Agenda a chofnodion drafft

Dim.

Dim.

Dim.

CYTUNWYD i gadarnhau Cofnodion Cyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 24 Ionawr fel cofnod cywir.

Materion yn codi

Cofnodion 24/01/24- Eitem 15 –Adroddwyd bod Polisi Rheoli Risg y Cyngor wedi’i gymeradwyo’n ddiweddar gan y Cyngor.

CYTUNWYD i gadarnhau Cofnodion Cyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 06 Chwefror fel cofnod cywir yn ddibynnol ar y canlynol:-

(i) yr angen i ddiwygio teitl eitem Adroddiad ISA260 i’r teitl cywir Adroddiad o Archwiliad Cyfrifon – Cyngor Sir Ceredigion; ac

(ii) ym mharagraff 4 yr eitem hon, dylid newid y dyddiad i 2022/23

PENDERFYNWYD y byddai Mr Alan Davies yn cael ei benodi fel Cadeirydd Lleyg i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am gyfnod o ddwy flynedd o’r 17 Mai 2024 i’r 17 Mai 2026.

PENDERFYNWYD y byddai Mr Andrew Blackmore yn cael ei benodi fel Is-gadeirydd Lleyg i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am gyfnod o ddwy flynedd o’r 17 Mai 2024 i’r 17 Mai 2026.

CYTUNWYD nodi cynnwys Cofnod Gweithredu Cyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel y'i cyflwynwyd, yn amodol ar yr ymatebion a gasglwyd yn dilyn ystyriaeth gan y Grŵp Arweinyddiaeth i eitem 7 ar y log, i'w dosbarthu i holl Aelodau'r Pwyllgor.

Adroddwyd hyd yma, fod ymateb wedi dod i law gan y Pennaeth Democratiaeth.

Cytunwyd y byddai'r eitem hon yn cael ei hystyried ymhellach mewn Gweithdy gan na allai Swyddogion roi barn ychwanegol i'r rhai a gyflwynwyd eisoes.

Rhoddwyd ystyriaeth i Adroddiadau'r Rheoleiddiwr a'r Arolygiaeth ac Ymatebion Cyngor Sir Ceredigion. Mae'r Adroddiad yn nodi Adroddiadau a diweddariadau Rheoleiddiwr ac Arolygaeth ynghyd ag ymatebion y Cyngor ynghylch cynnydd a wnaed wrth gymharu â chynigion ac argymhelliad. Mae ganddo 3 rhan:

a) diweddariad chwarterol Archwilio Cymru i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

b) Unrhyw waith risg lleol a gyflwynwyd/cyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 

c) Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru

Safle Presennol

a) Diweddariad chwarterol Archwilio Cymru i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

Archwilio Cymru– Rhaglen waith ac amserlen Chwarter 3

b) Unrhyw waith risg lleol a gyflwynwyd/cyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

• Archwilio Cymru -Defnydd o Wybodaeth Perfformiad: Persbectif a Chanlyniadau Defnyddwyr y Gwasanaeth - Cyngor Sir Ceredigion
• ORF – Defnydd Adroddiad Gwybodaeth Perfformiad – Cyngor Sir Ceredigion
• Archwilio Cymru – Springing Forward Workforce Management Report – Cyngor Sir Ceredigion
• ORF – Llamu Ymlaen – Adolygiad o Reoli'r Gweithlu Strategol , Terfynol. Dim problemau / camau gweithredu ychwanegol

• Archwilio Cymru – Crynodeb o Archwiliad Blynyddol Ceredigion

c) Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru

• Archwilio Cymru – Datblygiad Cynaliadwy? – Gwneud y defnydd gorau o dir llwyd ac adeiladau gwag – Terfynol

• ORF – Datblygiad Cynaliadwy? – Gwneud y defnydd gorau o dir llwyd ac adeiladau gwag. Terfynol

• Archwilio Cymru- O ymdrin â heriau wrth iddynt godi i ddiogelu at y dyfodol – yr her i wasanaethau cyhoeddus Cymru. Dim argymhellion

CYTUNWYD i: -

(i) nodi adroddiadau a diweddariadau'r Rheoleiddiwr a'r Arolygon; a

(ii) nodi ymateb y Cyngor (Ffurflenni Ymateb Rheoli/Sefydliadol) a'r mewnbwn gan y Swyddogion ac Archwilio Cymru yn unol â hynny yn y cyfarfod.

Rhoddwyd ystyriaeth i'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2023-24. Adroddwyd bod Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau lleol gynnal adolygiad o effeithiolrwydd eu fframwaith llywodraethu o leiaf bob blwyddyn, gan gynnwys eu systemau rheoli mewnol. Rhaid dogfennu'r adolygiad hwn mewn Datganiad Llywodraethu Blynyddol a'i gyhoeddi fel rhan o Ddatganiad Cyfrifon Blynyddol y Cyngor. Y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd yn gyfrifol am fonitro'r trefniadau llywodraethu ar ran y Cyngor.

Rhaid paratoi'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn unol ag arferion priodol, gan gynnwys y rhai a nodir yn y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifeg ('CIPFA') a Chymdeithas Prif Weithredwyr Awdurdodau Lleol ('SOLACE') 'Darparu Llywodraethu Da mewn Llywodraeth Leol: Fframwaith' (2016). Roedd y Fframwaith, a gyhoeddwyd ym mis Ebrill 2016, yn seiliedig ar Ffederasiwn Cyfrifwyr CIPFA/International Federation of Accountants ('IFAC') 'Fframwaith Rhyngwladol: Llywodraethu Da yn y Sector Cyhoeddus'. Mae'r CIPFA/SOLACE 'Darparu Llywodraethu Da mewn Llywodraeth Leol: Fframwaith' (2016) yn nodi fframwaith o 7 egwyddor allweddol a fyddai'n galluogi sefydliadau, partneriaethau'r sector cyhoeddus ac awdurdodau cyfun i gyflawni eu canlyniadau wrth weithio er budd y cyhoedd. Cefnogwyd yr egwyddorion ymhellach gan egwyddorion craidd ymddygiad sy'n dangos sut y dylai llywodraethu da edrych yn ymarferol. Yr egwyddorion hyn oedd sail Cod Llywodraethu Corfforaethol Lleol cyfredol y Cyngor ac fe'u hystyrir yn y ddogfen Fframwaith Llywodraethu drafft.

Cynhaliwyd gweithdy o swyddogion ac aelodau pwyllgor perthnasol ar 6 Rhagfyr 2023. Ystyriodd y gweithdy:

· gynnydd ar y camau a nodir yn Adolygiad Fframwaith Llywodraethu 2023-24

· unrhyw dystiolaeth wedi’i diweddaru sydd wedi’i chynnwys yn y ddogfen

· camau gweithredu blaenorol.

Cytunwyd hefyd i ddiwygio'r sgorio i'r ddogfen fod allan o 5 yn hytrach na 10 fel mewn blynyddoedd blaenorol. Ers hynny, roedd Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2023-24 wedi'i ddrafftio. Adroddwyd bod fformat presennol y ddogfen yn cael ei adolygu i fod yn fwy ymarferol i'r defnyddiwr.

Byddai Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2023-24 yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor a'r Cyngor, ynghyd â'r Datganiad Cyfrifon yn ystod 2024/25.

Adroddwyd nad dogfen statudol oedd yr AGS, ond fodd bynnag, roedd yn arfer da bod y ddogfen wedi'i chynhyrchu.

Nodwyd bod fformat presennol yr DLlB yn anhylaw, ac roedd angen iddo fod yn gliriach, ac yn fwy effeithlon, syml ac wedi’i ffocysu’n well.

Yn dilyn cwestiynau o'r llawr, CYTUNWYD:

1) ARGYMELL i’r Cyngor gymeradwyo’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2023-24

2) nodi y byddai fformat a chyflwyniad templed y DLlB yn cael eu hadolygu a’u cyflwyno i gyfarfod pwyllgor yn y dyfodol.

Byddai Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2023-24 yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor a'r Cyngor, ynghyd â'r Datganiad Cyfrifon yn ystod 2024/25.

Adroddwyd nad dogfen statudol oedd yr DLlB, ond fodd bynnag, roedd yn arfer da bod y ddogfen wedi'i chynhyrchu. Roedd yr holl Aelodau yn cytuno.

Yn dilyn adolygiad o ddogfennau llywodraethu'r Cyngor, cytunwyd y byddai Fframwaith Llywodraethu yn cael ei greu i weithredu fel dogfen gyffredinol sy'n cwmpasu trefniadau llywodraethu'r Cyngor ac i ddisodli'r Cod Lleol cyfredol ar gyfer Llywodraethu Corfforaethol 2023-2024.

Roedd y Cyngor wedi ymrwymo i ddangos bod ganddo'r trefniadau llywodraethu corfforaethol angenrheidiol ar waith i berfformio'n effeithiol, ac i sicrhau bod y trefniadau hyn yn cael eu hadlewyrchu yn nogfennaeth trefniadau llywodraethu'r Cyngor.

Mae'r Fframwaith Llywodraethu drafft yn dangos y trefniadau sydd ar waith i sicrhau bod y canlyniadau a fwriadwyd ar gyfer yr holl randdeiliaid yn cael eu diffinio a'u cyflawni, wrth sicrhau bod y Cyngor bob amser yn gweithredu er budd y cyhoedd. Mae'n nodi'r ffordd y mae'r Cyngor yn cyflawni'r ymrwymiad hwnnw i gyflawni gweledigaeth ac Amcanion Lles Corfforaethol y Cyngor, yn dwyn ynghyd yr holl drefniadau llywodraethu ac yn rhoi sicrwydd bod trefniadau llywodraethu clir ar waith.

Mae'r ddogfen Fframwaith Llywodraethu yn crynhoi sut mae'r Cyngor yn:

 · trefnu ei faterion drwy benderfynu ar lywodraethu priodol, goruchwyliaeth weithredol a strwythur sefydliadol

 · cytuno ac yn gweithredu polisïau, systemau a phrosesau cadarn

· yn gwneud ac yn gweithredu penderfyniadau mewn modd effeithlon a thryloyw yn ymgysylltu, ac yn atebol i Bwyllgor Cynnig pobl leol.

CYTUNWYD argymell y Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol drafft i'w gymeradwyo gan y Cyngor.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Rheolwr Corfforaethol-Archwilio Mewnol ar Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol Chwarter 3. Cyflwynwyd yr adroddiad i sicrhau bod y Pwyllgor yn fodlon bod yr Adran Archwilio Mewnol yn gwneud gwaith digonol a phriodol er mwyn rhoi sicrwydd realistig ar ddiwedd y flwyddyn, gan ychwanegu gwerth a chynorthwyo'r Cyngor i gyflawni ei amcanion.

CYTUNWYD nodi gwaith a wnaed a sefyllfa bresennol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

Rhoddwyd ystyriaeth i'r Strategaeth a Chynllun Archwilio Mewnol. Cyflwynwyd yr adroddiad er mwyn cynnig cynllun Archwilio Mewnol o feysydd gwaith i'w adolygu yn ystod 2024/25 i Aelodau o’r

Pwyllgor Archwilio.

Mae Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) ynghyd â Nodyn Cais Llywodraeth Leol CIPFA, angen Cynghorau gael Siarter Archwilio Mewnol gyda Strategaeth a Chynllun Archwilio Mewnol cysylltiedig.

Dyluniwyd y Cynllun i sicrhau bod digon o sylw yn cael ei wneud i gefnogi'r farn flynyddol ar effeithiolrwydd systemau llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol ar draws y Cyngor.

Mae'r Strategaeth Archwilio a'r Cynllun Archwilio Mewnol arfaethedig hwn yn cefnogi'r Siarter IA trwy grynhoi'r meysydd gwaith y byddai'r Adran Archwilio Mewnol yn canolbwyntio ei hamser arnynt yn ystod 2023/24 ac yn ystyried y sefyllfa bresennol oherwydd y pandemig.

          CYTUNWYD i GYMERADWYO’r adroddiad.

Cynhaliwyd adolygiad o'r Fframwaith yn ddiweddar yn cefnogi'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol (DLlB) ar gyfer 2023/24. Cyflwynwyd y Fframwaith Llywodraethant, DLlB a'r Cod Llywodraethu Corfforaethol Lleol i'r Pwyllgor ym mis Ionawr 2024. Roedd aelodau'r Pwyllgor hefyd yn rhan o'i adolygiad.

Mae AW yn rhoi barn archwilio ar yr DLlB yn seiliedig ar ei gysondeb â'u gwybodaeth a'u cydymffurfiaeth â deddfwriaeth. Mae'r adolygiad archwilio mewnol yn cynnwys asesiad o'r gweithdrefnau sydd ar waith i

llunio'r fframwaith llywodraethu, y fethodoleg sgorio a ddefnyddir, a

ystyried y 'dystiolaeth' a nodir yn y fframwaith.

Mae'r adolygiad hwn felly'n ategu gwaith AW ar yr DLlB, ac yn darparu

sicrhau bod y weithdrefn yn gadarn, yn canolbwyntio ac yn effeithiol.

CYTUNWYD nodi adolygiad o'r Fframwaith Llywodraethu.

Adroddwyd mai canllawiau statudol a gyhoeddwyd o dan adran 38 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 oedd hwn, fel y'i diwygiwyd gan adran 45 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021

Cyflwynwyd y canllawiau i'r pwyllgor am y tro cyntaf ar 24 Ionawr 2024 er gwybodaeth. Ym mis Awst 2023 cafwyd diweddariad i'r adran a amlygwyd mewn melyn ar Atodiad 1 Rhan 4 Llywodraethu a Chraffu.

Cafwyd gwelliant yn y ffaith bod paragraff ychwanegol wedi'i ychwanegu yn fersiwn Awst 2023 sy'n ymwneud â'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol sydd bellach yn darllen fel a ganlyn:

'Mae’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn ddogfen sy'n nodi trefniadau'r cyngor ar gyfer gwneud penderfyniadau a llywodraethu. Mae'r AGS yn ffrwyth adolygiad o lywodraethu'r cyngor a gynhelir gan uwch swyddogion. Nid oedd unrhyw rwymedigaeth ar gynghorau Cymru i baratoi Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Gan nad oedd unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol i lunio Datganiad Llywodraethu Blynyddol, nid oedd Llywodraeth Cymru yn darparu canllawiau statudol ar y mater hwn. Fodd bynnag, byddai cynghorau'n nodi presenoldeb y safonau cyfrifo llywodraeth leol. Gallai cynghorau ystyried sut y gellid defnyddio'r AGS fel offeryn ar gyfer gwelliannau corfforaethol ehangach, gellid ei ddefnyddio i werthuso cryfderau a gwendidau yn y fframwaith llywodraethu ac, fel rhan o gynllun gweithredu blynyddol, bwrw ymlaen â newidiadau y cytunwyd arnynt yn unol â hynny.'

Rhannwyd y testun ychwanegol gyda'r Cadeirydd a'r Is-gadeirydd.

  Y sefyllfa bresennol

  1) Cynigiwyd y byddai dylanwad/effaith y testun ychwanegol hwn sy'n ymwneud â'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cael ei ystyried a'i adrodd yn ôl i'r Pwyllgor.

          2) Mae swyddogion yn bwriadu adolygu templed y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2024-25

CYTUNWYD i:

(i)nodi cynnwys yr adroddiad hwn, a'r rhannau o'r Canllawiau sy'n berthnasol i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, yn enwedig y testun ychwanegol mewn perthynas â'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

  (ii) nodi bod adroddiad ar y:

·       dylanwad/effaith testun ychwanegol Canllawiau Llywodraeth Cymru 

·       cynnwys/ffocws,

·       Rôl GAC

mewn perthynas â'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol byddai'n cael ei ystyried a'i adrodd yn ôl i'r Pwyllgor.

CYTUNWYD nodi cynnwys y Flaenraglen Waith fel y'i cyflwynwyd:

(i) y byddai'r Swyddog Arweiniol Corfforaethol - Cyllid a Chaffael yn trafod gydag Archwilio Cymru y rhaglen ar gyfer cyflwyno'r Datganiad Cyfrifon.

Nodwyd:

• ii) y byddai ystyriaeth yn cael ei roi i'r angen am safoni dogfennaeth gan y 22 Awdurdod Lleol yn dilyn hyfforddiant CLlLC a gynhaliwyd yn ddiweddar lle cyflwynwyd 22 o Gofrestrau Risg Corfforaethol gwahanol. Dywedodd y Cadeirydd y dylai Llywodraeth Cymru fynd i'r afael â'r mater hwn gan ei bod yn ddull synhwyrol o weithio

• y gallai LlC wneud cynhyrchu DLlB yn orfodol