Lleoliad: Hybrid - Neuadd Cyngor Ceredigion, Penmorfa, Aberaeron /o bell trwy fideo-gynadledda
Cyswllt: Dwynwen Jones
Rhif | Eitem |
---|---|
Ymddiheuriadau Cofnodion: Ymddiheurodd y Cynghorwyr
Eryl Evans, Ceris Jones a Carl Worrall am na fedrent ddod i’r
cyfarfod. Nododd y Cynghorwyr Euros Davies ac Ifan Davies y byddent yn gadael y cyfarfod yn gynnar oherwydd bod ganddynt gyfarfodydd eraill. |
|
Datgelu buddiant personol (gan gynnwys datganiadau chwipio) Atgoffir aelodau am eu cyfrifoldeb personol yn datgan unrhyw fudd personol a budd sydd yn rhagfarnu yn gysylltiedig â materion a gynhwysir yn yr agenda hwn yn unol â darpariaethau Deddf Llywodraeth Leol 2000, Cyfansoddiad y Cyngor a Chod Ymddygiad Aelodau. Yn ogystal, mae’n rhaid i Aelodau ddatgan unrhyw chwip plaid gwaharddedig a roddwyd ar Aelod yng nghyswllt y cyfarfod yn ôl Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011. Cofnodion: Dim. |
|
Cyhoeddiadau'r Cadeirydd Cofnodion: Dim. |
|
Adroddiad Blynyddol yr Uwch Swyddog Risg - Gwybodaeth ynghylch risgiau R009,R023, R024 Cofnodion: Cyflwynodd Mr Alan Morris, Swyddog Arweiniol Corfforaethol,
Cyswllt Cwsmer Adroddiad Blynyddol yr Uwch Swyddog Risg Gwybodaeth ynghylch
risgiau R009, R023, R024 – trosolwg o Risgiau Corfforaethol. Dywedwyd mai rôl yr Uwch Swyddog Risg Gwybodaeth (SIRO) oedd
: • Arwain ar lunio’r strategaeth rheoli gwybodaeth a
Seibergadernid a’i chyflawni. • Darparu cefnogaeth lle bo’n briodol i’r Swyddog Diogelu
Data ym mhob agwedd ar ddiogelwch gwybodaeth. • Goruchwylio’r swyddogaeth diogelwch gwybodaeth o fewn y
tîm llywodraethu gwybodaeth ehangach. • Goruchwylio’r gwaith o reoli digwyddiadau a rheoli risgiau
o ran materion sy’n ymwneud â Seibergadernid a Llywodraethu Gwybodaeth. • Goruchwylio’r gwaith o reoli diogelwch ac adrodd yn ei
gylch. • Sicrhau bod arweinwyr corfforaethol yn derbyn y wybodaeth
am faterion sy’n ymwneud â diogelwch a chadernid a’u bod yn ymateb iddo. Mae'n arfer da i’r Uwch Swyddog Risg Gwybodaeth adrodd yn
flynyddol ar y gwaith hwn, gan gynnwys y risgiau, y mesurau lliniaru a'r
cynlluniau i wella. Ar hyn o bryd mae 3 o'r risgiau corfforaethol yn cynnwys
diogelwch a rheoli gwybodaeth fel y trafodwyd yn yr adroddiad • R009 Rheoli Gwybodaeth (Sgôr o 16) • R023 Diwedd Oes Systemau (20) • R024 Seibergadernid (20) Roedd yr adroddiad yn cynnig adolygiad o flwyddyn ariannol
23/24 ac roedd yn trafod rhywfaint o'r gwaith y bwriedir ei wneud eleni, nododd
ei fod yn hapus gyda’r cynnydd sydd wedi’i wneud hyd yma. Yn dilyn cwestiynau o’r llawr, PENDERFYNWYD nodi’r adroddiad
er gwybodaeth. Argymhellwyd hefyd fod adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Cymunedau sy’n Dysgu ar unrhyw newidiadau a chostau sy’n gysylltiedig â systemau newydd o fewn ysgolion gan gynnwys y newid posibl i’r system SIM. |
|
Mesurau Risg a Diogelwch Tân Cofnodion: Darparodd y Cynghorydd
Clive Davies, yr Aelod Cabinet dros yr Economi ac Adfywio wybodaeth ynghylch Archwiliadau Diogelwch Tân gan Wasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru a dywedodd fod yr adroddiadau dilynol wedi’u hanfon at y cyngor i’w gweithredu. Roedd yr adroddiadau’n cwmpasu pob agwedd
ar Ddiogelwch Tân ac yn tynnu sylw
at feysydd sy’n peri pryder neu le mae diffyg cydymffurfio a all gynnwys materion
cydymffurfio yn ymwneud ag adeiladau, dylunio, strwythur a meysydd cynnal a chadw yn gyffredinol.
Fel arfer, cynhaliwyd yr adroddiadau archwilio yn flynyddol ar
Eiddo Preswyl
(Cartrefi Gofal), ac ar sail ad-hoc i bob eiddo arall fel ysgolion
a swyddfeydd. Pan dderbyniwyd adroddiadau, roedd swyddogion o’r gwasanaethau perthnasol yn gweithio
gyda’i gilydd i roi rhaglen waith
yn ei lle
i fynd i’r afael â’r materion
a godwyd Gellir priodoli'r newid yn natur
Adroddiadau Archwilio’r Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru
(MWWFRS) i'r canlynol: • Cyflwyno Deddf
Diogelwch Tân 2021, sy'n gosod dyletswyddau ychwanegol o dan Orchymyn Diwygio Rheoleiddio (Diogelwch Tân) 2005. • Cyflwyno newidiadau
i Ddeddf Diogelwch Adeiladu 2022. Er nad ydynt eto wedi’u gweithredu
yng Nghymru, fe’u hystyriwyd fel arfer gorau
gan y Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru a bydd yn helpu i 'ddiogelu’r Cyngor at y dyfodol') • Beirniadaeth ddifrifol
o'r Gwasanaeth Tân ac Achub yn dilyn
tân Tŵr Grenfell yn 2017. Cydnabyddir bod cyfuniad o bortffolio eiddo sy'n heneiddio,
gweithredu rheoliadau'n llymach, a chyfyngiadau cyllidebol i gyd wedi cyfrannu at yr angen i ystyried materion sy'n codi
fel Risg Gorfforaethol. Roedd cynghorau a sefydliadau eraill mewn sefyllfa
debyg iawn. Roedd trefniadau newydd wedi'u rhoi
ar waith fel bod cyfarfodydd misol rheolaidd grwpiau diogelwch tân ar gyfer
ysgolion ac ar gyfer cartrefi gofal yn cael
eu cynnal. Roedd y cyfarfodydd
hyn yn cynnwys
uwch aelodau staff o’r tîm Eiddo,
o’r Ysgolion neu'r Gwasanaethau Gofal a’r Tîm
Iechyd a Diogelwch. Maent yn ystyried y materion
a godwyd, yn dylunio ac yn gweithredu
rhaglen waith i fynd i’r afael
â’r materion a godwyd ac yn monitro
cynnydd unrhyw waith. Roedd gan
y grŵp Arweinyddiaeth yn oruchwyliaeth o’r rhaglen waith
a’r cynnydd drwy adroddiadau monitro misol rheolaidd.
Prif ffocws y rhaglen waith ddiweddar fu targedu materion a nodwyd ynghylch cydymffurfedd drysau tân ac adrannu. Mae angen nodi lefel y buddsoddiad sydd ei angen i gyflawni’r
gwaith hwn ac yna ceisio’r cyllid
hwnnw o fewn gwasanaethau neu drwy gyllid allanol, felly mae’n rhaid i ni
fabwysiadu dull strategol wedi’i dargedu sy’n seiliedig ar risg i gyflawni’r
gwaith. Ym mis Mai 2024, dechreuodd y cyngor ar waith darparu 'Lluniadau’r Strategaeth Dân' ar gyfer pob Cartref Gofal Preswyl ac Ysgol Uwchradd, gan y rhain oedd yr eiddo risg uchel. Mae Lluniadau'r Strategaeth Dân yn cynnwys gwybodaeth fel adrannu (rhag tân), Drysau tân, pwyntiau galw, drysau i ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5. |
|
Adroddiad Blynyddol Canmoliaethau, Cwynion, Rhyddid Gwybodaeth (2023-2024) Cofnodion: Cyflwynodd y Cynghorydd
Bryan Davies, Arweinydd y Cyngor adroddiad
a oedd yn rhoi gwybodaeth am weithgarwch Canmoliaeth, Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth y Cyngor rhwng 1
Ebrill 2023 a 31 Mawrth 2024. Rhannwyd yr adroddiad i’r adrannau
a ganlyn: 1.Cyflwyniad – amlinelliad o waith y Tîm Cwynion a Rhyddid
Gwybodaeth a rhwymedigaethau'r Cyngor o dan bob
un o'r polisïau a gwmpesir gan yr adroddiad hwn. 2.Canmoliaeth – manylion yr holl ganmoliaeth a basiwyd i'r Tîm
Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth yn ystod
y cyfnod adrodd hwn. 3.Cwynion – data ynghylch nifer a math y cwynion a dderbyniwyd, canlyniadau'r ymchwiliadau a gynhaliwyd, perfformiad y Cyngor wrth ystyried amserlenni rhagnodedig a gwybodaeth yn ymwneud â'r
gwersi a nodwyd. Mae enghreifftiau o rai o'r gwersi a nodwyd wedi'u cynnwys ar ddiwedd yr adroddiad. 4.Gweithgarwch yr Ombwdsmon– manylion o holl atgyfeiriadau'r Ombwdsmon, eu canlyniadau a'u gwybodaeth ynghylch y datrysiadau Penderfyniad Cynnar a/neu Setliad Gwirfoddol y cytunwyd arnynt gan y Cyngor yn ystod 2023-2024 5. Rhyddid Gwybodaeth
(DRhG) a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol (RhGA) – nifer y ceisiadau am wybodaeth a dderbyniwyd gan y Cyngor yn ystod y cyfnod
adrodd, manylion perfformiad y Cyngor gyda'r amserlenni statudol a'r data cymharol o adroddiadau blaenorol. Mae'r Llythyr
Blynyddol gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ("yr Ombwdsmon"),
wedi’i ddyddio 9 Medi 2024,
yn cyd-fynd â'r adroddiad hwn
– gweler Atodiad 1. Mae llythyr yr Ombwdsmon yn rhoi manylion
penodol am yr holl weithgarwch sy'n ymwneud â Cheredigion, yn ogystal â pherfformiad
awdurdodau lleol eraill ledled Cymru. Er mai hon yw'r
ail flwyddyn yn olynol lle mae
nifer atgyfeiriadau'r Ombwdsmon wedi gostwng o'i gymharu
â'r cyfnod adrodd blaenorol; cydnabyddir bod gan y Cyngor gyfradd gyson uchel
o gytundebau Datrysiad Cynnar/Setliad Gwirfoddol. Mae heriau'n parhau
o ran rheoli cymhlethdod rhai cwynion ac mae cynnydd amlwg
mewn cwynion a gweithgaredd Rhyddid Gwybodaeth / RhGA o'i gymharu â'r
hyn a dderbyniwyd yn ystod 2022-2023. O ganlyniad i'r
anawsterau a nodwyd mewn adroddiadau cynt am ymdrin â chwynion a rheoli ceisiadau am wybodaeth o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a RhGA, cytunodd y Grŵp Arweiniol ar nifer
o gamau corfforaethol sy'n canolbwyntio ar wella gallu'r
Cyngor i ymdrin yn effeithiol â'r materion hyn mewn
ffordd gadarn a hyblyg. Mae gwaith yn mynd rhagddo
i gyflawni'r camau
hyn ac yn cael ei fonitro
a'i adolygu bob chwarter. Trosolwg Bras: Crynodeb • Cofnodwyd llai o ganmoliaeth yn ystod 2023-2024 ac er bod cryn dipyn o waith wedi'i wneud i wella'r ffordd y caiff y gweithgarwch hwn ei reoli, roedd y Tîm Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth wrthi'n codi ymwybyddiaeth staff ar draws y Cyngor ar hyn o bryd, er mwyn sicrhau bod pob neges o werthfawrogiad yn cael ei gofnodi. Roedd rhan o'r gwaith hwn wedi cynnwys cyflwyno Ffurflen Canmoliaeth ar-lein ar wefan y Cyngor, templed misol i’w ddychwelyd i’w rannu rhwng gwasanaethau (nid yw’n weithredol eto) ac roedd ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6. |
|
Cofnodion: Rhoddwyd ystyriaeth
i’r Flaenraglen Waith fel y’i cyflwynwyd
yn amodol ar y canlynol: (i) tynnu’r eitem am Strategaeth Ffermydd y Sir oddi ar agenda cyfarfod y 10fed o Ragfyr 2024
gan y byddai bellach yn cael
ei hystyried gan y Grŵp Gorchwyl a Gorffen; (ii) ychwanegu adroddiad hanner blwyddyn Cwynion, Canmoliaeth a Rhyddid Gwybodaeth at agenda’r cyfarfod sydd i’w gynnal
ar 10 Rhagfyr 2024; a (iii) holi’r Swyddogion a oes ganddynt bellach gapasiti yn y gwasanaeth caffael i gynorthwyo â’r gwaith o sefydlu a chefnogi grŵp Gorchwyl a Gorffen ar Gaffael |
|
Cofnodion: PENDERFYNWYD cadarnhau bod Cofnodion y cyfarfod blaenorol yn gywir. |