rhan

a) Diweddariad chwarterol Archwilio Cymru i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio;

b) Unrhyw waith lleol ynghylch risg a gyflwynwyd/a gyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

c) Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru

CYTUNWYD nodi’r sefyllfa bresennol.

Ystyriwyd yr Adroddiad sy’n nodi ymatebion y Cyngor i Adroddiadau’r Rheoleiddiwr a’r Arolygiaeth a'r cynnydd a wnaed o ran y cynigion a'r argymhellion.

Roedd dwy ran i’r adroddiad hwn:

Y Sefyllfa Bresennol

a) Gwybodaeth dracio’r Cyngor am gynigion y Rheoleiddiwr/Arolygiaeth ar gyfer gwella a’r argymhellion

b) Materion eraill sy’n ymwneud â’r Cyngor

CYTUNWYD nodi’r sefyllfa bresennol.

Ystyriwyd yr Adroddiad Asesiad Ansawdd Allanol. Adroddwyd bod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) wedi dod i rym ar 1 Ebrill 2013, ac roeddent yn cyflwyno gofyniad am asesiad allanol o bob gwasanaeth archwilio mewnol, y mae’n rhaid ei gynnal o leiaf un waith bob pum mlynedd gan adolygydd annibynnol, cymwys y tu allan i’r sefydliad

Cynhaliodd tîm adolygu o Gyngor Sir Ynys Môn, a oedd yn cynnwys y Pennaeth Archwilio a Risg a’r Prif Archwilydd, adolygiad o hunanasesiad Cyngor Sir Ceredigion rhwng mis Mai a Gorffennaf 2022.  Mae’r adroddiad hwn yn nodi canfyddiadau eu hasesiad.

CYTUNWYD nodi cynnwys Asesiad Ansawdd Allanol yr Archwiliad Mewnol 

Diolchodd y Swyddog Arweiniol Corfforaethol - Cyfreithiol a Llywodraethu a Swyddog Monitro i’r Pennaeth Archwilio a Risg a’r Prif Archwilydd am ei chymorth a’i harweiniad i’r Rheolwr Corfforaethol - Archwilio Mewnol, ac hefyd i’r tîm Archwilio Mewnol am eu gwaith.

Ystyriwyd ymateb y Rheolwr Corfforaethol, Archwilio Mewnol i Asesiad Ansawdd Allanol Cyngor Sir Ynys Môn. Adroddwyd bod Nodyn Cais Llywodraeth Leol y PSIAS a CIPFA yn disodli Cod 2006 ar gyfer Archwilio Mewnol, a daeth i rym o fis Ebrill 2013.

Rhaid cydymffurfio â'r PSIAS a'r Nodyn Cais er mwyn sicrhau bod arferion archwilio mewnol priodol wedi’u gweithredu.   Mae'r Nodyn Cais yn cynnwys rhestr wirio sydd wedi'i datblygu i fodloni'r gofynion a nodir yn PSIAS 1311 a 1312 ar gyfer hunan-asesiadau cyfnodol fel rhan o'r Rhaglen Sicrhau Ansawdd a Gwella.

Mae'n ymgorffori gofynion y PSIAS yn ogystal â'r Nodyn Cais er mwyn rhoi sylw cynhwysfawr i'r ddwy ddogfen.

Cynhaliodd tîm Archwilio Mewnol Ynys Môn adolygiad gan gymheiriaid o hunanasesiad Rheolwr Corfforaethol, Archwilio Mewnol 2021/22 Ceredigion rhwng Mai – Gorffennaf 2022 i ddarparu asesiad allanol o gydymffurfiaeth y gwasanaeth, yn ôl y gofyn gan PSIAS

Cymeradwyodd y Swyddog Arweiniol Corfforaethol - Cyfreithiol a Llywodraethu a Swyddog Monitro yr argymhelliad y dylai’r Rheolwr Corfforaethol - Archwilio Mewnol gwblhau’r cymhwyster Archwilio proffesiynol ac roedd yn hyderus y byddai’n cael ei gwblhau o fewn 12 mis.    Bu oedi hefyd i gael y cymhwyster hwn oherwydd y pandemig.  

CYTUNWYD nodi’r adroddiad ac ymateb y gwasanaeth i Asesiad Ansawdd Allanol yr Adain Archwilio Mewnol.

Ystyriwyd yr Adroddiad ar Arolygiadau Estyn, tymor yr Haf 2022.

CYTUNWYD nodi’r wybodaeth a gyflwynwyd a bod yr adroddiadau’n gadarnhaol iawn.

Adroddwyd bod y wasg wedi tynnu sylw at un argymhelliad yn adroddiad Ysgol Penglais ac nid at yr adroddiad yn gyffredinol a oedd yn gadarnhaol.

Ystyriwyd adroddiad y Rheolwr Corfforaethol - Archwilio Mewnol ar Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol, Chwarter 1. Cyflwynwyd yr adroddiad i sicrhau bod y Pwyllgor yn fodlon bod yr Adain Archwilio Mewnol yn ymgymryd â gwaith priodol a digonol er mwyn darparu sicrwydd realistig ar ddiwedd y flwyddyn gan ychwanegu gwerth a chynorthwyo’r Cyngor wrth gyflawni ei amcanion.

CYTUNWYD nodi’r gwaith yr ymgymerwyd ag ef a’r sefyllfa bresennol o ran yr Adain Archwilio Mewnol.

Ystyriwyd Hunanasesiad Archwilio Mewnol 2021-22. Adroddwyd bod Nodyn Cais Llywodraeth Leol y PSIAS a CIPFA yn disodli Cod 2006 ar gyfer Archwilio Mewnol, a daeth i rym o fis Ebrill 2013. Rhaid cydymffurfio â'r PSIAS a'r Nodyn Cais er mwyn sicrhau bod arferion archwilio mewnol priodol wedi’u gweithredu.  

Roedd y Nodyn Cais yn cynnwys rhestr wirio sydd wedi'i datblygu i fodloni'r gofynion a nodir yn PSIAS 1311 a 1312 ar gyfer hunan-asesiadau cyfnodol fel rhan o'r Rhaglen Sicrhau Ansawdd a Gwella (QAIP). Mae'n ymgorffori gofynion y PSIAS yn ogystal â'r Nodyn Cais er mwyn rhoi sylw cynhwysfawr i'r ddwy ddogfen.

CYTUNWYD nodi cynnwys yr hunanasesiad.

Ystyriwyd Adroddiad Diweddaru am Gynnydd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Cyflwynwyd yr adroddiad er mwyn rhoi diweddariad ar y cynnydd gyda Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2021-2022 yn ogystal â diweddariad ar y cynnydd gyda Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2022-2023.

CYTUNWYD nodi’r sefyllfa bresennol.

Consideration was given to the Annual Report of Compliments, Complaints and Ystyriwyd Adroddiad Diweddaru am Gynnydd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Cyflwynwyd yr adroddiad er mwyn rhoi diweddariad ar y cynnydd gyda Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2021-2022 yn ogystal â diweddariad ar y cynnydd gyda Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2022-2023.

CYTUNWYD nodi’r sefyllfa bresennol.

Adroddwyd bod adroddiadau rheolaidd yn cael eu darparu i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ynghylch Cofrestr Risgiau Corfforaethol y Cyngor i roi gwybodaeth barhaus a sicrwydd bod risgiau a ddynodir gan uwch reolwyr yn cael eu rheoli’n briodol. Mae hyn yn atgyfnerthu rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o roi sicrwydd annibynnol i’r Cyngor ynghylch rheoli’r Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn briodol.

Mae'r holl risgiau wedi'u hadolygu ac yn cynnwys sylwebaeth wedi'i diweddaru.  Mae’r sgoriau yn parhau heb newid ar gyfer pob risg. Fodd bynnag, gwnaed newidiadau i gamau lliniaru nifer o risgiau er mwyn adlewyrchu’r ymateb sy’n newid. Roedd y rhain yn cynnwys:

R003: Perfformiad Corfforaethol a Gwella 

R006: Rhaglen Gydol Oed a Lles

R009: Rheoli Gwybodaeth a Chydnerthedd Seiberddiogelwch

R015: Cefnogi Busnesau Bwyd Lleol, Cynnal Diogelwch

R017: Diogelu

R019: Newid yn yr Hinsawdd ac Erydu Arfordirol/Llifogydd

R020: Gwywiad Coed Ynn

R021: Ffosffad

CYTUNWYD: 

(i) nodi’r sefyllfa bresennol;

(ii) (ii) y byddai’r Swyddog Arweiniol Corfforaethol - Polisi a Pherfformiad yn cyfleu barn yr Aelodau i’r Grŵp Arweiniol y dylid ystyried cynnwys Recriwtio a Chadw ar y gofrestr risgiau gan nad oedd nifer o wasanaethau yn medru recriwtio; dywedodd yr Arweinydd y byddai’n cyfleu’r farn hon hefyd i Lywodraeth Leol;

(iii) y dylid rhoi ystyriaeth bellach i lwyth gwaith y tîm Diogelwch Bwyd oherwydd y nifer o arolygiadau heb eu gwneud gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Cymunedau Iachach; a

(vi) y byddid yn gofyn am eglurhad pellach ynghylch sut yr oedd y Cyngor wedi monitro’r niferoedd mewn perthynas â Gwywiad Coed Ynn; ac adrodd i’r Aelodau yn unol â hynny yn dilyn y cyfarfod.

Cafwyd diweddariad gan y Swyddog Arweiniol Corfforaethol - Polisi a Pherfformiad ar y rhesymeg o ran tynnu Brexit o’r Gofrestr Risgiau Corfforaethol. Cytunwyd y byddai’r sail resymegol mewn perthynas â’r rhesymau dros dynnu risgiau yn cael ei rhoi i’r Pwyllgor yn y dyfodol.

Ystyriwyd Adroddiad Hunanasesu Drafft Cyngor Sir Ceredigion 2021/22. Adroddwyd bod Rhan 6 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yn cyflwyno trefn berfformiad newydd ar gyfer Prif Gynghorau yn seiliedig ar Hunanasesu.

Mae'r Ddeddf hefyd yn nodi'r rôl hanfodol y mae'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ei chwarae yn y Broses Hunanasesu. Mae’r rôl hon yn gofyn i’r Pwyllgor:

• Dderbyn Adroddiad Hunanasesu drafft y Cyngor

• Adolygu'r Adroddiad Hunanasesu drafft a gwneud argymhellion ar y casgliadau neu'r camau y mae'r Cyngor yn bwriadu eu cymryd

• Derbyn yr adroddiad Hunanasesu terfynol pan gaiff ei gyhoeddi, gan gynnwys sylwebaeth ar pam y derbyniodd neu na dderbyniodd yr argymhellion a wnaed gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 

Adroddwyd bod yr Adroddiad Hunanasesu Drafft yn awr wedi’i gynhyrchu fel y’i cyflwynwyd.

Datblygwyd yr Adroddiad drwy asesu amrywiaeth eang o dystiolaeth gan gynnwys adroddiadau ac adolygiadau mewnol, adroddiadau rheoleiddio ac arolygu allanol ac, yn hollbwysig, gweithgareddau ymgysylltu ac ymgynghori. Mabwysiadodd y Cyngor gyfres o gwestiynau allweddol neu “Linellau Ymholi Allweddol” er mwyn sicrhau bod y broses yn canolbwyntio ar ganlyniadau, y safbwynt sefydliad cyfan o berfformiad a'i bod yn seiliedig ar dystiolaeth.  Cynhaliwyd gweithdai yn ystod Mehefin a Gorffennaf gydag Aelodau a Swyddogion y Cyngor i nodi perfformiad cyfredol, y cyfleoedd sy'n bodoli ar gyfer gwella a'r camau penodol y bwriadwn eu cymryd.

Er mai'r Adroddiad Hunanasesu oedd yr allbwn allweddol o'r broses, roedd y gwaith ar wella canlyniadau yn weithgaredd parhaus ar hyd y flwyddyn. Cynhaliwyd ymgynghoriadau i gefnogi hunanasesiad drwy gydol y flwyddyn, casglwyd tystiolaeth i lywio'r gweithdai, cyflawnwyd camau gweithredu yn y cynllun gweithredu Hunanasesu a chafodd eu cynnydd ei fonitro tuag at ei gwblhau.

Roedd yn bwysig nodi bod yr Adroddiad yn cyflawni gofynion y ddwy ddeddf yma:

• Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 – y ddyletswydd i adrodd ar berfformiad

• Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 – gosod ac adolygu cynnydd yn erbyn ein Hamcanion Llesiant Corfforaethol

Yn dilyn cwestiynau o’r llawr, CYTUNWYD cymeradwyo Adroddiad Hunanasesu Drafft Cyngor Sir Ceredigion 2021/22 fel y’i cyflwynwyd.

CYTUNWYD nodi cynnwys y Flaenraglen Waith fel y’i cyflwynwyd yn amodol ar:

(i) wahodd pob Aelod i gyfarfod 17 Tachwedd gan y byddai’r Pwyllgor yn ystyried y Datganiad Ariannol Blynyddol yn fanwl, a byddai hyn yn arbennig o ddefnyddiol i Aelodau newydd y Cyngor; a

(ii) bod yr Adroddiad ar ddefnydd y Cyngor o Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 (RIPA) i gael ei gyflwyno yng nghyfarfod 19 Ionawr.