Lleoliad: remotely - VC
Cyswllt: Dana Jones
Rhif | eitem |
---|---|
Ymddiheuriadau Cofnodion: Dim. |
|
Materion Personol Cofnodion: Dim. |
|
Datgelu buddiannau personol / buddiannau sy’n rhagfarnu Cofnodion: Datgelodd Caroline Whitby fuddiant
personol yng nghyswllt eitem 14, ac yn benodol risg 19 ar y rhestr risgiau. |
|
Cofnodion: CYTUNWYD
i gadarnhau Cofnodion Cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a
gynhaliwyd ar 27 Medi 2023 yn amodol ar gywiro un o’r rhifau yn eitem 10, o (vi) i (iv). Materion yn codi Wrth gyfeirio at eitem 10,
dywedodd y Cadeirydd ei fod ef a’r Is-gadeirydd wedi cwrdd â’r Prif Weithredwr
a’u bod wedi derbyn cadarnhad na fyddai’r cais am adroddiad i’r Pwyllgor
Llywodraethu ac Archwilio yn cael ei gymeradwyo. Cadarnhawyd mai’r Pwyllgor
Trosolwg a Chraffu perthnasol ddylai fod yn ystyried materion o’r fath fel y gallai’r
Aelodau hynny ystyried pa gamau y dylid eu cymryd. Dywedodd y Cadeirydd y
byddai wedi bod yn hapus i dderbyn y cyngor hwn pe byddai wedi cael ei roi i’r
Pwyllgor ar yr adeg honno. Cadarnhaodd Elin Prysor fod yr
eitem hon wedi’i chyfeirio at Gadeirydd y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Cymunedau
sy’n Dysgu fel y gallai’r Pwyllgor ei ystyried yn y cyfarfod a oedd i’w gynnal
ar 9 Mai 2024. Roedd yr eitem wedi’i chynnwys yn y cofnod o gamau gweithredu. Byddai’r Aelod Cabinet
perthnasol yn cael gwybod am hyn. Cyfeiriodd y Cadeirydd at ail
dudalen y cofnodion lle’r oedd sôn y byddai’r Pwyllgor Llywodraethu ac
Archwilio yn rhan o Weithdai’r Gyllideb. Fodd bynnag, nid oedd hyn wedi
digwydd. Dywedodd y Cadeirydd y byddai’n mynd ati i sicrhau bod hyn yn digwydd
yn y dyfodol. |
|
Cofnod o Gamau Gweithredu PDF 93 KB Cofnodion: Ystyriwyd y Cofnod o Gamau Gweithredu’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a oedd yn rhoi manylion
am y cynnydd a wnaed o ran pob cam gweithredu. Nodwyd bod 9 o’r camau gweithredu wedi’u cwblhau, bod rhif 4 wedi’i gynnwys
ar yr agenda a bod yr eitem ynglŷn
â’r Amgueddfa yn mynd rhagddi
ar hyn o bryd. Sylwodd Mr Alan Davies ar gamgymeriad
yn nheitl y ddogfen a dywedodd y dylai’r teitl gyfeirio
at 2023-2024 yn hytrach na 2022-23. CYTUNWYD i nodi’r cynnwys fel y’i cyflwynwyd
ac i newid teitl y ddogfen. |
|
Adroddiadau’r Rheoleiddwyr ac Arolygiaeth ac Ymatebion y Cyngor PDF 5 MB Cofnodion: Ystyriwyd Adroddiadau’r Rheoleiddwyr a’r Arolygiaeth ac ymatebion y Cyngor. Dywedodd Jason
Blewitt o Archwilio Cymru fod
Datganiad Cyfrifon y Cyngor
ar gyfer 2022-23 bellach wedi’i gwblhau a bod disgwyl y byddai’n cael ei
adrodd gerbron y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a’r Cyngor llawn ar 6 Chwefror
2024 cyn y byddai’n cael ei gymeradwyo
gan yr Archwilydd
Cyffredinol ar 7 Chwefror 2024. Roedd Datganiadau Blynyddol Harbyrau Ceredigion, Tyfu Canolbarth Cymru a’r Cyd-bwyllgor Corfforedig bellach hefyd wedi’u
cwblhau, a byddent yn cael eu
hadrodd gerbron yr amrywiol bwyllgorau
cyn iddynt gael eu cymeradwyo
gan yr Archwilydd
Cyffredinol ar 7 Chwefror 2024. Roedd y gwaith o archwilio Grantiau a Ffurflenni 2022-23 yn mynd rhagddo ac roedd y Cyngor yn gobeithio cwblhau’r gwaith hwn erbyn
diwedd Chwefror 2024. Gofynnodd y Cadeirydd a oedd y problemau o ran adnoddau yn rhengoedd Archwilio
Cymru bellach wedi’u datrys, a chadarnhaodd Mr Jason
Blewitt eu bod bellach wedi llwyddo i ddal i fyny â’r
gwaith a’u bod yn mewn sefyllfa
i ddilyn y cynllun 3 blynedd hyd at 2024-25. Bwriad Archwilio Cymru oedd cymeradwyo’r Datganiad Cyfrifon nesaf erbyn 30 Tachwedd 2024 a’r un ar ôl
hynny erbyn 30 Medi 2025, yn ddibynnol ar
amserlen y Cyngor. Dywedodd Non Jenkins o Archwilio Cymru y byddent yn darparu
diweddariad ynghylch y gwaith Archwilio Perfformiad yn fuan a chadarnhaodd eu bod wedi cwblhau’r
gwaith Sicrwydd ac Asesu Risgiau ar
gyfer 2022-23 a’u bod bellach yn gwneud
gwaith 2023-24. Byddai’r adroddiad terfynol yn cael ei
gyflwyno yn y cyfarfod nesaf. O ran yr adolygiad thematig
ynghylch Gofal Heb ei Drefnu,
nododd fod hwn yn ddarn
mawr o waith a oedd bellach
bron â chael ei gwblhau ac ymddiheurodd
am yr oedi wrth gyflawni’r gwaith hwn. Dywedodd
fod yr adroddiadau
ynglŷn â’r adolygiad thematig Digidol a’r gwaith
dilynol o ran yr adolygiad cynllunio wedi’u cynnwys ar agenda’r cyfarfod
heddiw, a bod y gwaith o
ran Sicrwydd ac Asesu Risg, Cynaliadwyedd Ariannol a Chomisiynu a Rheoli Contractau yn mynd rhagddo.
Gofynnodd y Cadeirydd a fyddai’r argymhelliad yn sgil yr adolygiad
ynghylch sicrwydd digidol yn berthnasol
i bob Cyngor. Cadarnhawyd bod yr
archwiliad yn cael ei gymedroli
ar draws pob un o’r 22 awdurdod. Fodd bynnag, byddai’r
canfyddiadau allweddol yn cael eu
cyhoeddi ar ffurf crynodeb a fyddai’n cynnwys y canfyddiadau allweddol, yr argymhellion a’r arferion gorau.
Hefyd, dywedodd Non Jenkins fod Archwilio Cymru yn falch bod ymatebion y Cyngor i’w sylwadau yn
cael eu cyhoeddi
ochr yn ochr
â’r argymhellion. Rhoddodd Elin
Prysor ddiweddariad am y gwaith
a oedd wedi’i
gyhoeddi ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ynglŷn â risgiau lleol a nododd y canlynol: · Ar y cyfan, nid oedd
yr adroddiad ynghylch ‘Craciau yn y Sylfeini’ yn berthnasol i Geredigion; · Mawrth
2024 oedd y dyddiad cwblhau ar gyfer
yr Asesiad Effaith Cydraddoldeb; · 6 Rhagfyr 2023 oedd y dyddiad cau o ran ‘Llamu Ymlaen’ felly byddai’r adroddiad yn cael ei ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6. |
|
Fframwaith Llywodraethu - diweddariad ar lafar Cofnodion: Rhoddwyd diweddariad ar lafar ynglŷn
â’r Fframwaith Llywodraethu gan nodi y byddai Fframwaith Llywodraethu newydd yn
cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ym mis
Mawrth eleni er mwyn i’r Aelodau ei gymeradwyo. Diben yr adolygiad o drefniadau
llywodraethu’r Cyngor yw sicrhau bod canlyniadau yn cael eu cyflawni yn unol ag
argymhellion CIPFA. Nodwyd hefyd y byddai’r fframwaith llywodraethu yn
gweithredu fel dogfen gyffredinol ac y byddai’n disodli’r Cod Llywodraethu
Lleol presennol. Roedd y fersiynau drafft wedi’u rhannu â
Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ac roedd eu
mewnbwn wedi’i werthfawrogi. |
|
Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2022-23 PDF 933 KB Cofnodion: Ystyriwyd y diweddariadau i
Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 2022-23 a oedd yn cynnwys gwneud newidiadau i’r
dyddiadau ac ychwanegu’r testun canlynol i dudalennau 22, 28 a 29: ‘‘Mae’r Adroddiad Blynyddol ar
ddiwedd y flwyddyn yn cynnwys canlyniadau hunanasesiad blynyddol y gwasanaeth
archwilio mewnol, sy’n seiliedig ar dempled Nodyn Cymhwyso CIPFA i Lywodraeth
Leol. Roedd y templed yn destun adolygiad allanol gan gymheiriaid ym mis Mai
2022, a’r bwriad yw ailadrodd asesiad allanol bob pum mlynedd fel sy’n ofynnol
gan Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS).” Dywedodd y Cynghorydd Bryan
Davies y byddai Datganiad Llywodraethu Blynyddol diwygiedig 2022-23 yn cael ei
gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a’r Cyngor yn y cyfarfodydd a
oedd i’w cynnal ar 6 Chwefror 2024. Byddai testun ychwanegol yn
cael ei gynnwys (ar dudalen 22) ynghylch yr asesiad allanol. CYTUNWYD i
wneud y canlynol: i)
Nodi ac ystyried y cynnwys, ac ii)
Argymell bod y Cyngor yn
cymeradwyo Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2022-23 |
|
Cofnodion: Ystyriwyd yr adroddiad am y
cynnydd a wnaed o ran Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2023-24 a’r Adolygiad o
Fframwaith Llywodraethu 2023-24. Nodwyd bod gweithdy wedi’i
gynnal ar 6 Rhagfyr 2023 i ystyried y cynnydd a wnaed o ran y camau gweithredu
a amlinellir yn yr Adolygiad o’r Fframwaith Llywodraethu a dywedwyd mai’r Adolygiad o’r Fframwaith Llywodraethu fyddai’r sail ar
gyfer Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2023-24 a fyddai’n cael ei gyflwyno
gerbron y Pwyllgor ar ffurf drafft ar 14 Mawrth 2024. Dywedodd Elin Prysor y
byddai’r ddogfen yn adlewyrchu’r diweddariadau a welwyd yn nogfen 2022-23 ac y
byddai’n sicrhau bod y cyfeiriadau at bolisïau a strategaethau yn cael eu
diweddaru, er eu bod y tu allan i’r cyfnod adrodd, oherwydd y gwaith dilynol
a’r gwaith a oedd yn parhau. Ni fyddai cyfeiriadau at gamau gweithredu
hanesyddol ond yn cael eu cynnwys ar y ddogfen os byddai angen eu defnyddio i
esbonio’r hyn a oedd wedi digwydd ar ôl hynny. CYTUNWYD i wneud y canlynol: i)
Nodi Datganiad Llywodraethu
Blynyddol 2023-24 ii)
Nodi’r Adolygiad o’r
Fframwaith Llywodraethu |
|
Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol 1/7/23 a 30/9/23 PDF 645 KB Cofnodion: Ystyriwyd Adroddiad Cynnydd yr Adain
Archwilio Mewnol Chwarter 2. Nodwyd bod asesiad risg wedi’i gynnal yn 2023/24 a
bod y wybodaeth a oedd i’w gweld yng Nghofrestr Risgiau’r Cyngor hefyd wedi’i
defnyddio. Roedd yr Adain Archwilio Mewnol yn asesu ei waith yn rheolaidd gan
ystyried anghenion a blaenoriaethau’r Cyngor a oedd yn newid o hyd. Nodwyd bod 95 o eitemau ar y cynllun.
Roedd 82 o’r rhain wedi’u cynllunio’n wreiddiol ac roedd 13 o eitemau
adweithiol neu newydd wedi’u hychwanegu am fod materion newydd wedi dod i’r
amlwg neu am fod angen uwchgyfeirio materion. Roedd 9 o’r archwiliadau wedi’u
cwblhau ac roedd 1 yn dal i fod ar ffurf drafft. Ar ddiwedd y chwarter hwn,
byddai’r Adain Archwilio Mewnol wedi
cyflawni 48.9% o’r cynllun ac roedd ar y trywydd iawn i ddarparu barn am
bob eitem cyn diwedd y flwyddyn. Nodwyd bod sicrwydd sylweddol wedi’i roi
yng nghyswllt 4 archwiliad. Roedd 5 o gamau gweithredu sylweddol wedi’u nodi yn
yr adroddiadau Archwilio Mewnol yn ystod y chwarter, gan gynnwys ym maes
Adnoddau Dynol. Roedd un o’r camau gweithredu hyn yn ymwneud â chywirdeb y
wybodaeth a oedd yn cael ei darparu gan y meysydd gwasanaeth eraill. Aethpwyd i’r afael â’r mater hwn drwy
gyflwyno’r feddalwedd ‘Dodl’ ar gyfer cyflwyno gwybodaeth yn electronig a
gwnaeth hyn leihau’r camgymeriadau a oedd yn gysylltiedig â mewnbynnu
gwybodaeth â llaw. Nodwyd hefyd fod un
Honorariwm wedi mynd y tu hwnt i’r cyfnod uchaf o 12 mis am fod Covid wedi
arwain at oedi yn y broses ailstrwythuro. Dangosodd yr adolygiad o'r Harbyrau
fod trwydded angori wedi’i rhoi i rywun nad oedd wedi talu am drwydded y
flwyddyn flaenorol. Roedd prosesau wedi’u rhoi ar waith i atal hyn rhag digwydd
eto. Roedd yr Adain hefyd wedi ymateb i
geisiadau gan y gwasanaethau am gyngor a chymorth. Roedd hyn wedi cynnwys darn
o waith yr oedd y Swyddog Monitro wedi gofyn amdano o ran Datgelu Buddiannau
gan Aelodau a chyngor ynghylch Grantiau Tai, trefniadau llywodraethu a
rheolaeth fewnol. Cadarnhaodd Alex Jenkins fod staff yr
Adain Archwilio Mewnol yn mynd i weminarau yn rheolaidd a’i bod hi wedi cwblhau
ei chymhwyster Archwilydd Mewnol Ardystedig. Ychwanegodd fod dau aelod arall
o’r tîm ar fin gwneud eu harholiadau terfynol. CYTUNWYD
i nodi’r gwaith a oedd
wedi’i wneud a sefyllfa bresennol yr Adain Archwilio Mewnol. |
|
Adroddiad Camau Rheoli Archwilio Mewnol 1/4/23 – 30/9/23 PDF 578 KB Cofnodion: Ystyriwyd Adroddiad yr Adain Archwilio
Mewnol ynghylch Camau Gweithredu gan Reolwyr a oedd yn cynnwys manylion y
perfformiad presennol. Dywedwyd bod yr adroddiad hwn newydd ei roi ar waith yn
dilyn yr Asesiad Ansawdd Allanol a’r hunanasesiad a wnaed gan y Rheolwr
Corfforaethol dros Archwilio Mewnol yn ystod ei blwyddyn gyntaf yn y swydd.
Nodwyd y byddai llai o graffiau a siartiau yn cael eu dangos wrth i’r camau
gweithredu gael eu cwblhau ac y bernir bod y materion hyn wedi cael sylw
digonol neu fod y risgiau wedi’u derbyn. Dywedwyd bod 18 o eitemau ar hyn o
bryd a oedd dal angen eu dilysu. Roedd yr adroddiad hwn yn cael ei rannu â’r
Uwch Reolwyr am nad oedd gan yr Adain
Archwilio Mewnol feddalwedd addas ar hyn o bryd ac felly nid oedd yr Uwch
Reolwyr yn medru tracio eu camau gweithredu mewn perthynas ag Archwilio Mewnol.
Y gobaith oedd y byddai modd rheoli hyn drwy ddefnyddio system Teifi neu system
debyg. Byddai hyn yn golygu bod y Swyddogion Arweiniol Corfforaethol a’r
Rheolwyr Corfforaethol yn medru gweld y cynnydd a wneir yn gliriach. Hefyd,
nodwyd bod un cam gweithredu o 2020-21 yn dal i fynd rhagddo. Roedd y cam
gweithredu hwn yn ymwneud â theithio ac nid oedd yn cynnwys gwybodaeth am y
sawl y dyrannwyd y gwaith iddo. Byddai angen ymchwilio ymhellach i hyn. CYTUNWYD i nodi’r gwaith a
oedd wedi’i wneud a sefyllfa bresennol yr Adain Archwilio Mewnol. |
|
Siarter Archwilio Mewnol 2024/2025 PDF 581 KB Cofnodion: Ystyriwyd yr adolygiad o’r
Siarter Archwilio Mewnol a oedd yn cynnwys y diweddariadau canlynol ar gyfer 2024-25: · Llinellau
adrodd gweinyddol y Swyddog Llywodraethu i'r Rheolwr Corfforaethol – Archwilio
Mewnol er mwyn sicrhau annibyniaeth Archwilio Mewnol; · Adnoddau
Archwilio Mewnol gan gynnwys cymwysterau proffesiynol; · Safonau
Archwilio Mewnol Byd-eang Newydd; a’r · Asesiad
Risg Gwrth-dwyll a'r Gofrestr Risg Twyll. Nodwyd bod llawer yn llai o ddiweddariadau o gymharu â’r llynedd.
Dywedodd Mr Andrew Blackmore ei
fod yn fodlon
â’r strwythur a chynnwys yr adroddiad
a gofynnodd a oedd unrhyw beth
y gallai’r Pwyllgor ei wneud yn
well o ran eu cyfrifoldebau
i’r Rheolwr Corfforaethol – Archwilio Mewnol. Cadarnhaodd Alex Jenkins fod cwestiynau’r Pwyllgor yn adeiladol
ac yn flaengar a
bod gwelliannau wedi’u gwneud i’r trefniadau.
Yn sgil yr ymatebion hyn, roedd cynnydd amlwg
wedi’i wneud o ran effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd.
Diolchodd i’r Pwyllgor am ei adborth. CYTUNWYD i gymeradwyo’r adroddiad. |
|
Hunanwerthusiad y Fenter Twyll Genedlaethol (diweddariad ar lafar) Cofnodion: Rhoddwyd diweddariad ar lafar ynglŷn â Hunanwerthusiad Archwilio Mewnol ynghylch y Fenter Twyll Genedlaethol
gan nodi bod yna oedi eleni o ran yr ymarfer ynghylch
y Fenter Twyll Genedlaethol oherwydd newidiadau yn y gofynion ar gyfer
staff a oedd yn paru data o ran gwiriadau y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS).
Roedd hyn am fod y Fenter Twyll
Genedlaethol yn defnyddio data’r Adran Gwaith a Phensiynau. Dywedwyd nad oedd
angen gwiriadau DBS ar nifer o’r
swyddogion a oedd yn gwneud
y gwaith hwn i Gyngor Sir Ceredigion am nad oedd yn berthnasol
i’w rolau. Gwnaed penderfyniad erbyn hyn i gynnwys
y gwiriad hwn. Fodd bynnag, oherwydd
oedi o ran derbyn ymateb oddi wrth
y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, roedd oedi pellach o ran cwblhau’r ymarfer hwn ac felly nid oedd yn debygol
y byddai’r ymarfer wedi’i gwblhau erbyn y cyfarfod ar 14 Mawrth. Cadarnhaodd Mr
Alan Davies ei fod yn fodlon i’r
wybodaeth hon gael ei chyflwyno i’r
cyfarfod ym mis Mehefin 2024. |
|
Cofrestr Risgiau Corfforaethol PDF 3 MB Cofnodion: Ystyriwyd y Gofrestr Risgiau Corfforaethol
gan dynnu sylw at y ffaith bod risg ychwanegol wedi’i nodi yn Chwarter 2 a oedd
yn ymwneud â Diwedd Oes Meddalwedd System WCCIS. Cadarnhaodd y Cynghorydd Bryan Davies fod
cynnydd da wedi’i wneud o ran rheoliadau a seibr-ddiogelwch a bod aelod newydd
o staff bellach wedi’i benodi a oedd wedi gwneud cynnydd da o ran hyn. Hefyd, cynhaliodd y Grŵp Arweiniol
adolygiad o statws diweddaraf y risgiau yn ei gyfarfod ar 13 Rhagfyr 2023.
Nodwyd bod y risg uchod wedi’i huwchgyfeirio o fod yn risg i’r gwasanaeth i fod
yn risg gorfforaethol a’i bod felly wedi’i chynnwys ar y Gofrestr Risgiau
Corfforaethol. Ychwanegwyd nad oedd yr un risg wedi’i hisgyfeirio o fod yn risg
gorfforaethol i fod yn risg i’r gwasanaeth. Fodd bynnag, roedd sgoriau’r
risgiau canlynol wedi’u newid: · Cynllun
Ariannol y Tymor Canolig, cynyddu’r sgôr o 20 i 25; · Rheoli
gwybodaeth, gostwng y sgôr i 16; · Ffosffadau,
gostwng y sgôr i 16. Gofynnodd y Cynghorydd Elizabeth Evans a oedd yna unrhyw broblemau
capasiti o ran Rheoli Gwybodaeth. Dywedodd Alun Williams fod gan ‘rheoli
gwybodaeth’ sgôr uchel ar y gofrestr risgiau pan oedd y pwnc hwn a
seibrddiogelwch wedi’u nodi’n un risg. Fodd bynnag, roedd y pynciau hyn bellach
wedi’u rhannu gan fod wastad pryder y gallai un elfen gynyddu’r sgôr
gyffredinol. Symud yr elfen ‘seibrddiogelwch’
oedd rhan o’r rheswm paham fod y sgôr hon wedi disgyn a thrwy wneud hyn, gellir
canolbwyntio mwy ar y risg seibrddiogelwch. Dywedodd y Cynghorydd Maldwyn Lewis fod y gostyngiad yn y cyllid allanol
o ran y Strategaeth Ariannol Tymor Canolig o bryder mawr i’r Aelodau. Bu i Mr Alan Davies ailadrodd ei siomedigaeth
nad oedd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi bod yn rhan o’r broses o
bennu’r gyllideb. Serch hynny, roedd ef a'r Is-gadeirydd wedi cwrdd â’r Swyddog
Arweiniol Corfforaethol: Cyllid a Chaffael wythnos yn ôl. Nododd y Cadeirydd
fod angen ystyried y goblygiadau hyn yn ddwys a bod angen i’r Pwyllgor hwn fod
yn rhan o’r sgyrsiau hyn gan ystyried y rôl y gall ei chwarae. CYTUNWYD i nodi’r
Gofrestr Risgiau Corfforaethol a oedd wedi’i diweddaru. |
|
Polisi, Strategaeth a Fframwaith Rheoli Risg Corfforaethol Drafft PDF 2 MB Cofnodion: Ystyriwyd Polisi Rheoli
Risgiau’r Cyngor a oedd yn cael ei ddiweddaru bob 3 blynedd. Nodwyd bod y
Grŵp Arweiniol wedi ystyried y dogfennau a oedd wedi’u diweddaru a bod hyn
wedi arwain at ragor o ddiweddariadau.
Hefyd, ymgynghorwyd ag amrywiol randdeiliaid gan gynnwys aelodau o’r
Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a Zurich Insurance. Roedd y prif
ddiweddariadau yn cynnwys: · Cryfhau’r
gwaith o fonitro’r risgiau i’r gwasanaethau - byddai risgiau i’r gwasanaethau a
oedd yn sgorio 15 neu uwch yn cael eu hasesu'n chwarterol gan y Grŵp
Arweiniol fel y gellid eu huwchgyfeirio i'r Gofrestr Risg Corfforaethol ac i'r
gwrthwyneb. · Byddai’r
risgiau i’r gwasanaethau yn cael eu hychwanegu at System Rheoli Perfformiad
Teifi fel y gellir eu diweddaru a'u rheoli drwy'r system. · Egluro
mai’r trothwy ar gyfer uwchgyfeirio / is-gyfeirio risgiau i'w hystyried gan y
Grŵp Arweiniol yw 15. · Egluro
mai'r Grŵp Arweiniol oedd yn gyfrifol am benderfynu a ddylai risgiau gael
eu huwchgyfeirio neu eu his-gyfeirio. · Egluro
rôl Archwilio Mewnol yn y Polisi a'r Fframwaith, sef asesu a gwerthuso
effeithiolrwydd y camau sydd ar waith i liniaru risgiau a rhoi sicrwydd
gwrthrychol bod risgiau'n cael eu rheoli'n briodol. Yn ogystal, byddai
Archwilio Mewnol hefyd yn rhoi sicrwydd gwrthrychol i'r Grŵp Arweiniol, y
Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a'r Cyngor ar gadernid ac effeithiolrwydd y
gweithdrefnau rheoli risg trwy gynnwys adolygiadau cyfnodol o'r Gofrestr
Risgiau Corfforaethol, Cofrestr Risgiau’r Gwasanaethau a’r gweithdrefnau ar
gyfer Rheoli Risgiau Corfforaethol. · Egluro
y dylid darparu sgorau “risg targed” i gyd-fynd â’r camau lliniaru ar gyfer
risg, h.y. i ba sgôr y dylid lleihau’r risg drwy gyflawni’r camau lliniaru a
nodwyd. Byddai’r dogfennau yn awr yn
mynd drwy’r broses ddemocrataidd er mwyn penderfynu yn eu cylch a byddai hyn yn
cynnwys adborth pellach gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Bu i Alun Williams ddiolch i
Mr Andrew Blackmore am ei ymatebion a oedd yn heriol ac yn werthfawr gan nodi
hefyd fod darparwr yswiriant y Cyngor, Zurich wedi bod yn rhan o’r broses.
Nododd mai’r argymhelliad oedd nodi’r adroddiad a’i fod wedi gofyn am newid hyn
i ‘cymeradwyo’. Dywedodd y byddai’n ymchwilio i’r mater hwn. CYTUNWYD i wneud y canlynol: i)
Cymeradwyo fersiwn ddrafft y
Polisi, y Strategaeth a’r Fframwaith Rheoli Risgiau ii)
Nodi’r cynnydd a wnaed hyd yma
a'r camau nesaf |
|
Canllawiau statudol ac anstatudol ar ddemocratiaeth o fewn prif gynghorau PDF 198 KB Cofnodion: Ystyriwyd y canllawiau
statudol ac anstatudol ar ddemocratiaeth o fewn prif gynghorau ac yn benodol yr
hyn a oedd yn berthnasol i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio sef Adrannau
14.0 i 14.33. Dywedodd Elin Prysor fod y
ddogfen hon wedi’i darparu er gwybodaeth ac er mwyn ystyried sut yr oedd y
Pwyllgor yn gwneud ei waith ac ychwanegodd fod y darn hwn yn rhan o’r elfen
statudol yr oedd yn rhaid i Awdurdodau Lleol roi sylw iddo. Os na fyddai’r
Cyngor yn derbyn y canllawiau, roedd yn rhaid iddo roi rhesymau paham nad ydyw
am eu derbyn. Roedd y darn hwn yn rhoi sylw i’r trosolwg, y cefndir, yr
aelodaeth, y cyfarfodydd, y trafodion a’r swyddogaethau ynghyd ag adolygu
materion ariannol yr awdurdod, rheoli risgiau a rheolaeth fewnol. Nododd fod y
cylch gorchwyl wedi’i gynnwys yng Nghyfansoddiad y Cyngor, a bod hynny’n
adlewyrchu’r hyn a oedd wedi’i gynnwys yn y ddogfen hon. Nododd Elin Prysor fod y
Cadeirydd a'r Is-gadeirydd wedi rhoi adborth am y darn hwn a bod ymateb yn cael
ei baratoi ar hyn o bryd a fyddai’n cael ei rannu â nifer o Brif Swyddogion.
Nid oedd y canllawiau yn darparu diffiniad penodol o ran geiriau, a byddai
angen i bob awdurdod dehongli’r canllawiau i’r gorau o’u gallu. Dywedodd Mr Alan Davies fod y
ddogfen hon wedi codi nifer o gwestiynau ac y byddai angen i’r Pwyllgor
ddiffinio yn union beth yw ei hystyr. Nododd fod y trydydd pwynt bwled yn
cyfeirio at ‘adolygu a chraffu ar faterion ariannol yr awdurdod’, a bod
angen cael eglurder ynghylch yr hyn yr oedd Llywodraeth Cymru yn ei olygu a sut
oedd hyn yn cyd-fynd â’r hyn oedd eisoes yn digwydd yn y Pwyllgorau Craffu.
Ychwanegodd, os mai hyn oedd y Llywodraeth yn ei ddisgwyl oddi wrthym, fod
gennym ddyletswydd i ddeall ystyr hyn yn ymarferol a deall sut y gallwn ni
weithredu hyn. Ar hyn o bryd, roedd yna flychau mawr ac nid oeddem ar yr un
donfedd. Gofynnodd y Cynghorydd Wyn
Evans lle’r oedd y Pwyllgor hwn yn sefyll o ran y broses ddemocrataidd.
Dywedodd fod y prosesau democrataidd yn craffu ar y setliad ariannol a
gofynnodd beth oedd rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Nododd Mr Alan
Davies mai’r prosesau democrataidd ddylai fod yn gwneud y gwaith craffu, ond
bod y ddogfen hon yn awgrymu mai’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ddylai
fod yn gwneud hyn. Hefyd, bu iddo ailadrodd ei siom fod y dogfennau ariannol
diweddaraf ar gael yn gyhoeddus cyn i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio eu
gweld. Dywedodd y Cynghorydd Elizabeth Evans mai rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd cael sicrwydd bod y prosesau craffu ar waith, ac nad rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd craffu ar y sawl oedd yn craffu, ond yn hytrach sicrhau bod y cymorth priodol ar waith i wneud hynny. Nododd Mr Alan Davies ei fod yn cytuno â hyn ond bod angen i’r Pwyllgor ddiffinio hyn a sicrhau bod yna baramedrau clir yn bodoli. Ychwanegodd y Cynghorydd ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 16. |
|
Adroddiad Hunanasesu Terfynol Cyngor Sir Ceredigion 2022/23 PDF 8 MB Cofnodion: Ystyriwyd Rhan 6 o’r Ddeddf
Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 a oedd yn ymwneud â chyflwyno trefn
hunanasesu newydd ar gyfer Prif Gynghorau. Dywedodd Alun Williams fod yr adroddiad
wedi’i gyflwyno gerbron y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, a’i fod wedi bod
drwy’r broses ddemocrataidd, a’i gwblhau yn unol â’r dyletswyddau a gyfeiriwyd
atynt yn y papur. Roedd wedi’i rannu â Gweinidogion Llywodraeth Cymru, Estyn,
Arolygiaeth Gofal Cymru ac Archwilydd Cyffredinol Cymru ac roedd wedi’i
gyhoeddi ar wefan y Cyngor. Hefyd, nododd mai Ceredigion fyddai un o’r
awdurdodau cyntaf i gynnal Asesiad o Berfformiad gan Banel, a oedd yn rhaid ei
gynnal unwaith yn ystod cyfnod pob gweinyddiaeth. Gofynnodd Mr Alan Davies beth
oedd y gost o gynnal Asesiad o Berfformiad gan Banel. Cadarnhaodd Alun Williams
y byddai’n costio tua £24,000. Serch hynny, roedd hwn yn ofyniad cyfreithiol
a’r gobaith oedd y byddai’n talu ar ei ganfed. Nododd y Cynghorydd Bryan Davies
y byddai hwn yn arf rhagorol a fyddai’n cael ei ddefnyddio i wella ein
gwasanaethau. CYTUNWYD
i nodi Adroddiad Hunanasesu 2022-23 gan gynnwys yr Adolygiad Blynyddol o
Berfformiad a'r Amcanion Llesiant. |
|
Cofnodion: CYTUNWYD
i nodi cynnwys y Flaenraglen Waith. Ers cyhoeddi’r agenda, roedd
dwy eitem wedi’u hychwanegu: - Penodi
Cadeirydd ac Is-gadeirydd newydd i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis
Mawrth 2024 - Y
Datganiad Cyfrifon Blynyddol ym mis Tachwedd 2024 |
|
Unrhyw fater arall y penderfyna’r Cadeirydd fod arno angen sylw brys gan y Pwyllgor Cofnodion: Cadarnhaodd Elin Prysor y byddai cyfarfod
ychwanegol o’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cael ei gynnal am 10:00am
ar 11 Mehefin 2024 ac y byddai’r holl gyfarfodydd yn dechrau am 10.00am o
ddechrau blwyddyn fwrdeistrefol 2024-25 ymlaen. |