Agenda a Chofnodion

Dim

Dim

PENDERFYNWYD nodi bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Mai 2021 yn gywir.

Materion yn codi

Eitem 3: Gofynnodd yr Aelodau a fy datblygiadau ynglŷn â darparu cyswllt band eang/ ffeibr cyflym iawn i holl Gynghorwyr ac Uwch Swyddogion y Cyngor. Nodwyd na fyddai hyn yn ariannol hyfyw o achos y gost uchel o osod y cyswllt. Dywedodd y Cynghorydd Clive Davies fod Ceredigion o flaen gweddill Cymru a bod 26% o’r boblogaeth bellach ar gyswllt ffeibr. Bydd yn cyfarfod ag Openreach ym mis Tachwedd a bydd gwefan newydd yn cael ei lansio i ddarparu gwybodaeth am wasanaethau, technoleg a band eang ledled y Sir.

Eitem 9: Nododd y Cynghorydd Ceredig Davies fod cyfarfodydd misol rheolaidd bellach yn cael eu cynnal gyda’r Prif Weithredwr.

Cyflwynodd y Rheolwr Corfforaethol ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i’r Pwyllgor i roi gwybod am yr elfennau o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 sy’n fwyaf perthnasol i’r Pwyllgor.  Nodwyd y bydd strategaeth i annog cyfranogiad y cyhoedd yn cael ei chyflwyno i’r Cabinet maes o law a bod Ceredigion yn arwain ar gynllun e-ddeiseb ar gyfer Cymru gyfan.  Atgoffwyd yr Aelodau, oddi ar 5 Mai 2022, y bydd dyletswydd i gyhoeddi cyfeiriad electronig a chyfeiriad post ar gyfer pob Aelod. Hefyd rhoddwyd y diweddaraf am ddarlledu cyfarfodydd yn electronig a’r gwaith o osod offer newydd yn Siambr y Cyngor i gyd-fynd â hyn. Er bod y Ddeddf wedi'i chyhoeddi, nodwyd ein bod yn dal i aros i Lywodraeth Cymru gyhoeddi'r canllawiau i gyd-fynd â hi, ac felly mae'n amhosib rhoi gwedd derfynol ar yr un o'r strategaethau hyn.  Argymhellwyd y dylid cynnal cyfarfod arall o'r pwyllgor hwn pan fydd canllawiau pellach wedi dod i law.

Gofynnodd yr Aelodau a yw nifer y mynychwyr wedi cynyddu o ganlyniad i gynnal cyfarfodydd o bell, a chadarnhawyd bod y niferoedd wedi cynyddu'n sylweddol.  Hefyd gofynnodd yr Aelodau a allai'r cyhoedd gyflwyno copïau papur o ddeisebau yn ogystal â deisebau electronig. Cadarnhawyd bod adran yn y system sy'n cynnal y cynllun e-ddeiseb ar gyfer cyfuno cyfanswm y deisebau papur a lofnodir gyda chyfanswm y llofnodion electronig.  Gofynnodd yr Aelodau hefyd am i hyfforddiant gael ei ddarparu i'r Aelodau ar y system hybrid o reoli cyfarfodydd cyn rhoi’r system ar waith.

Yn dilyn trafodaeth PENDERFYNWYD nodi’r elfennau o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) sy’n berthnasol i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ac i drefnu cyfarfod pellach unwaith y bydd canllawiau ar gael oddi wrth Lywodraeth Cymru.

Cyflwynodd y Rheolwr Corfforaethol ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i’r Pwyllgor gan nodi fod y Cyngor wedi cymeradwyo’r Datganiad Amrywiaeth yn ei gyfarfod ar 23 Medi 2021. Nodwyd bod y Cynllun Gweithredu yn cynnwys chwe nod ac amserlen ar gyfer eu gweithredu, a bod rôl i'r grwpiau gwleidyddol wrth hyrwyddo amrywiaeth ac annog unigolion i sefyll yn yr etholiad ym mis Mai 2022.

Yn dilyn trafodaeth PENDERFYNWYD cytuno i’r cynllun gweithredu yn arwain at etholiadau lleol 2022 gyda’r nod o hyrwyddo amrywiaeth mewn democratiaeth.

Cyflwynodd y Rheolwr Corfforaethol ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i’r Pwyllgor i nodi fod y Gweinidog Cyllid a Llywodraeth Leol wedi cymeradwyo argymhellion Comisiwn Ffiniau a Democratiaeth Leol Cymru. Ers cyhoeddi’r agenda roedd y Gweinidog bellach wedi rhoi’r newidiadau hyn mewn deddfwriaeth.  Cyflwynir y Gorchymyn yn y Cyngor yr wythnos nesaf a bydd yn dod i rym o fis Mai 2022 ymlaen.  Bydd unrhyw is-etholiadau a gynhelir cyn mis Mai y flwyddyn nesaf yn cyd-fynd â'r trefniadau presennol.

Nodwyd y bydd gwaith yn mynd rhagddo dros y misoedd nesaf i baratoi ar gyfer yr Etholiadau Llywodraeth Leol ym mis Mai a datblygir strategaeth gyfathrebu i sicrhau bod y trigolion yn ymwybodol o'r newidiadau. Sefydlwyd grŵp Gorchwyl a Gorffen i gynnal adolygiad llawn o faint ac aelodaeth holl bwyllgorau'r Cyngor er mwyn sicrhau fod cynrychiolaeth briodol o ganlyniad i’r cwtogi yn nifer y Cynghorwyr.  Y bwriad yw cyflwyno argymhellion y grŵp hwn i’r Cyngor ym mis Rhagfyr.

Yn dilyn trafodaeth PENDERFYNWYD cytuno i’r cynllun gweithredu fel y nodwyd uchod.

Cyflwynodd y Rheolwr Corfforaethol ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i’r Pwyllgor i roi braslun o’r diwygiadau a argymhellir gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru i’r disgrifiadau rôl presennol.  Nodwyd mai’r bwriad yw bod y disgrifiadau rôl hyn yn cael eu defnyddio ochr yn ochr â Fframwaith Datblygu Cymwyseddau Cynghorwyr Cymru.  Nodwyd bod Swyddogion Cyngor Sir Ceredigion wedi bod ynghlwm â datblygu'r diwygiadau hyn ochr yn ochr â Swyddogion ac Aelodau sy'n cynrychioli holl Gynghorau Cymru.

Nododd yr Aelodau fod y disgrifiadau rôl yn cynnwys gweithgarwch gweithredol, gan ddweud bod diffyg ymwybyddiaeth ymhlith rhai Swyddogion o rôl yr Aelodau. Gwnaethant ofyn am i'r wybodaeth hon gael ei rhannu â’r Swyddogion.

Yn dilyn trafodaeth PENDERFYNODD y Pwyllgor gytuno i’r set ddiwygiedig o Ddisgrifiadau Rôl.

Cyflwynodd y Rheolwr Corfforaethol ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i'r pwyllgor i nodi bod y fframwaith wedi'i ddatblygu gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru fel canllaw er mwyn nodi blaenoriaethau hyfforddi a datblygu.

Nododd yr Aelodau fod dyletswydd ar bleidiau gwleidyddol i arwain ar nifer o'r eitemau hyn ac y byddai hyfforddiant yn hanfodol er mwyn sicrhau y gall Aelodau roi cefnogaeth sylweddol i'w trigolion. Nododd yr Aelodau hefyd na fyddai rhai eitemau a gynhwysir yn y fframwaith yn berthnasol i bob Aelod, megis defnyddio PowerPoint ac Excel.  Nodwyd mai fframwaith datblygu yw hwn lle byddai Aelodau'n gallu hunan-arfarnu eu hanghenion datblygu ac y byddai hyfforddiant yn cael ei deilwra wedyn i ddiwallu'r anghenion hynny.

PENDERFYNODD y Pwyllgor gytuno i fabwysiadu’r Fframwaith Datblygu ar gyfer Cynghorwyr.

Cyflwynodd y Rheolwr Corfforaethol ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i'r pwyllgor yn disgrifio'r offer a'r cymorth a fydd yn cael eu darparu gan y Gwasanaeth TGCh. 

Cynigiwyd bod yr Aelodau yn cael cynnig yr un ddarpariaeth â staff y cyngor, sef gliniadur Windows, sgrin 24” gyda gallu docio mewnol neu orsaf ddocio ar wahân gan ganiatáu i'r gliniadur gael ei gysylltu ag un cebl, hefyd bysellfwrdd, llygoden, clustffon a chês cario syml.  Gosodir cyfeiriad e-bost Ceredigion a chyfrif Office 365 a’r gallu i osod cymwysiadau ar hyd at bump dyfais bersonol. Darperir cyfleusterau argraffu a sganio yn Ystafell yr Aelodau a rhoddir mynediad i Wi-Fi yn holl swyddfeydd y cyngor.  Bydd modd i Aelodau gael mynediad i e-bost a ffeiliau Office o ddyfeisiau personol a ffonau symudol a rhoddir hyfforddiant priodol ar ddiogelu data a’r dyfeisiau a roddir. Bydd cymorth TGCh gan y desgiau gwasanaeth TGCh corfforaethol yn parhau. 

Gofynnodd yr Aelodau a allent brynu'r offer a ddefnyddir ganddynt ar hyn o bryd gan eu bod wedi bod yn eu defnyddio at ddibenion eraill.  Nodwyd y byddai angen i bob Aelod ddychwelyd offer er mwyn glanhau’r cynnwys a’i gyflwyno i rywun arall neu waredu ag ef yn unol â'r trefniadau corfforaethol arferol ar gyfer adnewyddu offer. Esboniwyd mai'r rheswm am hyn yw bod offer a thrwyddedau yn berchen i'r Cyngor, ond byddai TGCh yn gallu helpu Aelodau i drosglwyddo gwybodaeth bersonol i ddyfeisiau eraill os oes angen. 

Nododd yr Aelodau fod i-pads yn ddefnyddiol wrth weithio yn y gymuned i dynnu lluniau o’r mater dan sylw neu i ddangos dogfennau i drigolion. Gofynnodd yr Aelodau hefyd a ellid darparu 3G a 4G ar y gliniadur. Dywedodd swyddogion y byddai modd tynnu lluniau ar ffôn symudol sy'n gysylltiedig ag Office 365, ac nad oes slot ar gyfer cerdyn sim ar y gliniaduron a roddir i staff. Fodd bynnag, gellid ymchwilio i hyn os mai dyna ddymuniad yr Aelodau.  Nododd yr Aelodau eu bod weithiau'n mynychu cyfarfodydd o leoliadau gwahanol megis y car a’u bod yn gallu colli pŵer neu gyswllt â'r we.  Nodwyd hefyd, os darperir gwybodaeth yn hwyr, nad oes cyfle o bosib i fynd i'r swyddfa i'w argraffu.

Nodwyd bod Cadeiryddion y Pwyllgorau wedi cael cyfarpar ychwanegol yn ystod y cyfnod clo er mwyn iddynt weld cyfarfodydd dros zoom a darllen dogfennau ar fonitor ar wahân ar yr un pryd.  Ni fyddai hyn yn bosib gydag i-pad. Nodwyd hefyd nad yw'r Aelodau yn gallu gweld newidiadau a farciwyd na chwaith ddarnau a uwcholeuwyd mewn dogfennau a ddarllenir ar i-pad.  Nododd swyddogion fod angen ‘rhesymoli’ gan nad yw'n hyfyw yn ariannol i ddarparu popeth, a bod angen inni ystyried ein hôl troed carbon. Nododd yr Aelodau bryder ynglŷn â'u golwg wrth ddarllen dogfennau ar sgrin.

Hefyd gofynnodd yr Aelodau am ragor o ddiogelu data wrth ddefnyddio offer TGCh personol ar gyfer busnes y Cyngor.  Nododd swyddogion y byddai hyfforddiant yn cael ei ddarparu ar hyn.  Nodwyd hefyd, oherwydd yr anawsterau cyflenwi parhaus, y byddai angen gosod  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 9.

Cyflwynodd y Rheolwr Corfforaethol ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd y Canllaw drafft i Ymgeiswyr er mwyn gofyn am fewnbwn y pwyllgor. Nododd y byddai'r canllaw ar gael yn electronig ar wefan y Cyngor ac yn Llyfrgelloedd y Cyngor, ac y byddai’n cael ei hyrwyddo drwy'r cyfryngau cymdeithasol hefyd.  Nodwyd y bydd y ddogfen yn cael ei diweddaru pan fydd rhagor o wybodaeth ar gael am yr Etholiadau Lleol.

Argymhellodd yr Aelodau fod cyfeiriad e-bost yn cael ei gynnwys ar ddiwedd y canllaw, a gofynnwyd i'r Aelodau gyfrannu i’r adran sylwadau ar dudalen 3.

PENDERFYNODD y Pwyllgor gymeradwyo'r ddogfen ganllaw ddrafft.

Cyflwynodd y Rheolwr Corfforaethol ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd raglen sefydlu ddrafft i Aelodau yn amlinellu'r cyrsiau gorfodol y byddai angen i Aelodau eu mynychu cyn eistedd ar bwyllgorau. Nodwyd bod rhaglen hyfforddi ychwanegol wedi'i chynnwys ar gyfer Aelodau'r Cabinet.  Cyfeiriwyd hefyd at yr hyfforddiant ychwanegol a ddarperir yn ystod y flwyddyn, a'r cysylltiad â Rhaglen Ddatblygu'r Aelodau.

Nododd yr Aelodau fod y rhaglen a gynigir yn hwylus a bod hi’n well darparu hyfforddiant mewn tameidiau llai. 

PENDERFYNODD y Pwyllgor gytuno â rhaglen Sefydlu'r Aelodau yn dilyn etholiadau'r Cyngor Sir yn 2022.

Cyflwynodd y Swyddog Arweiniol Corfforaethol ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad blynyddol i'r pwyllgor. Er mai dim ond unwaith y cyfarfu'r pwyllgor yn ystod y flwyddyn, nododd fod cryn dipyn o waith wedi'i wneud.  Os cytunir â’r adroddiad, fe’i cyflwynir i'r Cyngor yn ei gyfarfod yr wythnos nesaf.

PENDERFYNODD y Pwyllgor gymeradwyo Adroddiad Blynyddol drafft y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd i'w gyflwyno i'r Cyngor ar 21 Hydref 2021.

Cyflwynodd y Swyddog Arweiniol Corfforaethol ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i'r Pwyllgor yn nodi bod Adroddiad Blynyddol drafft Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol ar gyfer 2022/23 yn nodi'r fframwaith cydnabyddiaeth ar gyfer cynghorau cymuned a thref.  Mae'r adroddiad drafft yn nodi, yn sgil cyni a phwysau ar gyllid cyhoeddus ers 2009, nad yw cydnabyddiaeth ariannol aelodau etholedig llywodraeth leol yng Nghymru wedi cadw i fyny gyda chwyddiant a chymaryddion posib eraill. Mae'r adroddiad hefyd yn diffinio trefniadau ariannol mewn perthynas â’r hawl i absenoldeb teuluol, cyfraniadau tuag at gostau gofal a chymorth personol, absenoldeb salwch, ad-dalu costau teithio a chynhaliaeth.  Nodwyd bod ymgynghoriad ar yr adroddiad drafft ar agor hyd 26 Tachwedd 2021 ac y gwneir y penderfyniad terfynol gan Banel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol - mae allan o ddwylo Cynghorau unigol.  Nodwyd bod aelodau meinciau cefn yn cael cydnabyddiaeth ariannol ar yr un gyfradd ledled Cymru, ond mae bandio yn digwydd ar gyfer y rhai sy'n derbyn cyflogau uwch.

Nododd aelodau'r Pwyllgor eu pryder fod y cynnydd yn y gydnabyddiaeth ariannol yn ymddangos yn sylweddol, ond gan gydnabod fod y cynnydd yn adlewyrchu faint o waith a wneir gan Gynghorwyr. Mae'n cyfateb i oddeutu 3 diwrnod o waith yr wythnos ar gyfer aelod o’r meinciau cefn a bydd nifer y Cynghorwyr yn gostwng yn sylweddol oddi ar fis Mai 2022.  Nodwyd y gall Cynghorwyr ddewis gwrthod y cynnydd fel unigolyn, a bod y wybodaeth hon yn cael ei chyhoeddi ar wefan y Cyngor. Cytunodd y pwyllgor i ohirio'r penderfyniad er mwyn i Banel Aelodau ei ystyried, fel y gall pob Aelod gyfrannu i’r ymateb a anfonir at Banel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol.

Gofynnodd yr Aelodau i'r Swyddog sicrhau fod pleidlais gudd ar waith ar gyfer Cyfarfod Arbennig arfaethedig y Cyngor, a gwnaethant nodi eu bod yn edrych ymlaen at weld system ymholiadau 'Clic' yn cael ei chyflwyno o’r newydd gyda gwelliannau.