Agenda a Chofnodion

Dim.

Dim.

Datgelodd y Cynghorydd Keith Henson fuddiant personol a buddiant sy’n rhagfarnu yn eitem 15 ar yr agenda.

CYTUNWYD i gadarnhau Cofnodion Cyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 21 Mehefin 2023 fel rhai cywir.

Materion sy’n Codi

Dim.

Ystyriwyd Cofnod o Gamau Gweithredu Cyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. 

CYTUNWYD i nodi'r cynnwys fel y'i cyflwynwyd.

Ychwanegu at Gofnod o Gamau Gweithredu 27/9/23:

1)Datganiad Llywodraethu Blynyddol/Cod Lleol/Fframwaith Llywodraethu

• Byddai gwaith pellach ar y dogfennau hyn yn cael sylw yn dilyn trafodaeth gyda'r Cadeirydd;
• byddai dogfen gyffredinol yn cael ei chyflwyno i ystyried y Fframwaith a'r Datganiad ar gyfer 2023-2024 yn unol â hynny.
• Perchennog: Elin Prysor
• Dyddiad targed-31/1/24

2)Roedd aelodau lleyg yn dymuno cael gwahoddiad i'r gweithdai pennu cyllideb i'r Aelodau 24/25

Consideration was given to the Regulator & Inspectorate Reports and Rhoddwyd ystyriaeth i Adroddiadau a Diweddariadau’r Rheoleiddwyr a’r Arolygiaeth sydd â 3 rhan:

a) Diweddariad chwarterol Archwilio Cymru i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

b) Unrhyw waith lleol ar risgiau a gyflwynwyd/a gyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

c) Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru

Y Sefyllfa Bresennol

a) Diweddariad chwarterol Archwilio Cymru i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

·       Archwilio Cymru – Rhaglen Waith ac Amserlen Ch1 23-24 – Cyngor Sir Ceredigion

b) Unrhyw waith lleol ar risgiau a gyflwynwyd/a gyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

·       Arolygiaeth Gofal Cymru – Arolygiad Gwerthuso Perfformiad o Gyngor Sir Ceredigion

·       Arolygiaeth Gofal Cymru – Cynllun Gweithredu Arolygiad AGC Terfynol

·       Archwilio Cymru – Gosod Amcanion Llesiant – Cyngor Sir Ceredigion

·       Archwilio Cymru – Adolygiad Dilynol o’r Gwasanaeth Cynllunio – Cyngor Sir Ceredigion

c) Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru

·       Archwilio Cymru – Craciau yn y Sylfeini – Diogelwch Adeiladau yng Nghymru

·       Archwilio Cymru – Ymgynghoriad ar y Graddfeydd Ffioedd ar gyfer 2024-25

·       Archwilio Cymru – Llamu Ymlaen – Gwersi o’n Gwaith ar y gweithlu ac asedau mewn llywodraeth leol

Yn dilyn y cyflwyniad gan Archwilio Cymru a chwestiynau o’r llawr, CYTUNWYD:-

(i) i nodi'r adroddiadau er gwybodaeth; a

(ii) bod adroddiad ymateb y Cyngor i bob un o Adroddiadau'r Rheoleiddiwr a'r Arolygiaeth ar agendâu'r dyfodol yn cael ei fewnosod ar ôl pob adroddiad; er mwyn i'r Aelodau allu ystyried y ddau adroddiad cyfun yn rhwydd

Mae’r Adroddiad hwn yn nodi ymatebion y Cyngor i Adroddiadau’r Rheoleiddiwr a’r Arolygiaeth a’r cynnydd a wnaed ynghylch y cynigion a’r argymhellion.

Roedd 2 ran i’r Adroddiad hwn:

a) Arolwg tracio’r Cyngor o gynigion y Rheoleiddiwr/ Arolygiaeth ar gyfer gwella ac argymhellion; a

b) Materion eraill sy’n ymwneud â’r Cyngor.

Y Sefyllfa Bresennol

a) Arolwg tracio’r Cyngor o gynigion y Rheoleiddiwr/ Arolygiaeth ar gyfer gwella ac argymhellion

o   Ffurflenni Ymateb Rheolwyr y Cyngor 2020-2021 & 2021-2022 Diweddariad:

·       Archwilio Cymru – Asesiadau o'r Effaith ar Gydraddoldeb: Mwy nag Ymarfer Blwch Ticio?

·       Archwilio Cymru – Llamu Ymlaen – Adolygiad o Reoli’r Gweithlu’n Strategol

·       Archwilio Cymru – 'Codi ein Gêm' Mynd i'r afael â thwyll yng Nghymru – diweddariad yn ddyledus 2024

o   Ffurflenni Ymateb Rheolwyr y Cyngor 2022-23:

·       Archwilio Cymru – Craciau yn y Sylfeini – Diogelwch Adeiladau yng Nghymru

·       Archwilio Cymru - Adolygiad Dilynol o’r Gwasanaeth Cynllunio

·       Gosod Amcanion Llesiant

b) Materion eraill sy'n ymwneud â'r Cyngor

CYTUNWYD:

(i) i nodi'r adroddiadau er gwybodaeth; a

(ii) byddai ffurflenni ymateb rheolwyr yn y dyfodol yn cael eu cyflwyno ochr yn ochr ag Adroddiadau cyfatebol y Rheoleiddwyr a'r Arolygiaeth (eitem 6 uchod)

Cyflwynwyd adroddiad ar Ddogfen y Fframwaith Llywodraethu a Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2022-23 i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar Ionawr yr 17eg 2023 ac ar Fawrth y 9fed 2023.

Roedd Dogfen Ddrafft y Fframwaith Llywodraethu 2022-23 wedi'i diweddaru yn dilyn yr adroddiad blaenorol ar Fawrth y 9fed 2023 i sicrhau ei bod yn parhau'n gyfredol a thynnwyd sylw manwl at yr holl newidiadau yn unol â hynny yn yr adroddiad.

Paratowyd Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2022-23 yn unol â'r fframwaith. Mae’n cynnwys:

•                Cydnabod cyfrifoldeb dros sicrhau llywodraethu da;

•                Cyfeiriad at yr asesiad;

•                Barn ar lefel y sicrwydd y gall y trefniadau llywodraethu ei rhoi;

•                Adroddiad cynnydd ar sut y cafodd problemau a nodwyd y llynedd eu datrys;

•                Cynllun gweithredu y cytunwyd arno i ymdrin â phroblemau llywodraethu dros y flwyddyn nesaf; a

•                Chasgliad.

Ar Fawrth y 9fed 2023, cytunodd y Pwyllgor i argymell bod y Cyngor yn cymeradwyo Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2022-23, yn amodol ar gynnwys y frawddeg ganlynol yn y crynodeb gweithredol: 

‘Cadarnhaodd yr adolygiad fod trefniadau llywodraethu'r Cyngor yn effeithiol ac yn addas i’r diben’.  Roedd y frawddeg hon bellach wedi'i chynnwys

Ar Ebrill yr 20fed 2023 cytunodd y Cyngor i gymeradwyo Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2022-23. Roedd Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2022-23 hefyd wedi'i ddiweddaru yn dilyn yr adroddiad blaenorol ar Fawrth y 9fed 2023 i sicrhau ei fod yn parhau i fod yn gyfredol. Amlinellwyd y newidiadau yn fanwl yn yr adroddiad.

Gofynnwyd i'r Pwyllgor argymell bod y Cyngor yn cymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft diwygiedig 2022-23.

Fframwaith Llywodraethu 2023-24 a Chynllun Gweithredu’r Flwyddyn Gyfredol

Cynhelir gweithdy ar 6 Rhagfyr 2023 er mwyn i Swyddogion perthnasol ac Aelodau'r Pwyllgor ystyried cynnydd ar y camau a nodir yn Natganiad Llywodraethu Blynyddol 2022-23.

Yn ystod y gweithdy hwn, byddai Dogfen y Fframwaith Llywodraethu yn cael ei diweddaru i adlewyrchu'r cynnydd a wnaed tuag at gwblhau'r camau hyn.  Yna byddai Dogfen ddrafft Fframwaith Llywodraethu 2023-24, dogfen wedi'i diweddaru yn cael ei chyflwyno i'r Pwyllgor hwn yn y cyfarfod ar 24 Ionawr 2024. 

          CYTUNWYD:

(i)i nodi cynnwys yr adroddiad hwn;

(ii) i nodi Dogfen Fframwaith Llywodraethu Drafft 2022-23 a

(iii)argymell bod y Cyngor yn cymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2022-23; a

(iii) y byddai gwaith pellach ar y dogfennau hyn yn cael sylw yn y dyfodol agos yn dilyn trafodaeth gyda'r Cadeirydd; ac y byddai dogfen gyffredinol yn cael ei chyflwyno i ystyried y Fframwaith a'r Datganiad ar gyfer 2023-2024 yn unol â hynny.

Rhoddwyd ystyriaeth i'r Hunanasesiad o arferion da a gwerthuso effeithiolrwydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Yn dilyn dosbarthu arolwg a gweithdy, ar 10 Mawrth 2022, ystyriwyd Hunanasesiad drafft a Gwerthusiad o Adolygiad o Effeithiolrwydd gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Cytunwyd y byddai'r ddogfen yn cael ei hailystyried er mwyn cyflwyno dogfen adolygu derfynol yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor.

Yng nghyfarfod y Pwyllgor ar 08 Mehefin 2022, cadarnhawyd bod yr Hunanasesiad drafft a'r Gwerthusiad o Adolygiad o Effeithiolrwydd wedi'u hychwanegu at y Flaenraglen Gwaith o dan y cyfarfod a drefnwyd ym mis Medi 2022 gan mai'r gobaith oedd y byddai Gweithdy'n cael ei drefnu ar gyfer y Pwyllgor newydd cyn y cyfarfod hwn er mwyn ailystyried y ddogfen a thrafod sgiliau'r Pwyllgor newydd. Cytunwyd y byddai gweithdy’n cael ei gynnal cyn y cyfarfod ym mis Medi er mwyn coladu sgiliau Aelodau’r Pwyllgor.

Cynhaliwyd gweithdy ym mis Tachwedd 2022.

Cynhaliwyd gweithdy arall ar 13 Mehefin 2023 i’r Pwyllgor ystyried yr Hunanasesiad drafft a Gwerthusiad o’r Adolygiad o Effeithiolrwydd. Cyflwynwyd y ddogfen ‘Hunanasesiad o arferion da’, fel y’i cwblhawyd.

Ni chwblhaodd y Pwyllgor declyn y CIPFA ‘Gwerthuso effaith ac effeithiolrwydd y pwyllgor archwilio’). Ar hyn o bryd, roedd angen i'r Pwyllgor ystyried

•                a oedd yr ymarfer hunanasesu ar gyfer 2022-23 wedi'i gwblhau

•                a yw’n dymuno defnyddio teclynnau ‘Hunanasesiad o arferion da’ a ‘Gwerthuso effaith ac effeithiolrwydd y pwyllgor archwilio’ CIPFA wrth symud ymlaen, neu ddefnyddio dull arall o hunanasesu. 

CYTUNWYD

(i) i nodi cynnwys y ddogfen ddrafft ‘Hunanasesiad o arferion da’

(ii) bod yr ymarfer hunanasesu ar gyfer 2022-23 wedi'i gwblhau, ond bod angen gwneud mwy o waith ar gyfer Cwestiwn 28 ar y ddogfen; a

(iii)y byddai angen i weithdrefn hunanasesu ddiwygiedig ar gyfer proses hunanasesu 2023-2024 gynnwys sicrwydd llywodraethu

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Rheolwr Corfforaethol - Archwilio Mewnol ar Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol Chwarter 1. Dywedwyd bod y Pwyllgor wedi ystyried Strategaeth Archwilio Mewnol flynyddol 2023/24 yn ei gyfarfod ym mis Mawrth 2023 a wnaeth hefyd yn nodi'r prif feysydd gwaith ar gyfer cynllun archwilio gweithredol 2023/24. Roedd y Cynllun yn cynnwys adolygiadau a gariwyd ymlaen o gynllun archwilio’r flwyddyn flaenorol, archwiliadau arferol e.e. ardystiadau grantiau a gwaith wedi’i flaenoriaethu yn dibynnu ar risg, y gallai’r Adain Archwilio Mewnol lunio ei barn sicrwydd arnynt.

Ar gyfer 2023/24, cynhaliwyd asesiad risg yn ogystal â gwybodaeth o Gofrestr Risgiau Corfforaethol y Cyngor wrth i risgiau newydd i’r Cyngor barhau i ddod i’r amlwg, a oedd yn newid yn gyson. Byddai Archwilio Mewnol felly yn asesu ei waith yn barhaus, gan ystyried anghenion a blaenoriaethau newidiol y Cyngor yn rheolaidd. Roedd unrhyw waith adweithiol a ychwanegwyd at y Cynllun Gweithredol yn cael ei grybwyll yn yr adroddiad hwn.

Mae’r adroddiad cynnydd hwn yn nodi’r camau a gymerwyd hyd yma o ran cyflawni’r cynllun archwilio drwy roi crynodeb o’r gwaith a wnaed. Mae hefyd yn nodi’r sefyllfa bresennol o ran adnoddau yn ogystal â chynllun gwella’r Adain.

CYTUNWYD:-

(i) i nodi'r gwaith a wnaed a sefyllfa bresennol y 

Gwasanaeth Archwilio Mewnol;

(ii) bod Aelodau perthnasol y Cabinet yn ymwybodol o unrhyw broblemau a godwyd mewn adroddiadau Archwilio Mewnol;

(iii) i nodi bod cyfarfod dilynol wedi'i gynnal gyda'r Swyddog Arweiniol Corfforaethol a Rheolwr Corfforaethol gwasanaeth yr Amgueddfa a bod Archwiliad Mewnol pellach o Reolaeth Ariannol ac Incwm i'w gynnal ym mis Hydref i sicrhau bod rheolaethau digonol yn cael sylw gan reolwyr; a

(vi) i ofyn i'r Swyddog Arweiniol Corfforaethol perthnasol sy'n gyfrifol am siop yr Amgueddfa fod yn bresennol mewn cyfarfod yn y dyfodol i fynd i'r afael â'r problemau a godwyd yn y ddogfen

Dywedwyd bod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus a Nodyn Cymhwyso Llywodraeth Leol y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth yn disodli Cod 2006 ar gyfer Archwilio Mewnol. Daeth hwn i rym ym mis Ebrill 2013. Rhaid cydymffurfio gyda Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus a’r Nodyn Cydymffurfio er mwyn sicrhau bod arferion archwilio mewnol cywir yn cael eu cymhwyso.

Mae’r Nodyn Cymhwyso yn cynnwys rhestr wirio a ddatblygwyd i ddiwallu’r gofynion fel y’u hamlinellir yn Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) 1311 a 1312 ar gyfer hunanasesiadau cyfnodol fel rhan o’r rhaglen Sicrhau Ansawdd a Gwelliant. Mae’n ymgorffori gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) yn ogystal â’r Nodyn Cymhwyso er mwyn cwmpasu’r ddwy ddogfen mewn ffordd gynhwysfawr.

Amgaeir yr hunanasesiad llawn yn ei grynswth, yn ogystal â’r cynllun gwella a ddaeth yn sgil yr hunanasesiad. Er mwyn tynnu sylw at y newidiadau allweddol yn yr Hunanasesiad ar gyfer 2022-23, mae'r meysydd a nodwyd ar gyfer gwella a adroddwyd i chi yn Hunanasesiad 2021-22 wedi cael sylw a'u marcio fel 'cydymffurfio'. Yr ardal sy'n weddill yw Std 1210:

5.3.1 A oes gan RhCAM gymhwyster proffesiynol, fel CMIIA/CCAB neu gyfwerth?

Fel yr adroddwyd yn rheolaidd i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, roedd y Rheolwr Corfforaethol Archwilio Mewnol ar hyn o bryd yn astudio ar gyfer Tystysgrif Archwilio Mewnol yr IIA.

CYTUNWYD i nodi cynnwys yr adroddiad.

Mae'r adroddiad hwn yn darparu gwybodaeth yn ymwneud â gweithgarwch Canmoliaeth, Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth y Cyngor rhwng 1 Ebrill 2022 a 31 Mawrth 2023.  Roedd yr adroddiad ei hun yn cynnwys gwybodaeth benodol am nifer a math y ganmoliaeth a dderbyniwyd, y gwahanol gamau cwynion, perfformiad a chanlyniadau sy'n ymwneud â'r rhain a gwybodaeth am gydymffurfio â deddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol. 

Cyflwynwyd hefyd adroddiad yn manylu ar ganmoliaeth a chwynion mewn perthynas â'r Gwasanaethau Cymdeithasol, a darparwyd gwybodaeth am y gwersi a ddysgwyd o ganlyniad i gwynion (corfforaethol) hefyd.  Mae'r prif adroddiad yn cynnwys adran am y cyswllt a dderbyniwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ("yr Ombwdsmon") yn ystod y cyfnod adrodd.  Cyflwynwyd Llythyr Blynyddol yr Ombwdsmon i’r Cyngor hefyd a rhoddodd fanylion pellach am holl weithgarwch yr Ombwdsmon ar gyfer Ceredigion, yn ogystal ag ar gyfer Cynghorau eraill ledled Cymru.

Dyma'r pedwerydd adroddiad yn olynol lle na ddechreuwyd ymchwiliadau Ombwdsmon nac adroddiadau ffurfiol mewn perthynas â chwynion a wnaed yn erbyn y Cyngor.  Er bod llai o atgyfeiriadau gan yr Ombwdsmon yn ystod y flwyddyn adrodd hon, mae gan y Cyngor gyfradd gyson uchel o Setliadau Datrysiad Cynnar/Gwirfoddol. 

Cydnabuwyd felly bod heriau'n parhau mewn perthynas â chymhlethdod y cwynion a dderbyniwyd, cynnydd cyffredinol mewn gweithgarwch sy'n ymwneud â chwynion, ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth, atgyfeiriadau Ombwdsmon ac atgyfeiriadau at Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, yn ogystal â'r heriau sy'n gysylltiedig â darpariaeth y Tîm Cwynion a'r Rhyddid Gwybodaeth ei hun.  Roedd yn anochel bod yr heriau hyn wedi cael effaith ar allu'r Cyngor i gyflawni ei amcanion perfformiad mewn perthynas ag amserlenni rhagnodedig.

Yn gryno, dywedwyd bod:

•         465 o sylwadau o ganmoliaeth wedi dod i law

•         403 o ymholiadau wedi’u prosesu gan y Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth

•         144 o gwynion wedi dod i law: Cyfnod 1 = 96 Cyfnod 2 = 48

•         35 o ‘Gsylltiadau' wedi’u cael gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru

•         882 o Geisiadau Rhyddid Gwybodaeth a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol wedi'u prosesu gan y Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth

I grynhoi, dywedwyd:-

•Cafwyd llawer mwy o Ganmoliaeth yn ystod y cyfnod adrodd hwn.  Mae gwella'r ffordd y caiff canmoliaeth eu cyflwyno yn parhau i fod yn waith y mae angen i'r Tîm Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth ei wneud, ond roedd hyn yn cael ei ohirio oherwydd cyfyngiadau capasiti. 

•Derbyniodd y gwasanaeth llawer mwy o ymholiadau –llawer ohonynt nail ai wedi’u dyrannu i’r meysydd gwasanaeth i’w datrys yn rhagweithiol, neu roedd angen ymatebion ffurfiol er mwyn egluro pam na ellid ymdrin â materion o’r fath o dan y gweithdrefnau cwynion.  

•Roedd yn werth nodi mai nifer y cwynion a dderbyniwyd gan y Cyngor oedd y trydydd isaf yng Nghymru.

•Roedd angen llawer iawn o waith i atal cwynion Cyfnod 1 rhag cynyddu i Gyfnod 2 yn ddiangen oherwydd na fu'n bosibl ymateb o fewn yr amser penodedig o ddeg diwrnod gwaith. 

•Mae cydymffurfio a’r amser sydd wedi ei nodi yng Nghyfnod 2 hefyd angen sylw, ynghyd a’r diffygion  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 12.

Cyflwynodd Rhan 6 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 drefn perfformiad newydd yn seiliedig ar Hunanasesu ar gyfer Prif Gynghorau.

Bwriad y gyfundrefn berfformiad newydd oedd adeiladu a chefnogi diwylliant lle mae cynghorau yn ceisio gwella a gwneud yn well yn barhaus ym mhopeth a wnânt, heb ystyried pa mor dda y maent yn perfformio eisoes. Roedd y Ddeddf yn disgwyl y byddai cynghorau bob amser yn ymdrechu i gyflawni mwy ac yn ceisio sicrhau’r canlyniadau gorau i bobl a chymunedau lleol. Un ffordd o wneud hyn oedd herio'r sefyllfa bresennol yn barhaus a gofyn cwestiynau am sut yr oeddent yn gweithredu.

Roedd 5 dyletswydd benodol i Gynghorau a gyflwynwyd gan y Ddeddf:

•Dyletswydd i barhau i adolygu perfformiad

•Dyletswydd i ymgynghori ar berfformiad

•Dyletswydd i adrodd ar berfformiad

•Dyletswydd i drefnu Panel Asesu Perfformiad

•Dyletswydd i ymateb i Asesiad y Panel Perfformiad

Mae'r Ddeddf hefyd yn nodi'r rhan annatod y mae'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ei chwarae yn y Broses Hunanasesu. Mae’r rôl hon yn gofyn i’r Pwyllgor:

•Dderbyn adroddiad Hunanasesu drafft y Cyngor

•Adolygu'r Adroddiad Hunanasesu drafft a gwneud argymhellion ar y casgliadau neu'r camau y mae'r Cyngor yn bwriadu eu cymryd

•Derbyn yr adroddiad Hunanwerthuso terfynol wedi iddo gael ei gyhoeddi, gan gynnwys sylwebaeth ar pam y cafodd argymhellion eu derbyn neu eu gwrthod. 

Ar hyn o bryd, roedd yr Adroddiad Hunanasesu Drafft bellach wedi'i gynhyrchu ac fe'i cyflwynwyd i'r Pwyllgor i'w ystyried.

Roedd yr Adroddiad wedi’i ddatblygu drwy asesu amrywiaeth eang o dystiolaeth gan gynnwys adroddiadau ac adolygiadau mewnol, adroddiadau rheoleiddio ac arolygu allanol ac yn hollbwysig gweithgareddau ymgysylltu ac ymgynghori. Mabwysiadodd y Cyngor gyfres o gwestiynau allweddol neu “Llinellau Ymholi Allweddol” er mwyn sicrhau bod y broses yn canolbwyntio ar ganlyniadau, y safbwynt sefydliad cyfan o berfformiad a'i bod yn seiliedig ar dystiolaeth. Cynhaliwyd gweithdai yn ystod Ebrill a Mai gydag Aelodau a Swyddogion y Cyngor i nodi perfformiad cyfredol, y cyfleoedd sy'n bodoli ar gyfer gwella a'r camau penodol y bwriadwn eu cymryd. Cofnodwyd y canfyddiadau yn ein dogfen Matrics Hunanasesu sy’n cael ei ddefnyddio i’n cynorthwyo i gynhyrchu Adroddiad y Cynllun Hunanasesu a Gweithredu. Mae ar gael ar gais.

Er mai'r Adroddiad Hunanasesu oedd allbwn allweddol o'r broses, roedd y gwaith ar wella canlyniadau yn weithgaredd parhaus drwy gydol y flwyddyn. Drwy gydol y flwyddyn rydym yn cynnal ymgynghoriad i gefnogi hunanasesiad, rydym yn coladu tystiolaeth i lywio'r gweithdai, rydym yn cyflawni'r camau gweithredu yn ein cynllun gweithredu Hunanasesu ac rydym yn monitro eu cynnydd tuag at ei gwblhau. 

Mae’n bwysig nodi bod yr Adroddiad yn cyflawni gofynion y ddwy ddeddf yma:

• Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 – y ddyletswydd i adrodd ar Berfformiad

• Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 – gosod ac adolygu cynnydd yn erbyn ein Hamcanion Llesiant Corfforaethol

Rhan o’r Drefn Hunanasesu Perfformiad oedd y ddyletswydd o gynnal Asesiad Perfformiad Panel unwaith ymhob cylchred etholiadol.

Bwriad Asesiadau Panel oedd darparu persbectif annibynnol ac allanol o'r graddau y mae'r Cyngor yn bodloni gofynion perfformiad  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 13.

Rhoddwyd adroddiadau rheolaidd i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ynghylch Cofrestr Risgiau Corfforaethol y Cyngor i roi gwybodaeth a sicrwydd parhaus bod y risgiau a nodwyd gan uwch reolwyr yn cael eu rheoli’n briodol. Mae hyn yn atgyfnerthu rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o ran rhoi sicrwydd annibynnol i’r Cyngor bod y Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn cael ei rheoli’n briodol.

Cynhaliwyd adolygiad o'r statws risg diweddaraf yng nghyfarfod y Grŵp Arweiniol ar 30.08.23 lle trafodwyd a chytunwyd ar ymgeiswyr ar gyfer dyrchafu / israddio i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol. Roedd y gofrestr risgiau bellach wedi'i diwygio i gynnwys manylion ynghylch pryd a pha bwyllgor a adolygodd y risg ddiwethaf, fel y gofynnwyd yng nghyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio (21/06/2023).

Is-gyfeiriwyd o gorfforaethol i wasanaeth

R006: Rhaglen Llesiant Gydol Oed. Mae sgôr y risg wedi gostwng i 12 gan fod y model Llesiant Gydol Oed bellach wedi’i ddatblygu a’i atgyfnerthu’n fwy. Mae gan staff, defnyddwyr y gwasanaeth a ‘r gymuned well ddealltwriaeth ac yn derbyn y model. Mae’r arolwg diweddar gan Arolygiaeth Gofal Cymru yn cefnogi’r model. Mae’r model wedi’i adolygu a’i ddiwygio ychydig er mwyn gwella effeithlonrwydd ynghylch Sicrwydd Ansawdd a Lles Meddyliol. Roedd y risgiau wedi'u lliniaru ac mae lefel y risg canfyddedig wedi lleihau. Cytunodd y Grŵp Arweiniol i ostwng y risg i lefel gwasanaeth.

R017: Diogelu. Mae sgôr y risg wedi gostwng i 12 wrth i’r camau lliniaru gael eu cwblhau ac i grŵp diogelu corfforaethol gael ei ailsefydlu. Mae’r gwasanaeth yn gweithredu’n llawn ymhob cyfarfod rhanbarthol a chyfarfodydd cenedlaethol priodol a byrddau o fewn y maes diogelu. Roedd gwasanaeth diogelu wedi’i staffio’n llawn yn dilyn penodiad asiantaeth tim Innovative. Canlyniad hyn yw gwasanaeth sy’n ymateb yn well dan bwysau gan ymdopi gydag angen cynyddol. Roedd gweithdrefnau wedi’u sefydlu’n well gan wneud y gwasanaeth yn fwy ymatebol. Ar y cyfan, roedd llai

o bryderon ynghylch risgiau diogelu gan fod y risgiau’n cael eu rheoli’n briodol. Cytunodd y Grŵp Arweiniol i ostwng y risg i lefel gwasanaeth.

Uwchgyfeiriwyd o wasanaeth i gorfforaethol

Dim

Sgôr y risg ar gyfer R006: Roedd y Rhaglen Llesiant Gydol Oed wedi gostwng i 12.

Roedd sgôr y risg ar gyfer R017: Diogelu wedi gostwng i 12.

Roedd yr holl risgiau eraill wedi'u hadolygu ac yn cynnwys y statws RAG diwygiedig o gamau lliniaru a sylwadau wedi'u diweddaru.

Nodwyd bod Ceredigion yn un o'r Awdurdodau Lleol mwyaf blaenllaw yng Nghymru o ran y mater hwn, gyda Swyddog o Geredigion yn gadeirydd grŵp Seiber Cymru Gyfan a drefnwyd gan Lywodraeth Cymru.

CYTUNWYD:

(i) i nodi'r gofrestr wedi'i diweddaru fel y'i cyflwynwyd; a

(ii) mewn perthynas ag R009: Rheoli Gwybodaeth a Chydnerthedd Seiberddiogelwch, gofynnodd y Pwyllgor iddynt gael eu hystyried fel dwy risg ar wahân oherwydd difrifoldeb ymosodiad seiber, byddai'r argymhelliad hwn yn cael ei gyflwyno i'r Grŵp Arweiniol i'w ystyried;

Adolygwyd Polisi, Strategaeth a Fframwaith Rheoli Risgiau’r Cyngor bob tair blynedd i sicrhau eu bod yn parhau i fod yn gyfredol ac yn cyflawni eu dibenion. Cynhaliwyd yr adolygiad diweddaraf rhwng Rhagfyr 2022 a Ionawr 2023.

Roedd canfyddiadau'r adolygiad eisoes wedi'u hystyried gan y Grŵp Arweiniol ac wedi arwain at nifer o ddiweddariadau i'r Polisi, Strategaeth a Fframwaith Drafft o ran Rheoli Risgiau. 

Ar hyn o bryd, roedd y Polisi, y Strategaeth a'r Fframwaith Rheoli Risgiau wedi'u diweddaru i adlewyrchu canfyddiadau'r adolygiad a thueddiadau cyfredol mewn arferion gorau. Rhestrwyd y prif ddiweddariadau yn yr adroddiad fel a ganlyn:-

•                Cryfhau monitro risgiau gwasanaethau – bydd risgiau gwasanaethau sy'n sgorio 15 neu’n uwch yn cael eu hasesu'n chwarterol gan y Grŵp Arweiniol er mwyn uwchgyfeirio i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol ac i'r gwrthwyneb.

•                Bydd risgiau gwasanaethau yn cael eu hychwanegu i System Rheoli Perfformiad Teifi er mwyn iddynt gael eu diweddaru a’u rheoli drwy’r system.

•                Eglurwyd mai’r trothwy ar gyfer uwchgyfeirio / is-gyfeirio risgiau i’w hystyried gan y Grŵp Arweiniol yw 15.

•                Eglurwyd mai'r Grŵp Arweiniol oedd yn gyfrifol am benderfynu a ddylai risgiau gael eu huwchgyfeirio neu eu his-gyfeirio

•                Egluro rôl Archwilio Mewnol yn y Polisi a'r Fframwaith, sef asesu a gwerthuso effeithiolrwydd y camau gweithredu sydd ar waith i liniaru risgiau a rhoi sicrwydd gwrthrychol bod risgiau'n cael eu rheoli'n briodol. Yn ogystal, byddai Archwilio Mewnol hefyd yn rhoi sicrwydd gwrthrychol i'r Grŵp Arweiniol, y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a'r Cyngor ynghylch cadernid ac effeithiolrwydd y gweithdrefnau rheoli risgiau trwy gynnwys adolygiadau cyfnodol o'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol, Cofrestr Risgiau Gwasanaethau a gweithdrefnau Rheoli Risgiau Corfforaethol.

•                Egluro y dylid rhoi sgorau “risg targed” i gyd-fynd â’r camau lliniaru ar gyfer risg, h.y. i ba sgôr y dylid lleihau’r risg drwy gyflawni’r camau lliniaru a nodwyd.

Ar ôl cymeradwyo'r ddogfen ddrafft o ran Rheoli Risgiau, penderfynodd y Grŵp Arweiniol y byddai ymarfer ymgynghori wedi'i gyfyngu i randdeiliaid allweddol yn cael ei gynnal i gynnwys aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a Zurich Insurance. Yn dilyn yr ymgynghoriad, byddai'r dogfennau terfynol yn cael eu cymryd drwy'r broses ddemocrataidd i'w cymeradwyo'n derfynol.

Anfonwyd llythyr ymgynghori at holl aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar Fehefin y 30ain, yn gwahodd sylwadau ysgrifenedig erbyn 25ain Awst.  Cafwyd ateb manwl a defnyddiol gan Ddirprwy Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ac mae'n cael ei ystyried ar hyn o bryd. Cafwyd ateb Zurich hefyd ac nid ydynt yn cynnig dim newidiadau i'r drafft.

Ar ôl ystyried yr ymateb/ion, byddai'r dogfennau rheoli risgiau yn cael eu diwygio i gynnwys unrhyw newidiadau gofynnol. Byddai'r dogfennau rheoli risgiau wedi'u diweddaru yn cael eu rhannu â'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ei gyfarfod nesaf ac yna'n cael eu cymryd drwy'r broses Ddemocrataidd i'w cymeradwyo. Byddai unrhyw adborth pellach gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ynghylch y Polisi, y Strategaeth a’r Fframwaith Rheoli risgiau bryd hynny yn cael ei gynnwys mewn adroddiadau dilynol

Yn dilyn trafodaeth, nid yw’r Grŵp Arweiniol yn ystyried bod  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 15.

CYTUNWYD i nodi cynnwys y Flaenraglen Waith yn amodol ar nodi na fyddai’r Swyddog Llywodraethu newydd yn ei swydd tan ddechrau mis Tachwedd, a allai effeithio ar yr adroddiadau a gyflwynwyd yng nghyfarfod Ionawr 2024.

Diolchodd yr holl Aelodau i Ms Hannah Rees am ei gwaith yn ystod ei chyfnod fel Swyddog Llywodraethu a dymunwyd yn dda iddi ar gyfer y dyfodol.