Agenda a Chofnodion

Ymddiheurodd Mr Jason Blewitt, Rheolwr Archwilio, Archwilio Cymru am na fedrai ddod i’r cyfarfod.

Dim.

Dim.

Ystyriwyd Adroddiadau a Diweddariadau’r Rheoleiddiwr a’r Arolygiaeth. Cyflwynwyd yr adroddiad er mwyn i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gael yr wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd a wnaed o safbwynt yr astudiaethau yr oedd staff Archwilio Cymru wedi eu cynnal a’r rhai yr oeddent yn eu cynnal ar hyn o bryd.

Rhoddwyd diweddariad ynghylch yr adroddiadau canlynol:-

a) Diweddariad chwarterol Archwilio Cymru i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

o   Amserlen Rhaglen Waith Chwarter 2 2021-2022 – Ceredigion

b) Unrhyw waith ar berygl lleol a ryddhawyd/a gyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

·         Tystysgrif – Archwiliad o Asesiad Cyngor Sir Ceredigion o berfformiad 2020-21

·         Briff Prosiect– Sicrwydd ac Asesiad Risg, Cyngor Sir Ceredigion

c) Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru

o   Briff prosiect cenedlaethol – asesiadau o'r effaith ar gydraddoldeb a'u defnydd wrth wneud penderfyniadau

o   Briff prosiect cenedlaethol – Llamu Ymlaen - (2021-2022)

(gan gynnwys Hysbysiad Preifatrwydd yr Archwilydd Cyffredinol)

o   Adfywio Canol Trefi yng Nghymru

o   Llythyr oddi wrth Archwilio Cymru – Adolygiad Archwilydd Cyffredinol Cymru o Adfywio Canol Trefi  

o   Yr adroddiad ‘Darlun o Wasanaethau Cyhoeddus’

Ø  Darlun o Lywodraeth Leol

Ø  Darlun o Ofal Cymdeithasol

Ø  Darlun o Ofal Iechyd

Ø  Darlun o Ysgolion

Ø  Darlun o Addysg Uwch ac Addysg Bellach  

o   Adroddiad Comisiynu Cartrefi Gofal i Bobl Hŷn

o   Adolygiad Sylfaenol ar Ddatgarboneiddio wrth fynd i’r afael â Newid yn yr Hinsawdd

-       Llythyr oddi wrth Dwrnai Cyffredinol Cymru / Galwad am Dystiolaeth (Tachwedd 2021)

CYTUNWYD i nodi’r adroddiadau a’r diweddariadau er gwybodaeth gan nodi y byddai Archwilio Cymru yn rhoi diweddariad am dabl y rhaglenni yn yr wythnosau nesaf.

Ystyriwyd Adroddiadau a Diweddariadau’r Rheoleiddiwr a’r Arolygiaeth. Cyflwynwyd yr adroddiad er mwyn i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gael yr wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd a wnaed o safbwynt yr astudiaethau yr oedd staff Archwilio Cymru wedi eu cynnal a’r rhai yr oeddent yn eu cynnal ar hyn o bryd.

Rhoddwyd diweddariad ynghylch yr adroddiadau canlynol:-

a) Diweddariad chwarterol Archwilio Cymru i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

o   Amserlen Rhaglen Waith Chwarter 2 2021-2022 – Ceredigion

b) Unrhyw waith ar berygl lleol a ryddhawyd/a gyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

·         Tystysgrif – Archwiliad o Asesiad Cyngor Sir Ceredigion o berfformiad 2020-21

·         Briff Prosiect– Sicrwydd ac Asesiad Risg, Cyngor Sir Ceredigion

c) Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru

o   Briff prosiect cenedlaethol – asesiadau o'r effaith ar gydraddoldeb a'u defnydd wrth wneud penderfyniadau

o   Briff prosiect cenedlaethol – Llamu Ymlaen - (2021-2022)

(gan gynnwys Hysbysiad Preifatrwydd yr Archwilydd Cyffredinol)

o   Adfywio Canol Trefi yng Nghymru

o   Llythyr oddi wrth Archwilio Cymru – Adolygiad Archwilydd Cyffredinol Cymru o Adfywio Canol Trefi  

o   Yr adroddiad ‘Darlun o Wasanaethau Cyhoeddus’

Ø  Darlun o Lywodraeth Leol

Ø  Darlun o Ofal Cymdeithasol

Ø  Darlun o Ofal Iechyd

Ø  Darlun o Ysgolion

Ø  Darlun o Addysg Uwch ac Addysg Bellach  

o   Adroddiad Comisiynu Cartrefi Gofal i Bobl Hŷn

o   Adolygiad Sylfaenol ar Ddatgarboneiddio wrth fynd i’r afael â Newid yn yr Hinsawdd

-       Llythyr oddi wrth Dwrnai Cyffredinol Cymru / Galwad am Dystiolaeth (Tachwedd 2021)

CYTUNWYD i nodi’r adroddiadau a’r diweddariadau er gwybodaeth gan nodi y byddai Archwilio Cymru yn rhoi diweddariad am dabl y rhaglenni yn yr wythnosau nesaf.

Ystyriwyd yr Adroddiad ynghylch Adroddiad Cynaliadwyedd Ariannol Archwilio Cymru 2020-21 a’r Adroddiad ynghylch Cynaliadwyedd Ariannol Llywodraeth Leol  - Effaith Covid-19, Adferiad a Heriau yn y Dyfodol. Cyflwynwyd yr adroddiad er mwyn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ynghylch y deilliannau yn dilyn Asesiad Archwilio Cymru o Gynaliadwyedd Ariannol y Cyngor Sir ac adroddiad Archwilio Cymru am Gynaliadwyedd Ariannol Llywodraeth Leol.

CYTUNWYD i

(i) nodi cynnwys dogfen Archwilio Cymru ‘Cyngor Sir Ceredigion - Asesiad o Gynaliadwyedd Ariannol 2020-21’,

(ii) nodi Ffurflen Ymateb y Cyngor; a

(iii) nodi’r Adroddiad Cenedlaethol fel y’i cyflwynwyd

Ystyriwyd yr Adroddiad ynghylch Adroddiad Cynaliadwyedd Ariannol Archwilio Cymru 2020-21 a’r Adroddiad ynghylch Cynaliadwyedd Ariannol Llywodraeth Leol  - Effaith Covid-19, Adferiad a Heriau yn y Dyfodol. Cyflwynwyd yr adroddiad er mwyn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ynghylch y deilliannau yn dilyn Asesiad Archwilio Cymru o Gynaliadwyedd Ariannol y Cyngor Sir ac adroddiad Archwilio Cymru am Gynaliadwyedd Ariannol Llywodraeth Leol.

CYTUNWYD i

(i) nodi cynnwys dogfen Archwilio Cymru ‘Cyngor Sir Ceredigion - Asesiad o Gynaliadwyedd Ariannol 2020-21’,

(ii) nodi Ffurflen Ymateb y Cyngor; a

(iii) nodi’r Adroddiad Cenedlaethol fel y’i cyflwynwyd

Ystyriwyd yr adroddiad ynghylch y Siarter Archwilio Mewnol er mwyn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i Aelodau’r Pwyllgor am y Siarter Archwilio Mewnol.

Tynnwyd sylw at y ffaith bod y canlynol wedi newid yn y siarter:-

·         Pwynt 4.7 – er mwyn ystyried y trefniadau atal twyll sy’n cefnogi’r ymarfer Menter Twyll Cenedlaethol (NFI);

·         Pwynt 5.2 – er mwyn darparu sicrwydd nad yw cyflwyno Swyddog Llywodraethu i’r strwythur yn effeithio ar annibyniaeth a gwrthrychedd y Rheolwr Corfforaethol Archwilio Mewnol a’r gwasanaeth Archwilio Mewnol;

·         Pwyntiau 6.1 i 6.3 – er mwyn nodi bod y Rheolwr Corfforaethol Archwilio Mewnol newydd wedi dechrau ar 1/1/2022.

Roedd hefyd yn adlewyrchu’r newid yn enw’r pwyllgor i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a’r dyddiad y cafodd Strategaeth y Cyngor ar Atal Twyll, Llygredd a Llwgrwobrwyo (gan gynnwys Gwrthwyngalchu Arian) (pwynt 4.5) ei diwygio a’i chymeradwyo ac roedd yn cyfeirio at effaith parhaus y pandemig ar waith Archwilio Mewnol yn 2021/22 (pwyntiau 2.3, 2.7 a 5.1). 

CYTUNWYD i gymeradwyo’r adroddiad a’r Siarter Archwilio Mewnol diwygiedig.

Ystyriwyd copi o’r hunanarfarniad, yn dilyn ymarfer y Fenter Twyll Genedlaethol yn 2021, i ddarparu sicrwydd i’r Pwyllgor bod Cyngor Sir Ceredigion yn llwyr gefnogi’r ymarfer.

CYTUNWYD i nodi’r hunanarfarniad.

Ystyriwyd Adroddiad ynghylch Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2021/22, Cod Llywodraethu Corfforaethol Lleol (2022/2023) a’r Ddogfen Fframwaith Llywodraethu.

Cyflwynwyd yr adolygiad diweddaraf o Fframwaith Llywodraethu 2021-2022, Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2021-2022 a Chod Llywodraethu Corfforaethol Lleol 2022-2023.

Bu i’r Pwyllgor argymell i’r Cyngor gymeradwyo’r canlynol:

i) Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft 2021-22 a

ii) Chod Llywodraethu Corfforaethol Lleol 2022-2023

Cytunwyd hefyd y byddai’n werth ystyried rhoi esboniad ar ddechrau’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ynglŷn â’r bandiau a ddefnyddiwyd wrth ddarparu sgoriau yn unol â chanllawiau CIPFA. Byddai hyn yn hwyluso pethau i’r cyhoedd a fyddai'n darllen y ddogfen. Hefyd, dywedwyd y dylai ‘cof corfforaethol’ gael ei sefydlu er mwyn cael cysondeb. Byddai hyn yn sicrhau bod cysylltiad rhwng yr argymhellion a oedd wedi’u cynnwys yn yr adroddiadau a pholisïau, hunanasesiadau a fframweithiau’r Cyngor. Byddai angen cynnwys hyn yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol er mwyn sicrhau gwaith olrhain a monitro.

Dywedwyd y byddai sylw yn cael ei roi i hyn yn y Cofnod o Gamau Gweithredu Cyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Hefyd, gofynnodd y Cadeirydd  a fyddai modd i’r Swyddog Arweiniol Corfforaethol - Polisi, Perfformiad a Diogelu’r Cyhoedd gael ei wahodd i’r cyfarfod nesaf i roi diweddariad am brosesau’r Cyngor o ran ymgysylltu â’r cyhoedd gan fod pryderon wedi’u codi bod y wybodaeth sy’n cael ei chasglu  fel rhan o’r ymarferion hyn yn annigonol.

CYTUNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn nodi cynnwys  Fframwaith Datblygu Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ar gyfer Cynghorwyr yng Nghymru (Ebrill 2021) a’r Fframwaith o Ddisgrifiadau Rôl a Manylebau Person ar gyfer Aelodau (Mehefin 2021).

Ystyriwyd yr Adroddiad Blynyddol am Sylwadau o Ganmoliaeth, Cwynion a cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth. Roedd yr adroddiad wedi’i gyflwyno er mwyn rhoi trosolwg cynhwysfawr i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o'r Sylwadau o Ganmoliaeth, Cwynion a cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth (gan gynnwys Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol) a gafodd yr Awdurdod yn ystod y flwyddyn ariannol flaenorol. Roedd yr adroddiad hwn hefyd yn rhoi gwybodaeth am y cwynion a gyfeiriwyd at Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn ystod 2020/2021.

CYTUNWYD i nodi cynnwys yr Adroddiad Blynyddol am Sylwadau o Ganmoliaeth, Cwynion a cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth – 2020/2021 a Llythyr Blynyddol yr Ombwdsmon ar gyfer 2020-2021.

CYTUNWYD hefyd, o’r flwyddyn nesaf ymlaen, y byddai’r adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn gyntaf cyn iddo fynd gerbron y fforymau eraill. Ar hyn o bryd, y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd y fforwm olaf i ystyried yr adroddiad hwn. Dywedodd y Swyddog Arweiniol Corfforaethol – Cyfreithiol a Llywodraethu a’r Swyddog Monitro ei bod yn ofynnol i’r Pwyllgor hwn ystyried yr adroddiad oherwydd ei swyddogaethau newydd o ran cwynion, yn unol â Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, Paragraff 115, 4 (da/db).

Ystyriwyd yr Adroddiad ynghylch y Cofnod o Gamau Gweithredu Cyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a oedd wedi’i gyflwyno er mwyn i’r Pwyllgor gael sicrwydd bod trefniadau effeithiol ar waith i reoli gweithdrefnau’r Awdurdod o ran materion ariannol, rheoli risgiau, rheolaeth fewnol a threfniadau llywodraethu corfforaethol.

CYTUNWYD:-

1) bod yr Aelodau yn croesawu gweld y Cofnod o Gamau Gweithredu Cyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar yr agenda; ac

2) y byddai’r Cofnod o Gamau Gweithredu Cyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cael ei gynnwys fel eitem agenda reolaidd ar Flaenraglen Waith y Pwyllgor.

Awgrymwyd hefyd y dylai teitl pob colofn gael ei roi ar bob un o dudalennau’r tabl er mwyn lleihau’r angen i’r defnyddiwr sgrolio drwy’r ddogfen gyfan. Hefyd, dylid ystyried cyflwyno cofnod o’r math hwn ym mhob un o’r Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu.

Dywedwyd bod yr holl risgiau wedi'u hadolygu a’u bod yn cynnwys sylwebaeth wedi'i diweddaru. Gofynnwyd i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio nodi’r newidiadau canlynol i'r Gofrestr ers y diweddariad diwethaf:

·         R003 Gwella a Pherfformiad – mae sgôr y risg wedi gostwng o 12 i 6 i adlewyrchu'r sefyllfa ddiweddaraf a’r ffaith bod cyfarfodydd chwarterol y Bwrdd Perfformiad a Chynllunio Busnes wedi ailddechrau yn dilyn cyfnod yn ystod 2020/21 pan na chynhaliwyd y cyfarfodydd am fod angen ymateb i bandemig Covid.

·         R004 Parhad Busnes – mae sgôr y risg wedi cynyddu o 10 i 15 i adlewyrchu'r risg o ran ymosodiadau meddalwedd wystlo (ransomware) ar rwydwaith y cyngor a'r effaith y byddai hyn yn ei chael ar y gallu i barhau â gwaith y cyngor a darparu gwasanaethau hanfodol.

·         R016 Brexit – mae sgôr y risg wedi cynyddu o 12 i 16 i nodi'r pryderon diweddaraf ynghylch cyflenwi llafur a nwyddau, ac yn benodol prinder gyrwyr Cerbydau Nwyddau Trwm.

·         R021 Ffosffadau – Mae ffosffadau yn risg newydd y chwarter hwn. Mae'n ofynnol i Gyngor Sir Ceredigion ystyried cyngor Cyfoeth Naturiol Cymru (CNC) sy'n argymell cyfyngiadau cynllunio oherwydd lefelau uchel o ffosffadau yn afon Teifi. Bydd hyn yn effeithio'n sylweddol ar y sir a bydd yn atal adeiladau rhag cael eu datblygu ar draws 44.6% o Geredigion, gan effeithio ar dwf economaidd y sir.

Nid oedd sgoriau risg y risgiau sy’n weddill wedi newid ers yr adroddiad diwethaf, ond roedd y camau lliniaru wedi’u hadolygu a’r sylwebaeth wedi’i diweddaru.

CYTUNWYD i nodi’r sefyllfa bresennol a’r ffaith na fyddai Chwarter 3 yn cael ei gyflwyno i gyfarfod y Pwyllgor ym mis Mawrth am na ragwelid y byddai newidiadau mawr yn y risgiau ers cyhoeddi’r adroddiad hwn.

Byddai saethau yn cael eu cynnwys ar frig y dudalen wrth ymyl pob risg i ddangos a oedd y risg yn mynd i fyny neu i lawr er mwyn hwyluso pethau i’r darllenydd.

CYTUNWYD i nodi cynnwys y Flaenraglen Waith fel y’i cyflwynwyd.

Trafodwyd hefyd y byddai’r Flaenraglen Waith nesaf yn dechrau cynnwys eitemau ar gyfer agendâu cyfarfodydd y flwyddyn fwrdeistrefol nesaf. 

It CYTUNWYD i gadarnhau Cofnodion Cyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 25 Tachwedd 2021 yn rhai cywir.

Dim.

CYTUNWYD i eithrio’r cyhoedd o’r cyfarfod wrth ystyried yr atodiad yn unol â pharagraff 18 o ran 4 o atodlen 12A i Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 fel y'i diwygiwyd gan Orchymyn Llywodraeth Leol (Mynediad at Wybodaeth)(Amrywio)(Cymru) 2007. 

Caniatawyd i’r cyhoedd ddychwelyd i’r cyfarfod a CHYTUNWYD ynghylch y canlynol:-

(i) nodi cynnwys, casgliad ac argymhelliad Adroddiad Archwilio Cymru ar Seibergadernid yn Atodiad 1; a

(ii) nodi bod meddalwedd briodol yn cael ei phrofi i ganiatáu i iPads gael eu defnyddio mewn amgylchedd diogel yn y dyfodol.

Caniatawyd i’r cyhoedd ddychwelyd i’r cyfarfod ac ystyriwyd eitem 19 isod:-

CYTUNWYD i eithrio’r cyhoedd o’r cyfarfod wrth ystyried yr atodiad yn unol â pharagraff 18 o ran 4 o atodlen 12A i Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 fel y'i diwygiwyd gan Orchymyn Llywodraeth Leol (Mynediad at Wybodaeth)(Amrywio)(Cymru) 2007. 

CYTUNWYD i eithrio’r cyhoedd wrth ystyried yr atodiadau yn unol â pharagraff 14 o ran 4 o atodlen 12A i Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 fel y'i diwygiwyd gan Orchymyn Llywodraeth Leol (Mynediad at Wybodaeth)(Amrywio)(Cymru) 2007.

Caniatawyd i’r cyhoedd ddychwelyd i’r cyfarfod a CHYTUNWYD i wneud y canlynol:-

(i) nodi cynnwys a chasgliadau’r Adroddiad Dilynol (Atodiad 1) a’r Adroddiad Cymharu (Atodiad 2); a

(ii) rhoi cyfarwyddyd i’r Swyddog Arweiniol Corfforaethol – Cyfreithiol a Llywodraethu fynd ati i ofyn am ymateb oddi wrth y rheoleiddwyr a chyrff perthnasol ynglŷn â’r mater hwn; gan nodi yn yr ohebiaeth bod angen iddynt ymateb o fewn y bythefnos nesaf.