Agenda a Chofnodion

Ymddiheurodd Ms Elin Prysor, Swyddog Arweiniol Corfforaethol - Cyfreithiol a Llywodraethu a’r Swyddog Monitro am na fedrai fod yn bresennol yn y cyfarfod.

Dim.

Dim.

CYTUNWYD i gadarnhau bod Cofnodion Cyfarfodydd y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 17 Ionawr 2023 a 19 Ionawr 2023 yn gywir.

Materion sy'n Codi

Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 17 Ionawr 2023

Eitem 9 - Dywedodd y Cadeirydd y dylid ystyried caniatáu i aelodau'r pwyllgor fynd i weithdai a gynhelir yn y dyfodol ynghylch paratoi’r gyllideb ac y dylai hyn gael ei gynnwys yn y Flaenraglen Waith.

Ystyriwyd Cofnod o Gamau Gweithredu Cyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. CYTUNWYD i nodi’r cynnwys a’r diweddariad fel y’u cyflwynwyd.

Ystyriwyd Adroddiadau a Diweddariadau’r Rheoleiddiwr a’r Arolygiaeth. Roeddent mewn tair rhan:

a) Diweddariad chwarterol Archwilio Cymru i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio;

b) Unrhyw waith lleol ynghylch risg a gyflwynwyd / a gyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

c) Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru

Fel rhan o'r diweddariad, esboniodd Mr Derwyn Owen, Archwilio Cymru, y cefndir i’r cynnydd arfaethedig yn Ffioedd Archwilio Allanol Archwilio Cymru a rhoddodd y wybodaeth ddiweddaraf am yr amserlen dros dro ar gyfer archwilio’r Datganiad Cyfrifon. Cadarnhaodd DO y byddai Archwilio Cymru yn cyhoeddi eu llythyr Ffioedd yn fuan ac y byddai modd ei gyflwyno gerbron y Pwyllgor.

Yn dilyn cyflwyniad gan Archwilio Cymru a chwestiynau o’r llawr, CYTUNWYD ynghylch y canlynol:-

(i) nodi’r adroddiadau er gwybodaeth;

(ii) nodi'r cynnydd posibl yn y ffi archwilio o ran cyfrifon 2023/24 a oedd yn digwydd yn bennaf oherwydd y newidiadau yn y gofynion safonol ar gyfer archwilio cyfrifon. Nodwyd bod Cyllideb y Cyngor ar gyfer 2023/24 wedi ystyried y cynnydd a amcangyfrifir a dywedodd Archwilio Cymru nad oedd ond yn gallu codi tâl am yr amser a gymerid i wneud yr archwiliad, felly gallai'r ffi derfynol fod yn llai o bosib;

(iii) nodi mai bwriad Archwilio Cymru ar hyn o bryd oedd cwblhau'r archwiliad o Gyfrifon 2022/23 erbyn 30/11/23 ac mai’r disgwyl ar hyn o bryd oedd y byddai’r archwiliad o Gyfrifon 2023/24 yn cael ei gwblhau erbyn 30/10/24 a’r archwiliad o Gyfrifon 2024/25 yn cael ei gwblhau erbyn 30/09/25. Roedd trafodaethau parhaus yn cael eu cynnal ar hyn o bryd gyda Thrysoryddion Cymru a Llywodraeth Cymru ynglŷn â'r dyddiadau cau.

(iv) nodi bod y Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Cyllid a Chaffael wedi cadarnhau mai’r bwriad oedd sicrhau bod drafft cyntaf amserlen dros dro Cyfrifon 2022/23 yn barod ar gyfer archwilio allanol erbyn canol Gorffennaf 2023, a oedd yn gynharach yn y flwyddyn na’r adeg y caewyd Cyfrifon 2021/22, a oedd wedi’u llofnodi ym mis Awst 2022.

(v) gofyn i Gadeirydd y Pwyllgor Cydlynu Trosolwg a Chraffu i ystyried yr adroddiad am yr Asesiadau o’r Effaith ar Gydraddoldeb: Mwy nag Ymarfer Blwch Ticio? Nodwyd bod dogfennau Asesiad Effaith Integredig y Cyngor (h.y. yr Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb) yn cael eu hadolygu ar hyn o bryd er mwyn eu gwneud yn haws i'r Aelodau eu darllen ac i’r swyddogion eu cwblhau.plete.

Ystyriwyd yr adroddiad a oedd yn nodi ymatebion y Cyngor i Adroddiadau’r Rheoleiddiwr a’r Arolygiaeth a'r cynnydd a wnaed o ran y cynigion a'r argymhellion. 

Roedd dwy ran i’r adroddiad hwn:

a) Gwybodaeth dracio’r Cyngor am gynigion y Rheoleiddiwr/Arolygiaeth ar gyfer gwella a’r argymhellion; a

b) Materion eraill sy’n ymwneud â’r Cyngor. 

Y Sefyllfa bresennol

a) Gwybodaeth dracio’r Cyngor am gynigion y Rheoleiddiwr/Arolygiaeth ar gyfer gwella a’r argymhellion

Ffurflenni Ymateb Rheolwyr y Cyngor 2022-23:

•         Ffurflen Ymateb – Y Fenter Twyll Genedlaethol yng Nghymru 2020-21 

•         Ffurflen Ymateb – Diweddariad ar Gynnydd Asesu Sicrwydd a Risg – Lleihau Carbon 

•         Ffurflen Ymateb – Asesiadau o’r effaith ar gydraddoldeb: mwy nag ymarfer blwch ticio?

•         Archwilio Cymru - ‘Amser am Newid’ – Tlodi yng Nghymru -ffurflen ymateb rheolwyr i ddilyn

•         Archwilio Cymru - ‘Cyfle wedi’i golli’ – Mentrau Cymdeithasol –ffurflen ymateb i ddilyn

b) Materion eraill sy’n ymwneud â’r Cyngor.

Dim

Yn dilyn cwestiynau o’r llawr, CYTUNWYD i nodi’r adroddiadau er gwybodaeth.

Rhoddodd y Cadeirydd ddiweddariad byr gan nodi bod Gweithdy wedi'i gynnal i dderbyn diweddariad am brisio asedau a dywedodd fod y Pwyllgor wedi cael sicrwydd bod gwaith ar y gweill i fynd i'r afael â'r materion a godwyd.

Rhoddodd y Swyddog Arweiniol Corfforaethol – Economi ac Adfywio ddiweddariad byr am y sefyllfa bresennol o ran Prisio Asedau. Nododd fod angen gwneud gwaith manylach ar wyth eiddo cyn cwblhau’r gwaith prisio arnynt. Dywedodd fod Rheolwr Gwasanaeth ar gyfer Asedau hefyd wedi'i benodi'n ddiweddar ac y byddai’r unigolyn hwn felly yn adnodd ychwanegol i gynorthwyo â'r gwaith prisio. Roedd cyfarfod wedi’i gynnal yn ddiweddar gydag Archwilio Cymru i roi diweddariad am y gwaith prisio a oedd newydd ei gwblhau ac roedd disgwyl y byddai cyfarfod arall yn cael ei gynnal ymhen mis.

CYTUNWYD i nodi’r sefyllfa bresennol.   

Ystyriwyd adroddiad y Rheolwr Corfforaethol – Archwilio Mewnol am Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol Chwarter 3. Cyflwynwyd yr adroddiad er mwyn sicrhau bod y Pwyllgor yn fodlon bod yr Adain Archwilio Mewnol yn ymgymryd â gwaith priodol a digonol i ddarparu sicrwydd realistig ar ddiwedd y flwyddyn gan ychwanegu gwerth a chynorthwyo’r Cyngor wrth gyflawni ei amcanion. 

CYTUNWYD i nodi’r gwaith a wnaed a’r sefyllfa bresennol o ran y Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

Consideration was given to the Internal Audit Strategy and Plan 2023-24. It was Ystyriwyd Strategaeth a Chynllun Archwilio Mewnol 2023/24. Dywedwyd bod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, ynghyd â’r Nodyn Cymhwyso Llywodraeth Leol a gyhoeddwyd gan y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA), yn mynnu y dylai Cynghorau gael Siarter Archwilio Mewnol ynghyd â Strategaeth a Chynllun Archwilio Blynyddol.

Cafodd y cynllun ei baratoi mewn modd a fyddai’n sicrhau bod sylw digonol yn cael ei roi i gefnogi’r farn flynyddol am effeithiolrwydd y systemau llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol ar draws y Cyngor. 

Byddai’r Strategaeth a’r Cynllun Archwilio Mewnol arfaethedig yn cefnogi’r Siarter Archwilio Mewnol drwy grynhoi’r meysydd gwaith y byddai’r Adain Archwilio Mewnol yn canolbwyntio arnynt yn ystod 2023/24. 

CYTUNWYD i gymeradwyo Strategaeth a Chynllun Archwilio 2023/24 fel y’i cyflwynwyd.23-24 as presented.

Roedd adolygiad wedi’i gynnal yn ddiweddar o’r Fframwaith a gefnogai Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 2022/23. Dywedwyd bod y Fframwaith Llywodraethu, y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a’r Cod Llywodraethu Corfforaethol Leol wedi’u cyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Ionawr 2023. Bu Aelodau’r Pwyllgor hefyd yn rhan o’r adolygiad.   

Roedd Archwilio Cymru wedi rhoi barn archwilio am y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn seiliedig ar y ffaith ei fod yn gyson o ran eu gwybodaeth nhw ohono a’i fod yn cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth. Roedd adolygiad yr adain archwilio mewnol yn cynnwys asesiad o’r gweithdrefnau a oedd ar waith i baratoi’r fframwaith llywodraethu a’r fethodoleg sgorio a ddefnyddiwyd ynghyd ag ystyriaeth o’r ‘dystiolaeth’ a nodwyd yn y fframwaith. Roedd yr adolygiad hwn felly yn ategu gwaith Swyddfa Archwilio Cymru ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol, ac roedd yn rhoi sicrwydd bod y weithdrefn yn gadarn, yn benodol ac yn effeithiol. 

CYTUNWYD i nodi’r Adolygiad o Fframwaith Llywodraethu 2022-23 fel y’i cyflwynwyd.

Dywedwyd bod adroddiad ynghylch Dogfen y Fframwaith Llywodraethu wedi’i gyflwyno i’r pwyllgor hwn ar 17 Ionawr 2023. Roedd yr adroddiad hwn yn rhoi cyflwyniad i’r adolygiad blynyddol o’r fframwaith llywodraethu a’r gofynion yr oedd yn rhaid i awdurdodau lleol gadw atynt.

Roedd Dogfen y Fframwaith Llywodraethu wedi’i diweddaru ers yr adroddiad blaenorol ar 17 Ionawr i sicrhau ei bod yn parhau’n gyfredol. Roedd y diweddariadau fel a ganlyn:

•         Dileu tystiolaeth/camau gweithredu o'r ddogfen lle nad ydynt bellach yn berthnasol neu lle maent wedi'u cwblhau.

•         Ychwanegu tystiolaeth ychwanegol ar gyfer B3.1 mewn ymateb i drafodaethau yn y cyfarfod blaenorol ynglŷn â’r ffaith bod y sgôr wedi cynyddu o 5/6 i 7/8.

•         Roedd y camau gweithredu canlynol wedi'u diweddaru i adlewyrchu'r sefyllfa ar hyn o bryd:

o        A1.1 ac A1.2 – Nodi bod y Swyddog Monitro yn parhau i roi cyngor ynghylch materion y Cod Ymddygiad a bod arfarniadau wedi ailddechrau. Fe’u diweddarwyd hefyd i adlewyrchu'r sefyllfa ar hyn o bryd gydag Archwilio Cymru ynghylch yr Adolygiad Dilynol o'r Gwasanaeth Cynllunio.

o        A1.4 – Wedi'i ddiweddaru i adlewyrchu'r camau gweithredu sy'n weddill ynghylch adolygu Polisi Chwythu'r Chwiban a rhoi adroddiadau am weithgarwch, a ffurflenni diwygiedig o ran y Cod Ymddygiad a Datgan Buddiannau.

o        A3.1 – Cam gweithredu wedi'i ddiweddaru i egluro mai’r Swyddog Diogelu Data fydd yn rhoi Hysbysiadau Preifatrwydd i Gynghorwyr.

o        A3.1 – Cam gweithredu wedi’i ychwanegu i nodi y bydd y Rheolwr Corfforaethol, Archwilio Mewnol yn cwblhau cymhwyster proffesiynol.

o        B3.1 – Cam gweithredu wedi'i ddiweddaru i egluro y bydd y modd y gweithredir y polisi Ymgysylltu a Chyfranogi yn cael ei adolygu cyn y cwblheir y cam gweithredu.

o        E2.2 – Ychwanegwyd y byddai’r Gofrestr o Benderfyniadau Dirprwyedig yn cael ei chyhoeddi.

Tynnwyd sylw yn yr adroddiad at yr holl newidiadau a wnaed i'r Fframwaith ers y tro diwethaf iddo gael ei gyflwyno i'r pwyllgor. 

Roedd Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2022-23 wedi’i baratoi yn unol â’r fframwaith. Roedd yn cynnwys y canlynol:

•         Cydnabyddiaeth o’r cyfrifoldeb o ran sicrhau trefniadau llywodraethu da;

•         Cyfeiriad at yr asesiad;

•         Barn ar lefel y sicrwydd y gall y trefniadau llywodraethu ei rhoi;

•         Adroddiad cynnydd ar sut mae’r problemau a nodwyd y llynedd wedi'u datrys;

•         Cynllun gweithredu y cytunwyd arno i ymdrin â materion llywodraethu dros y flwyddyn nesaf; a’r

•         Casgliad.

CYTUNWYD ynghylch y canlynol:-

i) nodi'r Ddogfen Fframwaith Llywodraethu wedi'i Diweddaru 2022-23; ac

ii) argymell bod y Cyngor yn cymeradwyo Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2022-23 yn amodol ar sicrhau bod y frawddeg yn y casgliad sy’n nodi bod "yr adolygiad wedi cadarnhau bod trefniadau llywodraethu'r Cyngor yn effeithiol ac yn addas at y diben" hefyd yn cael ei chynnwys yn y crynodeb gweithredol ar ddechrau'r ddogfen

Dywedwyd bod adroddiadau rheolaidd yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ynghylch Cofrestr Risgiau Corfforaethol y Cyngor i roi gwybodaeth a sicrwydd parhaus bod y risgiau a nodwyd gan uwch reolwyr yn cael eu rheoli’n briodol. Roedd hyn yn atgyfnerthu rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o ran rhoi sicrwydd annibynnol i’r Cyngor bod y Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn cael ei rheoli’n briodol. 

Fel y cytunwyd yng nghyfarfod y Grŵp Arweiniol ar 1 Chwefror 2023, roedd risg newydd, R022: Recriwtio a Chadw wedi’i hychwanegu, gyda sgôr risg o 15.

Roedd R003: Gwella a Pherfformiad Corfforaethol gyda sgôr risg barhaus o 6 wedi'i is-raddio i risg gwasanaeth fel y cytunwyd yng nghyfarfod y Grŵp Arweiniol a gynhaliwyd ar 8 Chwefror 2023. Roedd y Cyngor wedi ymgymryd â’i hunanasesiad cyntaf yn llwyddiannus ac roedd wedi pennu amcanion llesiant newydd. Roedd proses y cynlluniau busnes wedi’i hailsefydlu’n llwyddiannus ers Covid ac roedd y bwrdd perfformiad yn cyfarfod yn rheolaidd. Ar ben hynny, roedd y Grŵp Arweiniol wedi derbyn adborth cadarnhaol ynglŷn â’r trefniadau perfformiad mewn cyfarfod â’r rheoleiddwyr ar 16 Ionawr 2023.

Yr unig risg a oedd wedi newid ei sgôr oedd R009:  Rheoli Gwybodaeth a Chydnerthedd Seiberddiogelwch. Roedd y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol wedi nodi cynnydd o 38% yn y tebygolrwydd o ymosodiadau ar Awdurdodau Lleol a Byrddau Iechyd yn y Deyrnas Unedig ac felly roedd sgôr y risg wedi’i newid i “tebygol” i adlewyrchu hyn.

Roedd cam lliniaru newydd wedi'i ychwanegu at R005: Cynllun Ariannol Tymor Canolig 

Roedd yr holl risgiau eraill wedi'u hadolygu ac roeddent yn cynnwys Statws Coch Oren Gwyrdd (RAG) diwygiedig o ran y camau lliniaru a sylwebaeth wedi'i diweddaru.

CYTUNWYD y dylid nodi'r Gofrestr Risg Gorfforaethol ddiweddaraf fel y'i cyflwynwyd, ac y dylid cynnal sesiwn briffio cyn y cyfarfod fel y gallai’r Aelodau gael rhagor o wybodaeth am y modd yr oedd risgiau yn cael eu hychwanegu at y gofrestr risgiau.

Cytunwyd i nodi’r Flaenraglen Waith fel y’i cyflwynwyd.

Dim.