Agenda a Chofnodion

Adroddwyd bod adroddiadau rheolaidd yn cael eu darparu i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ynghylch Cofrestr Risgiau Corfforaethol y Cyngor i roi gwybodaeth barhaus a sicrwydd bod risgiau yn parhau i gael eu rheoli. Mae hyn yn cynorthwyo’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ei rôl o roi sicrwydd annibynnol i’r Cyngor a’r rheolwyr ynghylch digonolrwydd y fframwaith rheoli risg.

Ers mis Mawrth 2020, pan gyrhaeddodd pandemig Covid-19 Gymru, mae ymateb y Cyngor i’r achosion o Covid-19 wedi cael blaenoriaeth. Mae Risg RO18 yn amlinellu manylion y risg a’r camau lliniaru sy’n angenrheidiol i leihau lledaeniad y clefyd yng Ngheredigion.

Mae'r holl risgiau wedi'u hadolygu ac yn cynnwys sylwebaeth wedi'i diweddaru.  Gofynnwyd i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio nodi’r newidiadau a ganlyn i’r Gofrestr ers y diweddariad diwethaf:

•           R009 Rheoli Gwybodaeth – fe’i ehangwyd i gynnwys Rheoli Gwybodaeth a Chydnerthedd Seiberddiogelwch i adlewyrchu pwysigrwydd cynyddol seiberddiogelwch ymhlith y staff swyddfa sy’n gweithio gartref.

•           R018 Covid-19 – mae sgôr y risg wedi lleihau o 25 i 20 i adlewyrchu'r sefyllfa ddiweddaraf o ran y risgiau sy'n gysylltiedig â’r pandemig yn dilyn llwyddiant y rhaglen frechu.   Mae'r Cyngor yn parhau i ymwneud ag amrywiaeth o grwpiau yn fewnol ac yn allanol ynghylch y trefniadau ymateb ac adfer. 

Nid yw sgoriau risg y risgiau sy’n weddill wedi newid ers yr adroddwyd arnynt ddiwethaf, ond mae’r camau lliniaru wedi’u hadolygu a’r sylwebaeth wedi’i diweddaru. 

CYTUNWYD nodi’r adroddiad yn amodol ar y canlynol:

(i) yr angen i fynd i’r afael â’r risg sy’n gysylltiedig â phrinder gyrwyr cerbydau HGV a’i effaith ar wasanaethau yn lleol ac yn genedlaethol.  Dywedodd y Rheolwr Perfformiad ac Ymchwil bod y mater hwn wedi’i amlygu ac y byddai’n cael ei gynnwys yn yr adolygiad nesaf o’r gofrestr.  Nodwyd hefyd y byddai’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Cymunedau Ffyniannus yn ystyried prinder gyrwyr yn y gwasanaeth casglu sbwriel a’i effaith ar y gwasanaeth yn ddiweddar. 

(ii) yr angen i fynd i’r afael unwaith eto â’r risg uchel sy’n gysylltiedig ag archwiliadau diogelwch bwyd; byddai hyn yn cael ei gyfleu i’r swyddogion perthnasol;

(iii) yr angen i ystyried y risg sy’n gysylltiedig â gwywiad coed ynn yn enwedig yn sgil y posibilrwydd o dywydd garw yn ystod y gaeaf.  Byddai hyn hefyd yn cael ei gyfleu i’r swyddogion perthnasol a gallai gael ei ymgorffori yn y rhaglen waith i fynd i’r afael â gwywiad coed ynn ar lwybrau troed a ffyrdd y Cyngor;

(iv) yr angen i ymgysylltu â’r cyhoedd mewn perthynas â Newid Hinsawdd ac Erydu/Gorlifo Arfordirol yn sgil y posibilrwydd o dywydd garw dros y gaeaf.  Roedd hwn yn angenrheidiol er mwyn mynd i’r afael â phryderon trigolion ynghylch y risgiau hyn a byddai’r sylwadau hyn hefyd yn cael eu cyfleu i’r swyddogion perthnasol;

(v) nodi bod y gofrestr risg yn offeryn/matrics rheoli ardderchog a oedd yn dyst o’r gwaith a wnaed rhwng y pwyllgor a’r swyddogion i fynd i’r afael â’r meysydd risg. 

Diweddariad am Raglen Waith Archwilio Cymru

Darperir adroddiadau rheolaidd i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar astudiaethau cyfredol Archwilio Cymru a'r cynnydd a wneir mewn ymateb i gynigion neu argymhellion blaenorol.

Mae dwy elfen i'r adroddiad:

1) rhoi gwybod am y cynnydd hyd yma ar adroddiadau blaenorol Archwilio Cymru, ac

2) adrodd ar y gwaith cyfredol gydag Archwilio Cymru.

1)    Y diweddaraf am y cynnydd

·         Adroddiadau lleol a dderbyniwyd:

·         Adroddiadau cenedlaethol a dderbyniwyd:

-       Tlodi yng Nghymru

-       Meithrin Cydnerthedd Cymdeithasol a Hunanddibyniaeth Dinasyddion a Chymunedau

-       Mentrau Cymdeithasol

·         Tystysgrifau a dderbyniwyd: dim

·         Diweddariad ar Ffurflenni Ymateb y Rheolwyr:

o   Taenlen Excel o Ymatebion Ffurflenni Ymateb y Rheolwyr  

o   'Gwella ein Perfformiad' Mynd i'r Afael â Thwyll yng Nghymru (30/7/2020) (ymateb wedi’i ddiweddaru) Mehefin 2021

o   Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol:  Archwiliad o ddylunio a gweithredu Model Gwasanaethau Integredig y Cyngor (ymateb wedi’i ddiweddaru Awst 2021)

·         Y diweddaraf am Brotocol y Cyngor

2)    Gwaith Cyfredol

o   Llythyr Archwilio Cymru i Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio – Adroddiadau ac Argymhellion Archwilio Cymru (Rhaglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru - Cyngor Sir Ceredigion)

o   Briff Prosiect Springing Forward (2021-2022)

CYTUNWYD nodi’r adroddiadau a gyflwynwyd yn amodol ar:

(i) drafodaeth bellach gyda’r Cadeirydd, Is-gadeirydd a Swyddogion yn dilyn y cyfarfod ar gynnwys a maint agenda cyfarfodydd y Pwyllgor; ac

(ii) ystyried yr awgrym y gellid trefnu cyfarfod yn flynyddol i ystyried materion llywodraethu yn unig.  Roedd hyn er mwyn mynd i’r afael â’r newid yn y cyfrifoldebau fel a adlewyrchir yn enw’r Pwyllgor - Pwyllgor Archwilio i Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

7              Adroddiad ar fynd i’r afael a materion yn ymwneud â phrisio asedau sy’n codi o Adroddiad Archwilio Cymru 2019/20 a mewnbwn Archwilio Cymru wedi hynny

8              Yn dilyn adroddiad a thrafodaeth yn y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, 3ydd Mehefin 2021, ar berfformiad yn ymwneud â phrisio asedau’r Cyngor, diweddariad yw hwn ar y camau a gymerwyd ers hynny i sicrhau y cyflawnwyd gwelliannau cynaliadwy hirdymor a thymor byr yn y system werthuso wrth symud ymlaen.

9              Camau a gymerwyd ers Mehefin

10            

11           Gan fod cyfathrebu gwan wedi’i nodi’n fater allweddol, cynhaliwyd cyfarfodydd rheolaidd (bob pythefnos) rhwng y Swyddog Arweiniol Corfforaethol, y Rheolwr Corfforaethol a swyddogion Archwilio Cymru wrth i’r gwaith paratoi gael ei wneud i adolygu’r prisiadau ar gyfer 2020/21 ym mis Medi.

12            

13           Rhannwyd yr adroddiad prisiadau drafft gyda swyddog Archwilio Cymru ac awgrymwyd gwelliannau bach. Roedd yr adroddiad wedi’i ddiwygio a’i gwblhau yn awr. 

Cynhaliwyd cyfarfod rhwng swyddogion Archwilio Cymru a swyddogion y gwasanaeth Ystadau ar 6ed Medi i amlinellu’r broses adolygu. 

14            

15           Bu aelodau staff yr adran Ystadau wrth law yn y pythefnos yn dilyn y 6ed i ymateb i unrhyw gwestiynau a godwyd.

16           Gwelliannau i’r dyfodol

17           Byddai’r gyfres o gyfarfodydd a drefnwyd rhwng y Swyddog Arweiniol Corfforaethol/Rheolwr Corfforaethol ac Archwilio Cymru yn parhau wrth i’r gwaith prisio ar gyfer 2021/22 fynd yn ei flaen fel y gellid dynodi unrhyw broblemau a mynd i’r afael â nhw ar unwaith.

18            

19           Byddai recriwtio i lenwi swyddi yn y gwasanaeth yn digwydd yn y 4-6 wythnos i ddod, a byddai hyn hefyd yn cefnogi’r gwelliannau parhaus yn y gwasanaeth.

CYTUNWYD nodi’r sefyllfa gyfredol.  

20            

7              Adroddiad ar fynd i’r afael a materion yn ymwneud â phrisio asedau sy’n codi o Adroddiad Archwilio Cymru 2019/20 a mewnbwn Archwilio Cymru wedi hynny

8              Yn dilyn adroddiad a thrafodaeth yn y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, 3ydd Mehefin 2021, ar berfformiad yn ymwneud â phrisio asedau’r Cyngor, diweddariad yw hwn ar y camau a gymerwyd ers hynny i sicrhau y cyflawnwyd gwelliannau cynaliadwy hirdymor a thymor byr yn y system werthuso wrth symud ymlaen.

9              Camau a gymerwyd ers Mehefin

10            

11           Gan fod cyfathrebu gwan wedi’i nodi’n fater allweddol, cynhaliwyd cyfarfodydd rheolaidd (bob pythefnos) rhwng y Swyddog Arweiniol Corfforaethol, y Rheolwr Corfforaethol a swyddogion Archwilio Cymru wrth i’r gwaith paratoi gael ei wneud i adolygu’r prisiadau ar gyfer 2020/21 ym mis Medi.

12            

13           Rhannwyd yr adroddiad prisiadau drafft gyda swyddog Archwilio Cymru ac awgrymwyd gwelliannau bach. Roedd yr adroddiad wedi’i ddiwygio a’i gwblhau yn awr. 

Cynhaliwyd cyfarfod rhwng swyddogion Archwilio Cymru a swyddogion y gwasanaeth Ystadau ar 6ed Medi i amlinellu’r broses adolygu. 

14            

15           Bu aelodau staff yr adran Ystadau wrth law yn y pythefnos yn dilyn y 6ed i ymateb i unrhyw gwestiynau a godwyd.

16           Gwelliannau i’r dyfodol

17           Byddai’r gyfres o gyfarfodydd a drefnwyd rhwng y Swyddog Arweiniol Corfforaethol/Rheolwr Corfforaethol ac Archwilio Cymru yn parhau wrth i’r gwaith prisio ar gyfer 2021/22 fynd yn ei flaen fel y gellid dynodi unrhyw broblemau a mynd i’r afael â nhw ar unwaith.

18            

19           Byddai recriwtio i lenwi swyddi yn y gwasanaeth yn digwydd yn y 4-6 wythnos i ddod, a byddai hyn hefyd yn cefnogi’r gwelliannau parhaus yn y gwasanaeth.

CYTUNWYD nodi’r sefyllfa gyfredol.  

20            

7              Adroddiad Blynyddol 2020-21 y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

8              Yng nghyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 14eg Medi 2017 cytunwyd y byddai'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cyhoeddi Adroddiad Blynyddol sy'n darparu asesiad ar effeithiolrwydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ac i roi sicrwydd bod materion wedi cael sylw a symud ymlaen.

9               

10           Defnyddir Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i:

11           a) Dynnu sylw at y gwaith a wnaed gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ystod y flwyddyn;

12           b) Dangos sut mae'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi gwneud gwahaniaeth;

13           c) Amlinellu'r flaenraglen waith ar gyfer y flwyddyn i ddod; a

14           d) Darparu hunanasesiad a sicrwydd.

15            

16           Rhoddwyd ystyriaeth i Adroddiad Blynyddol drafft y Pwyllgor ar gyfer 2020/21. Adroddwyd y byddai’n cael ei gyflwyno i'r Cyngor gan Gadeirydd 2020/21 y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ac y byddai’n cael ei gyhoeddi ar wefan y Cyngor wedi hynny.

17            

18           Yn dilyn cwestiynau o’r llawr, CYTUNWYD cymeradwyo Adroddiad Blynyddol drafft y Cadeirydd, 2020-21 cyn ei gyflwyno i'r Cyngor, yn amodol ar gynnwys cyfeiriad bod y Pwyllgor wedi bod yn paratoi yn 2020/21 i fynd i’r afael â chyfrifoldebau newydd y Pwyllgor mewn perthynas â llywodraethu yn ychwanegol at rôl ragweithiol wrth wella’r gwasanaethau a ddarperir gan y Cyngor lle y bo’n briodol.  

19