Agenda a Chofnodion

Ymddiheurodd y Cynghorydd Keith Henson ynghyd â Mrs Alex Jenkins, Rheolwr Corfforaethol – Archwilio Mewnol am na fedrent ddod i’r cyfarfod.

Dim.

Dim.

CYTUNWYD i gadarnhau bod Cofnodion Cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 14 Mawrth 2024 yn gywir.

Materion yn Codi

Dim.

CYTUNWYD i nodi cynnwys Cofnod o Gamau Gweithredu’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel y’i cyflwynwyd.

Ystyriwyd Adroddiadau’r Rheoleiddwyr a’r Arolygiaethau ac Ymatebion Cyngor Sir Ceredigion. Roedd yr Adroddiad yn amlinellu Adroddiadau a Diweddariadau’r Rheoleiddwyr a’r Arolygiaethau ynghyd ag ymatebion y Cyngor ynghylch y cynnydd a wnaed o ran y cynigion a’r argymhellion. Roedd yr adroddiad mewn tair rhan:

a) Diweddariad chwarterol Archwilio Cymru i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

b) Unrhyw waith lleol ynghylch risg a gyflwynwyd / a gyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

c) Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru

 Y Sefyllfa bresennol

a)       Diweddariad chwarterol Archwilio Cymru i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

•         Rhaglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru – Cyngor Sir Ceredigion – Chwarter 4

b) Unrhyw waith lleol ar risgiau a gyflwynwyd/a gyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

•         Archwilio Cymru – Ardystio Grantiau a Ffurflenni 2022-23 – Cyngor Sir Ceredigion

•         Archwilio Cymru – Cyngor Sir Ceredigion– Cynllun Archwilio 2024

•         Archwilio Cymru – Ffurflen Flynyddol Awdurdod Harbwr Ceredigion 23-24

c) Ffurflenni Ymateb y Sefydliad

•         Archwilio Cymru – ‘Craciau yn y Sylfeini?’  Diogelwch Adeiladau yng Nghymru ‘Craciau yn y Sylfeini’ – Diogelwch Adeiladau yng Nghymru | Archwilio Cymru

•         Ffurflen Ymateb y Cyngor – ‘Craciau yn y Sylfeini?’ Diogelwch Adeiladau yng Nghymru

•         Cynllun Gweithredu Lleol Rheoli Adeiladu Cyngor Sir Ceredigion

•         Archwilio Cymru – Adolygiad o’r Strategaeth Ddigidol – Cyngor Sir Ceredigion Cyngor Sir Ceredigion – Adolygiad o’r Strategaeth Ddigidol | Archwilio Cymru

•         Ffurflen Ymateb – Adolygiad o’r Strategaeth Ddigidol

•         Archwilio Cymru – ‘Cyfle wedi’i Golli’ – Mentrau Cymdeithasol ‘Cyfle wedi’i golli’ – Mentrau Cymdeithasol | Archwilio Cymru

•         Ffurflen Ymateb y Cyngor – Cyfle wedi’i Golli’ – Mentrau Cymdeithasol

•         Archwilio Cymru – Llamu Ymlaen – Rheoli Asedau Strategol Cyngor Sir Ceredigion: Llamu Ymlaen – Rheoli Asedau Strategol | Archwilio Cymru

•         Ffurflen Ymateb y Cyngor – Llamu Ymlaen – Rheoli Asedau Strategol – Cyngor Sir Ceredigion

d) Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru

 Dim

Yn dilyn cwestiynau o’r llawr, CYTUNWYD i: -

(i) nodi adroddiadau a diweddariadau’r Rheoleiddwyr a’r Arolygiaethau;

(ii) nodi ymateb y Cyngor (Ffurflenni Ymateb y Rheolwyr / Sefydliad) a mewnbwn y Swyddogion ac Archwilio Cymru yn y cyfarfod; a

(iii) ychwanegu adroddiadau rheoleiddwyr eraill (gan gynnwys Arolygiaeth Gofal Cymru ac Estyn) fel eitem sefydlog pan gyflwynir adroddiadau yn y dyfodol

Ystyriwyd adroddiad y Rheolwr Corfforaethol – Archwilio Mewnol am Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol Chwarter 4. Cyflwynwyd yr adroddiad er mwyn sicrhau bod y Pwyllgor yn fodlon bod yr Adain Archwilio Mewnol yn ymgymryd â gwaith priodol a digonol i ddarparu sicrwydd realistig ar ddiwedd y flwyddyn gan ychwanegu gwerth a chynorthwyo’r Cyngor wrth gyflawni ei amcanion.

CYTUNWYD i nodi’r gwaith a wnaed a’r sefyllfa bresennol o ran y Gwasanaeth Archwilio Mewnol.Audit Service

Ystyriwyd yr Adroddiad ynghylch Camau Rheoli Archwilio Mewnol ar gyfer y cyfnod rhwng 1/10/23 a 31/3/25. Cyflwynwyd yr adroddiad er mwyn rhoi diweddariad i’r Aelodau am y gwaith a wnaed gan yr adain archwilio mewnol wrth fonitro a diweddaru’r camau rheoli yn ystod y cyfnod a nodir uchod.

Fel y nodwyd yn Fframwaith Arferion Proffesiynol Rhyngwladol Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol, mae Safon Perfformiad 2500 yn nodi bod yn rhaid i Archwilio Mewnol sefydlu proses i fonitro a mynd ar drywydd camau rheoli. Y Rheolwr Corfforaethol – Archwilio Mewnol oedd yn gyfrifol am fonitro’r cynnydd a wneir o ran y camau gweithredu hyn ac am gyflwyno adroddiadau gerbron y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Roedd yr adroddiad hwn yn diweddaru’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am y cynnydd a wnaed gan y rheolwyr o ran mynd i’r afael â’r camau rheoli a gyhoeddwyd yng nghynllun gweithredu’r adroddiadau archwilio mewnol

CYTUNWYD i :

(i) nodi’r gwaith a wnaed a’r sefyllfa bresennol o ran yr Adain Archwilio    Mewnol; a 

(ii) ailgyflwyno’r diweddariad ar y cofnod o gamau gweithredu i’r pwyllgor   i gadarnhau bod y gwasanaethau perthnasol wedi cymryd y camau angenrheidiol

Yng nghyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Mawrth 2023, ystyriodd yr aelodau Gynllun Archwilio Mewnol blynyddol 2023/24. Roedd y Cynllun yn rhoi amlinelliad o’r gwaith yr oedd gofyn i’r Adain Archwilio Mewnol ei wneud yn ystod y flwyddyn er mwyn ffurfio barn ynghylch sicrwydd.

Roedd y farn hon yn ffurfio rhan o fframwaith sicrwydd y Cyngor. Roedd Archwilio Mewnol hefyd yn darparu cyngor annibynnol i wasanaethau er mwyn helpu rheolwyr i wella’u mesurau rheoli mewnol, eu dull o reoli risg, a’u trefniadau llywodraethu.  

Roedd yr Adroddiad Blynyddol yn darparu crynodeb o’r gweithgarwch archwilio mewnol yn ystod y flwyddyn hyd at 31 Mawrth 2024, ac roedd yn ymgorffori barn yr adain archwilio..

Roedd hefyd yn cofnodi’r sefyllfa bresennol o ran adnoddau, a chynlluniau’r adain ar gyfer sicrhau ansawdd, gwelliant a chynnydd.

CYTUNWYD:

i)        i gymeradwyo’r adroddiad

ii)  y byddai’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yng nghyfarfod nesaf  y Pwyllgor yn monitro’r cynnydd a wneir o ran camau gweithredu hwyr ac os na fyddai unrhyw gynnydd wedi’i wneud, byddai’r mater yn cael ei ystyried eto. 

Roedd Adroddiad Blynyddol yr Adain Archwilio Mewnol yn darparu crynodeb o’r gweithgarwch archwilio mewnol yn ystod y flwyddyn hyd at 31 Mawrth, ac roedd yn ymgorffori barn yr adain archwilio.

Yn y gorffennol, roedd yr Adroddiad Blynyddol yn cynnwys adran ar Dwyll, gan amlinellu’r math o waith yr oedd yr Adain Archwilio Mewnol wedi’i wneud yn y maes hwn. Bellach, roedd Adroddiad Atal Twyll yn cael ei gyhoeddi ar wahân gan gefnogi Adroddiad Blynyddol yr Adain Archwilio Mewnol ar ddiwedd y flwyddyn.  

  CYTUNWYD i gymeradwyo’r adroddiad ar yr amod bod diweddariad yn cael ei roi am nifer y gweithwyr oedd wedi cwblhau’r e-fodiwl hyfforddi gorfodol ynghylch Atal Twyll. Roedd yr Aelodau o’r farn bod canran y gweithwyr a oedd wedi cwblhau’r hyfforddiant (40%) yn isel a bod angen mynd i’r afael â hyn cyn gynted ag y bo modd. e.

Cyhoeddodd Archwilio Cymru adroddiad Archwilydd Cyffredinol Cymru ‘Y Fenter Twyll Genedlaethol yng Nghymru 2018-20’ ar 13 Hydref 2020:

Y Fenter Twyll Genedlaethol yng Nghymru 2018-20 | Archwilio Cymru

Roedd yr adroddiad yn nodi bod ‘llwyddiant y Fenter Twyll Genedlaethol yn ddibynnol ar natur ragweithiol ac effeithiolrwydd cyrff sy’n cyfranogi o ran ymchwilio i’r pariadau data. Fe wnaeth y rhan fwyaf o gyrff cyhoeddus yng Nghymru a gyfranogodd reoli eu rolau yn ymarfer y Fenter Twyll Genedlaethol yn 2018-20 yn dda. Fodd bynnag, gallai rhai cyrff fod yn llawer mwy rhagweithiol’.

Roedd yr adroddiad yn argymell felly ‘y dylai pwyllgorau archwilio, neu’r hyn sy’n cyfateb i hynny, a swyddogion sy’n arwain y Fenter Twyll Genedlaethol adolygu rhestr wirio hunanarfarnu’r Fenter Twyll Genedlaethol’.

Rhannwyd copi o’r hunanarfarniad a gynhaliwyd yn dilyn ymarfer y Fenter Twyll Genedlaethol ar gyfer 2022/23 er mwyn darparu sicrwydd i’r Pwyllgor bod Cyngor Sir Ceredigion yn llwyr gefnogi’r ymarfer.

Cytunwyd i nodi’r hunanarfarniad yn amodol ar ddarparu diweddariad am y casgliadau i aelodau’r Pwyllgor yn un o gyfarfodydd y dyfodol.

Ystyriwyd rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o ran y Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

          Er nad oes rheidrwydd ar gynghorau Cymru i baratoi Datganiad Llywodraethu Blynyddol, gellir defnyddio’r datganiad:

•         fel arf ar gyfer gwelliant corfforaethol;

•         i werthuso cryfderau a gwendidau yn y fframwaith llywodraethu; ac

•         el rhan o gynllun gweithredu blynyddol

O dan Adran 5, Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, roedd yn ofynnol cyhoeddi datganiad blynyddol ar reolaeth fewnol.

O dan fodel CIPFA, roedd yn ofynnol i awdurdodau lleol baratoi datganiad llywodraethu blynyddol er mwyn adrodd yn gyhoeddus ar y graddau y maent yn cydymffurfio â'u cod llywodraethu eu hunain ac roedd yn ofynnol iddynt gynnwys y datganiad llywodraethu blynyddol gyda’r datganiad cyfrifon.

          Felly, roedd diben clir i’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol o hyd wrth asesu arferion llywodraethu da’r Cyngor yn flynyddol.

Ystyriwyd bod y broses bresennol yn gweithio'n dda i roi sicrwydd i'r Pwyllgor a'r Cyngor.

CYTUNWYD i:

(i) nodi cynnwys yr adroddiad;

(ii) argymell bod y Cyngor yn cadw’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a’i fod yn ei ddefnyddio:

i. fel datganiad blynyddol ar reolaeth fewnol,

ii. fel arf ar gyfer adolygu ei drefniadau llywodraethu, 

iii. fel arf ar gyfer gwelliant corfforaethol ehangach, i werthuso cryfderau a gwendidau yn y fframwaith llywodraethu ac, fel rhan o gynllun gweithredu blynyddol, i fwrw ymlaen â’r newidiadau y cytunwyd arnynt yn unol â hynny.

iv. i adrodd yn gyhoeddus ar y graddau y mae’r Cyngor yn cydymffurfio â’i Fframwaith Llywodraethu.

Rhoddir adroddiadau rheolaidd i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ynghylch Cofrestr Risgiau Corfforaethol y Cyngor i roi gwybodaeth a sicrwydd parhaus bod y risgiau a nodwyd gan uwch reolwyr yn cael eu rheoli’n briodol. Mae hyn yn atgyfnerthu rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o ran rhoi sicrwydd annibynnol i’r Cyngor bod y Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn cael ei rheoli’n briodol.

Yn ystod chwarter 4, nodwyd risg ychwanegol; R025: Diogelwch Tân a Mesurau Amddiffyn ar Eiddo’r Cyngor, ar gyfer y posibilrwydd o’i            huwch-gyfeirio i’r Gofrestr Risgiau Corfforaethol. Roedd y risg yn ymwneud â maint a chost y gwaith oedd angen ei wneud mewn adeiladau o eiddo’r Cyngor i gydymffurfio â’r rheoliadau tân diweddaraf ac ymagwedd gadarnach gan yr Awdurdod Tân ac Achub. Cafodd y risg ei hystyried a’i chytuno gan y Grŵp Arweiniol ar 15.5.24 ac roedd wedi’i hychwanegu bellach at y Gofrestr Risgiau Corfforaethol gyda’r sgôr uchaf o 25 i adlewyrchu’r sefyllfa bresennol a’r heriau a ragwelir yn y dyfodol.

Cynhaliwyd adolygiad o statws diweddaraf y risgiau yn yr un cyfarfod lle trafodwyd a chytunwyd ar y rhai y gellir eu huwchgyfeirio i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol a’r rheiny y gellir eu his-gyfeirio o’r Gofrestr.

Isgyfeirio o fod yn risg gorfforaethol i fod yn risg i’r gwasanaeth

Dim

Uwchgyfeirio o fod yn risg i’r gwasanaeth i fod yn risg gorfforaethol

  Cadarnhaodd cyfarfod y Grŵp Arweiniol y byddai Risg 025 yn cael ei chynnwys ar y Gofrestr Risgiau Corfforaethol.

  Roedd yr holl risgiau eraill wedi'u hadolygu ac roeddent yn cynnwys y statws RAG diwygiedig o ran camau lliniaru a sylwadau wedi'u diweddaru.

CYTUNWYD

(i) i nodi’r Gofrestr Risgiau Corfforaethol a oedd wedi’i diweddaru;

(ii) y byddai Cadeiryddion y Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu yn eu cyfarfodydd nesaf yn ystyried yr eitemau sydd ar y gofrestr ar gyfer eu cynnwys ar eu Blaenraglenni Gwaith, neu byddent yn eu cyfeirio i’r Pwyllgor perthnasol fel y gellid craffu arnynt; a

(iii) y dylid gofyn am eglurhad am yr hyfforddiant ynghylch seibergadernid a roddir i’r gweithiwyr oherwydd y risg sy’n gysylltiedig â’r maes hwn.

Ystyriwyd fersiwn ddrafft Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer 2023-24. Byddai Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor i’r Cyngor a byddai’r adroddiad ar ôl hynny yn cael ei gyhoeddi ar wefan y Cyngor.

CYTUNWYD i gymeradwyo fersiwn ddrafft Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer 2023/24 fel y’i cyflwynwyd, cyn y byddai’n mynd gerbron y Cyngor.

CYTUNWYD i nodi cynnwys y Flaenraglen Waith fel y’i cyflwynwyd yn amodol ar y canlynol:

(i) byddai Swyddog Arweiniol Corfforaethol – Cyllid a Chaffael yn cysylltu ag Archwilio Cymru i drafod y rhaglen ar gyfer cyflwyno’r Datganiad Cyfrifon;

(ii) cael eglurhad a oedd unrhyw Adroddiadau gan Arolygiaethau yn ddiweddar e.e. Adroddiadau gan Estyn ac Arolygiaeth Gofal Cymru                nad oeddent wedi’u cyflwyno gerbron y pwyllgor fel y cytunwyd, 

(iii) byddai adroddiadau gan arolygiaethau yn cael eu cynnwys fel eitem sefydlog ar yr agenda a hynny fel rhan o’r eitem am adroddiadau’r rheoleiddwyr; a

(iv) byddai adroddiad am ISA260 yn cael ei ychwanegu at yr eitem am y datganiad cyfrifon yng nghyfarfod y Pwyllgor ar 28 Tachwedd 2024

Dim.