Agenda a chofnodion drafft

Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd - Dydd Gwener, 16eg Rhagfyr, 2022 10.00 am

Lleoliad: Hybrid - Neuadd Cyngor Ceredigion, Penmorfa, Aberaeron /o bell trwy fideo-gynhadledda

Cyswllt: Nia Jones 

Eitemau
Rhif eitem

1.

Ymddiheuriadau

Cofnodion:

Cynghorydd Mark Strong

2.

Datgelu buddianau personol / buddiannau sy'n rhagfarnu

Cofnodion:

Dim.

3.

Cadarnhau Cofnodion y cyfarfod blaenorol ac ystyried unrhyw faterion sy'n codi pdf eicon PDF 98 KB

Cofnodion:

PENDERFYNWYD cadarnhau cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd 17 Mehefin 2022 yn rhai cywir.

 

Materion yn codi

Dim.

4.

Darpariaeth iPads, Technoleg Gwybodaeth i Aelodau pdf eicon PDF 72 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd Arwyn Morris, Swyddog Arweiniol Corfforaethol ar gyfer Cyswllt Cwsmeriaid adroddiad i'r Pwyllgor yn amlinellu'r ddarpariaeth bresennol o offer a meddalwedd sy'n cynnwys gliniadur a 2 sgrin sy'n galluogi Cynghorwyr i weld y cyfarfod o bell, y camera a phapurau ar yr un pryd, tra gellir defnyddio meddalwedd Office 365 at hyd at 5 darn gwahanol o offer gan gynnwys ffonau, iPads a dyfeisiau eraill.

 

Nododd fod yr Aelodau wedi gofyn am adroddiad mewn perthynas â phrynu iPads fel offer ychwanegol, a  phwysleisiodd y byddai angen patsio’r rhain i rwydwaith y Cyngor, gyda phob Aelod yn gyfrifol am ddiweddaru patsiau sy'n diogelu data'r Cyngor a data personol y Cynghorwyr gan nad oes modd gwthio diweddariadau o bell drwodd yn awtomatig gan staff TGCh.

 

Cost prynu gliniaduron ar hyn o bryd yw £680.  Mae iPad Generation 9 yn costio £350, tra bod y iPad Generation 10 diweddaraf wedi costio rhwng £350 a £400.  Gan ychwanegu treth ar werth, byddai cyfanswm y gost yn agos at £500.  Ar hyn o bryd rhestrir y iPad Generation 10 ar wefan Apple am £499.  Mae offer TGCh yn cael ei brynu drwy fframwaith prynu, sydd yn wahanol i flynyddoedd blaenorol, yn cyfyngu ar werthu ymlaen gan yr awdurdod.

 

Cyn cychwyn y tymor bwrdeisdrefol 5 mlynedd, neilltuir cyllideb i dalu am y gost o brynu offer i Aelodau.  Does dim darpariaeth ychwanegol, ac eithrio costau cynnal a chadw.

 

Gofynnodd aelodau am gymorth i drosglwyddo gwybodaeth bersonol eu bod wedi storio ar yr iPads a dderbyniwyd yn ystod y tymor bwrdeisdrefol blaenorol a chawsant gyngor bod hon yn broses gymharol syml, fodd bynnag, mae croeso iddynt gysylltu â TGCh os oes angen cyngor arnynt, fodd bynnag ni fyddai staff TGCh yn gallu gwneud hyn ar gyfer Aelodau, gan ei fod yn cynnwys gwybodaeth bersonol.

 

Gofynnodd yr aelodau a oedd arolwg wedi'i gynnal i ofyn am eu barn.  Cadarnhawyd bod Cadeirydd blaenorol y Pwyllgor wedi cynnal ei arolwg ei hun ac wedi rhoi adborth yn y cyfarfod canlynol.

 

Nododd yr aelodau fod gliniaduron a 2 sgrin yn wych ar gyfer gwaith o ddydd i ddydd a mynychu cyfarfodydd o'u cartrefi;  fodd bynnag, oherwydd natur eu gwaith, byddai angen iddynt hefyd gael mynediad o leoliadau eraill pan nad ydynt yn y swyddfa neu gartref, neu tra yn eu cymunedau pan fyddant yn dymuno rhannu rhywbeth ag eraill, neu ymweld â choed, tyllau yn y ffordd ac erydu arfordirol, gan nodi bod presenoldeb mewn cyfarfodydd yn ffurfio llai na 50% o'u hamser. Os oes gan adeiladau eraill Wi-Fi, mae popeth yn iawn, ond nid yw hyn bob amser yn bodoli. 

 

Nododd yr aelodau fod angen trafodaeth ynghylch anghenion Cynghorwyr gan ofyn a oedd y rheolau prynu wedi newid.  Nodwyd hefyd eu bod yn cael eu hannog i beidio â mynychu'r swyddfeydd, sy'n ei gwneud yn anodd iddynt ddefnyddio'r argraffwyr, gan nodi y gallai fod yn well gan rai Aelodau gael argraffwyr cartref unigol gan ofyn a fyddai modd sicrhau bod offer ychwanegol ar gael heb unrhyw gost i Gynghorwyr neu  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4.

5.

Amrywiaeth mewn Democratiaeth pdf eicon PDF 150 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Nia Jones, Rheolwr Corfforaeth Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad i'r Pwyllgor gan nodi'r Datganiad Amrywiaeth mewn Democratiaeth a gafodd ei gymeradwyo gan y Cyngor ar 23 Medi 2021.

 

Nodwyd bod canran y Cynghorwyr benywaidd wedi cynyddu o 12% i 24% yn dilyn etholiad Mis Mai ac isetholiad Llanbedr Pont Steffan ym mis Hydref, a bod canran yr Aelodau benywaidd sydd newydd eu penodi yn sylweddol uwch sy'n dangos camau cadarnhaol tuag at sicrhau amrywiaeth mewn democratiaeth.  Nodwyd hefyd bod nifer y Cynghorwyr benywaidd a etholwyd yn gynrychioliadol o'r nifer o ymgeiswyr a safodd i gael eu hethol.

 

Nododd yr aelodau bod y ffigyrau ar gyfer Plaid Cymru a'r Democratiaid Rhyddfrydol yn gadarnhaol fodd bynnag roedd gwaith sylweddol i'w wneud o hyd.  Nododd Aelodau Annibynnol nad yw'r ffigyrau'n cynrychioli nifer y menywod sy'n cael eu cysylltu i sefyll fel ymgeiswyr, ac y byddai angen gwneud mwy o waith i'w hannog i sefyll etholiad.

 

Nododd yr aelodau yr adroddiad a'r newid tuag at wella amrywiaeth mewn democratiaeth yng Nghyngor Sir Ceredigion.

6.

Presenoldeb mewn Cyfarfodydd Hybrid pdf eicon PDF 92 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd Nia Jones, Rheolwr Corfforaethol y Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad i'r Pwyllgor gan nodi ei bod yn ofynnol yn ôl Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 i ddarparu opsiwn i'r cyhoedd ac i Aelodau fynychu cyfarfodydd wyneb i wyneb, neu o bell drwy fideo-gynadledda o fis Mai 2022.

 

Nodwyd bod presenoldeb mewn cyfarfodydd wedi bod yn uchel yn ystod y cyfnod rhwng Mai a Thachwedd 2022, gyda 64.6% yn mynychu wyneb i wyneb, 21.2% yn mynychu o bell a 13.4% yn methu â bod yn bresennol am sawl rheswm gan gynnwys bod ar ddyletswyddau eraill ar ran y Cyngor a salwch.

 

Nodwyd y gallai presenoldeb wedi bod yn sylweddol is, pe na bai'r opsiwn i fynychu o bell ar gael, a'i fod yn cefnogi ymdrechion Cyngor Sir Ceredigion i wella Amrywiaeth mewn Democratiaeth ymhellach trwy ddarparu cyfleoedd i'r rhai a allai fod â phwysau a chyfrifoldebau eraill, yn ogystal â lleihau'r ôl troed carbon sy’n gysylltiedig â theithio.

 

Nododd yr aelodau y byddai'n arfer da sicrhau bod y rhai sy'n mynychu o bell yn cadw eu camerâu ymlaen yn ystod cyfarfodydd a gofynnwyd am weithdy ar ymddygiad mewn cyfarfodydd.

 

Nododd yr aelodau yr adroddiad.

 

7.

Amseru Cyfarfodydd - Arolwg pdf eicon PDF 96 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd Lowri Edwards, Swyddog Arweiniol Corfforaethol y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i'r pwyllgor gan nodi bod gofyn i bob Awdurdod Lleol gynnal arolwg ymysg Cynghorwyr unwaith y tymor ynglŷn ag amseru'r cyfarfodydd.  Nodwyd bod y trefniadau presennol yn adlewyrchu canlyniad yr arolwg blaenorol, ac eithrio rhai cyfarfodydd yn cael eu symud o 9.30am i 10.00am er mwyn caniatáu'r tasgau ychwanegol sy'n gysylltiedig â sefydlu cyfarfodydd.

 

Yn dilyn trafodaeth, PENDERFYNWYD cynnal arolwg o Aelodau.  er mwyn asesu eu dewisiadau ar gyfer amseru cyfarfodydd, yn unol ag Atodiad A o'r adroddiad.

8.

Rhaglen Sefydlu Aelodau 2022 pdf eicon PDF 106 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd Nia Jones, Rheolwr Corfforaethol Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i'r pwyllgor yn amlinellu'r hyfforddiant, y gweithdai a'r cyfleoedd datblygu a gyflwynwyd i Aelodau rhwng mis Mai a mis Tachwedd 2022.  Nodwyd bod sawl digwyddiad wedi gorfod cael eu cynnal ar sawl achlysur, sydd wedi creu pwysau ychwanegol i’r Swyddogion oedd yn rhan o'r hyfforddiant.  Cafodd manylion presenoldeb, a manylion cwblhau cyrsiau e-ddysgu eu cynnwys yn yr adroddiad.

 

Nododd yr aelodau yr adroddiad.

9.

Adolygiad Blynyddol Anghenion Hyfforddiant a Datblygu Aelodau pdf eicon PDF 536 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd Nia Jones, Rheolwr Corfforaethol Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i'r Pwyllgor gan nodi bod Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 a atgyfnerthir gan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yn ei gwneud yn ofynnol i Awdurdodau Lleol gynnig  adolygiad blynyddol o anghenion hyfforddiant a datblygu'r aelod i bob Aelod o’r awdurdod.

 

Nodwyd bod templed hunan-asesu wedi'i datblygu sy'n adlewyrchu Fframwaith Datblygu Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ar gyfer Cynghorwyr ac yn cynnwys manylion yr hyfforddiant a ddarparwyd.  Nodwyd mai pwrpas yr asesiad yw canfod meysydd lle y gall fod angen hyfforddiant a chefnogaeth bellach, ac nad yw'n asesiad o'r Aelod unigol.  Ar ôl cwblhau'r hunan-asesiad, bydd aelodau'n cael cynnig cyfweliad un-i-un, a bydd adroddiad drafft yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd gan ddarparu crynodeb o ofynion hyfforddiant pellach.

 

PENDERFYNODD Aelodau gymeradwyo

a) templed y Cynllun Dysgu a Datblygu;

b) y trefniadau ar gyfer cyfweliadau un i un;

c) bod adroddiad yn cael ei gyflwyno gan nodi hyfforddiant a chefnogaeth bellach sydd ei angen.

 

10.

Rhaglen Flaen

Cofnodion:

Trafododd yr Aelodau eitemau ar gyfer Rhaglen Flaen, a oedd yn cynnwys y canlynol:

a) Diweddariad o bresenoldeb o bell ar gyfer y cyfnod Rhagfyr 2022 – Mai 2023;

b) Canlyniadau arolwg yr Aelod ar amseru cyfarfodydd;

c) Adroddiad ar ganlyniadau hunan-werthuso Aelodau o anghenion hyfforddiant a datblygu;

d) Hunan-Asesu Craffu.

11.

Unrhyw fater arall y penderfyna’r Cadeirydd fod arno angen sylw brys gan y Pwyllgor

Cofnodion:

Dim.