Agenda a Chofnodion

Cyfarfod arbennig, Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol - Dydd Mercher, 27ain Hydref, 2021 10.00 am

Lleoliad: o bell trwy fideo-gynhedledda

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Ymddiheuriadau

Cofnodion:

Ymddiheurodd y Cynghorwyr Ellen ap Gwynn a Ray Quant (Aelodau'r Cabinet) am nad oeddent yn gallu bod yn bresennol yn y cyfarfod.

2.

Datgelu buddiant personol (gan gynnwys datganiadau chwipio) Atgoffir aelodau am eu cyfrifoldeb personol yn datgan unrhyw fudd personol a budd sydd yn rhagfarnu yn gysylltiedig â materion a gynhwysir yn yr agenda hwn yn unol â darpariaethau Deddf Llywodraeth Leol 2000, Cyfansoddiad y Cyngor a Chod Ymddygiad Aelodau. Yn ogystal, mae’n rhaid i Aelodau ddatgan unrhyw chwip plaid gwaharddedig a roddwyd ar Aelod yng nghyswllt y cyfarfod yn ôl Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011.

Cofnodion:

Dim.

3.

Gyrru yn y Gwaith - Fflyd y Cyngor a Gyrru yn y Gwaith - defnyddio Cerbydau Preifat Fflyd Llwyd pdf eicon PDF 690 KB

Cofnodion:

Adroddodd y Swyddog Arweiniol CorfforaetholPobl a Threfniadaeth y datblygwyd y ddau bolisi newydd hwn gan y Gwasanaeth Pobl a Threfniadaeth ar y cyd â Phriffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol. Ymgynghorwyd gyda’r Undebau Llafur perthnasol ar y ddau bolisi ac roedd eu diwygiadau nhw wedi cael eu cynnwys lle bo hynny’n briodol.

 

Diben yr holl bolisïau a gweithdrefnau staff yw nodi’n glir yr ymddygiad, y prosesau a’r gweithdrefnau sy’n ofynnol gan staff, sut y gallant gael cyngor neu gymorth, a phan fo hynny’n berthnasol, canlyniadau peidio cydymffurfio â’r polisi a/neu’r weithdrefn.

 

Mewn perthynas â’r Polisi Gyrru yn y GwaithFflyd y Cyngor, adroddwyd y cynhaliwyd adolygiad Rheoli Risg Fflyd a Gyrwyr gan ymgynghorydd ar ran Zurich, cwmni yswiriant y Cyngor. Ei brif ddiben oedd adolygu polisïau a threfniadau’r Cyngor yn erbyn safonau arfer gorau, a darparu argymhellion sy’n cynorthwyo wrth sicrhau cydymffurfiaeth, diogelu ein gweithlu rhag niwed a lleihau’r risg o ddigwyddiadau.

 

Un o brif argymhellion yr Adolygiad oedd cyflwyno Polisi Gyrru yn y Gwaith gyda Chytundeb Gyrrwr yn rhan ohono, sy’n cynnigdisgwyliad diamwys clir ynghylch safonau gyrru”. Mae Polisi Gyrru yn y GwaithFflyd y Cyngor yn un o gyfres o fentrau sy’n ceisio safoni gweithgarwch cofnodi a chydymffurfiaeth ar draws y fflyd cerbydau a sicrhau safonau gyrru sy’n gwella diogelwch gyrwyr a theithwyr, nifer y digwyddiadau a’r damweiniau sy’n gysylltiedig â’r fflyd. Mae mentrau eraill yn cynnwys cyflwyno modiwl e- ddysgu hyfforddiant ar gyfer gyrwyr a systemau archwilio cadarn ar gyfer cerbydau a thrwyddedau.

 

Nodwyd bod y Polisi Gyrru yn y GwaithFflyd y Cyngor yn cyflwyno’r canlynol;

 

Cytundeb Gyrrwr/Gweithredwr Peirianwaith i’w lofnodi bob blwyddyn;

•Y gofyniad i hysbysu eu rheolwr o unrhyw newid i’w hiechyd neu namau corfforol/synhwyraidd ac asesiad iechyd blynyddol

Gydag achos, sgrinio cyffuriau ac alcohol

•Y cyflogai yn talu cyfraniad o hyd at £250 at gostau dros-ben yswiriant yn dilyn gweithdrefn ddisgyblu, os achosir y difrod o ganlyniad i’w hesgeulustod nhw neu os byddant wedi bod yn gyrru heb ofal a sylw priodol

 

Mewn perthynas â’r Polisi Gyrru yn y GwaithDefnyddio Cerbyd Preifat (Fflyd Llwyd), nodwyd bod y Polisi’n nodi disgwyliadau ar gyfer y cyflogeion hynny sy’n defnyddio eu cerbyd preifat at ddibenion busnes y Cyngor. Datblygir modiwl e-ddysgu hefyd i gyd-fynd â’r polisi.

 

Mae’r Polisi Gyrru yn y GwaithDefnyddio Cerbyd Preifat (Fflyd Llwyd) yn cyflwyno’r canlynol;

Datganiad defnyddiwr Cerbyd Preifat i’w lofnodi bob blwyddyn;

•Y gofyniad i hysbysu eu rheolwr o unrhyw newid i’w hamgylchiadau, y gallent effeithio ar ddefnyddio cerbyd preifat at ddibenion gwaith

Gydag achos, sgrinio cyffuriau ac alcohol

• Y cyflogai yn cadarnhau bod eu cerbyd yn addas i’r ffordd fawr, bod ganddo dystysgrif MOT (pan fo hynny’n briodol) a’i fod wedi cael ei yswirio’n gywir at ddibenion busnes.

 

Yn dilyn trafodaeth a chwestiynau  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3.

4.

Polisiau Enghreifftiol Adnoddau Dynol ar gyfer Ysgolion. Polisi a Gweithdrefn Urddas yn y Gwaith a Rheoli Absenoldeb Salwch yn y Gwaith pdf eicon PDF 805 KB

Cofnodion:

Adroddodd y Swyddog Arweiniol Corfforaethol – Pobl a Threfniadaeth fod y polisïau canlynol wedi cael eu datblygu a'u diweddaru gan y Gwasanaeth Pobl a Threfniadaeth, ac os cânt eu cymeradwyo byddant yn cael eu darparu i bob corff llywodraethu ysgolion yng Ngheredigion gydag argymhelliad i'w hystyried a'u mabwysiadu. Mae'r ddau bolisi enghreifftiol wedi bod yn destun ymgynghoriad â'r undebau llafur staff addysgu a staff cymorth lleol trwy'r Fforwm Undebau Llafur Ysgolion. Mae'r Undebau Llafur perthnasol wedi trafod, diwygio a chytuno ar y polisïau.

 

Pwrpas yr holl bolisïau a gweithdrefnau staff yw nodi'n glir yr ymddygiadau, prosesau a gweithdrefnau sy'n ofynnol gan staff, sut y gallant gael cyngor neu gefnogaeth a, lle bo hynny'n berthnasol, canlyniadau peidio â dilyn y polisi a/neu'r weithdrefn. Nodwyd fod y Polisi Enghreifftiol Urddas yn y Gwaith i Ysgolion yn amlinellu gwerth amgylchedd gwaith cynhyrchiol a chefnogol a'r ymrwymiad i ddileu bwlio ac aflonyddu. Mae gan bob gweithiwr yr hawl i gael ei drin ag urddas a pharch yn y gwaith, ac ni chaiff unrhyw fath o erledigaeth, gwahaniaethu, bygwth neu ymddygiad a ystyrir yn fath o fwlio neu aflonyddu ei oddef. Yn ogystal â'r staff ysgol hynny a gyflogir gan y Corff Llywodraethu, mae'r polisi hwn hefyd yn cwmpasu gwirfoddolwyr, hyfforddeion a myfyrwyr sydd ar leoliad yn yr ysgol. Roedd y polisi hwn yn darparu fframwaith i helpu i atal bwlio ac aflonyddu gweithwyr ysgol ac mae'n esbonio'r weithdrefn y dylid ei dilyn os bydd digwyddiadau o'r fath yn codi.

 

Roedd y Polisi Enghreifftiol Rheoli Absenoldeb Salwch yn y Gwaith i Ysgolion wedi cael ei ddiwygio i sicrhau bod y polisi a'r weithdrefn yn cydymffurfio â newidiadau mewn deddfwriaeth, ac ar yr un pryd cryfhau'r broses ar gyfer rheoli salwch. Mae'r polisi yn amlinellu gwerth sicrhau ac annog presenoldeb rheolaidd yn y gwaith i'w holl weithwyr ac yn nodi achosion o absenoldeb er mwyn cynorthwyo ei weithwyr. Ei nod yw creu amgylchedd gwaith iach a chefnogol sy'n creu lefelau uchel o bresenoldeb. Mae'r polisi yn cydnabod y gall afiechyd neu anaf effeithio ar unrhyw un ar unrhyw adeg ac mae'n ymrwymo i drin y rhai na allant weithio oherwydd afiechyd yn deg, yn gyfrinachol ac mewn modd sensitif. Mae'r polisi hwn yn amlinellu gweithdrefnau i ddarparu fframwaith teg a chyson ar gyfer delio ag absenoldeb salwch tymor hir a thymor byr gweithwyr.

 

Yn dilyn cwestiynau o’r llawr, CYTUNWYD

(i) Argymell cymeradwyo Polisi a Gweithdrefn Enghreifftiol Urddas yn y Gwaith i Ysgolion a bod Cyrff Llywodraethu yn eu mabwysiadu yn ysgolion Ceredigion.

(ii) Cymeradwyo bod Polisi a Gweithdrefn Enghreifftiol Rheoli Salwch yn y Gwaith i Ysgolion yn cael eu cyflwyno i Gyrff Llywodraethu er mwyn eu mabwysiadu yn ysgolion Ceredigion.

 

 

 

5.

Adroddiad Blynyddol am Ganmoliaeth, Cwynion a Cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth 2020-2021 pdf eicon PDF 555 KB

Cofnodion:

Ystyriwyd yr Adroddiad Blynyddol am Ganmoliaeth, Cwynion a cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth – 2020/2021. Roedd yr adroddiad hwn yn darparu gwybodaeth ynghylch gwaith Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth y Cyngor rhwng 1 Ebrill 2020 a 31 Mawrth 2021. Rhoddwyd manylion penodol am y nifer a’r math o gwynion a dderbyniwyd, camau gwahanol y weithdrefn gwynion, perfformiad a chanlyniadau yn ymwneud â’r rhain, a gwybodaeth am gydymffurfio â deddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol. Roedd adran hefyd ar y cysylltiadau a dderbynnir gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn ystod y cyfnod adrodd. Mae Llythyr Blynyddol yr Ombwdsmon at y Cyngor yn darparu manylion pellach ar waith yr Ombwdsmon ar gyfer Ceredigion, yn ogystal ag ar gyfer Cynghorau eraill ar draws Cymru.

 

Dyma’r ail adroddiad olynol lle na chafodd unrhyw ymchwiliadau eu cychwyn nac unrhyw adroddiadau ffurfiol eu cyhoeddi gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru mewn perthynas â chwynion a wnaed yn erbyn y Cyngor.

 

Er bod gwelliannau wedi cael eu gwneud o’i gymharu â’r blynyddoedd blaenorol, mae’r adroddiad hwn hefyd yn tynnu sylw at yr heriau a wynebir gan y Cyngor oherwydd y pandemig a swyddogion yn gorfod addasu i ffyrdd newydd o weithio. Yn ogystal, yn ystod y cyfnod o dan sylw yn yr adroddiad hwn, roedd pwysau sylweddol ar y Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth a gafodd effaith anochel ar ein gallu i weithredu yn unol â’r amserlenni a bennwyd a’r amserlenni statudol.

 

Mae’r sefyllfa bresennol fel a ganlyn:

 

Trosolwg byr o’r ffigurau ar gyfer 2020 – 2021:

  • 814 o sylwadau o ganmoliaeth wedi eu derbyn

·         435 o ymholiadau wedi eu prosesu gan y Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth

·         103 o gwynion wedi eu derbyn (61 yng Ngham 1 a 42 yng Ngham 2)

·         32 o ‘gysylltiadau’ gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru

·         756 o geisiadau Rhyddid Gwybodaeth a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol

·         4 Adolygiad Mewnol o dan ddeddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol

 

Darparwyd pigion y flwyddyn:-

  • Fel y nodwyd uchod, dyma’r ail gyfnod adrodd olynol mewn dros ddegawd lle na chafwyd unrhyw ymchwiliadau neu adroddiadau eu cyhoeddi gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.
  • Derbyniodd y Cyngor bron dwbl nifer y sylwadau o ganmoliaeth gan ddefnyddwyr gwasanaeth o’i gymharu â 2019 – 2020. Derbyniwyd y mwyafrif o’r rhain trwy Borth Ceredigion. Fodd bynnag, credir bod y nifer o sylwadau o ganmoliaeth yn debygol o fod yn llawer uwch ac felly mae angen gwneud mwy o waith i sicrhau bod y rhain yn cael eu trosglwyddo i’r Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth i’w cofnodi.
  • Derbyniodd y Cyngor llawer llai o geisiadau Rhyddid Gwybodaeth/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol yn ystod y cyfnod adrodd hwn a llai o geisiadau am Adolygiad Mewnol o’i gymharu â’r flwyddyn ddiwethaf. Fel arfer bydd ceisiadau ar gyfer Adolygiad Mewnol yn cael eu cyflwyno dim ond pan fydd y Cyngor yn gwrthod darparu gwybodaeth (gan ddilyn yr eithriadau neu’r esemptiadau priodol). Felly mae hyn yn ategu ymrwymiad y Cyngor i fod yn agored a thryloyw yn unol â deddfwriaeth.
  • Fodd bynnag, nodir bod perfformiad y Cyngor o ran amser ymateb i geisiadau Rhyddid  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5.