Agenda a Chofnodion

Dim.

Dim.

Datgelodd Caroline Whitby fuddiant personol yng nghyswllt eitem 14, ac yn benodol risg 19 ar y rhestr risgiau.

CYTUNWYD i gadarnhau Cofnodion Cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 27 Medi 2023 yn amodol ar gywiro un o’r rhifau yn eitem 10, o (vi) i (iv).

Materion yn codi

Wrth gyfeirio at eitem 10, dywedodd y Cadeirydd ei fod ef a’r Is-gadeirydd wedi cwrdd â’r Prif Weithredwr a’u bod wedi derbyn cadarnhad na fyddai’r cais am adroddiad i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cael ei gymeradwyo. Cadarnhawyd mai’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu perthnasol ddylai fod yn ystyried materion o’r fath fel y gallai’r Aelodau hynny ystyried pa gamau y dylid eu cymryd. Dywedodd y Cadeirydd y byddai wedi bod yn hapus i dderbyn y cyngor hwn pe byddai wedi cael ei roi i’r Pwyllgor ar yr adeg honno. 

Cadarnhaodd Elin Prysor fod yr eitem hon wedi’i chyfeirio at Gadeirydd y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Cymunedau sy’n Dysgu fel y gallai’r Pwyllgor ei ystyried yn y cyfarfod a oedd i’w gynnal ar 9 Mai 2024. Roedd yr eitem wedi’i chynnwys yn y cofnod o gamau gweithredu.

Byddai’r Aelod Cabinet perthnasol yn cael gwybod am hyn.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at ail dudalen y cofnodion lle’r oedd sôn y byddai’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn rhan o Weithdai’r Gyllideb. Fodd bynnag, nid oedd hyn wedi digwydd. Dywedodd y Cadeirydd y byddai’n mynd ati i sicrhau bod hyn yn digwydd yn y dyfodol.

Ystyriwyd y Cofnod o Gamau Gweithredu’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a oedd yn rhoi manylion am y cynnydd a wnaed o ran pob cam gweithredu. Nodwyd bod 9 o’r camau gweithredu wedi’u cwblhau, bod rhif 4 wedi’i gynnwys ar yr agenda a bod yr eitem ynglŷn â’r Amgueddfa yn mynd rhagddi ar hyn o bryd.

Sylwodd Mr Alan Davies ar gamgymeriad yn nheitl y ddogfen a dywedodd y dylai’r teitl gyfeirio at 2023-2024 yn hytrach na 2022-23.

CYTUNWYD i nodi’r cynnwys fel y’i cyflwynwyd ac i newid teitl y ddogfen.

Ystyriwyd Adroddiadau’r Rheoleiddwyr a’r Arolygiaeth ac ymatebion y Cyngor. 

Dywedodd Jason Blewitt o Archwilio Cymru fod Datganiad Cyfrifon y Cyngor ar gyfer 2022-23 bellach wedi’i gwblhau a bod disgwyl y byddai’n cael ei adrodd gerbron y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a’r Cyngor llawn ar 6 Chwefror 2024 cyn y byddai’n cael ei gymeradwyo gan yr Archwilydd Cyffredinol ar 7 Chwefror 2024. Roedd Datganiadau Blynyddol Harbyrau Ceredigion, Tyfu Canolbarth Cymru a’r Cyd-bwyllgor Corfforedig bellach hefyd wedi’u cwblhau, a byddent yn cael eu hadrodd gerbron yr amrywiol bwyllgorau cyn iddynt gael eu cymeradwyo gan yr Archwilydd Cyffredinol ar 7 Chwefror 2024.  Roedd y gwaith o archwilio Grantiau a Ffurflenni 2022-23 yn mynd rhagddo ac roedd y Cyngor yn gobeithio cwblhau’r gwaith hwn erbyn diwedd Chwefror 2024.

Gofynnodd y Cadeirydd a oedd y problemau o ran adnoddau yn rhengoedd Archwilio Cymru bellach wedi’u datrys, a chadarnhaodd Mr Jason Blewitt eu bod bellach wedi llwyddo i ddal i fyny â’r gwaith a’u bod yn mewn sefyllfa i ddilyn y cynllun 3 blynedd hyd at 2024-25. Bwriad Archwilio Cymru oedd cymeradwyo’r Datganiad Cyfrifon nesaf erbyn 30 Tachwedd 2024 a’r un ar ôl hynny erbyn 30 Medi 2025, yn ddibynnol ar amserlen y Cyngor.

Dywedodd Non Jenkins o Archwilio Cymru y byddent yn darparu diweddariad ynghylch y gwaith Archwilio Perfformiad yn fuan a chadarnhaodd eu bod wedi cwblhau’r gwaith Sicrwydd ac Asesu Risgiau ar gyfer 2022-23 a’u bod bellach yn gwneud gwaith 2023-24. Byddai’r adroddiad terfynol yn cael ei gyflwyno yn y cyfarfod nesaf. O ran yr adolygiad thematig ynghylch Gofal Heb ei Drefnu, nododd fod hwn yn ddarn mawr o waith a oedd bellach bron â chael ei gwblhau ac ymddiheurodd am yr oedi wrth gyflawni’r gwaith hwn. Dywedodd fod yr adroddiadau ynglŷn â’r adolygiad thematig Digidol a’r gwaith dilynol o ran yr adolygiad cynllunio wedi’u cynnwys ar agenda’r cyfarfod heddiw, a bod y gwaith o ran Sicrwydd ac Asesu Risg, Cynaliadwyedd Ariannol a Chomisiynu a Rheoli Contractau yn mynd rhagddo.

Gofynnodd y Cadeirydd a fyddai’r argymhelliad yn sgil yr adolygiad ynghylch sicrwydd digidol yn berthnasol i bob Cyngor. Cadarnhawyd bod yr archwiliad yn cael ei gymedroli ar draws pob un o’r 22 awdurdod. Fodd bynnag, byddai’r canfyddiadau allweddol yn cael eu cyhoeddi ar ffurf crynodeb a fyddai’n cynnwys y canfyddiadau allweddol, yr argymhellion a’r arferion gorau. Hefyd, dywedodd Non Jenkins fod Archwilio Cymru yn falch bod ymatebion y Cyngor i’w sylwadau yn cael eu cyhoeddi ochr yn ochr â’r argymhellion.

Rhoddodd Elin Prysor ddiweddariad am y gwaith a oedd wedi’i gyhoeddi ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ynglŷn â risgiau lleol a nododd y canlynol:

·       Ar y cyfan, nid oedd yr adroddiad ynghylch ‘Craciau yn y Sylfeini’ yn berthnasol i Geredigion;

·       Mawrth 2024 oedd y dyddiad cwblhau ar gyfer yr Asesiad Effaith Cydraddoldeb;

·       6 Rhagfyr 2023 oedd y dyddiad cau o ran ‘Llamu Ymlaen’ felly byddai’r adroddiad yn cael ei  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6.

Rhoddwyd diweddariad ar lafar ynglŷn â’r Fframwaith Llywodraethu gan nodi y byddai Fframwaith Llywodraethu newydd yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor   ym mis Mawrth eleni er mwyn i’r Aelodau ei gymeradwyo. Diben yr adolygiad o drefniadau llywodraethu’r Cyngor yw sicrhau bod canlyniadau yn cael eu cyflawni yn unol ag argymhellion CIPFA. Nodwyd hefyd y byddai’r fframwaith llywodraethu yn gweithredu fel dogfen gyffredinol ac y byddai’n disodli’r Cod Llywodraethu Lleol presennol. Roedd y fersiynau drafft wedi’u rhannu â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ac roedd eu mewnbwn wedi’i werthfawrogi. 

Ystyriwyd y diweddariadau i Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 2022-23 a oedd yn cynnwys gwneud newidiadau i’r dyddiadau ac ychwanegu’r testun canlynol i dudalennau 22, 28 a 29:

‘‘Mae’r Adroddiad Blynyddol ar ddiwedd y flwyddyn yn cynnwys canlyniadau hunanasesiad blynyddol y gwasanaeth archwilio mewnol, sy’n seiliedig ar dempled Nodyn Cymhwyso CIPFA i Lywodraeth Leol. Roedd y templed yn destun adolygiad allanol gan gymheiriaid ym mis Mai 2022, a’r bwriad yw ailadrodd asesiad allanol bob pum mlynedd fel sy’n ofynnol gan Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS).”

Dywedodd y Cynghorydd Bryan Davies y byddai Datganiad Llywodraethu Blynyddol diwygiedig 2022-23 yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a’r Cyngor yn y cyfarfodydd a oedd i’w cynnal ar 6 Chwefror 2024.

Byddai testun ychwanegol yn cael ei gynnwys (ar dudalen 22) ynghylch yr asesiad allanol.

CYTUNWYD i wneud y canlynol:

i)               Nodi ac ystyried y cynnwys, ac

ii)              Argymell bod y Cyngor yn cymeradwyo Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2022-23

Ystyriwyd yr adroddiad am y cynnydd a wnaed o ran Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2023-24 a’r Adolygiad o Fframwaith Llywodraethu 2023-24.

Nodwyd bod gweithdy wedi’i gynnal ar 6 Rhagfyr 2023 i ystyried y cynnydd a wnaed o ran y camau gweithredu a amlinellir yn yr Adolygiad o’r Fframwaith Llywodraethu a dywedwyd mai’r Adolygiad o’r Fframwaith Llywodraethu fyddai’r sail ar gyfer Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2023-24 a fyddai’n cael ei gyflwyno gerbron y Pwyllgor ar ffurf drafft ar 14 Mawrth 2024.

Dywedodd Elin Prysor y byddai’r ddogfen yn adlewyrchu’r diweddariadau a welwyd yn nogfen 2022-23 ac y byddai’n sicrhau bod y cyfeiriadau at bolisïau a strategaethau yn cael eu diweddaru, er eu bod y tu allan i’r cyfnod adrodd, oherwydd y gwaith dilynol a’r gwaith a oedd yn parhau. Ni fyddai cyfeiriadau at gamau gweithredu hanesyddol ond yn cael eu cynnwys ar y ddogfen os byddai angen eu defnyddio i esbonio’r hyn a oedd wedi digwydd ar ôl hynny.

CYTUNWYD i wneud y canlynol:

i)               Nodi Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2023-24

ii)              Nodi’r Adolygiad o’r Fframwaith Llywodraethu

Ystyriwyd Adroddiad Cynnydd yr Adain Archwilio Mewnol Chwarter 2. Nodwyd bod asesiad risg wedi’i gynnal yn 2023/24 a bod y wybodaeth a oedd i’w gweld yng Nghofrestr Risgiau’r Cyngor hefyd wedi’i defnyddio. Roedd yr Adain Archwilio Mewnol yn asesu ei waith yn rheolaidd gan ystyried anghenion a blaenoriaethau’r Cyngor a oedd yn newid o hyd.

Nodwyd bod 95 o eitemau ar y cynllun. Roedd 82 o’r rhain wedi’u cynllunio’n wreiddiol ac roedd 13 o eitemau adweithiol neu newydd wedi’u hychwanegu am fod materion newydd wedi dod i’r amlwg neu am fod angen uwchgyfeirio materion. Roedd 9 o’r archwiliadau wedi’u cwblhau ac roedd 1 yn dal i fod ar ffurf drafft. Ar ddiwedd y chwarter hwn, byddai’r Adain Archwilio Mewnol wedi  cyflawni 48.9% o’r cynllun ac roedd ar y trywydd iawn i ddarparu barn am bob eitem cyn diwedd y flwyddyn.

Nodwyd bod sicrwydd sylweddol wedi’i roi yng nghyswllt 4 archwiliad. Roedd 5 o gamau gweithredu sylweddol wedi’u nodi yn yr adroddiadau Archwilio Mewnol yn ystod y chwarter, gan gynnwys ym maes Adnoddau Dynol. Roedd un o’r camau gweithredu hyn yn ymwneud â chywirdeb y wybodaeth a oedd yn cael ei darparu gan y meysydd gwasanaeth eraill.  Aethpwyd i’r afael â’r mater hwn drwy gyflwyno’r feddalwedd ‘Dodl’ ar gyfer cyflwyno gwybodaeth yn electronig a gwnaeth hyn leihau’r camgymeriadau a oedd yn gysylltiedig â mewnbynnu gwybodaeth â llaw.  Nodwyd hefyd fod un Honorariwm wedi mynd y tu hwnt i’r cyfnod uchaf o 12 mis am fod Covid wedi arwain at oedi yn y broses ailstrwythuro. Dangosodd yr adolygiad o'r Harbyrau fod trwydded angori wedi’i rhoi i rywun nad oedd wedi talu am drwydded y flwyddyn flaenorol. Roedd prosesau wedi’u rhoi ar waith i atal hyn rhag digwydd eto.

Roedd yr Adain hefyd wedi ymateb i geisiadau gan y gwasanaethau am gyngor a chymorth. Roedd hyn wedi cynnwys darn o waith yr oedd y Swyddog Monitro wedi gofyn amdano o ran Datgelu Buddiannau gan Aelodau a chyngor ynghylch Grantiau Tai, trefniadau llywodraethu a rheolaeth fewnol. 

Cadarnhaodd Alex Jenkins fod staff yr Adain Archwilio Mewnol yn mynd i weminarau yn rheolaidd a’i bod hi wedi cwblhau ei chymhwyster Archwilydd Mewnol Ardystedig. Ychwanegodd fod dau aelod arall o’r tîm ar fin gwneud eu harholiadau terfynol.

CYTUNWYD i nodi’r gwaith a oedd wedi’i wneud a sefyllfa bresennol yr Adain Archwilio Mewnol.

Ystyriwyd Adroddiad yr Adain Archwilio Mewnol ynghylch Camau Gweithredu gan Reolwyr a oedd yn cynnwys manylion y perfformiad presennol. Dywedwyd bod yr adroddiad hwn newydd ei roi ar waith yn dilyn yr Asesiad Ansawdd Allanol a’r hunanasesiad a wnaed gan y Rheolwr Corfforaethol dros Archwilio Mewnol yn ystod ei blwyddyn gyntaf yn y swydd. Nodwyd y byddai llai o graffiau a siartiau yn cael eu dangos wrth i’r camau gweithredu gael eu cwblhau ac y bernir bod y materion hyn wedi cael sylw digonol neu fod y risgiau wedi’u derbyn. Dywedwyd bod 18 o eitemau ar hyn o bryd a oedd dal angen eu dilysu. Roedd yr adroddiad hwn yn cael ei rannu â’r Uwch Reolwyr  am nad oedd gan yr Adain Archwilio Mewnol feddalwedd addas ar hyn o bryd ac felly nid oedd yr Uwch Reolwyr yn medru tracio eu camau gweithredu mewn perthynas ag Archwilio Mewnol. Y gobaith oedd y byddai modd rheoli hyn drwy ddefnyddio system Teifi neu system debyg. Byddai hyn yn golygu bod y Swyddogion Arweiniol Corfforaethol a’r Rheolwyr Corfforaethol yn medru gweld y cynnydd a wneir yn gliriach. Hefyd, nodwyd bod un cam gweithredu o 2020-21 yn dal i fynd rhagddo. Roedd y cam gweithredu hwn yn ymwneud â theithio ac nid oedd yn cynnwys gwybodaeth am y sawl y dyrannwyd y gwaith iddo. Byddai angen ymchwilio ymhellach i hyn.

CYTUNWYD i nodi’r gwaith a oedd wedi’i wneud a sefyllfa bresennol yr Adain Archwilio Mewnol.

Ystyriwyd yr adolygiad o’r Siarter Archwilio Mewnol a oedd yn cynnwys y diweddariadau canlynol ar gyfer 2024-25:

·       Llinellau adrodd gweinyddol y Swyddog Llywodraethu i'r Rheolwr Corfforaethol – Archwilio Mewnol er mwyn sicrhau annibyniaeth Archwilio Mewnol;

·       Adnoddau Archwilio Mewnol gan gynnwys cymwysterau proffesiynol;

·       Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang Newydd; a’r

·       Asesiad Risg Gwrth-dwyll a'r Gofrestr Risg Twyll.

Nodwyd bod llawer yn llai o ddiweddariadau o gymharu â’r llynedd.

Dywedodd Mr Andrew Blackmore ei fod yn fodlon â’r strwythur a chynnwys yr adroddiad a gofynnodd a oedd unrhyw beth y gallai’r Pwyllgor ei wneud yn well o ran eu cyfrifoldebau i’r Rheolwr Corfforaethol – Archwilio Mewnol. Cadarnhaodd Alex Jenkins fod cwestiynau’r Pwyllgor yn adeiladol ac yn  flaengar a bod gwelliannau wedi’u gwneud i’r trefniadau. Yn sgil yr ymatebion hyn, roedd cynnydd amlwg wedi’i wneud o ran effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd. Diolchodd i’r Pwyllgor am ei adborth.

CYTUNWYD i gymeradwyo’r adroddiad.

Rhoddwyd diweddariad ar lafar ynglŷn â Hunanwerthusiad Archwilio Mewnol ynghylch y Fenter Twyll Genedlaethol gan nodi bod yna oedi eleni o ran yr ymarfer ynghylch y Fenter Twyll Genedlaethol oherwydd newidiadau yn y gofynion ar gyfer staff a oedd yn paru data o ran gwiriadau y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS).  Roedd hyn am fod y Fenter Twyll Genedlaethol yn defnyddio data’r Adran Gwaith a Phensiynau. Dywedwyd nad oedd angen gwiriadau DBS ar nifer o’r swyddogion a oedd yn gwneud y gwaith hwn i Gyngor Sir Ceredigion am nad oedd yn berthnasol i’w rolau. Gwnaed penderfyniad erbyn hyn i gynnwys y gwiriad hwn. Fodd bynnag, oherwydd oedi o ran derbyn ymateb oddi wrth y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, roedd oedi pellach o ran cwblhau’r ymarfer hwn ac felly nid oedd yn debygol y byddai’r ymarfer wedi’i gwblhau erbyn y cyfarfod ar 14 Mawrth.

Cadarnhaodd Mr Alan Davies ei fod yn fodlon i’r wybodaeth hon gael ei chyflwyno i’r cyfarfod ym mis Mehefin 2024.

Ystyriwyd y Gofrestr Risgiau Corfforaethol gan dynnu sylw at y ffaith bod risg ychwanegol wedi’i nodi yn Chwarter 2 a oedd yn ymwneud â Diwedd Oes Meddalwedd System WCCIS.  Cadarnhaodd y Cynghorydd Bryan Davies fod cynnydd da wedi’i wneud o ran rheoliadau a seibr-ddiogelwch a bod aelod newydd o staff bellach wedi’i benodi a oedd wedi gwneud cynnydd da o ran hyn.

Hefyd, cynhaliodd y Grŵp Arweiniol adolygiad o statws diweddaraf y risgiau yn ei gyfarfod ar 13 Rhagfyr 2023. Nodwyd bod y risg uchod wedi’i huwchgyfeirio o fod yn risg i’r gwasanaeth i fod yn risg gorfforaethol a’i bod felly wedi’i chynnwys ar y Gofrestr Risgiau Corfforaethol. Ychwanegwyd nad oedd yr un risg wedi’i hisgyfeirio o fod yn risg gorfforaethol i fod yn risg i’r gwasanaeth. Fodd bynnag, roedd sgoriau’r risgiau canlynol wedi’u newid:

·       Cynllun Ariannol y Tymor Canolig, cynyddu’r sgôr o 20 i 25;

·       Rheoli gwybodaeth, gostwng y sgôr i 16;

·       Ffosffadau, gostwng y sgôr i 16.

Gofynnodd y Cynghorydd Elizabeth Evans a oedd yna unrhyw broblemau capasiti o ran Rheoli Gwybodaeth. Dywedodd Alun Williams fod gan ‘rheoli gwybodaeth’ sgôr uchel ar y gofrestr risgiau pan oedd y pwnc hwn a seibrddiogelwch wedi’u nodi’n un risg. Fodd bynnag, roedd y pynciau hyn bellach wedi’u rhannu gan fod wastad pryder y gallai un elfen gynyddu’r sgôr gyffredinol.  Symud yr elfen ‘seibrddiogelwch’ oedd rhan o’r rheswm paham fod y sgôr hon wedi disgyn a thrwy wneud hyn, gellir canolbwyntio mwy ar y risg seibrddiogelwch.

Dywedodd y Cynghorydd Maldwyn Lewis fod y gostyngiad yn y cyllid allanol o ran y Strategaeth Ariannol Tymor Canolig o bryder mawr i’r Aelodau.  Bu i Mr Alan Davies ailadrodd ei siomedigaeth nad oedd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi bod yn rhan o’r broses o bennu’r gyllideb. Serch hynny, roedd ef a'r Is-gadeirydd wedi cwrdd â’r Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Cyllid a Chaffael wythnos yn ôl. Nododd y Cadeirydd fod angen ystyried y goblygiadau hyn yn ddwys a bod angen i’r Pwyllgor hwn fod yn rhan o’r sgyrsiau hyn gan ystyried y rôl y gall ei chwarae.

CYTUNWYD i nodi’r Gofrestr Risgiau Corfforaethol a oedd wedi’i diweddaru.

Ystyriwyd Polisi Rheoli Risgiau’r Cyngor a oedd yn cael ei ddiweddaru bob 3 blynedd. Nodwyd bod y Grŵp Arweiniol wedi ystyried y dogfennau a oedd wedi’u diweddaru a bod hyn wedi arwain at ragor o ddiweddariadau.  Hefyd, ymgynghorwyd ag amrywiol randdeiliaid gan gynnwys aelodau o’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a Zurich Insurance. Roedd y prif ddiweddariadau yn cynnwys:

·       Cryfhau’r gwaith o fonitro’r risgiau i’r gwasanaethau - byddai risgiau i’r gwasanaethau a oedd yn sgorio 15 neu uwch yn cael eu hasesu'n chwarterol gan y Grŵp Arweiniol fel y gellid eu huwchgyfeirio i'r Gofrestr Risg Corfforaethol ac i'r gwrthwyneb.

·       Byddai’r risgiau i’r gwasanaethau yn cael eu hychwanegu at System Rheoli Perfformiad Teifi fel y gellir eu diweddaru a'u rheoli drwy'r system.

·       Egluro mai’r trothwy ar gyfer uwchgyfeirio / is-gyfeirio risgiau i'w hystyried gan y Grŵp Arweiniol yw 15.

·       Egluro mai'r Grŵp Arweiniol oedd yn gyfrifol am benderfynu a ddylai risgiau gael eu huwchgyfeirio neu eu his-gyfeirio.

·       Egluro rôl Archwilio Mewnol yn y Polisi a'r Fframwaith, sef asesu a gwerthuso effeithiolrwydd y camau sydd ar waith i liniaru risgiau a rhoi sicrwydd gwrthrychol bod risgiau'n cael eu rheoli'n briodol. Yn ogystal, byddai Archwilio Mewnol hefyd yn rhoi sicrwydd gwrthrychol i'r Grŵp Arweiniol, y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a'r Cyngor ar gadernid ac effeithiolrwydd y gweithdrefnau rheoli risg trwy gynnwys adolygiadau cyfnodol o'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol, Cofrestr Risgiau’r Gwasanaethau a’r gweithdrefnau ar gyfer Rheoli Risgiau Corfforaethol.

·       Egluro y dylid darparu sgorau “risg targed” i gyd-fynd â’r camau lliniaru ar gyfer risg, h.y. i ba sgôr y dylid lleihau’r risg drwy gyflawni’r camau lliniaru a nodwyd.

Byddai’r dogfennau yn awr yn mynd drwy’r broses ddemocrataidd er mwyn penderfynu yn eu cylch a byddai hyn yn cynnwys adborth pellach gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Bu i Alun Williams ddiolch i Mr Andrew Blackmore am ei ymatebion a oedd yn heriol ac yn werthfawr gan nodi hefyd fod darparwr yswiriant y Cyngor, Zurich wedi bod yn rhan o’r broses. Nododd mai’r argymhelliad oedd nodi’r adroddiad a’i fod wedi gofyn am newid hyn i ‘cymeradwyo’. Dywedodd y byddai’n ymchwilio i’r mater hwn.

CYTUNWYD i wneud y canlynol:

i)               Cymeradwyo fersiwn ddrafft y Polisi, y Strategaeth a’r Fframwaith Rheoli Risgiau

ii)              Nodi’r cynnydd a wnaed hyd yma a'r camau nesaf

Ystyriwyd y canllawiau statudol ac anstatudol ar ddemocratiaeth o fewn prif gynghorau ac yn benodol yr hyn a oedd yn berthnasol i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio sef Adrannau 14.0 i 14.33.

Dywedodd Elin Prysor fod y ddogfen hon wedi’i darparu er gwybodaeth ac er mwyn ystyried sut yr oedd y Pwyllgor yn gwneud ei waith ac ychwanegodd fod y darn hwn yn rhan o’r elfen statudol yr oedd yn rhaid i Awdurdodau Lleol roi sylw iddo. Os na fyddai’r Cyngor yn derbyn y canllawiau, roedd yn rhaid iddo roi rhesymau paham nad ydyw am eu derbyn. Roedd y darn hwn yn rhoi sylw i’r trosolwg, y cefndir, yr aelodaeth, y cyfarfodydd, y trafodion a’r swyddogaethau ynghyd ag adolygu materion ariannol yr awdurdod, rheoli risgiau a rheolaeth fewnol. Nododd fod y cylch gorchwyl wedi’i gynnwys yng Nghyfansoddiad y Cyngor, a bod hynny’n adlewyrchu’r hyn a oedd wedi’i gynnwys yn y ddogfen hon. 

Nododd Elin Prysor fod y Cadeirydd a'r Is-gadeirydd wedi rhoi adborth am y darn hwn a bod ymateb yn cael ei baratoi ar hyn o bryd a fyddai’n cael ei rannu â nifer o Brif Swyddogion. Nid oedd y canllawiau yn darparu diffiniad penodol o ran geiriau, a byddai angen i bob awdurdod dehongli’r canllawiau i’r gorau o’u gallu.

Dywedodd Mr Alan Davies fod y ddogfen hon wedi codi nifer o gwestiynau ac y byddai angen i’r Pwyllgor ddiffinio yn union beth yw ei hystyr. Nododd fod y trydydd pwynt bwled yn cyfeirio at ‘adolygu a chraffu ar faterion ariannol yr awdurdod’, a bod angen cael eglurder ynghylch yr hyn yr oedd Llywodraeth Cymru yn ei olygu a sut oedd hyn yn cyd-fynd â’r hyn oedd eisoes yn digwydd yn y Pwyllgorau Craffu. Ychwanegodd, os mai hyn oedd y Llywodraeth yn ei ddisgwyl oddi wrthym, fod gennym ddyletswydd i ddeall ystyr hyn yn ymarferol a deall sut y gallwn ni weithredu hyn. Ar hyn o bryd, roedd yna flychau mawr ac nid oeddem ar yr un donfedd.

Gofynnodd y Cynghorydd Wyn Evans lle’r oedd y Pwyllgor hwn yn sefyll o ran y broses ddemocrataidd. Dywedodd fod y prosesau democrataidd yn craffu ar y setliad ariannol a gofynnodd beth oedd rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Nododd Mr Alan Davies mai’r prosesau democrataidd ddylai fod yn gwneud y gwaith craffu, ond bod y ddogfen hon yn awgrymu mai’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ddylai fod yn gwneud hyn. Hefyd, bu iddo ailadrodd ei siom fod y dogfennau ariannol diweddaraf ar gael yn gyhoeddus cyn i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio eu gweld.

Dywedodd y Cynghorydd Elizabeth Evans mai rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd cael sicrwydd bod y prosesau craffu ar waith, ac nad rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd craffu ar y sawl oedd yn craffu, ond yn hytrach sicrhau bod y cymorth priodol ar waith i wneud hynny.  Nododd Mr Alan Davies ei fod yn cytuno â hyn ond bod angen i’r Pwyllgor ddiffinio hyn a sicrhau bod yna baramedrau clir yn bodoli. Ychwanegodd y Cynghorydd  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 16.

Ystyriwyd Rhan 6 o’r Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 a oedd yn ymwneud â chyflwyno trefn hunanasesu newydd ar gyfer Prif Gynghorau. Dywedodd Alun Williams fod yr adroddiad wedi’i gyflwyno gerbron y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, a’i fod wedi bod drwy’r broses ddemocrataidd, a’i gwblhau yn unol â’r dyletswyddau a gyfeiriwyd atynt yn y papur. Roedd wedi’i rannu â Gweinidogion Llywodraeth Cymru, Estyn, Arolygiaeth Gofal Cymru ac Archwilydd Cyffredinol Cymru ac roedd wedi’i gyhoeddi ar wefan y Cyngor. Hefyd, nododd mai Ceredigion fyddai un o’r awdurdodau cyntaf i gynnal Asesiad o Berfformiad gan Banel, a oedd yn rhaid ei gynnal unwaith yn ystod cyfnod pob gweinyddiaeth.

Gofynnodd Mr Alan Davies beth oedd y gost o gynnal Asesiad o Berfformiad gan Banel. Cadarnhaodd Alun Williams y byddai’n costio tua £24,000. Serch hynny, roedd hwn yn ofyniad cyfreithiol a’r gobaith oedd y byddai’n talu ar ei ganfed. Nododd y Cynghorydd Bryan Davies y byddai hwn yn arf rhagorol a fyddai’n cael ei ddefnyddio i wella ein gwasanaethau.

CYTUNWYD i nodi Adroddiad Hunanasesu 2022-23 gan gynnwys yr Adolygiad Blynyddol o Berfformiad a'r Amcanion Llesiant.

CYTUNWYD i nodi cynnwys y Flaenraglen Waith.

Ers cyhoeddi’r agenda, roedd dwy eitem wedi’u hychwanegu:

-       Penodi Cadeirydd ac Is-gadeirydd newydd i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Mawrth 2024

-       Y Datganiad Cyfrifon Blynyddol ym mis Tachwedd 2024

Cadarnhaodd Elin Prysor y byddai cyfarfod ychwanegol o’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cael ei gynnal am 10:00am ar 11 Mehefin 2024 ac y byddai’r holl gyfarfodydd yn dechrau am 10.00am o ddechrau blwyddyn fwrdeistrefol 2024-25 ymlaen.