Agenda a Chofnodion

Ymddiheurodd y Cynghorwyr Peter Davies MBE, Matthew Woolfall Jones a Ray Quant MBE am na fedrent ddod i’r cyfarfod.

Dim.

Dim.

O dan Reoliadau Awdurdodau Lleol (Cyllid Cyfalaf a Chyfrifyddu) (Cymru) (Diwygiad) 2008, roedd yn ofynnol i Awdurdodau Lleol neilltuo darpariaeth refeniw ‘ddarbodus’ ar gyfer ad-dalu dyled (Isafswm Darpariaeth Refeniw) lle yr oeddent wedi defnyddio trefniadau benthyca neu gredyd i ariannu gwariant cyfalaf. Roedd Isafswm Darpariaeth Refeniw ar gyfer trefniant Benthyca a Gefnogwyd y Cyngor yn cael ei gyfrifo gan ddefnyddio’r Gofyniad Ariannu Cyfalaf yn sylfaen iddo. Mesur o angen sylfaenol y Cyngor i fenthyca at ddibenion cyfalaf oedd y Gofyniad Ariannu Cyfalaf.

Cynhaliwyd adolygiad o’r Polisi Isafswm Darpariaeth Refeniw yn 2015 a arweiniodd at y Cyngor yn diwygio Polisi Isafswm Darpariaeth Refeniw 2015/16. Roedd elfen fwyaf yr Isafswm Darpariaeth Refeniw yn ymwneud â dyled hanesyddol/a gefnogwyd y cytunodd y Cyngor ddarparu ar ei chyfer ar sail llinell syth o 2% dros oes amcangyfrifedig yr asedau, a oedd yn 50 mlynedd.

Roedd y swyddogion wedi cynnal adolygiad arall yn ddiweddar i sicrhau bod y Polisi yn parhau i fod yn ddarbodus. Amlinellwyd manylion y materion a ystyriwyd yn ystod yr adolygiad a chafodd y newidiadau canlynol eu cynnwys  yn y Datganiad Polisi Isafswm Darpariaeth Refeniw Diwygiedig arfaethedig ar gyfer 2021/22 a fyddai’n cael ei ystyried gan y Cyngor ar 17 Mehefin 2021.

              i.        Benthyciadau Hanesyddol/a Gefnogwyd - mabwysiadu Opsiwn 3 (dull oes ased), canllawiau 2018 Llywodraeth Cymru a chymhwyso’r Dull Blwydd-daliad gyda chyfradd llog o 4.20% (cyfradd fenthyca gyfartalog ar fenthyciadau heb eu talu o 01/04/21) dros gyfnod o 44 mlynedd yn cychwyn 01/04/2021.

            ii.        Benthyciadau a Gefnogwyd Newydd - mabwysiadu Opsiwn 3 (dull oes ased), canllawiau 2018 Llywodraeth Cymru a chymhwyso’r Dull Blwydd-daliad.

           iii.        Trefniadau credyd Mentrau Cyllid Preifat - mabwysiadu Opsiwn 3 (dull oes ased), canllawiau 2018 Llywodraeth Cymru a chymhwyso’r Dull Blwydd-daliad.

           iv.        Benthyciadau Darbodus Hanesyddol/a Gefnogwyd - mabwysiadu Opsiwn 3 (dull oes ased), canllawiau 2018 Llywodraeth Cymru a chymhwyso’r Dull Blwydd-daliad gyda chyfradd llog o 3.68% (cyfradd llog gyfartalog wedi’i phwysoli y benthyciad dan sylw) dros gyfnod o 38 mlynedd yn cychwyn 01/04/2021.

            v.         Benthyciadau Darbodus nas Cefnogwyd Newydd – mabwysiadu oes ddefnyddiol gyfartalog amcangyfrifedig yr asedau gan ddefnyddio Opsiwn 3 (dull oes ased), canllawiau 2018 Llywodraeth Cymru a chymhwyso’r Dull Blwydd-daliad.

CYTUNWYD i:-

(i) gefnogi’r Polisi Isafswm Darpariaeth Refeniw Diwygiedig arfaethedig ar gyfer 2021/22 yn amodol ar adolygiadau cyfnodol; ac

(ii) y byddai’r arbedion refeniw yn cael eu cynnwys yn yr adroddiad a fyddai’n cael ei gyflwyno i’r Cyngor ar 17 Mehefin 2021.

Roedd Archwilio Cymru wedi cytuno i’r newid hwn.

Ystyriwyd Adroddiad Monitro Rhaglen Gyfalaf Chwarter 3 a oedd wedi’i gyflwyno gerbron y Cabinet. Cyflwynwyd yr adroddiad i’r Pwyllgor fel y gallai’r Pwyllgor fod yn ymwybodol o gynnwys yr adroddiad a chael y cyfle i roi sylwadau.

Yn dilyn cwestiynau o’r llawr, CYTUNWYD i nodi cynnwys yr adroddiad.

Hefyd, gofynnwyd i’r Gwasanaethau Cwsmeriaid egluro’r swm o £150,000 a wariwyd ar ffonau clyfar. Byddai’r wybodaeth hon yn cael ei hadrodd yn ôl i’r Pwyllgor yn unol â’r drefn arferol.

Ystyriwyd yr adroddiad ynghylch y diweddaraf am Raglen Waith Archwilio Cymru. Cyflwynwyd yr adroddiad er mwyn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Aelodau am y cynnydd yr oedd Archwilio Cymru wedi’i wneud neu yn ei wneud o ran eu hastudiaethau. Roedd hyn yn sicrhau bod y Cyngor yn ymateb yn briodol i ganfyddiadau Archwilio Cymru a’i fod yn cytuno bod y camau wedi’u cwblhau er boddhad y Pwyllgor.

Roedd dwy elfen i’r adroddiad:

1) darparu manylion am y cynnydd a wnaed hyd yma ynghylch adroddiadau blaenorol Archwilio Cymru, ac

2) adrodd ynghylch y gwaith yr oedd Archwilio Cymru yn ei wneud ar hyn o bryd.

·         Cynllun Archwilio Cyngor Sir Ceredigion 2021-2022

·         Adroddiadau lleol a dderbyniwyd:

o   Archwilio Cymru - Ardystio Grantiau a Ffurflenni 2019-20 – Cyngor Sir Ceredigion

Adroddiadau cenedlaethol a dderbyniwyd: dim

·         Tystysgrifau a dderbyniwyd: dim

·         Ffurflenni Ymateb Rheolwyr ar y gweill/wedi'u cwblhau:

o   Taenlen Excel o Ymatebion Ffurflenni Ymateb Rheolwyr

o   ''Gwella ein Perfformiad' Mynd i'r Afael â Thwyll yng Nghymru (30/7/2020)

o   Adolygiad o Fyrddau Gwasanaethau Cyhoeddus (7/10/19)

o   Cysgu Allan yng Nghymru – Problem i Bawb; Cyfrifoldeb i Neb (23/7/2020)

o   Y 'Drws Blaen' i Ofal Cymdeithasol i Oedolion (11/9/19)

o   Cynnydd o ran rholi'r Ddeddf Trais yn Erbyn Menywod, Cam-drin Domestig a Thrais Rhywiol ar waith (21/11/19)

o   Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol: Archwiliad o ddylunio a gweithredu Model Gwasanaethau Integredig y Cyngor – Cyngor Sir Ceredigion (20/12/19)

o   Y Fenter Twyll Genedlaethol yng Nghymru 2018-20 (13/10/20)

o   System Gwybodaeth Gofal Cymunedol Cymru (15/10/20)

o   Effeithiolrwydd Awdurdodau Cynllunio Lleol yng Nghymru (6/6/2019)

o   Masnacheiddio mewn Llywodraeth Leol (6/10/2020)

• Diweddariad ynghylch Prisio Asedau (ar lafar)
• Protocolau Archwilio Cymru

1)    Gwaith Cyfredol

o   Brîff Prosiect – Gwerth am Arian Taliadau Uniongyrchol

o   Brîff Prosiect – Adolygiad o Gynllunio

o   Prosiect Asesu Cynaliadwyedd Ariannol 2020-2021

            Ailadroddodd Archwilio Cymru ei bryderon ynghylch materion yn ymwneud â chyfathrebu ac ailbrisio o fewn y Gwasanaeth Ystadau. Roedd y pryderon hyn wedi’u codi mewn sawl adroddiad ISA 260 yng nghyswllt y Datganiad Cyfrifon. Gofynnwyd am y wybodaeth hon ym mis Ionawr ond ni chafwyd y wybodaeth. Cynhaliwyd cyfarfod rhwng y Prif Weithredwr ac Archwilio Cymru ym mis Mawrth a rhoddwyd sicrwydd i Archwilio Cymru y byddai’r wybodaeth hon ar gael fel y gellid cwblhau’r archwiliad. Cafodd hyn effaith hefyd ar y gwaith o gwblhau Datganiad Cyfrifon 2020/21. Wrth ymateb, dywedodd y Rheolwr Corfforaethol – Twf a Menter fod swyddogion Archwilio Cymru yn gywir o ran yr hyn yr oeddent yn ei ddweud, a bod y gwaith prisio wedi’i wneud ym mis Hydref a mis Tachwedd y llynedd. Fodd bynnag, roeddent ar hyn o bryd yn cwblhau asesiad terfynol o broses fewnol y gwaith prisio hwn. Roedd angen mynd i’r afael â rhai materion. Serch hynny, dywedodd fod ganddo hyder yn ansawdd y gwaith prisio a’r trywydd archwilio. Hefyd, byddai’r swyddogion ar gael ym mis Medi i fynd i’r afael ag unrhyw faterion y byddai Archwilio Cymru yn eu codi, felly byddai modd mynd i’r afael yn hyderus â’r prif bwyntiau yn yr ISA 260.

Ailadroddodd yr  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6.

Ystyriwyd Adroddiad y Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Cyfreithiol a Llywodraethu / y Swyddog Monitro am y newidiadau sy’n effeithio ar y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn unol â Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021. Roedd yr adroddiad wedi’i gyflwyno i’r Pwyllgor er mwyn rhoi diweddariad am Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 ac effaith y Ddeddf ar Bwyllgorau Archwilio.

CYTUNWYD i nodi’r canlynol:-

(i) gofynion Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 sy’n effeithio ar y Pwyllgor, gan gynnwys y newidiadau arfaethedig i’r Cyfansoddiad.

(ii) y broses sy’n mynd rhagddi i recriwtio aelodau lleyg i’r Pwyllgor; a’r

(iii) gofyniad i Gyd-bwyllgor Corfforedig y Canolbarth sefydlu Is-bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Ystyriwyd yr Adroddiad ynghylch y Cynnydd a wnaed o ran Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2021-2022 a Chynllun Gweithredu'r Flwyddyn Gyfredol. Cyflwynwyd yr adroddiad er mwyn rhoi diweddariad i’r Pwyllgor ynghylch y cynnydd wnaed o ran Datganiad Llywodraethu Blynyddol                       2021-2022 a Chynllun Gweithredu’r Flwyddyn Gyfredol

CYTUNWYD:-

(i) i nodi’r adroddiad ynghylch cynnydd ar sail y camau gweithredu a nodwyd yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol; ac

(ii) y byddai’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cael adrodd i’r Pwyllgor bob chwarter yn y dyfodol.

Ystyriwyd yr adroddiad ynghylch Canllawiau Statudol Llywodraeth Cymru ar Berfformiad a Llywodraethu Prif Gynghorau o dan Ran 6 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 ac ynghylch cyhoeddi’r ymatebion i’r ymgynghoriad.

Yn dilyn cwestiwn o’r llawr, CYTUNWYD i nodi cynnwys y Canllawiau Statudol am y modd y dylai’r Cyngor gyflawni ei swyddogaethau o ran perfformiad a llywodraethu dan Ran 6, Pennod 1, o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, gan gynnwys rôl a dyletswyddau’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

Rhoddwyd diweddariad ynghylch ymateb y Cyngor Sir i  i Gwestiynau Ymgynghoriad Llywodraeth Cymru ar y Rheoliadau Pŵer Cymhwysedd Cyffredinol (Diben Masnachol) (Amodau) (Cymru) 2021 drafft.

Dywedwyd bod y dogfennau ymgynghori wedi cael eu dosbarthu i holl Arweinwyr Grwpiau Gwleidyddol y Cyngor ac i aelodau Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’r Cyngor ar 13 Ebrill 2021, gan roi’r cyfle iddynt gyflwyno sylwadau. Yn ogystal, cynhaliwyd Gweithdy ar gyfer Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’r Cyngor ar 27 Ebrill 2021 i roi cyfle i’r Pwyllgor wneud sylwadau.

Rhoddodd y Swyddog Arweiniol Corfforaethol – Cyfreithiol a Llywodraethu / y Swyddog Monitro wybod i’r Grŵp Arweiniol am yr Ymgynghoriad ar 14 Ebrill 2021.

Roedd ymateb y Cyngor i’r Ymgynghoriad yn cael ei baratoi (byddai’r cyfnod Ymgynghori’n dod i ben ar 11 Mehefin 2021) a chafodd ymateb y Cyngor, a fyddai’n cael ei gyflwyno cyn y dyddiad cau ei rannu.

Bwriad Llywodraeth Cymru oedd dadansoddi’r ymatebion i’r ymgynghoriad dros yr haf ac ystyried a oedd angen gwneud unrhyw newidiadau cyn llunio’r rheoliadau drafft yn yr hydref. Yna bwriedir eu bod yn dod i rym ar 1 Tachwedd 2021, i gyd-fynd â chyflwyno’r Pŵer Cymhwysedd Cyffredinol ar gyfer prif gynghorau.

Bwriedir diwygio’r Rheoliadau drafft rhwng Tachwedd 2021 a Mai 2022 er mwyn ymestyn eu defnydd i gynghorau cymuned cymwys. 

Yn dilyn cwestiwn o’r llawr, CYTUNWYD i wneud y canlynol:-

(i) nodi’r adroddiad diweddaru ynglŷn â’r Ymgynghoriad ar y Rheoliadau Pŵer Cymhwysedd Cyffredinol (Diben Masnachol) (Amodau) (Cymru) 2021 drafft ynghylch Rhan 2 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021;

(ii) nodi bod y Pwyllgor wedi derbyn ymateb y Cyngor i’r Ymgynghoriad; a

(iii) nodi y rhagwelid y byddai Llywodraeth Cymru yn rhoi canllawiau pellach ynghylch cymhwysedd Cynghorau Tref a Chymuned o ran y Pŵer Cymhwysedd Cyffredinol maes o law.

Ystyriwyd Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol 2020/21 – Chwarter 4 (1/1/2021-31/3/2021). Cyflwynwyd yr adroddiad i sicrhau bod y Pwyllgor yn fodlon bod yr Adain Archwilio Mewnol yn ymgymryd â gwaith priodol a digonol i ddarparu sicrwydd realistig ar ddiwedd y flwyddyn gan ychwanegu gwerth a chynorthwyo’r Cyngor wrth gyflawni ei amcanion.

CYTUNWYD i nodi’r gwaith a wnaed a’r sefyllfa bresennol o ran yr Adain Archwilio Mewnol.

Ystyriwyd Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2020/21. Roedd yr Adroddiad Blynyddol yn darparu crynodeb o’r gweithgarwch archwilio mewnol yn ystod y flwyddyn hyd at 31 Mawrth 2021, ac roedd yn ymgorffori barn yr adain archwilio.

Roedd hefyd yn cofnodi’r sefyllfa bresennol o ran adnoddau, a chynlluniau sicrhau ansawdd, gwelliant a chynnydd yr Adain.

CYTUNWYD ynghylch y canlynol:-

(i) cymeradwyo’r adroddiad;

(ii) bod y gwasanaeth archwilio mewnol yn gofyn am eglurhad ynghylch y broblem gyfathrebu a gododd o fewn y gwasanaeth ystadau, a oedd wedi arwain at yr oedi o ran darparu gwybodaeth i Archwilio Cymru; a

(iii) bod yr adroddiadau cynnydd mewnol chwarterol yn parhau am y flwyddyn sydd i ddod, ynghyd â’r adroddiad blynyddol, er mwyn gweld beth yn union yw gwaith y gwasanaeth pan fydd yn gweithredu i’w gapasiti llawn.

Ystyriwyd Adroddiad Atal Twyll yr Adain Archwilio Mewnol ar gyfer 2020/21. Dywedwyd bod yr adroddiad yn cyd-fynd â’r Adroddiad Blynyddol a’i fod yn amlinellu’r gwaith ym maes atal twyll oedd yr Adain Archwilio Mewnol wedi’i wneud yn ystod y flwyddyn.

CYTUNWYD i gymeradwyo’r adroddiad.

Roedd yr Aelodau o’r farn y dylai pob gwasanaeth fabwysiadu’r arddull a ddefnyddiwyd yn yr adroddiad hwn wrth gyflwyno adroddiadau i’r pwyllgorau am ei fod yn glir ac yn gryno i’r darllenydd. Byddai’r neges hon yn cael ei chyfleu i’r Grŵp Arweiniol.

Dywedwyd bod yr Adain Archwilio Mewnol wedi adolygu Fframwaith Rheoli Risgiau’r Cyngor yn ddiweddar a bod y gweithdrefnau corfforaethol ategol ar waith yn ystod blwyddyn ariannol 2020/21.

Dim ond rhai mân gamau gweithredu a nodwyd ac roedd un o’r rheiny eisoes ar droed. Roedd hyn felly yn caniatáu i’r Adain Archwilio Mewnol gynnig sicrwydd sylweddol bod yna system gadarn ar waith o ran prosesau risg, rheolaethau a llywodraethu.

CYTUNWYD i nodi’r cynnwys.

Cynhaliwyd adolygiad yn ddiweddar o’r Fframwaith sy’n cefnogi Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2020/21.

Cyflwynwyd y Fframwaith Llywodraethu, y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a’r Cod Llywodraethu Corfforaethol Leol i’r Pwyllgor ym mis Chwefror 2021. Roedd Aelodau’r Pwyllgor hefyd yn rhan o’r adolygiad. 

Roedd Archwilio Cymru yn rhoi barn archwilio am y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn seiliedig ar y ffaith ei fod yn gyson o ran eu gwybodaeth nhw ohono a’i fod yn cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth.

Roedd adolygiad yr adain archwilio mewnol yn cynnwys asesiad o’r gweithdrefnau sydd ar waith i baratoi’r fframwaith llywodraethu a’r fethodoleg sgorio a ddefnyddiwyd ynghyd ag ystyriaeth o’r ‘dystiolaeth’ a nodwyd yn y fframwaith. 

Roedd yr adolygiad hwn felly yn ategu gwaith Swyddfa Archwilio Cymru ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol, ac roedd yn rhoi sicrwydd bod y weithdrefn yn gadarn, yn benodol ac yn effeithiol.

CYTUNWYD i nodi’r cynnwys.

Dywedwyd bod gan Gyngor Sir Ceredigion ddyletswydd i’r cyhoedd i ddiogelu arian y dylid ei ddefnyddio er budd y cyhoedd. I gynorthwyo cyrff i gyflawni hyn wrth ystyried eu risgiau i dwyll, roedd CIPFA wedi creu Cod Ymarfer ar Reoli’r Risg o Dwyll a Llygredd. Roedd y Cod yn datgan bod angen strategaeth atal twyll ar sefydliad sy’n nodi ei ddull o reoli risgiau ac yn diffinio cyfrifoldebau o ran gweithredu. 

Roedd y ddogfen hon yn cyflawni’r diben hwn, ac roedd yn berthnasol i bob gweithiwr, Aelod Etholedig ac Aelod Annibynnol o’r Cyngor.

CYTUNWYD i gefnogi’r Strategaeth a’i chyflwyno i’r Cabinet a’r Cyngor i’w chymeradwyo’n derfynol.