Agenda a Chofnodion

PENDERFYNWYD penodi Mr Alan Davies yn Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer blynyddoedd bwrdeistrefol 2022/23 a 2023/24.

PENDERFYNWYD penodi Mr Liam Hull yn Is-gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer blynyddoedd bwrdeistrefol 2022/23 a 2023/24.

Ymddiheurodd y Cynghorwyr Bryan Davies, Mark Strong a Matthew Vaux am na fedrent fod yn bresennol yn y cyfarfod.

Dymunwyd yn dda i Hannah Rees, Swyddog Llywodraethu am mai hwn fyddai ei chyfarfod olaf cyn iddi ddechrau ar ei chyfnod mamolaeth.

Roedd Mr Harry Dimmack wedi’i benodi i gyflawni ei gwaith pan fyddai ar ei habsenoldeb mamolaeth.

Dim.

CYTUNWYD i gadarnhau bod Cofnodion Cyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 10 Mawrth 2022 yn gywir yn amodol ar newid y canlynol:-

(i) newid cofnod 8 i’r canlynol “Awgrymodd yr Athro Ian Roffe y dylai’r gwasanaeth Archwilio Mewnol ystyried y canlynol ar gyfer y Flaenraglen Waith:-

(i) Gweithio o gartref – gan gynnwys y pethau cadarnhaol a’r pethau negyddol;

a (ii) y Grŵp Rheoli Aur, gan gynnwys y gwersi a ddysgwyd”

(ii) newid y gwallau teipograffyddol ar ddiwedd eitem 10 yn y fersiwn Saesneg fel ei fod yn darllen fel a ganlyn: “it was AGREED to note”;

(iii) cael gwared â’r llythyren “a” o dan eitem 11 yn y fersiwn Saesneg – “a reports” a

(v) newid y dyddiad ar ddiwedd y cofnodion o 29 Mehefin i 06 Mehefin

Ystyriwyd Cofnod Gweithredu Cyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

CYTUNWYD i nodi’r cynnwys fel y’i cyflwynwyd.

Gweithdrefn

CYTUNWYD y byddai eitemau 7 ac 8 yn cael eu hystyried ar ddiwedd y cyfarfod gan nad oedd swyddogion Archwilio Cymru yn medru bod yn bresennol ar ddechrau’r cyfarfod am eu bod mewn cyfarfod arall.

Ystyriwyd yr eitem ynghylch Adroddiadau a Diweddariadau’r Rheoleiddiwr a’r Arolygiaeth. Roedd yr adroddiad yn nodi Adroddiadau a Diweddariadau’r Rheoleiddiwr a’r Arolygiaeth ac roedd iddo dair rhan:

a) Diweddariad chwarterol Archwilio Cymru i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio;

b) Unrhyw waith lleol ynghylch risg a gyflwynwyd / a gyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

c) Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru

CYTUNWYD i nodi’r sefyllfa bresennol.

Ystyriwyd yr adroddiad a oedd yn nodi ymatebion y Cyngor i Adroddiadau’r Rheoleiddiwr a’r Arolygiaeth a'r cynnydd a wnaed o ran y cynigion a'r argymhellion.

Roedd dwy ran i’r adroddiad hwn:

a) Gwybodaeth dracio’r Cyngor am gynigion y Rheoleiddiwr/Arolygiaeth ar gyfer gwella a’r argymhellion; a

b) Materion eraill sy’n ymwneud â’r Cyngor.

Y Sefyllfa Bresennol

a) Gwybodaeth dracio’r Cyngor am gynigion y Rheoleiddiwr/Arolygiaeth ar gyfer gwella a’r argymhellion

Ffurflenni Ymateb Rheolwyr y Cyngor - Diweddariad 2021/2022:

Ffurflenni Ymateb y Rheolwyr - Taliadau Uniongyrchol ar gyfer Gofal Cymdeithasol Oedolion

b) Materion eraill sy’n ymwneud â’r Cyngor

O ran a), esboniwyd wrth y Pwyllgor fod 3 o Ffurflenni Ymateb y Rheolwyr  bellach wedi eu nodi fel rhai a oedd wedi’u cwblhau (roedd y Pwyllgor wedi gweld y rhain yn flaenorol ac ni fyddent yn cael eu cyflwyno eto):

1. Ffurflen Ymateb y Rheolwyr – Masnacheiddio mewn Llywodraeth Leol;

2. Ffurflen Ymateb y Rheolwyr – Asesiad Cynaladwyedd Ariannol; a

3. Ffurflen Ymateb y Rheolwyr – Adfywio Canol Trefi.

Dim ond un o Ffurflenni Ymateb y Rheolwyr o’r cyfnod 2019-20/2020-21 a allai gael ei chyflwyno eto i’r Pwyllgor – Ffurflen Ymateb y Rheolwyr: Gwella ein Perfformiad, Mynd i’r Afael â Thwyll yng Nghymru.

Rhoddodd y Rheolwr Corfforaethol – Archwilio Mewnol esboniad ynghylch Ffurflen Ymateb y Rheolwyr – Taliadau Uniongyrchol ar gyfer Gofal Cymdeithasol i Oedolion.

CYTUNWYD i nodi’r sefyllfa bresennol.

Ystyriwyd adroddiad y Rheolwr Corfforaethol – Archwilio Mewnol am Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol Chwarter 4. Cyflwynwyd yr adroddiad er mwyn sicrhau bod y Pwyllgor yn fodlon bod yr Adain Archwilio Mewnol yn ymgymryd â gwaith priodol a digonol i ddarparu sicrwydd realistig ar ddiwedd y flwyddyn gan ychwanegu gwerth a chynorthwyo’r Cyngor wrth gyflawni ei amcanion.

CYTUNWYD i nodi’r gwaith a wnaed a’r sefyllfa bresennol o ran y Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

Yn dilyn cwestiwn o’r llawr, ystyriwyd Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol ar gyfer 2021/22. Roedd yr Adroddiad Blynyddol yn darparu crynodeb o’r gweithgarwch archwilio mewnol yn ystod y flwyddyn hyd at 31 Mawrth 2022, ac roedd yn ymgorffori barn yr adain archwilio.

Roedd hefyd yn cofnodi’r sefyllfa bresennol o ran adnoddau, a chynlluniau sicrhau ansawdd, gwelliant a chynnydd yr Adain.

CYTUNWYD i gymeradwyo’r adroddiad.

Ystyriwyd Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol ynghylch Atal Twyll 2021/22. Dywedwyd bod yr adroddiad yn cefnogi’r Adroddiad Blynyddol a’i fod yn amlinellu’r gwaith atal twyll yr oedd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi bod yn rhan ohono yn ystod y flwyddyn.

Yn dilyn cwestiwn o’r llawr, CYTUNWYD i gymeradwyo’r adroddiad.

Dywedwyd bod adolygiad ychwanegol wedi’i gynnal yn ddiweddar o’r Fframwaith a oedd yn cefnogi Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2021/22.

Cyflwynwyd y Fframwaith Llywodraethu, y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a’r Cod Llywodraethu Corfforaethol Leol i’r Pwyllgor ym mis Ionawr 2022. Roedd Aelodau’r Pwyllgor hefyd yn rhan o’r adolygiad. Rhoddodd Archwilio Cymru farn archwilio am y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn seiliedig ar y ffaith ei fod yn gyson o ran eu gwybodaeth nhw ohono a’i fod yn cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth. 

Roedd adolygiad yr adain archwilio mewnol yn cynnwys asesiad o’r gweithdrefnau a oedd ar waith i baratoi’r fframwaith llywodraethu a’r fethodoleg sgorio a ddefnyddiwyd ynghyd ag ystyriaeth o’r ‘dystiolaeth’ a nodwyd yn y fframwaith. Roedd yr adolygiad hwn felly yn ategu gwaith Archwilio Cymru ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol, ac roedd yn rhoi sicrwydd bod y weithdrefn yn gadarn, yn benodol ac yn effeithiol. 

CYTUNWYD i nodi’r adolygiad a wnaed o’r Fframwaith

Ystyriwyd yr Adroddiad am Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2021-2022 a'r Ddogfen Fframwaith Llywodraethu ynghyd â’r diweddariad am y Cynnydd a wnaed o ran y Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Cyflwynwyd yr adroddiad er mwyn hysbysu’r Pwyllgor am yr adolygiad diweddaraf o Fframwaith Llywodraethu 2021-2022 a Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2021-2022, yn ogystal â'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd a wnaed o ran Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2022-2023 a Chynllun Gweithredu'r Flwyddyn Gyfredol.

Yn dilyn cwestiwn o’r llawr ynghylch monitro’r camau gweithredu a’r system sgorio, CYTUNWYD i wneud y canlynol:-

i)  nodi cynnwys y Ddogfen Fframwaith Llywodraethu wedi’i diweddaru

ii) argymell bod y Cyngor yn cymeradwyo Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2021-22 a

iii) nodi’r Adroddiad Cynnydd ar y camau gweithredu a amlinellir yn Natganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft wedi’i ddiweddaru 2021-22

Ystyriwyd Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 2021-2022. Cyflwynwyd yr adroddiad er mwyn cael sicrwydd bod trefniadau effeithiol yn eu lle i reoli materion ariannol, dulliau rheoli risg, rheolaeth fewnol a threfniadau llywodraethu corfforaethol yr awdurdod a bod trefniadau archwilio mewnol ac allanol yr awdurdod yn ddigonol.

CYTUNWYD i wneud y canlynol:

(i) nodi cynnwys Adroddiad drafft Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 2021-22; a

(ii) cymeradwyo Adroddiad drafft Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 2021-22 (yn amodol ar gynnwys yn yr adroddiad gofnod o bresenoldeb Aelodau’r Pwyllgor yn ystod y flwyddyn cyn ei gyflwyno i’r Cyngor)

Rhoddwyd cyflwyniad i’r Aelodau ynghylch Proses Hunanasesu Cyngor Sir Ceredigion. Amlinellwyd y canlynol:-

•           Rhan 6 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021

•           Pwyntiau Allweddol y Broses Hunanasesu

•           Trywydd Holi Allweddol

•           Llinell Amser

•           Cylch Etholiadol 2022-27

•           Integreiddio â’r Fframwaith Perfformiad

•           Beth mae'n ei olygu o ran Llywodraethu ac Archwilio?

CYTUNWYD i nodi’r diweddariad a roddwyd er gwybodaeth.

Dywedwyd bod adroddiadau rheolaidd yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ynghylch Cofrestr Risgiau Corfforaethol y Cyngor i roi gwybodaeth a sicrwydd parhaus bod y risgiau a nodwyd gan uwch reolwyr yn cael eu rheoli’n briodol. Roedd hyn yn atgyfnerthu rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o ran rhoi sicrwydd annibynnol i’r Cyngor bod y Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn cael ei rheoli’n briodol.

Roedd yr holl risgiau wedi’u hadolygu ac roeddent yn cynnwys sylwebaeth wedi’i ddiweddaru. Er nad oedd rhan fwyaf y risgiau wedi newid, gofynnwyd i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio nodi’r newidiadau canlynol i’r Gofrestr ers y diweddariad diwethaf:

• R005 Cynllun Ariannol Tymor Canolig – mae sgôr y risg wedi cynyddu o 15 i 20 i adlewyrchu effaith pwysau cynyddol chwyddiant. Mae olew a phrisiau nwyddau eraill yn cynyddu uwchlaw'r rheini a gyllidebwyd. Mae risg hefyd y bydd dyfarniadau cyflog yn uwch na’r hyn a gostiwyd ac y bydd mynegeion chwyddiant sy’n effeithio ar gontractau yn effeithio ar gyllideb y flwyddyn nesaf a chyllideb y flwyddyn ganlynol.

• R016 Brexit – mae hwn wedi'i dynnu oddi ar y gofrestr gan ei bod wedi dod yn amhosibl pennu effaith Brexit yn unig yn erbyn ffactorau byd-eang eraill sy'n cyfrannu at y sefyllfa economaidd.

• R018 Covid 19 – mae sgôr y risg wedi gostwng o 20 i 12. Mae'r amrywiolyn Omicron presennol wedi profi i fod yn fwy trosglwyddadwy ond yn llai difrifol i iechyd na rhai o'i ragflaenwyr gan fod y rhaglen frechu wedi bod yn arbennig o effeithiol. Mae Llywodraeth y DU a Llywodraeth Cymru ill dwy wedi llacio rheoliadau ac mae bron pob cyfyngiad wedi’i godi, gan arwain at ailgyflwyno gwasanaethau’r Cyngor, yn amodol ar asesiadau risg.

Yn dilyn cwestiynau o’r llawr, CYTUNWYD i nodi’r Gofrestr Risgiau ddiweddaraf gan nodi y byddai’r Aelodau yn derbyn:

i)  rhagor o wybodaeth am y rheswm paham fod risg R016 Brexit wedi’i thynnu oddi ar y gofrestr, gan gynnwys esboniad yn y cyfarfod nesaf ynghylch lle y byddai’r risg yn cael ei nodi, ar ôl iddi gael ei thynnu oddi ar y gofrestr;

ii) esboniadau yng nghyfarfodydd y dyfodol ynghylch newidiadau yn y risgiau; a

iii) gwybodaeth yn un o gyfarfodydd y dyfodol am y modd yr oedd y matrics sgorio a ddefnyddir yn y gofrestr yn cael ei gyfrifo (e.e. bod clefyd coed ynn yn fwy o risg na seiberddiogelwch).

Dywedwyd bod adroddiad ynghylch yr Hunanasesiad o Arferion Da a Gwerthusiad o Effeithiolrwydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 2021/22 wedi’i gyflwyno yng nghyfarfod y Pwyllgor ym mis Mawrth a chytunwyd y byddai’r ddogfen yn cael ei hailystyried fel y gellid cyflwyno dogfen derfynol yn y cyfarfod nesaf. Roedd hyn bellach wedi’i ychwanegu at y Flaenraglen Waith o dan yr eitemau a fyddai’n cael eu trafod yn y cyfarfod ym mis Medi. Y gobaith oedd y byddai Gweithdy yn cael ei drefnu ar gyfer y Pwyllgor newydd cyn y cyfarfod hwn er mwyn ailystyried y ddogfen a thrafod sgiliau’r Pwyllgor newydd.

Dywedwyd hefyd fod y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a’r Datganiad Ariannol Blynyddol wedi’u rhestru o dan yr eitemau a fyddai’n cael eu trafod yng nghyfarfod y Pwyllgor ym mis Tachwedd. Rhagwelid y byddai’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol wedi’i ddiweddaru yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod y Cyngor ym mis Gorffennaf. Ar ôl y cyfarfod hwnnw, byddai cyfle gan Archwilio Cymru i adolygu’r ddogfen a byddai unrhyw newidiadau a wnaed yn cael eu cynnwys cyn cyfarfodydd y Pwyllgor a’r Cyngor ym mis Tachwedd.

Yn dilyn cwestiynau o’r llawr, CYTUNWYD i nodi’r Flaenraglen Waith fel y’i cyflwynwyd gan nodi y byddai modd ychwanegu rhagor o adroddiadau at y Flaenraglen Waith. Awgrymwyd y dylai’r Cadeirydd fynychu’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu i ystyried eitemau a fyddai angen rhoi rhagor o ystyriaeth iddynt o safbwynt llywodraethu ac archwilio, gan ofyn am ragor o wybodaeth oddi wrth swyddogion neu ragor o adborth oddi wrth y Pwyllgor Craffu perthnasol, pe byddai angen.

Byddai gweithdy yn cael ei gynnal cyn cyfarfod y Pwyllgor ym mis Medi  ynghylch yr Hunanasesiad o Arferion Da a Gwerthusiad o Effeithiolrwydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Hefyd, yn ystod y gweithdy hwn, byddai gwybodaeth yn cael ei chasglu am sgiliau Aelodau’r Pwyllgor.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Cynghorydd Elizabeth Evans am ei gwaith yn ystod ei chyfnod fel Cadeirydd.

Hefyd, dywedodd y Cadeirydd y byddai’n croesawu adborth am y cyfarfod a ffyrdd o’i wella. Byddai hyn yn cael ei ystyried yn dilyn y cyfarfod.