Lleoliad: o bell trwy fideo-gynhedledda
Cyswllt: Dana Jones
Rhif | Eitem |
---|---|
Ymddiheuriadau Cofnodion: Ymddiheurodd y Cynghorwyr Gareth Davies, Peter
Davies a Mathew Woolfall-Jones am na fedrent fod yn bresennol yn y cyfarfod. |
|
Materion Personol Cofnodion: Croesawodd yr Aelodau ddau Aelod newydd o’r Pwyllgor i’r cyfarfod sef
Caroline Whitby ac Alan Davies. Byddai’r ddau yn
dechrau fel Aelodau o’r Pwyllgor ar 05 Mai 2022 ond roeddent yn bresennol
heddiw fel sylwedyddion. |
|
Datgelu Buddiannau Personol / Buddiannau sy'n Rhagfarnu Cofnodion: Dim. |
|
Cofnodion: |
|
Cofnodion: CYTUNWYD i
gadarnhau Cofnodion Cyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 19 Ionawr 2022 yn rhai
cywir. |
|
Cofnod o Gamau Gweithredu Cyfarfodydd Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cyngor Cofnodion: Ystyriwyd y Cofnod
o Gamau Gweithredu Cyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. CYTUNWYD:- (i) nodi’r cynnwys
fel y’i cyflwynwyd; a (ii) chyflwyno argymhelliad i Bwyllgor y Gwasanaethau
Democrataidd y dylai pob Pwyllgor Trosolwg a Chraffu gyflwyno cofnod o gamau
gweithredu i’w Pwyllgorau gan fod hyn yn cael ei ystyried yn adnodd gwych ac yn
arfer da. |
|
Adroddiadau a diweddariadau'r Rheoleiddiwr a'r Arolygiaeth Cofnodion: Ystyriwyd
adroddiadau a diweddariadau’r Rheoleiddiwr a’r
Arolygiaeth. Roedd yr
adroddiad hwn yn nodi adroddiadau a diweddariadau’r Rheoleiddiwr
a’r Arolygiaeth ac roedd iddo dair rhan: a) Diweddariad chwarterol Archwilio Cymru i'r
Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio; b) Unrhyw waith lleol ynghylch risg a
gyflwynwyd / a gyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac
Archwilio c) Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru Ystyriwyd
hefyd yr adroddiadau cyfredol canlynol:- a) Diweddariad chwarterol Archwilio Cymru i'r
Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio - Amserlen Rhaglen Waith Chwarter 3 2021-2022 – Ceredigion b) Unrhyw waith lleol ynghylch risg a
gyflwynwyd / a gyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac
Archwilio • Adroddiad Arolygu Arolygiaeth Gofal Cymru
ar Gartref Gofal Preswyl Hafan Deg • Adroddiad Arolygu Arolygiaeth Gofal Cymru
ar Gartref Gofal Preswyl yr Hafod • Archwilio Cymru - Crynodeb Archwilio
Blynyddol 2021 Cyngor Sir Ceredigion c) Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru ·
Cydweithio rhwng y Gwasanaethau Brys Yn dilyn
cwestiynau o’r llawr, CYTUNWYD i nodi’r adroddiad fel y’i cyflwynwyd. |
|
Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol 1/10/21 â 31/12/21 Cofnodion: Ystyriwyd
adroddiad y Rheolwr Corfforaethol – Archwilio Mewnol am Adroddiad Cynnydd
Archwilio Mewnol Chwarter 3 (1/9/2021-31/12/2021). Cyflwynwyd yr adroddiad
er mwyn sicrhau bod y
Pwyllgor yn fodlon bod yr Adain Archwilio Mewnol yn ymgymryd â gwaith priodol a
digonol i ddarparu sicrwydd realistig ar ddiwedd y flwyddyn gan ychwanegu
gwerth a chynorthwyo’r Cyngor wrth gyflawni ei amcanion. Awgrymodd yr Athro
Ian Roffe y dylid nodi ym mlaenraglen waith y
gwasanaeth Archwilio Mewnol y byddai’r Pwyllgor yn cynorthwyo â rhai
archwiliadau megis yr archwiliad posibl ynghylch effeithiolrwydd gweithio o
gartref a’r Grŵp Rheoli Aur ynghyd â’r gwersi a ddysgwyd. CYTUNWYD i nodi’r gwaith a wnaed a’r sefyllfa bresennol o ran yr Adain Archwilio Mewnol. |
|
Strategaeth a Chynllun Archwilio Mewnol 2022/23 Cofnodion: Ystyriwyd Strategaeth a Chynllun Archwilio Mewnol 2022-23. Adroddwyd bod
Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, ynghyd â’r Nodyn Cymhwyso
Llywodraeth Leol a gyhoeddwyd gan y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a
Chyfrifyddiaeth (CIPFA), yn mynnu y dylai Cynghorau gael Siarter Archwilio
Mewnol ynghyd â Strategaeth a Chynlluniau Archwilio Blynyddol. Cafodd y cynllun ei baratoi mewn modd a fyddai’n sicrhau bod sylw digonol
yn cael ei roi i gefnogi’r farn flynyddol am effeithiolrwydd y systemau
llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol ar draws y Cyngor. Byddai’r Strategaeth a’r Cynllun Archwilio Mewnol arfaethedig yn cefnogi’r
Siarter Archwilio Mewnol drwy grynhoi’r meysydd gwaith y byddai’r Adain
Archwilio Mewnol yn canolbwyntio arnynt yn ystod 2022/23 gan roi ystyriaeth i’r
sefyllfa bresennol oherwydd y pandemig. CYTUNWYD i gymeradwyo’r Strategaeth a’r Cynllun Archwilio fel y’i
cyflwynwyd. |
|
Adroddiad Archwilio Mewnol â Adolygiad Fframwaith Llywodraethu 2021/22 Cofnodion: Ystyriwyd
Adroddiad Archwilio Mewnol - Adolygiad o Fframwaith Llywodraethu 2021/22. Roedd
adolygiad wedi’i gynnal yn ddiweddar o’r Fframwaith a gefnogai Ddatganiad
Llywodraethu Blynyddol 2021/22. Dywedwyd bod y Fframwaith Llywodraethu, y
Datganiad Llywodraethu Blynyddol a’r Cod Llywodraethu Corfforaethol Leol wedi’u
cyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Ionawr 2022. Bu Aelodau’r Pwyllgor hefyd yn rhan
o’r adolygiad. Roedd Archwilio Cymru wedi rhoi barn archwilio am y Datganiad
Llywodraethu Blynyddol yn seiliedig ar y ffaith ei fod yn gyson o ran eu
gwybodaeth nhw ohono a’i fod yn cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth. Cafodd yr Aelodau
wybod fod adolygiad yr adain archwilio mewnol yn cynnwys asesiad o’r
gweithdrefnau a oedd ar waith i baratoi’r fframwaith llywodraethu a’r
fethodoleg sgorio a ddefnyddiwyd ynghyd ag ystyriaeth o’r ‘dystiolaeth’ a
nodwyd yn y fframwaith. Roedd yr adolygiad
hwn felly yn ategu gwaith Swyddfa Archwilio Cymru ar y Datganiad Llywodraethu
Blynyddol, ac roedd yn rhoi sicrwydd bod y weithdrefn yn gadarn, yn benodol ac
yn effeithiol. CYTUNWYD i nodi’r
adolygiad a wnaed o’r Fframwaith Llywodraethu. |
|
Trefniadau Cadeirydd / Is-gadeirydd Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cofnodion: Ystyriwyd yr
Adroddiad ynghylch y trefniadau ar gyfer Cadeirydd / Is-gadeirydd y Pwyllgor
Llywodraethu ac Archwilio. Dywedwyd bod adroddiadau wedi’u cyflwyno i’r
Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio (“y pwyllgor”) ar 24 Chwefror 2021 a 3
Mehefin 2021 ynglŷn â Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021
(“deddf 2021”) a’r newidiadau a fyddai’n effeithio ar y Pwyllgor. Ar 9 Rhagfyr 2021
bu i’r Cyngor benderfynu cymeradwyo penodiadau’r unigolion canlynol fel
unigolion lleyg / annibynnol ar y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a fyddai’n
weithredol o 5 Mai 2022 am un tymor gweinyddol (hyd at uchafswm o ddau dymor
gweinyddol dilynol). • Liam Hull; • Caroline Whitby;
ac • Alan Davies Roedd Adran 116
Deddf 2021 yn diwygio Adran 82 Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 (Mesur 2011)
i gynnwys y canlynol: ·
y
dylai Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fod yn unigolyn lleyg, ac ·
na
ddylai’r aelod a benodwyd fel Is-gadeirydd fod yn aelod o weithrediaeth
yr awdurdod lleol nac yn gynorthwyydd i’r weithrediaeth Argymhellwyd y
dylai’r Is-gadeirydd gael ei benodi o blith y 3 unigolyn lleyg a oedd ar y
Pwyllgor. Ystyriwyd bod hyn yn angenrheidiol am y gallai amgylchiadau godi lle
y byddai angen i’r Is-gadeirydd yn absenoldeb y Cadeirydd weithredu fel
Cadeirydd. Roedd Adran 116 Deddf 2021 hefyd yn diwygio Mesur 2011 ac roedd yn nodi
y dylai’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ei hun benodi Cadeirydd ac
Is-gadeirydd. O 5 Mai 2022 ymlaen, byddai angen i’r Pwyllgor benodi ei
Gadeirydd ac Is-gadeirydd. Byddai angen i’r
Pwyllgor ddewis ei Gadeirydd ac Is-gadeirydd yn ystod cyfarfod cyntaf y
Pwyllgor ar ôl 5 Mai 2022, (ar hyn o bryd bwriedir cynnal y cyfarfod yma ar 29
Mehefin 2022). Byddai’r Pwyllgor felly heb Gadeirydd / Is-gadeirydd rhwng
5/5/22 a 29/6/22. Argymhellwyd y
dylai’r Pwyllgor ystyried pa mor aml y byddai’n ail-benodi Cadeirydd ac
Is-gadeirydd ac a hoffai ystyried cylchdroi’r cyfnod rhwng y tri unigolyn
lleyg. Argymhellwyd y dylai’r Cadeirydd a’r Is-gadeirydd gael eu penodi’n
flynyddol a’u cylchdroi yn ôl y drefn. CYTUNWYD ynghylch
y canlynol:
i.
Dylai’r
Is-gadeirydd (o 5 Mai 2022) gael ei benodi o blith unigolion lleyg y Pwyllgor;
ii.
Yng
nghyfarfod cyntaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar ôl 5 Mai 2022, byddai
angen penodi Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor;
iii.
Byddai’r
Swyddogion yn cysylltu â’r unigolion lleyg i ofyn am ddatganiadau o ddiddordeb
ynghylch rôl y Cadeirydd / Is-gadeirydd;
iv.
Byddai
rolau Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor yn cael eu cylchdroi bob dwy
flynedd;
v.
Nodi
y byddai’r Pwyllgor heb Gadeirydd / Is-gadeirydd rhwng 5/5/22 a 29/6/22; ac y
vi.
Byddai
cyfarfod yn cael ei drefnu cyn gynted ag y bo modd yn dilyn y Cyfarfod
Cyffredinol Blynyddol ar 27 Mai 2022 i benodi Cadeirydd/ Is-gadeirydd. |
|
Huanaasesu arfer dda a gwerthuso effeithiolrwydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cofnodion: Ystyriwyd yr
adroddiad ynghylch yr Hunanasesiad o Arferion Da a Gwerthusiad o
Effeithiolrwydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Cyflwynwyd yr
adroddiad er mwyn darparu asesiad ynghylch gallu’r Pwyllgor Llywodraethu ac
Archwilio i sicrhau bod trefniadau effeithiol o ran sicrwydd ar waith. CYTUNWYD i: (i) nodi cynnwys
yr Adolygiad drafft o’r Hunanasesiad a’r Gwerthusiad o
Effeithiolrwydd; ac (ii) ailystyried yr Adolygiad drafft o’r Hunanasesiad a’r
Gwerthusiad o Effeithiolrwydd er mwyn gallu cyflwyno Adolygiad terfynol yng
nghyfarfod nesaf y Pwyllgor. |
|
Cofnodion: CYTUNWYD i nodi’r
flaenraglen waith fel y’i cyflwynwyd. Diolchodd y Cadeirydd i’r holl Aelodau a Chynghorwyr am eu cyfraniad i
waith y Pwyllgor yn ystod y tymor a dymunodd yn dda i bawb at y dyfodol. Bu i
bawb ddiolch i’r Cadeirydd a’r Is-gadeirydd am eu gwaith. |