Agenda a Chofnodion

Dim.

Dim.

PENDERFYNWYD cadarnhau cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Mawrth 2023 fel rhai cywir.

Materion sy’n codi

Gofynnodd yr aelodau am hyfforddiant ar lawrlwytho Office 365 i ddyfeisiau personol, gan gynnwys diogelwch a GDPR.

Cyflwynodd Lowri Edwards, Swyddog Arweiniol Corfforaethol, Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad i’r Pwyllgor, gan nodi bod yr adroddiad yn cynrychioli faint o waith a wneir gan y Pwyllgor hwn, a phwysigrwydd y gwaith y maent yn ei wneud.

Diolchodd yr aelodau i'r swyddogion am baratoi'r adroddiad, gan nodi bod y fformat diwygiedig yn ei gwneud yn llawer haws darllen yr adroddiad.

Bydd yr adroddiad nawr yn cael ei gyflwyno i'r Cyngor ar 13 Gorffennaf 2023 er gwybodaeth.

Cyflwynodd Nia Jones, Rheolwr Corfforaethol, Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad i’r Pwyllgor, gan nodi bod y protocol drafft wedi’i greu i adlewyrchu Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 a Chanllawiau Statudol ac Anstatudol Drafft Llywodraeth Cymru.  Nodwyd bod hon yn ddogfen weithredol y gallai fod angen ei haddasu i adlewyrchu unrhyw newidiadau i Ganllawiau Llywodraeth Cymru a datblygiadau gweithredol.

Nododd yr aelodau nad yw'r protocol yn mynnu bod Cadeiryddion yn bresennol yn Siambr y Cyngor, a nodwyd bod y rheoliadau yn caniatáu i bob Aelod ddewis eu dull o fynychu.

Gofynnodd yr Aelodau hefyd ynghylch ymarferoldeb cadw eu camerâu ymlaen drwy’r amser pan fo ganddynt fynediad cyfyngedig i'r rhyngrwyd a gofynnon nhw a fyddai'r holl Gynghorwyr, gan gynnwys y rheini nad ydynt yn Aelodau o'r Pwyllgor, yn aros fel 'Panelwyr' drwy gydol y cyfarfod er mwyn osgoi’r oedi o gael eu trosglwyddo wrth godi eu dwylo. Nododd yr Aelodau hefyd bwysigrwydd hybu ymwybyddiaeth a chyfranogiad y cyhoedd, y gellid ei wella ymhellach yn y ddogfen.

Nodwyd mai nod y protocol yw adlewyrchu'r arfer yn bersonol, lle mae aelodau'r pwyllgor fel arfer yn eistedd o amgylch bwrdd y Cabinet, a'r rheini nad ydynt yn Aelodau yn eistedd yn y rhesi allanol.  Nodwyd hefyd y byddai hyfforddiant yn cael ei roi i'r holl Gynghorwyr, ar y protocol i gynnwys hyfforddiant ar ymddygiad cyfarfodydd y gofynnodd y Pwyllgor yn flaenorol amdano.

Nodwyd hefyd fod cefnogi cyfarfodydd hybrid, a’r ffrydio byw yn hynod o ddwys o ran adnoddau, a bod datblygiadau yn mynd rhagddynt i ddiwygio’r prosesau ffrydio byw presennol.

PENDERFYNWYD argymell i'r Cyngor gymeradwyo'r Protocol Drafft Mynychu Cyfarfodydd Aml-leoliad Llywodraeth Leol a Darllediadau Electronig o Gyfarfodydd.

Cyflwynwyd adroddiad i’r Pwyllgor yn nodi mai papur trafod yw hwn i ofyn am farn Aelodau’r Pwyllgor ynghylch cyfnod prawf o 18 mis lle cynhelir cyfarfodydd ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a Phwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd o bell yn unig.

Nododd yr Aelodau eu cefnogaeth i'r prawf, gan nodi bod y dull hybrid presennol o ymdrin â'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn hynod heriol i Aelodau sy'n mynychu o Siambr y Cyngor, oherwydd bod y Cadeirydd yn bresennol o bell.  Gwnaethant nodi hefyd y byddai cynnwys Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd yn y prawf yn rhoi cipolwg rhagorol iddynt, a phrofiad uniongyrchol o'r dull o bell yn unig.

Nododd yr aelodau y dylai fod yn glir mai cyfnod prawf yw hwn, ac y bydd cyfarfodydd hybrid yn ailddechrau'n awtomatig ar ôl 18 mis, yn amodol ar y pwyllgor hwn yn argymell i'r Cyngor ei fod yn parhau a'r Cyngor yn cymeradwyo'r trefniadau.  Nododd y swyddogion y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r pwyllgor hwn i gynnwys adborth gan y ddau bwyllgor.

PENDERFYNWYD argymell y cyfnod prawf ar gyfer cyfarfodydd o bell yn unig ar gyfer Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd a’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i’r Cyngor, yn ei gyfarfod ar 13 Gorffennaf 2023.

Cyflwynwyd adroddiad i’r Pwyllgor yn nodi bod Canllawiau Statudol ac Anstatudol Drafft Llywodraeth Cymru yn datgan “gallai Cynghorau lunio strategaeth i ddatblygu aelodau”. Nodwyd nad yw hyn yn ofyniad statudol, fodd bynnag mae strategaeth ddrafft wedi'i pharatoi sy'n adlewyrchu'r arfer presennol sydd eisoes ar waith yng Ngheredigion.

Nodwyd bod y canllawiau drafft yn rhoi rhestr o bynciau ar gyfer rhaglen hyfforddi barhaus o ddatblygu aelodau y gellid eu cynnwys, ac yr argymhellir bod Cyngor Sir Ceredigion yn cynnwys y pynciau ychwanegol yn ei raglen hyfforddi:

·       Hyfforddiant ar rolau penodol y gall aelodau eu cyflawni megis llywodraethwyr neu gynrychiolwyr ar fyrddau iechyd, awdurdodau tân ac achub neu barciau cenedlaethol gan gynnwys briff byr ar ddiben y rôl a chyfrifoldebau’r aelod o ran rhoi gwybod i’r cyngor am ddatblygiadau ar y corff y mae’n cynrychioli’r cyngor arno, lefel y penderfyniadau a ddirprwyir iddynt a sut y gallant gael cymorth i'w cefnogi yn y rôl;

·       Hyfforddiant ar rôl cynghorydd fel aelod lleol, dirprwyo swyddogaethau i aelodau wardiau a galwadau gan gynghorwyr am weithredu.

Nododd yr aelodau y byddai angen i'r hyfforddiant ar gyfer cynrychiolwyr ar wahanol gyrff allanol ganolbwyntio ar rôl y Cynghorydd fel cynrychiolydd y Cyngor.

PENDERFYNWYD

a)    Cymeradwyo ychwanegu'r 2 eitem ychwanegol at y rhaglen gynefino fel y nodwyd uchod; a

b)    Argymell bod y Cyngor yn cymeradwyo'r Polisi Hyfforddiant Cynghorwyr.

Cyflwynodd Nia Jones, Rheolwr Corfforaethol, Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad i’r pwyllgor gan nodi’r cefndir hanesyddol i’r ddeddfwriaeth ‘Galwad am Weithredu’. Nodwyd nad yw hyn yn cael ei adlewyrchu ar hyn o bryd yng Nghyfansoddiad y Cyngor, ac mai nod y protocol hwn oedd amlygu’r ffordd hon o weithredu i Aelodau, gan nodi nad yw hyn yn disodli’r trefniadau presennol o ran craffu a bod profforma ar gyfer cyflwyno 'Galwadau am Weithredu' wedi'i baratoi i gynorthwyo'r Aelodau drwy'r broses.

Nododd yr Aelodau y dylid ystyried y cam hwn pan fetho popeth arall, a'i fod yn fecanwaith pwysig lle mae pob ymgais arall wedi methu.

PENDERFYNWYD argymell y protocol i'w ystyried gan y Cyngor yn dilyn ystyriaeth gan Weithgor y Cyfansoddiad.

Cyflwynwyd adroddiad i'r pwyllgor yn nodi bod yr argymhelliad wedi'i gynnig i ddechrau gan Arweinwyr y Grwpiau. Nodwyd bod anghysondebau ar hyn o bryd o ran eitemau a gyflwynir yn ystod eitem agenda ‘Materion Personol’ y Cyngor a bod arolwg o holl Awdurdodau Cymru wedi canfod nad yw arfer presennol y Cyngor yn cael ei adlewyrchu yn unman arall ac mai’r arfer oedd cael ‘Cyhoeddiadau'r Cadeirydd’ yn hytrach na ‘Materion Personol’.

Nododd y Cynghorydd Elizabeth Evans, Cadeirydd y Pwyllgor fod mwy o amser wedi’i neilltuo yn ystod cyfarfodydd blaenorol y Cyngor i gyflwyno materion personol nag ar gyfer trafod materion pwysig megis cyllideb y Cyngor.  Nododd yr aelodau ei bod yn bwysig nad yw llais y Cynghorydd yn cael ei golli, ond byddai’r newid arfaethedig yn sicrhau mwy o degwch, ac argymhellwyd bod Cyhoeddiadau’r Cadeirydd yn nodi’r Cynghorydd a’r Ward perthnasol.

PENDERFYNWYD argymell bod y Cyngor yn cymeradwyo Cyhoeddiadau’r Cadeirydd, gan nodi y dylid cynnwys y Cynghorydd a’r Ward perthnasol.

Ystyriodd y Pwyllgor yr ohebiaeth a ddaeth i law oddi wrth Gomisiwn Gwarineb Jo Cox, a PHENDERFYNWYD gofyn i Lowri Edwards ysgrifennu at y Comisiwn i gynnig ein cefnogaeth a'n parodrwydd i gymryd rhan yn y cyfnod casglu gwybodaeth.

Trafododd yr Aelodau eitemau ar gyfer y Flaenraglen Waith, a oedd yn cynnwys y canlynol:

a)    Protocol ar Les Cynghorwyr a Diogelwch Personol;

b)    Canllawiau i gynrychiolwyr Wardiau Aml-Aelod;

c)    Protocol ar gyfer cyfleusterau ymchwil;

d)    Diwygiad i Gylch Gorchwyl y Pwyllgor; ac

e)    Adolygiad o ddarlledu cyfarfodydd ychwanegol.

Nodwyd bod y materion uchod yn adlewyrchu canllawiau Statudol ac Anstatudol Llywodraeth Cymru, a chytunwyd i ddod â chyfarfod nesaf Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd ymlaen o 7 Rhagfyr i 20 Medi 2023 i ystyried y materion hyn.

Dim.