Agenda a Chofnodion

          Ymddiheurodd Mr Alun Williams, Swyddog Arweiniol Corfforaethol – Polisi a Pherfformiad a Mr Geraint Edwards – Swyddog Arweiniol Corfforaethol – Pobl a Threfniadaeth am na fedrent ddod i’r cyfarfod.

Dim.

Croesawodd y Cadeirydd Ms Marie-Neige Hadfield, Rheolwr Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth i’r cyfarfod i gyflwyno adroddiad am y Polisi a’r Gweithdrefnau diwygiedig ar gyfer Pryderon a Chwynion. Cyflwynwyd yr adroddiad i’r pwyllgor er mwyn sicrhau bod gan y Cyngor Bolisi Pryderon a Chwynion (corfforaethol) cadarn a chyfoes sy’n cydymffurfio â’r gofynion a amlinellir gan yr Awdurdod Safonau Cwynion.

Dywedodd y Rheolwr Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth fod y Polisi a’r Gweithdrefnau Pryderon a Chwynion wedi’u hadolygu a’u diweddaru am y ddau reswm canlynol:-

(i) er mwyn ymgorffori’r newidiadau sefydliadol a gweithredol helaeth sydd wedi digwydd ers yr adolygiad polisi diwethaf yn 2015, gan gynnwys canoli’r Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth; ac

(ii) er mwyn sicrhau bod trefniadau’r Cyngor ar gyfer rheoli pryderon a chwynion corfforaethol yn cydymffurfio â’r gofynion a bennir gan yr Awdurdod Safonau Cwynion (CSA), a gyflwynwyd o dan Ddeddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019.

Yn unol â’r Polisi Pryderon a Chwynion Enghreifftiol a gyhoeddwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (PSOW), roedd y ddogfen Bolisi yn rhoi gwybodaeth i achwynwyr ynghylch sut y bydd y Cyngor yn trin eu pryder/cwyn. Mae hyn yn cynnwys canllawiau ar amserlenni’r polisi sydd â dau gam iddo, sut y gall aelodau’r cyhoedd wneud cwyn os ydynt yn anfodlon â’r gwasanaethau a ddarperir gan y Cyngor (neu nas darperir ganddo) a sut y gallant atgyfeirio eu cwyn i’w hystyried yn allanol ac yn annibynnol gan yr Ombwdsmon neu Gomisiynydd y Gymraeg.

Dywedwyd bod y ddogfen Gweithdrefnau Pryderon a Chwynion yn ddogfen fewnol a’i bod yn rhoi arweiniad i staff ar y trefniadau gweithredol y mae’n rhaid eu dilyn ar ôl derbyn pryder neu gŵyn, ac yn ystod yr ymchwiliad. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth am uwchgyfeirio cwyn o Gam 1 (datrys anffurfiol) i Gam 2 (ymchwiliad ffurfiol) a rôl Gwasanaethau unigol a’r Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth wrth ddatrys a dysgu o gwynion. 

Ar y cyfan, roedd y trefniadau a amlinellwyd yn y dogfennau Polisi a Gweithdrefnau yn adlewyrchu arferion gwaith cyfredol, yn enwedig ers ffurfio’r Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth canolog ddiwedd 2016. Fodd bynnag, oherwydd newidiadau diweddar i ddeddfwriaeth, roedd y dogfennau hyn hefyd yn cydymffurfio â rhwymedigaethau statudol y Cyngor i sicrhau mecanwaith llywodraethu effeithiol i oruchwylio pob gweithgaredd cwyno yn y Cyngor – fel y nodir isod:

                  i.        Adroddiadau ddwywaith y flwyddyn i Bwyllgor y Cabinet o Aelodau Etholedig (gan gynnwys Adroddiad Blynyddol y Cyngor); yn unol â Deddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019.

                ii.        Rhoi gwybodaeth i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu o leiaf ddwywaith y flwyddyn am berfformiad cwynion y Cyngor a’i allu i ddelio’n effeithiol â chwynion; yn unol â Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.

Er bod y Polisi a’r Gweithdrefnau Pryderon a Chwynion sy’n cael eu hadolygu ar hyn o bryd yn ymwneud â gwasanaethau corfforaethol y Cyngor yn unig (h.y. Gwasanaeth Cynllunio, Priffyrdd a Gwasanaeth Amgylcheddol, Gwasanaethau Cyllid ac ati), mae polisïau ar wahân ar gyfer delio â chwynion am y Gwasanaethau Cymdeithasol.

Yn dilyn cwestiynau o’r llawr a thrafodaeth  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3.

Croesawodd y Cadeirydd Mr Clint Middleton, y Prif Swyddog Adnoddau Dynol; Ms Lucy Barratt, Swyddog Iechyd a Lles y Gweithwyr a Mrs Caroline Lewis – Cyfarwyddwr Corfforaethol i’r cyfarfod i roi adroddiad am Strategaeth Iechyd a Lles 2021-2026.

Dywedwyd bod y strategaeth hon wedi’i datblygu ar ôl i un arolwg gweithwyr gael ei gynnal ychydig cyn i bandemig Covid-19 gychwyn, ac ar ôl i un arall gael ei gynnal ym mis Rhagfyr 2020. Nod y strategaeth yw gwella lles unigolion a hefyd, yn sgil hynny, gwella lles timau a gwasanaethau’r Cyngor.

Mae’r Strategaeth yn cyflwyno nodau allweddol o dan bum maes ar wahân a ddynodir yn ‘bileri lles’:

•           Amgylcheddau Cadarnhaol

•           Polisïau ac Arferion

•           Ffordd Iach o Fyw

•           Iechyd Meddwl a Lles

•           Diwylliant ac Ymddygiad

Byddai’r ffocws yn y lle cyntaf ar hyrwyddo ffordd iachach o fyw, ymrwymo i lofnodi’r Adduned Amser i Newid Cymru (gweithio tuag at ddileu’r stigma sy’n gysylltiedig ag iechyd meddwl), paratoi rhaglen i gyflwyno Swyddogion Cymorth Cyntaf Iechyd Meddwl a Hyrwyddwyr Lles ar hyd a lled y Cyngor, a chreu Grŵp Llywio Iechyd a Lles gyda’r nod o gyflawni’r Safon Iechyd Corfforaethol (Efydd) o fewn y ddwy flynedd gyntaf.

Swyddog Iechyd a Lles y Gweithwyr yn y Gwasanaeth Pobl a Threfniadaeth fyddai’n datblygu’r strategaeth gan gydweithio â staff ar draws y Cyngor.

Pwysleisiodd yr Aelodau fod angen i’r Rheolwyr adnabod arwyddion cynnar problemau iechyd meddwl fel y gallent ymyrryd yn gynnar. Hefyd, dywedwyd y byddai angen mynd i’r afael â’r pwysau ar weithwyr pe na fyddai rhyw wasanaeth penodol yn gweithredu i’w gapasiti llawn, gan y byddai hyn yn arwain at straen a phwysau ar weddill y gweithwyr yn y gwasanaeth.

Yn dilyn cwestiynau o’r llawr, CYTUNWYD ynghylch y canlynol:-

(i) llongyfarch y gwasanaeth am baratoi strategaeth ragorol;

(ii) argymell bod Strategaeth Iechyd a Lles y Gweithwyr 2021-2026 yn cael ei chymeradwyo yn un o gyfarfodydd y Cabinet yn y dyfodol; ac

(iii) y byddai adroddiad am absenoldebau oherwydd salwch yn cael ei gyflwyno yn un o gyfarfodydd y Pwyllgor hwn yn y dyfodol

CYTUNWYD i nodi’r Flaenraglen Waith fel y’i cyflwynwyd yn amodol ar y canlynol:-

(i) Byddai adroddiad am absenoldebau oherwydd salwch fel y cytunwyd o dan eitem 4 uchod yn cael ei gyflwyno yn un o gyfarfodydd y dyfodol;

(ii) Adroddiad am y Gwasanaeth Clic – byddai’r adroddiad hwn yn cynnwys protocol Clic ynghylch rhoi sylw i’r atgyfeiriadau/ymholiadau a ddaw i law a’r modd y cânt eu cyfeirio at y gwasanaeth perthnasol i gael ymateb. Awgrymwyd y dylai swyddog o un o’r gwasanaethau ddod i’r cyfarfod i hwyluso’r drafodaeth ar y mater hwn;

(iii) ar ôl y cyfarfod hwn, byddai’r Swyddog Cefnogi Craffu yn cael sgwrs â’r Swyddog Craffu sy’n gyfrifol am y Pwyllgor Cymunedau Ffyniannus gan ddweud bod y Pwyllgor Adnoddau Corfforaethol wedi argymell i’r pwyllgor Cymunedau Ffyniannus ystyried adroddiad am Covid-19 gan gynnwys gwybodaeth am roi’r Parthau Diogel ar waith yn y trefi; gan fod yr Aelodau wedi derbyn nifer o gwynion.

(iv) cael adroddiad diweddaru am Ffermydd y Sir yn dilyn cyfarfod o’r Grŵp Gorchwyl a Gorffen a fyddai’n cael ei gynnal yr wythnos nesaf

CYTUNWYD i gadarnhau cofnodion y cyfarfodydd a gynhaliwyd ar 25 Tachwedd 2020, 19 Chwefror 2021, 18 Mawrth 2021 a 13 Mai 2021 yn rhai cywir