Mater - cyfarfodydd

Adroddiad Blynyddol o sylwadau Canmoliaeth, Cwynion a cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth (2022-2023)

Cyfarfod: 27/09/2023 - Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio (eitem 12)

12 Adroddiad Blynyddol o sylwadau Canmoliaeth, Cwynion a cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth (2022-2023) pdf eicon PDF 3 MB

Cofnodion:

Mae'r adroddiad hwn yn darparu gwybodaeth yn ymwneud â gweithgarwch Canmoliaeth, Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth y Cyngor rhwng 1 Ebrill 2022 a 31 Mawrth 2023.  Roedd yr adroddiad ei hun yn cynnwys gwybodaeth benodol am nifer a math y ganmoliaeth a dderbyniwyd, y gwahanol gamau cwynion, perfformiad a chanlyniadau sy'n ymwneud â'r rhain a gwybodaeth am gydymffurfio â deddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol. 

 

Cyflwynwyd hefyd adroddiad yn manylu ar ganmoliaeth a chwynion mewn perthynas â'r Gwasanaethau Cymdeithasol, a darparwyd gwybodaeth am y gwersi a ddysgwyd o ganlyniad i gwynion (corfforaethol) hefyd.  Mae'r prif adroddiad yn cynnwys adran am y cyswllt a dderbyniwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ("yr Ombwdsmon") yn ystod y cyfnod adrodd.  Cyflwynwyd Llythyr Blynyddol yr Ombwdsmon i’r Cyngor hefyd a rhoddodd fanylion pellach am holl weithgarwch yr Ombwdsmon ar gyfer Ceredigion, yn ogystal ag ar gyfer Cynghorau eraill ledled Cymru.

 

Dyma'r pedwerydd adroddiad yn olynol lle na ddechreuwyd ymchwiliadau Ombwdsmon nac adroddiadau ffurfiol mewn perthynas â chwynion a wnaed yn erbyn y Cyngor.  Er bod llai o atgyfeiriadau gan yr Ombwdsmon yn ystod y flwyddyn adrodd hon, mae gan y Cyngor gyfradd gyson uchel o Setliadau Datrysiad Cynnar/Gwirfoddol. 

Cydnabuwyd felly bod heriau'n parhau mewn perthynas â chymhlethdod y cwynion a dderbyniwyd, cynnydd cyffredinol mewn gweithgarwch sy'n ymwneud â chwynion, ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth, atgyfeiriadau Ombwdsmon ac atgyfeiriadau at Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, yn ogystal â'r heriau sy'n gysylltiedig â darpariaeth y Tîm Cwynion a'r Rhyddid Gwybodaeth ei hun.  Roedd yn anochel bod yr heriau hyn wedi cael effaith ar allu'r Cyngor i gyflawni ei amcanion perfformiad mewn perthynas ag amserlenni rhagnodedig.

 

Yn gryno, dywedwyd bod:

         465 o sylwadau o ganmoliaeth wedi dod i law

         403 o ymholiadau wedi’u prosesu gan y Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth

         144 o gwynion wedi dod i law: Cyfnod 1 = 96 Cyfnod 2 = 48

         35 o ‘Gsylltiadau' wedi’u cael gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru

         882 o Geisiadau Rhyddid Gwybodaeth a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol wedi'u prosesu gan y Gwasanaeth Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth

 

I grynhoi, dywedwyd:-

•Cafwyd llawer mwy o Ganmoliaeth yn ystod y cyfnod adrodd hwn.  Mae gwella'r ffordd y caiff canmoliaeth eu cyflwyno yn parhau i fod yn waith y mae angen i'r Tîm Cwynion a Rhyddid Gwybodaeth ei wneud, ond roedd hyn yn cael ei ohirio oherwydd cyfyngiadau capasiti. 

 

•Derbyniodd y gwasanaeth llawer mwy o ymholiadau –llawer ohonynt nail ai wedi’u dyrannu i’r meysydd gwasanaeth i’w datrys yn rhagweithiol, neu roedd angen ymatebion ffurfiol er mwyn egluro pam na ellid ymdrin â materion o’r fath o dan y gweithdrefnau cwynion.  

 

•Roedd yn werth nodi mai nifer y cwynion a dderbyniwyd gan y Cyngor oedd y trydydd isaf yng Nghymru.

 

•Roedd angen llawer iawn o waith i atal cwynion Cyfnod 1 rhag cynyddu i Gyfnod 2 yn ddiangen oherwydd na fu'n bosibl ymateb o fewn yr amser penodedig o ddeg diwrnod gwaith. 

•Mae cydymffurfio a’r amser sydd wedi ei nodi yng Nghyfnod 2 hefyd angen sylw, ynghyd a’r diffygion  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 12