Agenda a Chofnodion

Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio - Dydd Iau, 10fed Mawrth, 2022 9.30 am

Lleoliad: o bell trwy fideo-gynhedledda

Cyswllt: Dana Jones 

Eitemau
Rhif eitem

1.

Ymddiheuriadau

Cofnodion:

 

Ymddiheurodd y Cynghorwyr Gareth Davies, Peter Davies a Mathew Woolfall-Jones am na fedrent fod yn bresennol yn y cyfarfod.

 

2.

Materion Personol

Cofnodion:

Croesawodd yr Aelodau ddau Aelod newydd o’r Pwyllgor i’r cyfarfod sef Caroline Whitby ac Alan Davies. Byddai’r ddau yn dechrau fel Aelodau o’r Pwyllgor ar 05 Mai 2022 ond roeddent yn bresennol heddiw fel sylwedyddion.

 

 

3.

Datgelu Buddiannau Personol / Buddiannau sy'n Rhagfarnu

Cofnodion:

Dim.

4a

Cadarnhau Cofnodion Cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 17 Ionawr 2022 ac ystyried unrhyw faterion sy'n codi o'r Cofnodion hynny pdf eicon PDF 333 KB

Cofnodion:

5.

Cadarnhau Cofnodion Cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 19 Ionawr 2022 ac ystyried unrhyw faterion sy'n codi o'r Cofnodion hynny pdf eicon PDF 400 KB

Cofnodion:

CYTUNWYD i gadarnhau Cofnodion Cyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 19 Ionawr 2022 yn rhai cywir.

 

 

 

6.

Cofnod o Gamau Gweithredu Cyfarfodydd Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cyngor pdf eicon PDF 401 KB

Cofnodion:

 

Ystyriwyd y Cofnod o Gamau Gweithredu Cyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

 

CYTUNWYD:-

 

(i) nodi’r cynnwys fel y’i cyflwynwyd; a

(ii) chyflwyno argymhelliad i Bwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd y dylai pob Pwyllgor Trosolwg a Chraffu gyflwyno cofnod o gamau gweithredu i’w Pwyllgorau gan fod hyn yn cael ei ystyried yn adnodd gwych ac yn arfer da.

 

 

7.

Adroddiadau a diweddariadau'r Rheoleiddiwr a'r Arolygiaeth pdf eicon PDF 685 KB

Cofnodion:

Ystyriwyd adroddiadau a diweddariadau’r Rheoleiddiwr a’r Arolygiaeth. Roedd yr adroddiad hwn yn nodi adroddiadau a diweddariadau’r Rheoleiddiwr a’r Arolygiaeth ac roedd iddo dair rhan:

a) Diweddariad chwarterol Archwilio Cymru i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio;

b) Unrhyw waith lleol ynghylch risg a gyflwynwyd / a gyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

c) Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru

 

Ystyriwyd hefyd yr adroddiadau cyfredol canlynol:-

a) Diweddariad chwarterol Archwilio Cymru i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio - Amserlen Rhaglen Waith Chwarter 3 2021-2022 – Ceredigion

b) Unrhyw waith lleol ynghylch risg a gyflwynwyd / a gyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

Adroddiad Arolygu Arolygiaeth Gofal Cymru ar Gartref Gofal Preswyl Hafan Deg

Adroddiad Arolygu Arolygiaeth Gofal Cymru ar Gartref Gofal Preswyl yr Hafod

Archwilio Cymru - Crynodeb Archwilio Blynyddol 2021 Cyngor Sir Ceredigion

 

c) Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru

·         Cydweithio rhwng y Gwasanaethau Brys

 

Yn dilyn cwestiynau o’r llawr, CYTUNWYD i nodi’r adroddiad fel y’i cyflwynwyd.

 

 

8.

Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol 1/10/21 â 31/12/21 pdf eicon PDF 1 MB

Cofnodion:

Ystyriwyd adroddiad y Rheolwr Corfforaethol – Archwilio Mewnol am Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol Chwarter 3 (1/9/2021-31/12/2021). Cyflwynwyd yr adroddiad er mwyn sicrhau bod y Pwyllgor yn fodlon bod yr Adain Archwilio Mewnol yn ymgymryd â gwaith priodol a digonol i ddarparu sicrwydd realistig ar ddiwedd y flwyddyn gan ychwanegu gwerth a chynorthwyo’r Cyngor wrth gyflawni ei amcanion.

 

Awgrymodd yr Athro Ian Roffe y dylid nodi ym mlaenraglen waith y gwasanaeth Archwilio Mewnol y byddai’r Pwyllgor yn cynorthwyo â rhai archwiliadau megis yr archwiliad posibl ynghylch effeithiolrwydd gweithio o gartref a’r Grŵp Rheoli Aur ynghyd â’r gwersi a ddysgwyd.

 

CYTUNWYD i nodi’r gwaith a wnaed a’r sefyllfa bresennol o ran yr Adain Archwilio Mewnol.

 

9.

Strategaeth a Chynllun Archwilio Mewnol 2022/23 pdf eicon PDF 1 MB

Cofnodion:

Ystyriwyd Strategaeth a Chynllun Archwilio Mewnol 2022-23. Adroddwyd bod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, ynghyd â’r Nodyn Cymhwyso Llywodraeth Leol a gyhoeddwyd gan y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA), yn mynnu y dylai Cynghorau gael Siarter Archwilio Mewnol ynghyd â Strategaeth a Chynlluniau Archwilio Blynyddol.

 

Cafodd y cynllun ei baratoi mewn modd a fyddai’n sicrhau bod sylw digonol yn cael ei roi i gefnogi’r farn flynyddol am effeithiolrwydd y systemau llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol ar draws y Cyngor.

Byddai’r Strategaeth a’r Cynllun Archwilio Mewnol arfaethedig yn cefnogi’r Siarter Archwilio Mewnol drwy grynhoi’r meysydd gwaith y byddai’r Adain Archwilio Mewnol yn canolbwyntio arnynt yn ystod 2022/23 gan roi ystyriaeth i’r sefyllfa bresennol oherwydd y pandemig. 

 

 

CYTUNWYD i gymeradwyo’r Strategaeth a’r Cynllun Archwilio fel y’i cyflwynwyd.

 

 

10.

Adroddiad Archwilio Mewnol â Adolygiad Fframwaith Llywodraethu 2021/22 pdf eicon PDF 843 KB

Cofnodion:

Ystyriwyd Adroddiad Archwilio Mewnol - Adolygiad o Fframwaith Llywodraethu 2021/22. Roedd adolygiad wedi’i gynnal yn ddiweddar o’r Fframwaith a gefnogai Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 2021/22. Dywedwyd bod y Fframwaith Llywodraethu, y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a’r Cod Llywodraethu Corfforaethol Leol wedi’u cyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Ionawr 2022. Bu Aelodau’r Pwyllgor hefyd yn rhan o’r adolygiad. Roedd Archwilio Cymru wedi rhoi barn archwilio am y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn seiliedig ar y ffaith ei fod yn gyson o ran eu gwybodaeth nhw ohono a’i fod yn cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth.

 

Cafodd yr Aelodau wybod fod adolygiad yr adain archwilio mewnol yn cynnwys asesiad o’r gweithdrefnau a oedd ar waith i baratoi’r fframwaith llywodraethu a’r fethodoleg sgorio a ddefnyddiwyd ynghyd ag ystyriaeth o’r ‘dystiolaeth’ a nodwyd yn y fframwaith.  

Roedd yr adolygiad hwn felly yn ategu gwaith Swyddfa Archwilio Cymru ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol, ac roedd yn rhoi sicrwydd bod y weithdrefn yn gadarn, yn benodol ac yn effeithiol.

 

CYTUNWYD i nodi’r adolygiad a wnaed o’r Fframwaith Llywodraethu.

 

 

 

 

11.

Trefniadau Cadeirydd / Is-gadeirydd Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio pdf eicon PDF 139 KB

Cofnodion:

Ystyriwyd yr Adroddiad ynghylch y trefniadau ar gyfer Cadeirydd / Is-gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Dywedwyd bod adroddiadau wedi’u cyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio (“y pwyllgor”) ar 24 Chwefror 2021 a 3 Mehefin 2021 ynglŷn â Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 (“deddf 2021”) a’r newidiadau a fyddai’n effeithio ar y Pwyllgor.

 

Ar 9 Rhagfyr 2021 bu i’r Cyngor benderfynu cymeradwyo penodiadau’r unigolion canlynol fel unigolion lleyg / annibynnol ar y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a fyddai’n weithredol o 5 Mai 2022 am un tymor gweinyddol (hyd at uchafswm o ddau dymor gweinyddol dilynol).

           Liam Hull;

           Caroline Whitby; ac

           Alan Davies

 

Roedd Adran 116 Deddf 2021 yn diwygio Adran 82 Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 (Mesur 2011) i gynnwys y canlynol:

 

·         y dylai Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fod yn unigolyn lleyg, ac

 

·         na ddylai’r aelod a benodwyd fel Is-gadeirydd fod yn aelod o weithrediaeth yr awdurdod lleol nac yn gynorthwyydd i’r weithrediaeth

 

Argymhellwyd y dylai’r Is-gadeirydd gael ei benodi o blith y 3 unigolyn lleyg a oedd ar y Pwyllgor. Ystyriwyd bod hyn yn angenrheidiol am y gallai amgylchiadau godi lle y byddai angen i’r Is-gadeirydd yn absenoldeb y Cadeirydd weithredu fel Cadeirydd. Roedd Adran 116 Deddf 2021 hefyd yn diwygio Mesur 2011 ac roedd yn nodi y dylai’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ei hun benodi Cadeirydd ac Is-gadeirydd. O 5 Mai 2022 ymlaen, byddai angen i’r Pwyllgor benodi ei Gadeirydd ac Is-gadeirydd.

 

Byddai angen i’r Pwyllgor ddewis ei Gadeirydd ac Is-gadeirydd yn ystod cyfarfod cyntaf y Pwyllgor ar ôl 5 Mai 2022, (ar hyn o bryd bwriedir cynnal y cyfarfod yma ar 29 Mehefin 2022). Byddai’r Pwyllgor felly heb Gadeirydd / Is-gadeirydd rhwng 5/5/22 a 29/6/22.

 

Argymhellwyd y dylai’r Pwyllgor ystyried pa mor aml y byddai’n ail-benodi Cadeirydd ac Is-gadeirydd ac a hoffai ystyried cylchdroi’r cyfnod rhwng y tri unigolyn lleyg. Argymhellwyd y dylai’r Cadeirydd a’r Is-gadeirydd gael eu penodi’n flynyddol a’u cylchdroi yn ôl y drefn.

 

CYTUNWYD ynghylch y canlynol:

      i.        Dylai’r Is-gadeirydd (o 5 Mai 2022) gael ei benodi o blith unigolion lleyg y Pwyllgor;

    ii.        Yng nghyfarfod cyntaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar ôl 5 Mai 2022, byddai angen penodi Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor;

   iii.        Byddai’r Swyddogion yn cysylltu â’r unigolion lleyg i ofyn am ddatganiadau o ddiddordeb ynghylch rôl y Cadeirydd / Is-gadeirydd;

   iv.        Byddai rolau Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor yn cael eu cylchdroi bob dwy flynedd;

    v.        Nodi y byddai’r Pwyllgor heb Gadeirydd / Is-gadeirydd rhwng 5/5/22 a 29/6/22; ac y

   vi.        Byddai cyfarfod yn cael ei drefnu cyn gynted ag y bo modd yn dilyn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol ar 27 Mai 2022 i benodi Cadeirydd/ Is-gadeirydd.

 

 

12.

Huanaasesu arfer dda a gwerthuso effeithiolrwydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio pdf eicon PDF 1 MB

Cofnodion:

Ystyriwyd yr adroddiad ynghylch yr Hunanasesiad o Arferion Da a Gwerthusiad o Effeithiolrwydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Cyflwynwyd yr adroddiad er mwyn darparu asesiad ynghylch gallu’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i sicrhau bod trefniadau effeithiol o ran sicrwydd ar waith.

 

CYTUNWYD i:

(i) nodi cynnwys yr Adolygiad drafft o’r Hunanasesiad a’r Gwerthusiad o Effeithiolrwydd; ac 

(ii) ailystyried yr Adolygiad drafft o’r Hunanasesiad a’r Gwerthusiad o Effeithiolrwydd er mwyn gallu cyflwyno Adolygiad terfynol yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor.

 

13.

Blaenraglen Waith pdf eicon PDF 76 KB

Cofnodion:

CYTUNWYD i nodi’r flaenraglen waith fel y’i cyflwynwyd.

 

Diolchodd y Cadeirydd i’r holl Aelodau a Chynghorwyr am eu cyfraniad i waith y Pwyllgor yn ystod y tymor a dymunodd yn dda i bawb at y dyfodol. Bu i bawb ddiolch i’r Cadeirydd a’r Is-gadeirydd am eu gwaith.